院字22号 关于印发《山东体育学院合同管理暂行办法》的通知.pdf

山东体育学院文件 鲁体院院字〔2019〕22 号 山东体育学院 关于印发《山东体育学院合同管理 暂行办法》的通知 各部、处、室、院、校： 《山东体育学院合同管理暂行办法》已经院长办公会研究通 过，现予以印发，请认真遵照执行。 山东体育学院 2019 年 5 月 9 日 - 1 - 山东体育学院合同管理暂行办法 第一章 总 则 第一条 为加强学校合同管理工作，防范合同风险，维护学校 合法权益，依据有关法律、法规，结合学校实际，制定本办法。 第二条 本暂行办法所称“合同”，是指学校作为一方当事人 或者授权相关部门或个人，与其他自然人、法人或其他组织之间， 为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议，包括合同、协议、 备忘录、确认书等。 第三条 本办法适用于学校及各职能部门、二级学院、科研机 构对外签订的合同。 第四条 合同管理遵循防范风险和责权利相统一的原则。 第五条 签订合同必须遵守国家法律、法规，坚持平等互利、 协商一致、诚实守信的原则，任何部门和个人不得利用合同损害学 校利益。 第二章 合同的分类与管理分工 第六条 合同的分类 （一）经济类合同：学校在对外从事经济活动过程中签订的、 以经济往来和资金给付为主要内容的各类合同，主要包括工程建设 合同、采购合同、租赁合同、赞助合同、捐赠合同、竞赛训练合同 等。 - 2 - （二）人事合同：学校与在编教职工、非事业编制人员签订的 证明学校与其存在聘用（劳动）关系的合同，主要包括聘用合同和 劳动合同。 （三）科研合同：学校及教职工在申请科研项目、开展科研工 作、进行成果转化、资助出版等科研活动过程中，对外签订的各类 合同。 （四）教育合作合同：学校与境内机构开展合作办学、联合建 设专业实习基地、共同从事科学研究、共同进行人才培养过程中签 订的各类合同，主要包括合作办学合同、委托培养合同、联合培养 合同、战略合作合同、校企合作合同、实习协议等。 （五）涉外合同：学校与境外高校、企业、科研院所、文化教 育机构等签署的备忘录或协议等。 （六）其他合同：以上未涉合同。 第七条 学校按照“统一领导、归口管理、分工负责”的原则 建立合同管理体制。统一领导是指校长全面领导学校合同管理工作， 分管校领导主管分管部门的合同签订工作；归口管理是业务管理部 门依照学校授权行使合同管理职能，指导相应合同事务；分工负责 是指承办部门按照职责范围分工，具体负责某方面或某一合同文本 的起草、送审、报批、建档等工作，履行合同内容、实现合同目的。 第八条 学校根据业务归口，分别授权以下部门进行合同管 理： （一）财务处：负责学校经济合同的归口管理； - 3 - （二）人事处：负责学校人事合同的归口管理； （三）科技处：负责学校科研合同的归口管理； （四）教务处：负责学校教育合作合同的归口管理； （五）党委院长办公室：负责学校涉外合同的归口管理。 其他合同的归口管理部门由党委院长办公室根据具体情况确 定，并报校领导批准。 各归口管理部门负责人为合同管理责任人，并确定专人为合同 管理人员。 第九条 合同归口管理部门，主要职责包括： （一）建立健全合同规章制度； （二）审查合同订立依据和基本条款的完备情况； （三）参与合同具体事项的洽谈、谈判； （四）依据国家相关规定，制定合同示范文本； （五）指导合同会签及审批； （六）负责合同备案； （七）督促、协助合同履行和合同纠纷处理。 第十条 学校各部门（单位）按其职责或学校授权，为相应合 同的承办部门（单位），主要职责为： （一）实行经办人责任制，指定本单位的合同经办人，在合同 订立、履行过程中负责对具体事务的管理与落实； （二）负责所承办合同的可行性分析和合同对方当事人的资信 调查； - 4 - （三）负责合同的洽谈和文本起草，履行合同会签和审批流程； （四）收集保管合同签订及履行过程中形成的有关资料，建立 合同档案，并按要求备案和归档； （五）认真履行合同，及时组织实施并处理有关问题。