关于印发新修订的《广州商学院学生档案管理办法》的通知.pdf

广 州 商 学 院 文 件 广商学字〔2020〕22 号 关于印发新修订的《广州商学院学生档案管 理办法》的通知 校属各单位： 现将新修订的《广州商学院学生档案管理办法》印发给你 们，请遵照执行。 附件：广州商学院学生档案管理办法（2020 年修订） 广州商学院 2020 年 10 月 22 日 广州商学院综合办公室 -2- 2020 年 10 月 22 日印发 附件： 广州商学院学生档案管理办法 （2020 年修订） 第一章 第一条 总 则 为进一步加强我校学生档案收集和管理工作，提 高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和 国档案法》、国家教育部《高等学校档案管理办法》（教育部 令第 27 号）和中共中央组织部《关于印发〈干部人事档案材料 收集归档规定〉的通知》（中组发〔2009〕12 号）的相关规定， 结合我校实际，制定本办法。 第二条 学生档案是反映学生个人经历和德、智、体等各 方面表现的历史记录，是用人单位了解毕业学生学习、工作、 生活、成长情况的真实依据。我校学生档案主要指在校学生从 参加高考、录取入学到毕业期间所形成的各种文件材料。学生 档案管理是指对反映学生个人经历和德、智、体等各方面表现 的各种文件材料进行收集、整理和归（建）档，以及学生档案 的利用、转递等的管理工作。 第三条 学生档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、 规范性原则，实行归口负责、分级管理。 -3- 第四条 学校就业指导中心在学校档案管理部门的管理指 导下负责对全校学生档案管理工作进行指导和监督，各二级学 院（以下简称学院）具体负责在校生档案的存管。学校有关部 门和单位应协助做好学生档案材料的收集、归档、转递等工作。 第五条 我校学生档案按新生档案、在校生档案、毕业生 档案进行分阶段管理。新生入学一个月内，由学院负责审查相 关材料，形成新生档案；新生取得正式学籍后，学院按就业指 导中心的具体要求整理新生档案并入库保管，形成在校生档案； 学生毕业离校前，由学院档案管理员整理在校生档案，将各培 养单位、职能部门出具的学生在校期间产生的档案材料进行归 档，与就业指导中心档案管理员交接，形成毕业生档案；转学、 退学、结业、肄业的学生，其档案参照毕业生档案进行管理。 第二章 第六条 档案管理 各学院负责本单位学生档案的接收、审核、建档、 归档、保管、查阅、利用等相关事宜。 第七条 各学院应指派责任心强、工作认真、经验丰富、 有保密意识的人员负责档案管理工作。学生档案管理人员如发 生工作变动，应及时办理学生档案交接手续，并向相关职能部 门报备。学校要加强档案管理人员的培训和指导工作。 -4- 第八条 学生档案管理单位的职责如下： （一）贯彻执行上级主管部门和学校有关档案管理规定； （二）负责收集、整理、保管学生档案材料； （三）办理学生档案的查阅、借阅和转递手续； （四）负责学生档案因特殊原因的移交、保管等； （五）负责学生档案内容的保密工作； （六）负责其他有关学生档案事项。 第九条 各学院应建设专门的档案集中存放地点（所有档 案进带锁铁皮柜），建立并严格执行安全和保密制度，加强防 火、防盗、防潮、防虫等工作。 第十条 档案室严禁吸烟，不得放置易燃、易爆等危险品 以及对档案管理不利的其它物品。 第十一条 档案管理人员要定期对库存档案进行全面检查 和核对工作，做到帐物相符。有特殊情况要随时向主管领导汇 报，查明原因，及时处理。 第十二条 暂时保存在学校的毕业生档案由就业指导中心 指定专人负责管理，学校要设置专用的毕业生档案室，配备专 用的档案柜。 第三章 第十三条 档案接收 学生的档案材料，由各学院学生档案管理人员 -5- 负责收集、整理、保管，各学院在新生入学两个月内开展在校 生档案整理工作。 第十四条 档案管理人员须及时处理档案审查中发现的问 题，档案材料有问题的、缺失的，要及时通知学生回原档案管 理单位办理材料补办手续，并上报学院主管领导，同时报就业 指导中心备案。 第十五条 新接收学生档案类型： （一）大一新生档案：一般由学生本人直接交给学院，或 由生源地档案管理单位转递至学校招生办公室。直接转递至招 生办公室的学生档案，由招生办公室负责移交相关学院； （二）本科插班生档案：在录取期间，由学校向拟录取考 生档案所在单位发出《调档函》，要求其在规定时间内按学生 档案指定寄送方式将考生档案转递至学校，原则上不接收个人 携带的档案。因特殊情况考生本人已将档案带至学校的，学院 审查无误，可予以接收。 