首都师范大学文献类固定资产管理办法（2020年版）.pdf

首都师范大学文件 首都师大校发〔2020〕77 号 首都师范大学关于印发《首都师范大学文献类 固定资产管理办法（2020 年修订） 》的通知 各院（系） 、单位： 《首都师范大学文献类固定资产管理办法（2020 年修订） 》经 2020 年第 27 次校长办公会研究通过，现予以印发，请遵照执行。 首都师范大学 2020 年 11 月 2 日 -1- 首都师范大学 文献类固定资产管理办法（2020 年修订） 第一条 为了规范和加强我校文献类固定资产管理，充分发 挥文献资源在学校建设发展和教学科研中的效益、作用，根据财 政部《事业单位国有资产管理暂行办法》 《北京市市级行政事业单 位国有资产处置管理办法》以及教育部《普通高等学校图书馆规 程》等文件精神，结合学校实际情况，特制定本办法。 第二条 我校文献类固定资产管理贯彻“统一领导、归口管 理、分级负责、责任到人”的原则。 第三条 文献类固定资产管理要建立健全管理机构，建立采 编、借阅、清查、剔除等日常管理的规章制度，实现规范化管理。 第四条 学校图书馆总馆按照《首都师范大学国有资产管理 办法》负责对全校文献类固定资产实施分类归口管理。其主要职 责是： （一）根据我校和上级财政部门有关国有资产管理的规定， 制定我校文献类固定资产管理的实施办法，报学校批准后组织实 施并监督检查。 （二）组织我校文献类固定资产的清查、登记、统计汇总及 日常监督检查工作。 （三）按规定权限审核文献类资产的购置、处置方案。 （四）负责我校各单位文献类固定资产的调拨、调剂工作， 优化学校文献类资产配置，推动学校文献类固定资产的有效利用， 组织我校文献资源的共知、共建、共享和公共服务平台建设工作。 -2- （五）组织实施对我校各单位文献类固定资产管理和使用情 况的评价考核。 （六）负责培训全校文献类固定资产管理的专业人员。 （七）指导学校各专业分馆，各教学、科研、行政单位资料 室文献类固定资产的管理工作，推动学校标准化、规范化建设。 第五条 学校图书馆总馆、各专业分馆，各教学、科研、行 政单位资料室负责对本单位占有、使用的文献类固定资产实施具 体管理。其主要职责是： （一）根据我校文献类固定资产管理的有关规定，制定各单 位文献类固定资产管理的具体办法并组织实施。 （二）按规定权限负责各单位资产购置、验收入库、维护保 管等日常管理，负责本单位文献类固定资产的账卡管理、清查登 记、统计报告及日常监督检查工作。 （三）办理本单位文献类固定资产配置、处置等事项的报批手续。 （四）负责本单位文献类固定资产的有效利用，参与文献资 源的共知、共建、共享、共用和公共服务平台建设工作。 第六条 文献类固定资产，是指我校各单位（含图书馆总馆、 各专业分馆，各教学、科研、行政单位）购置的图书、文献类数 据库及非书资料等符合固定资产特征的文献资料。 第七条 接收捐赠或调拨的文献符合第六条的都应计价列入 文献类固定资产账目中。 第八条 文献类固定资产采用北京市教委“高等院校资产管 理信息系统”中的条目分类管理。 第九条 文献类固定资产按原值入账，原有的文献类资产， -3- 发生下列情况之一者，须增减原值： （一）因数量或内容增加导致费用发生变化，按实际支出的 成本费增加其原值。 （二）剔除、丢失时应按增减文献类固定资产分别处理有关 账务。 第十条 列为文献类固定资产管理的文献计量单位，图书一 般以册为计量单位；期刊以装订合订本为 1 册；电子资料、文档 等可按每盘、片为 1 册，电子图书 1 种算 1 册，中文电子期刊每 种每年算 1 册，外文电子期刊每种每年算 2 册，不同数据库包含 的同种书和期刊分别计算。缩微胶卷以每卷为 1 册，数据库以个 数为计量单位。 第十一条 学校文献类资产配置是指上级财政部门和学校根 据教学科研发展的需要，按照国家有关法律法规和我校规章制度 规定的程序，通过购置或者调剂等方式为我校图书馆总馆、各专 业分馆以及各教学、科研、行政单位配备文献类资产的行为。 第十二条 图书馆总馆、各专业分馆和各教学、科研、行政 单位文献类资产配置应当符合教育部等主管部门规定的配置标 准，合理配置。 第十三条 文献资源是高等学校办学条件的重要组成部分， 其质量直接关系到学校教学和科研水平；文献类固定资产的购置， 必须按照学校发展规模、学科专业设置、教学科研方向进行全面 规划，合理布局，保障重点。 