包括： 具体负责本部门承办合同的全面履行，确保双方权利、义务的实现 和合同的顺利实施；及时向学校汇报合同履行过程中发现的问题， 提出解决问题的建议；组织合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼等 活动； （六）在授权范围内负责有关合同的签署。 第十一条 监察处和审计处为合同管理的监督部门。 监察处的主要职责是监督检查合同签订、履行、管理过程中执 行法律、行政法规和学校规章制度的情况，调查处理违法违纪违规 问题。 审计处主要承担经济合同审计责任。对合同的签订、履行、验 收等环节实施审计监督，对发现问题及时提出整改意见。 第十二条 学校法律顾问为合同事务提供法律咨询服务，保证 学校合法权益不受损失，主要履行以下职责： （一）审核合同主体、形式、内容、标的等合同条款及文字内 容； （二）审查合同订立是否符合国家有关法律法规； （三）负责重大分歧、违约及纠纷处理的法律专业支持； （四）协助合同承办部门审查对方当事人的主体资格、经营范 - 5 - 围、履约能力、资信情况、委托代理权限等。 第三章 合同的订立与履行 第十三条 学校合同订立应采用书面形式。合同内容应完整， 合同的基本要素应齐全，即标的、数量、质量、价格或报酬、履约 期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等方面的条款应当 明确具体，文字表达精炼准确，逻辑严谨。 第十四条 合同有示范文本的，应使用示范文本；没有示范文 本的，必须对合同条款进行严格审查；使用对方提供的格式文本的， 应依法取消不合理的霸王条款，增加维护学校正当权益的合理条款。 通过山东省政府采购网采购各类工程、货物或服务，应采用政 府采购平台自动生成的合同文本；非招标工程类合同采用统一印制 的《山东体育学院招标项目外工程施工合同》的合同文本。 聘用合同按照山东省事业单位聘用合同范本，结合学校实际， 增加相关条款内容执行。 对于同类合同，应制定统一的合同示范文本。 涉外合同的语种一般应同时使用协议双方本国语言及英语，所 有文本内容应完全一致。 第十五条 合同提交领导审批前，必须实行严格的会签制度， 未经会签的合同文件不得提交校领导审批和对外发送，会签程序为： （一）合同经办人负责拟定合同初稿，并将初稿提交承办部门 负责人进行初审，负责人签字确认后，将《合同会签单》（附件 1）、 - 6 - 合同初稿及相关资料报送法律顾问。 （二）法律顾问对合同初稿的合法性、严密性、可行性进行审 查，提出修改意见，并签字确认。合同经办人根据法律顾问的意见 修改合同初稿，并报送归口管理部门，法律顾问的审查稿原件必须 存档。 （三）归口管理部门按照合同类型与内容确定应会签的相关职 能部门，相关职能部门按职责进行审核，负责人提出会签意见并签 字确认。 监察处为合同订立的监督部门，并参与合同会签；审计处为经 济类合同的审核部门，并参与经济类合同会签；为提高效率、加速 流转，各部门应在当日内会签完毕。 （四）合同承办部门在收到不同会签意见后，应认真研究完善 并将研究结果通知会签部门，取得一致意见后，由合同承办部门提 交校领导审批。 （五） 根据格式化合同示范文本制订的、不涉及内容增减和资 金变动的合同，可由合同承办部门按照规定直接提交审批。 第十六条 根据合同的不同类型，其审批程序分别为： （一）具有下列情形之一的合同，由分管校领导审核后，报校 长签批： 1.金额 50 万元（含）以上的经济类合同； 2.金额 10 万元（含）以上的横向科研合同及外协合同； 3.金额超过项目预算的合同； - 7 - 4.高层次人才及优秀博士引进合同； 5.涉外合同； 6.法律关系复杂或对学校有重大影响的合同。 （二）其他合同，由分管校领导根据合同内容进行审核或审批， 分管校领导认为有必要的，可提请校长签批。 （三）前述第一、二款中，凡合同内容涉及学校“三重一大” 事项的，必须提交党委会或校长办公会研究审定。 会签审批流程图见附件 2。 第十七条 签订合同原则上使用合同专用章，如需签约双方对 等，也可使用学校公章，其他印章一律不得替代使用。具体印章使 用按学校相关规定程序办理。 