6-36 学籍管理办法.pdf

铜职院发〔2021〕10 号 关于印发《铜仁职业技术学院学生学籍 学历管理工作实施细则》的通知 各二级学院（校） ，部、处、室： 经研究，现将《铜仁职业技术学院学生学籍学历管理工作实 施细则》印发给你们，请遵照执行。 铜仁职业技术学院 2021 年 9 月 13 日 - 1 - 铜仁职业技术学院 学生学籍学历管理工作实施细则 第一章 总则 第一条 为加强和完善学生学籍学历管理，规范学生培养过 程，提高学生培养质量，根据教育部颁发的《普通高等学校学生 管理规定》(教育部令[2017]第 41 号)和《铜仁职业技术学院学 生管理规定》 （试行） ，结合学院实际，特制订本细则。 第二条 本办法所指学籍学历管理，是指对学生学籍学历信 息的全面管理,包括学籍注册、学籍异动、学籍信息变更、毕业 资格审查、学历注册、学历证书发放和学籍等的具体管理办法。 第三条 本细则适用于接受普通高等学历教育的高职（专科） 生。 第二章 学籍学历管理组织机构和职责 第四条 学院成立由学院行政主要领导、分管教学工作院领 导、教学工作部、招生就业部、学生工作部、团委和各二级学院 党政负责人为组成人员的学籍学历管理工作领导小组。教学工作 部是学院学籍学历管理部门。 学院行政主要领导是学生学籍学历管理工作第一责任人,对 学生学籍学历管理工作负全面领导责任；分管教学工作院领导， 是学生学籍学历管理工作直接主管责任人，承担领导、协调和监 管责任；教学工作部负责人承担组织实施责任;二级学院党政负 - 2 - 责人是学生学籍学历管理工作直接责任人,各二级学院辅导员是 学生学籍学历管理工作的具体责任人。 第三章 学籍注册 第五条 新生学籍注册。新生入学资格复查后，对复查合格 取得学籍的，应及时进行学籍注册。 1.新生学籍注册流程： （1）教学工作部从学信网下载录取名单发至二级学院；各 二级学院辅导员（班主任）组织新生核对学籍电子注册信息并要 求新生签名确认。各二级学院根据新生报到情况将新生学籍注册 名单、保留入学资格名单、放弃入学资格名单交教学工作部。 （2）教学工作部汇总新生学籍注册名单后，经分管院长审 批后于学信网注册学籍。 （3）学籍管理员从学信网下载学籍注册名单转发至招生就 业部及各二级学院核对。同时，新生登陆学信网核对本人学籍信 息。 2.新生学籍注册要求： （1）新生学籍电子注册信息核对实行五级签字责任制。即 在新生学籍电子注册工作中,学院建立学生、辅导员、二级学院 负责人、学生学籍管理部门负责人、学院领导五级签字责任制， 确保新生学籍电子注册数据的真实性、准确性和合法性。 - 3 - （2）各二级学院要督促新生于学信网进行注册学籍查询。新 生学信网学籍查询率需达到 100%，未自查的学生不纳入在校生管 理。 第六条 在校生学年注册。 1.学年注册流程：学生持学生证、缴费凭证到所在二级学院 教务科进行注册，学生证上须加盖“注册”章和注册日期。各二 级学院根据学生报到情况，将未办理请假手续，且两周未到校报 到学生名单按学院规定下文作退学处理；已报到的缴费学生和已 报到未缴费或办理贷款资助的学生名单交教学工作部，教学工作 部汇总二级学院所报名单经分管院长审批后于学信网按情况进 行学年注册和暂缓注册。同时，教学工作部将按学院文件对退学 学生进行学信网登记。 2.学年注册要求： （1）学生因故不能如期到校注册，应当事先向所在二级学院 请假（若病假须凭二级甲等及以上医院证明） ，并说明请假时间， 请假时间从规定注册之日起，不得超过两周。 因病确需续假者，由本人申请，辅导员核实，所在二级学院 领导批准后，附二级甲等及以上医院证明报学生工作部审批，办 理续假手续。因病续假时间从规定注册之日起，不得超过六周。 未办理请假、续假手续，超过两周不注册者，视为放弃学年 学籍。 - 4 - （2）家庭经济困难的学生可以申请贷款或者其他形式资助。 