耿丹学院文书档案工作管理规定.pdf

耿丹学院文书档案工作管理规定文书档案是各项工作的历史记录，是今后工作查考的重要依据，是提高工作效率和工作质量的必要条件。根据《中华人民共和国档案法》，结合学校实际，特制订本规定。一、文书档案工作概述第一条本规定所称的文书档案(以下简称“档案”)，是指我校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的，对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。第二条全体教职员工均有建立和保护档案的责任和义务，对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁，造成档案损毁的直接责任者，将依据相关法律、法规追究其法律责任。第三条档案管理工作实行统一领导、分类保管、分级查阅的原则，为教学和管理工作提供服务。二、档案管理机构及其职责第四条校档案室既是档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用档案的机构，负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案。第五条财务档案由财务处负责管理，人事档案由人力资源处负责管理，教学和学籍档案由教务处负责管理，其他各部门档案整理归档后，按期移交校档案室统一管理。第六条校档案室负责对全校档案工作人员业务培训。三、文书档案立卷归档范围第七条凡本部门形成具有保存价值并已处理完毕的文件材料均应归档，纸质档案材料和电子档案材料应同步归档。第八条上级单位的文件归档范围：上级单位的文件；代上级单位草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。第九条本单位文件材料归档范围：（一）党群类：主要包括党委、工会、团委等组织的会议文件、会议记录及纪要；部门工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。（二）行政类：学校行政工作的会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。（三）学生类：学生的入学档案、登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。（四）教学科研类：教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。（五）基本建设类：学校基础建设审批文件、材料等。（六）仪器设备类：各种仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。（七）出版物类：学校编辑出版的校报、其他学术刊物及出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。（八）外事类：学校派遣出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、合作办学的材料；学校授予的名誉职务、称号等的材料。（九）财会类：按照相关管理规定执行。四、档案管理第十条学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，及时整理档案和立卷。第十一条档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》执行。第十二条个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，校档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。第十三条归档时间和移交手续（一）各部门 3 月 30 日前把上年度的文书档案移交完毕。（二）临时性机构，工作结束后，所有档案要及时移交。（三）移交前，立卷部门要填写移交目录，一式两份。经检查案卷符合归档要求时，交接双方按照移交目录清点后，办理交接手续。第十四条所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。应当妥善保管档案，防止破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。第十五条校档案室应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第十六条有下列行为之一的，应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；（六）其他违反档案法律法规的行为。第十七条对不归档文件材料的处理办法（一）各部门对不归档的材料应加强管理，不要随意堆放，以免造成泄密或丢失。对暂时还需要备查的文件材料应妥善保管，对需要销毁的应及时销毁。（二）应销毁的文件材料，不得以废品销毁给废品收购处。不归档的文件销毁前需进行登记，经本部门领导人批准后销毁。五、附则第十八条本规定由综合办公室负责解释。第十九条本规定自公布之日起施行，原有规定同时废止。