第十八条 校长是学校的法定代表人，也是学校合同的法定签 署人。校长有权以书面形式授权他人为合同事务的委托代理人。 法定代表人授权委托书是校长授权他人代为签署合同的唯一形 式。须办理法定代表人授权委托书的部门或个人应在合同归口管理 部门审核同意后，向党委院长办公室提交书面申请，审批通过后予 以办理。 未经授权，任何部门和个人均不得以学校和部门的名义对外签 订合同。 第十九条 合同签订后， 承办部门应加强对合同履行过程中各个 环节（包括交货、验收及结算等）的跟踪管理，保质、保量、按期 完成合同约定事项。合同归口管理部门应跟踪合同的履行情况，督 - 8 - 促承办部门和对方当事人履行合同义务。 第二十条 合同履行过程中对方出现预期违约或违约情形的， 承 办部门应及时和合同归口管理部门沟通，向分管校领导报告，采取 必要措施将可能产生的损失降至最低。 第二十一条 合同在履行过程中确需变更或解除的，应由双方 协商一致后，签订变更或解除合同的书面协议，并按前述报请审批。 第四章 第二十二条 合同的建档与归档 承办部门应做好合同文本及其履行、变更、解除 等相关资料的保管、建档工作。 合同履行过程中产生的补充协议、会议纪要、书面签证、往来 信函、文书、电话记录、传真、电报、合同履行记录及索赔报告等 文件、材料均为合同的组成部分。 第二十三条 合同的承办部门应在合同终结后 1 个月内，将合 同相关文件和法律顾问的审查稿交合同归口管理部门备案。合同归 口管理部门应建立合同台账，包括合同对方的资质证明、签订日期、 合同编号、合同名称、承办部门、经办人、履行期限、履行情况、 变更情况等内容，全面、准确地记载合同订立、履行过程。 第二十四条 承办部门应做好合同及其相关资料的保密工作， 按年度将合同相关文件移交学校档案室归档，合同档案比照会计档 案保管期限保管。 - 9 - 第二十五条 为规范合同管理，承办部门应对合同进行统一编 号。合同编号分三段，首段 3-5 位为部门（单位）、合同性质简写 名称拼音首字母大写，中段为 2 位阿拉伯数字表述的签订年份，末 段为 3 位阿拉伯数字表述的序号。例 HQXS16007 表示后勤管理处承 办的 2016 年第 7 份工程修缮合同。 对于签订时已按省市相关要求进行编号的合同，如政府采购合 同等，也应按上述编号规则进行再次编号，便于学校内部对合同备 案、查阅和归档的管理。 第五章 合同纠纷处理及责任 第二十六条 合同履行出现法律纠纷时，承办部门和合同归口 管理部门应及时向分管校领导报告，成立由法律顾问、承办部门及 相关部门等组成的法律纠纷处理小组，依法维护学校合法权益，并 将处理结果报分管校领导。 第二十七条 任何部门和个人签订、履行合同时，因失职或渎 职给学校造成损失的，学校依据有关规定追究当事人的责任。 第二十八条 任何部门和个人有下列情形之一的，学校将视情 节轻重，追究当事人党纪政纪责任；给学校造成经济损失的，追究 其民事责任；构成犯罪的，移交司法机关处理： （一）未经授权，越权或滥用委托代理权擅自对外签订合同的； （二）与合同对方当事人串通，损害学校利益的； （三）利用合同谋取私利或从事其他违法行为的； - 10 - （四）未及时处理合同纠纷或擅自放弃权利，导致学校利益受 损的； （五）有其他违反法律法规和学校规章、纪律的行为，在合同 签订、履行过程中损害学校利益的。 第六章 附 则 第二十九条 本办法自印发之日起施行。 附件：1.山东体育学院合同会签单 2.山东体育学院合同会签审批流程图 - 11 - 附件 1 山东体育学院合同会签单 合同编号: 年 月 日 合同名称 合同对方名称 合同类型 合同份数 承办单位 经办人 一式 份 合同目的、标的、数量、质量、单价、付款方式、履约期限（地 点和方式）等： 合同概要 会签栏 会签部门 会签意见 承办单位 法律顾问 归口管理部门 相关会签部门 校 领导 审 核意 见 说明： 请将此会签单附在合同前并与合同一并存档。 - 12 - 签名、日期 附件 2 山东体育学院合同会签审批流程图 - 13 - 山东体育学院院长办公室 校对：李曰君 - 14 - 2019 年 5 月 9 日印发 印发：学校领导、各部门，存档