学生在申请贷款期间，可申请缓缴学费，办理暂缓注册手续。学 生获得贷款或资助后，须在一周内缴纳学费和其他应缴纳的费用， 办理学年注册手续。 经学院批准同意减免学费的学生，凭学院正式通知到计划财 务部办理手续后，方可进行学年注册。 学院按照国家有关规定，为家庭经济困难学生提供有国家励 志奖学金、贫困生助学金、学生勤工俭学等多种形式的资助政策， 学生入校后，可按学院相关规定申请。 暂缓注册的学生可以修读当学期相关课程，所修课程及成绩 在正式学年注册后有效。 （3）教学工作部对学生到校情况，按学生学籍注册名单及学 生签名进行核实。 第四章 学籍异动 第七条 休学。休学须经二级学院教务科、学生科、二级学 院院领导、计划财务部审核（休学创业学生另需招生就业部审核） ， 教学工作部进行学籍登记。学生每次休学的时间为一年，一般总 休学时间不得超过两年，参与创业实践休学时间可时限适当延长， 但总休学时间不得超过四年。休学期满，逾期两周无故不办理复 学手续者，取消复学资格。有特殊情况或需要继续休学的，应于 休学期满前向学院请假或办理续休手续。二级学院将学生休学情 况记录进学生档案。 - 5 - 第八条 保留学籍。保留学籍须经二级学院教务科、学生科、 二级学院院领导、计划财务部审核，教学工作部进行学籍登记。 参军入伍学生保留学籍可保留至学生退役后两年内。二级学院将 学生保留学籍情况记录进学生档案。 第九条 复学。复学须经二级学院教务科、学生科、二级学 院院领导、计划财务部、教学工作部、学生工作部审核（休学创 业学生另需招生就业部审核，生病休学学生另需附属医院审核）， 教学工作部进行学籍登记。二级学院将学生复学情况记录进学生 档案。 第十条 留级和降级 学生留级与降级参照《铜仁职业技术学院学生管理规定（试 行）》相关条款执行。二级学院将学生留级与降级情况记录进学 生档案。 第十一条 转学。被铜仁职业技术学院录取的学生一般应当 在铜仁职业技术学院完成学业。如患病或者确有特殊困难，无法 继续在铜仁职业技术学院学习的，可以申请转学。所转入学校要 求与我院学历层次、招生录取批次相同。具体的转学办法和操作 流程按照相关文件规定的条款办理。 第十二条 转专业。新生在入学注册后的第一学期如对自己 所录取专业不满意或因其他原因可以申请转专业。具体转专业工 作参照《铜仁职业技术学院学生转专业办法》相关条款执行。学 籍管理部门在收到审批后的转专业的学生名单后,需对学生学籍 - 6 - 进行转专业处理，报省教育厅审核备案后学生方可获得新转入专 业学籍。 第十三条 学籍注销。学生达到学籍处理退学要求或学生申 请自愿退学的,学院将按照《铜仁职业技术学院学生管理规定（试 行)》相关条款规定办理相关退学手续，退学手续办理完毕后方可 对学生学籍进行注销。 学生因病或意外事故死亡的,需出具死亡证明后,方可注销学 生学籍。 因高考舞弊、招生舞弊等原因需取消学籍的，经查实后由学 生本人签字确认后方可注销学生学籍；经学校招生、纪检等部门 认定事实后，如学生拒不签字,可直接注销学生学籍。 第五章 学籍信息变更 第十四条 学籍信息修改。在校学生原则上不允许修改姓名、 出生日期和身份证号等学籍关键信息，如确系高考报名时信息填 报错误需修改的，必须由考生来源地省级招生部门和考生户籍所 在地派出所出具相关证明后,经学院学籍管理部门和学生所在二 级学院对学生本人核实无误后方可进行修改。学生修改信息时需 填写《铜仁职院学生身份信息变更申请表》，并愿意承担因个人 信息修改造成的一切法律后果。在校生如果对其他次要学籍信息 修改，需提交书面材料,由所在二级审核批准后报学籍管理部门 修改并备案。 第六章 学历管理 - 7 - 第十五条 学历注册。