第十四条 购置文献类固定资产，图书馆总馆和各单位应向 学校主管部门或者其他部门申请专项经费，并按经费计划执行， -4- 且专款专用。购置纳入政府采购范围的文献类资产，应当按照国 家有关政府采购的规定执行。 第十五条 全校各专业分馆，各教学、科研单位资料室的文 献除面向本院（系）教师和研究生外，应对全校读者开放，本校 读者凭本人校园卡或其他有效证件可进入专业分馆和各教学、科 研单位资料室阅览；图书馆总馆和各教学、科研单位应创造条件， 尽可能延长开放时间，逐步达到 90 小时/周；对于各教学、科研 单位闲置或利用率不高的文献类资产，由校图书馆总馆进行调剂， 充分发挥其效用。 第十六条 图书馆总馆、各专业分馆和各教学、科研、行政 单位应当建立健全文献类资产购置、验收、保管、使用等内部管 理制度。应当对实物资产进行定期清查，做到账账、账卡、账实 相符。 第十七条 学校图书馆总馆负责制定文献类资产的管理制 度，并经常检查制度的执行情况，从而保持文献类固定资产的完 好、可用。 第十八条 文献的验收登记及报销程序 （一）购置文献一律以实洋结算，并以此为入账依据。 （二）所购置的文献由图书馆或经费所属部门负责验收登记， 按照规定的程序到财务处办理报销手续。 第十九条 校图书馆总馆统一购置的文献，验收后由图书馆 总馆统一负责编目、加工，入藏图书馆总馆、专业分馆或各单位 资料室，并按有关规定借阅使用。有关单位自行购置的文献，可 统一纳入图书馆管理系统或自行建账管理。 -5- 第二十条 校图书馆总馆负责建立相应的文献类资产明细账 并建立数据库，做到日清月结。定期与校财务处核对账目，定期 组织各院(系)清仓查库，负责文献类固定资产统计报表工作。 第二十一条 文献类固定资产登记入账 各单位购置的达到文献类固定资产登记标准的文献，均需自 行在“高等院校资产管理信息系统”中登记入账，并持固定资产 验收单到图书馆办理审核后再到财务处办理报销手续。 第二十二条 各级文献管理人员，应接受校图书馆总馆的业 务指导，严格遵守执行有关规章制度，对所负责的文献类固定资 产进行全过程管理，任何人员未经管理人员的同意，不准自行使 用、移动或调换。 第二十三条 各单位的文献属国家所有，图书馆和各教学、 科研单位依法享有占有、使用权，未履行审批手续不得自行处置。 第二十四条 文献类固定资产处置 文献类固定资产处置是指图书馆和各专业分馆，各教学、科 研、行政单位对其占有、使用的文献类固定资产进行产权转让或 者注销产权的行为。处置方式包括出售、出让、转让、对外捐赠、 报废、报损等。 第二十五条 报废是指文献类资产由于内容陈旧过时或页面 残缺等问题，经科学鉴定已不适于继续使用，从而必须进行的一 种资产处置形式。需报废的文献类资产范围包括： （一）文献内容陈旧过时，知识老化。 （二）文献的实用价值和流通率很低（但要考虑该文献的潜 在实用价值、参考价值和文物价值） 。 -6- （三）文献复本过多，使用率流通率不高。 （四）文献的内容重复。指内容完全相同的同一篇著作，先 以单行本出版，后又收入文集或汇编本；或同一部新版本代替了 繁体字、竖排版的旧版本；或不同出版社相互重复出版的同一著 者的同一著作（但要考虑文物和版本价值） 。 （五）非本馆藏书范围的文献。指采购时误选或书店硬行搭 配的与本馆收藏范围不符的文献。 （六）内容低劣或有政治性问题，上级明令下架的文献。 （七）因单位分立、撤销、合并、改制、隶属关系改变等原 因发生的产权或者使用权转移的文献。 （八）依照国家有关规定需要进行资产处置的其他情形。 第二十六条 报损是指文献类资产由于发生盘亏、呆账或非 正常损失等问题，从而必须进行的一种资产处置形式，各单位报 损的文献类资产范围包括： （一）在流通过程中有自然损耗，如书皮破损、书页卷角、 内容缺页、字迹模糊等现象，无法继续修复使用的文献。 （二）因各种原因遗失的文献。 第二十七条 文献类固定资产处置工作流程 （一）文献类资产的使用单位提出文献处置申请，附拟处置 的文献目录。 （二）报图书馆总馆审批。 （三）图书馆总馆组织专家论证，提出论证报告。 （四）批准后列详细清单，清单内容为：书刊登记号，书刊 名称，图书的版期、册数及金额等项，经办人、批准人及年、月、 -7- 日齐全，用以备查。 （五）达到单位价值在 50 万元（含 50 万元）以上，批量价 值在 100 万元（含 100 万元）以上文献类资产的处置，由使用单 位提出文献处置申请，校图书馆总馆组织专家论证，经校国有资 产管理处审核，主管校长签字后，上报市教委、市财政审批。