第十六条 档案袋破损、已被拆封或密封信息与调档信息 不一致的，学院可不予接收，但应做好相关记录，及时通知学 生，并将档案按原转递渠道转递回原管理单位审查、密封后， 按照指定方式转递至学校。 第十七条 -6- 学生就读期间产生或转来的各类档案材料归档 前，学院须仔细审核甄别归档材料，避免错装、漏装、混装或 与实际不符。若应归档的材料不符合要求或有错漏，应及时通 知相关部门履行更正、补送或补办手续，相关手续自行备案。 第四章 第十八条 档案整理归档 每年 6 月下旬各学院组织专人认真清理应届毕 业生档案，所有毕业生档案材料应在 6 月 30 日前归档完毕。严 格按照材料清单整理归档，仔细核对档案材料，避免错漏现象 发生。 第十九条 各学院负责毕业生档案材料的收集、整理、归 档，归档材料应保证完整、齐全、真实，严禁涂改、伪造毕业 生档案材料。各类材料必须使用 A4 的办公用纸，只能用碳墨水 或蓝黑墨水钢笔或签字笔书写。 第二十条 档案内容：高中阶段档案；新生录取通知书， 新生入学登记表；在校期间主要获奖证书复印件，处分及解除 处分材料；大学学习成绩单，体格检查表，实习鉴定表；团员 档案，正式党员档案；高等学校毕业生登记表，学士学位授予 通知书，报到证；其他可供参考的有保存价值的材料。 第五章 第二十一条 档案查（借）阅与利用 涉及到学生入党、政治审查、组织处理、复 -7- 查，以及用人单位因工作业务需要，需了解学生档案有关情况 时，可提供查阅。 第二十二条 因工作需要查阅档案时，须遵循下列规定： （一）各学院应建立查阅登记制度。查阅学生档案时，不 得查阅本人及其亲属的档案材料，查阅者不得翻阅与查阅内容 无关的档案材料； （二）查阅学生档案时，档案管理人员应在场；查阅完毕， 应及时清点并记录，如有丢失由管理人员负责。查阅者如发现 档案存在问题，应及时向档案管理人员说明，不得擅自进行处 理； （三）查阅档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、 圈划、抽取、撤换、污损、增添档案材料，查阅者不得泄露或 擅自对外公布档案内容。档案只能在档案存放室内查阅，无特 殊原因，不得带出档案存放室； （四）查阅档案的单位或个人未经同意不得擅自摘抄、拍 照、摄像、复印档案材料，因特殊情况需要从档案中取证的， 必须经学生所在学院主管领导批准后，才能复制； （五）外单位因工作需要需查阅学生档案的，须持查阅单 位的介绍信并经所在学院主管领导同意，办理档案查阅登记手 续后方可查看； -8- （六）学生档案原则上不予外借。 第二十三条 查（借）阅学生档案，须填写《广州商学院 学生档案查（借）阅申请单》（附件 1）。 第六章 第二十四条 档案的交接和转递 除正常毕业外，学生档案的转出必须要有调 档证明，经核实无误后方可转递；学生发生学籍变动的，其所 在学院应及时将学生档案转至就业指导中心备案并由就业指导 中心以 EMS 邮寄方式转递给新的学生档案材料管理单位。 （一）新生放弃或被取消入学资格的，其档案转回生源地 档案管理部门； （二）在校学生转专业的，一个月内学生档案必须由学生 原所在学院转递给新学院，并办理登记手续（附件 2）； （三）转学的学生，其档案按新院校或新单位地址转递； （四）开除学籍、退学、死亡的学生，其档案从办理学籍 变动起，转回其生源地档案管理部门； （五）学生存在其他情形的，学生档案经学生所在学院主 管领导同意，报学校就业指导中心审批后，各学院方可根据具 体情况进行处理，并办理登记手续。 第二十五条 转递学生档案时应遵守如下规定： （一）转递的学生档案必须完整、齐全，经学校严格密封 -9- 后按照学生档案指定寄送方式或遵照有关规定转递，学生档案 原则上不得由本人自带； （二）转递学生档案时必须详细登记，相关信息表需及时 归档； （三）任何单位或个人无权截留或扣发学生档案，严禁私 自扣留档案材料； （四）对因为各种原因退回或滞留的学生档案，在检查密 封完整的基础上由就业指导中心办理登记手续，查明原因，重 新整理转递。 第二十六条 各学院每年应按照学校就业指导中心的总体 部署，将整理好的毕业、结业、肄业生档案封口后于 6 月底移 交就业指导中心，并附《档案移交清单》（一式两份）及《档 案交寄信息汇总表》，有特殊情况的档案应另附说明材料。 第二十七条 就业指导中心档案管理人员接收各学院档 案时，应对所送档案认真核查，经确认无误后，交接双方在《档 案移交清单》上签字，并将《档案移交清单》存档造册备查， 就业指导中心及各学院各执一份。 第二十八条 各学院移交档案时，应将档案分成四类：一 类正常派遣；二类境内升学、考机关事业单位、外省生源；三 类结业、休学、退学、延长学籍及出国（境）；四类是由于特 - 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