学院将按照《铜仁职业技术学院学生 管理规定（试行）》相关条款的规定,对有正式学籍，在学校规 定年限内，修完教育教学计划规定内容，德、智、体、美、劳达 到毕业要求的学生准予毕业，在规定时间内对毕(结）业证书即 时注册,确保在发证日期的当天，学生就能查到自己的毕业信息， 并保证学历注册信息的准确性、合法性。 学历注册流程：各二级学院对学生毕业身份进行核查，核查 学生录取照片、入学照片、身份证照片、学历照片是否吻合；二 级学院对学生德育、课程、交费进行初审；学生工作部对学生德 育，教学工作部对学生所学课程，实训中心对学生实习；计划财 务部对学生交费进行复审；毕业资格审查结果经分管院领导审批 后，学籍管理员注册学历；二级学院通知学生进行学信网学历查 询。 学历注册要求：对人像对比不一致、空挂学籍、达不到毕业 要求的学生不得颁发学历证书。无合格学历证书不得电子注册； 对人像对比存疑学生，二级学院须再次通过核查学生档案、就读 笔迹、招生录取三联单、身份信息材料等确定学生身份，报院长 办公会或院长受权的院长专题会研究决定；学历证书制作及学历 电子注册人员不参与毕业审查。 第十六条 学历注册信息变更。按照《铜仁职业技术学院学 生管理规定（试行)》相关条款的规定，结业学生重新获得毕业 资格后，可进行学历证书换发，学生毕业结论由结业改为毕业， - 8 - 需汇总上报教育主管部门备案方可对学历电子注册信息进行修 改，并在教育部学籍学历信息平台上进行修改。 第十七条 学历注册勘误。需学生提出学历信息勘误申请并 提交证明材料，经二级学院、教学工作部审核，分管院领导审批。 学历电子注册后，非学院过错导致的学历信息不得勘误。 第十八条 学历注册信息撤销。学生学历注册后,如发现学 生系高考舞弊、冒名顶替入学的，将上报教育主管部门,并对学 生学历注册信息进行撤销。 第十九条 学历证书管理与发放。学历证书需依据学生学历 注册信息进行打印制作。学历证书所张贴学生照片必须与学历注 册采集照片一致。具体工作由教学工作部负责实施。 学历证书由教学工作部安排专人负责保管。在学历证书制作 过程中产生的作废学历证书需进行统一销毁，对空白学历证书进 行妥善保管。 学历证书由教学工作部安排专人发放，各二学院需按照教学 工作部的规定统一领取，并办理相关移交手续。 学历证书遗失后不能补发，但可办理毕业证明，办理毕业证 明须由毕业生本人提出书面申请，由教学工作部负责办理。 第七章 学籍学历管理信息安全和宣传 第二十条 建立学籍学历管理数据保密制度。充分利用数字 证书（密钥)等办法做好学信平台上我院数据准确性和安全性的 维护，并对学生的相关情况予以保密。未经授权，任何人不得更 - 9 - 改或查询库中的数据，不得用作其它用途，确保学生基本信息不 公开、不扩散。 加强信息技术安全工作，做好服务器的病毒防控工作，防止 “黑客"攻击，保证学籍学历管理系统安全正常运行。 第二十一条 新生入学后，学院学籍学历管理部门通过学院 宣传栏、校园网、《学生手册》等渠道进行宣传，加强对学生学 籍方面的教育，使学生充分认识到在校期间的权利和义务，积极 引导学生自觉遵守学校相关学籍管理规定。 第八章 责任追究 第二十二条 学籍学历管理工作人员应严格按照有关规定 和程序，认真履行职责，发现问题及时报告，妥善解决。在学籍 学历管理工作中，违规操作,弄虚作假的，一律严肃处理。情节 严重的，追究有关工作人员和责任人的法律责任。 第九章 保障和监督机制 第二十三条 学籍学历管理工作由教学工作部安排 2 名专门 人员办理。学院保障办公经费，改善管理条件，配置学生学籍学 历管理专用设备，满足学生学籍学历管理工作专业化、信息化建 设的需求。 学院每年 11 月份对各二级学院学籍学历管理工作进行督查， 并将检查结果作为各二级学院和相关部门年度考核的重要内容。 第十章 附则 第二十四条 - 10 - 本办法由教学工作部负责解释。 第二十五条 本办法自颁布之日起试行。 - 11 - 铜仁职业技术学院办公室 - 12 - 2021年9月13日印发