市 财政对文献类资产处置的批复函是文献使用单位注销实物账及财 务处调整相关会计账目的凭证。 第二十八条 报废文献的处理 使用单位确定报废文献的数量、名称、原值等信息，在资产 管理信息系统中打印资产处置单（固定资产处置审批表、固定资 产处置技术鉴定表、固定资产处置审批及鉴定明细表，一式三份） ， 资产处置单签字盖章后交图书馆审核，图书馆对符合申报条件的 校内处置申请审核后系统做处置申报单，并将纸质处置申报单、 技术鉴定表、处置申报校文等材料提交国有资产管理处，国有资 产管理处审核材料后按照金额标准做审批或提交主管部门。 第二十九条 资产处置收入属于国家所有，由北京产权交易 所将收入上缴北京市财政局。 第三十条 按照学校统一部署，每年进行文献类资产清查。 第三十一条 按照北京市财政局资产动态化管理的要求，图 书馆总馆及时将资产变动信息录入管理信息系统，对全校文献类 资产实行动态管理，并在此基础上做好文献类固定资产统计和信 息报告工作。 第三十二条 文献类固定资产占有、使用状况，是我校编制 和安排事业单位预算的重要参考依据。校图书馆总馆、各专业分 -8- 馆和各教学、科研、行政单位应当充分利用资产管理信息系统和 资产信息报告，全面、动态地掌握本单位文献类固定资产占有、 使用状况，建立和完善资产与预算有效结合的激励和约束机制。 第三十三条 学校图书馆总馆、各专业分馆和各教学、科研、 行政单位及其工作人员，应当依法维护我校文献类固定资产的安 全完整，提高文献类固定资产使用效益。 第三十四条 学校图书馆总馆和各教学、科研单位应当建立 健全科学合理的文献类固定资产监督管理责任制，将资产监督、 管理的责任落实到具体部门、单位和个人。 第三十五条 学校文献类固定资产监督应当坚持单位内部监 督与财政监督、审计监督、社会监督相结合，事前监督与事中监 督、事后监督相结合，日常监督与专项检查相结合。 第三十六条 学校图书馆总馆、各专业分馆和各教学、科研、 行政单位及其工作人员违反本办法，有下列行为之一的，依据《财 政违法行为处罚处分条例》的规定进行处理： （一）以虚报、冒领等手段骗取财政资金的。 （二）擅自占有、使用和处置国有资产的。 （三）未按规定缴纳国有资产收益的。 第三十七条 学校图书馆总馆及其工作人员在上缴、管理国 有资产收益，或者下拨财政资金时违反本办法规定的，依据《财 政违法行为处罚处分条例》的规定进行处理。 第三十八条 图书馆总馆、各专业分馆和各教学、科研、行 政单位资料室要加强对文献类固定资产的日常管理工作；单位负 责人是本单位负责保管的文献类固定资产的责任人，该项管理纳 -9- 入单位考核工作中。有以下行为之一的，将按照管理权限追究主 管领导和直接责任人员的责任： （一）购置文献资料不进行查重、造成严重重复购置。 （二）不办理正常审批手续，不如实登记造册。 （三）管理不善，造成文献资料流失或变相流失。 （四）处置文献资料不办理正常审批手续等。 第三十九条 违反本办法有关文献类资产管理规定的其他行 为，依据国家有关法律、法规及学校规章制度进行处理。 第四十条 本办法自 2021 年 1 月 1 日起施行。此前颁布的有 关文献类资产管理的规定与本办法相抵触的，以本办法为准。 本办法由图书馆负责解释。 - 10 - 附件 首都师范大学文献类固定资产管理若干细则 一、纳入学校固定资产统一管理的文献类资产范围 （一）经由图书馆购置的纸质图书。 （二）单册价格人民币 1000 元以上（含 1000 元；刊单种年 定价 1000 元； 非书资料单种单价 1000 元） ， 或一次性批量购置 5000 元以上（含 5000 元，同一天同一地点购置的按累加计）的文献。 非书资料主要指随书光盘、磁带及音像制品等。 外币购置文献，按汇率折合人民币计量后，根据上述标准执行。 （三）具有永久所有权的文献类数据库。 （四）使用北京市大额专项经费（一个项目中文献购置总额 50000 及 50000 元以上）购置的文献。 只具有使用权的文献类数据库，纸质报刊以及宣传品、教材 等一般不纳入固定资产管理。宣传品主要指作为讲演、宣传、学 习等用途的图书及非书资料等；教材主要指培训、教学等用于发 放给个人学习使用的图书及非书资料。 二、文献购置 （一）文献类数据库由图书馆统一建设，图书馆以外的院系 及部门原则上不得购置文献类数据库。 （二）使用北京市专项经费从境外及港澳台地区购置外文及 港澳台文献由图书馆负责。 （三）使用北京市大额专项经费（一个项目中文献购置总额 - 11 - 50000 及 50000 元以上）购置文献，全部由图书馆负责。 （四）上述规定之外的文献可由各单位、项目负责人自行购置。 各单位及项目负责人自行购置文献，必须通过正规渠道购置， 应严格遵守项目预算内容及额度，所采购的文献须与项目内容有 直接相关性。 “正规渠道”指经政府认定具有营销文献类产品资质 并能提供正规发票的书店、出版社服务部、图书进出口公司、网 络书店等。 三、文献管理及资产登记 （一）各院（系） 、单位应设有专（兼）职的文献资产管理人员 和文献资料室。 （二）所有购置的文献应建立明确的文献账目，包括：文献 名称、文献金额、文献去向（储藏何处、何人借阅）等。文献实 物、账目应定期核对、清查。 （三）纳入学校固定资产统一管理的文献由各院系或部门负 责登记资产，图书馆审核。 （四）不纳入学校固定资产统一管理的文献，由所在院系或 部门自行建账管理。自行建账管理的文献之处置（主要指文献的 出售、出让、转让、对外捐赠、报废、报损等） ，应报学校图书馆 审核同意后进行，不得自行随意处置。 （五）宣传品、教材等资产应有出入库登记。 四、院系委托图书馆购置文献流程 项目负责人联系图书馆相关学科馆员（学科馆员名单及联系 方式请参见图书馆主页-读者服务-学科馆员）提出购买需求，提 交《院系经费委托图书馆采购文献申请表》 。具体采购流程如下： - 12 - （一）纸本图书资源 纸本图书资源采购 步骤 文献经费 30 万元及以上 文献经费 30 万元以下 元及以上，30 万元以下 1、技术需求 论证和招标 公告发布 2、招标 3、合同签订 4、支付 国资处委托招标代理机构组织，由招标代理机 构聘请专家论证技术参数，并反馈给图书馆， 项目负责人协助进行修改，直至参数论证通过， 形成招标文件，并发布招标公告。 招标代理机构组织，并在招标完成后发布中标 公告。 图书馆拟定合同。图书馆出纳人员通知项目负责人领取供应商签字后纸本合同。 项目负责人审核、确认后，签订合同并盖校章。 项目负责人到财务处向书商办理支付手续。 5、供货及发 票、到书清 单领取 图书馆联系供应商送货。图书馆出纳人员通知院系项目负责人领取发票及到书清 单。 6、固定资产 项目负责人联系院系固定资产管理员登记固定资产，持首都师范大学固定资产验 收单到图书馆办理固定资产审核手续。 7、结算 项目负责人携带相关材料到财务处办理报销手续。 - 13 - （二）文献类数据库 购买文献类数据库资源额外提交《首都师范大学图书馆数字 资源荐购表》 。购买需求确认后，根据购买类型按如下流程采购。 文献类数据库采购 步骤 文献类数据库，单价 30 万及以上 文献类数据库，单价 30 万元以下 1、技术需求论 证和招标公告 发布 国资处委托招标代理机构组织，由招标代理机构聘请专家论证 技术参数，并反馈给图书馆，项目负责人协助进行修改，直至 参数论证通过，形成招标文件，并发布招标公告。 2、招标 招标代理机构组织，并在招标完成后发布中标公告。 3、合同签订 图书馆拟定合同。图书馆出纳人员通知项目负责人领取供应商签字后纸本合同。项目负责人 审核、确认后，签订合同并盖校章。 4、收履约保证 金 合同签订后，图书馆联系供应商将合同履约保证金交至财务处。 5、支付 项目负责人到财务处向数据库商办理支付手续。 6、供货、发票 领取及验收 如数据库安装在图书馆，由图书馆联系供应商安装，验收，填写接收清单，图书馆出纳人员 联系项目负责人领取发票及接收清单；如数据库安装在院系，项目负责人联系供应商安装并 索要发票，项目负责人、院系固定资产管理员对合同中数据库进行验收，并填写接收清单。 7、固定资产 具有永久使用权的文献类数据库，项目负责人必须联系院系固定资产管理员登记固定资产， 并携带接收清单、首都师范大学固定资产验收单到图书馆办理固定资产审核手续；非永久使 用权文献类数据库可不在资产系统登记固定资产。 8、结算 项目负责人携带相关材料到财务处办理报销手续。 9、履约保证金 返回 如有质保金，质保期满且无违约情况，项目负责人到财务处办理履约保证金退回手续。 - 14 - （此页无正文） - 15 - 首都师范大学学校办公室 - 16 - 2020 年 11 月 2 日印发