参赛策划案.pdf

2016 年世界环境经济高峰论坛暨环境经济技术成果展示会院校：指导教师：成员：日期：中国环境管理干部学院毕会娜、刘继为徐亚男、任凯丽、曹博、王美莹 2014 年 12 月 15 日目录前言 .....................................................................................................................1 第一章会议概况 ..............................................................................................2 一．论坛背景 ............................................................................................2 二．论坛概况 ............................................................................................2 三．组织形式 ............................................................................................4 四．论坛流程安排 ....................................................................................6 第二章会议的可行性分析..........................................................................10 一、会议的必要性分析 ..........................................................................10 二、核心竞争力分析 ..............................................................................10 三、会议召开 SWOT 模型分析 ............................................................11 四、客户需求分析 .................................................................................. 11 第三章会议的宣传与推广 ............................................................................13 一、会议宣传计划 ..................................................................................13 (一)新闻发布会计划 .......................................................................13 (二)专业媒体推广计划 ...................................................................15 (三)同类展会推广计划 ...................................................................15 (四)大众媒体推广计划 ...................................................................17 (五)专项宣传推广计划 ...................................................................17 (六)展会宣传推广进度计划...........................................................17 (七)展会宣传媒体策略和效果 ......................................................19 二．论坛运作与营销 ..............................................................................19 (一)营销方案....................................................................................19 (二)赞助方案....................................................................................20 (三)赞助商品牌体现 .......................................................................20 三、展会宣传活动预算 ..........................................................................28 第四章会议相关活动安排 ............................................................................29 一、开幕式...............................................................................................29 (一)活动时间及地点 .......................................................................29 (二)活动流程....................................................................................29 (三)参加人员....................................................................................29 (四)主持人 ........................................................................................30 (五)注意事项....................................................................................30 二、环境经济技术成果展示会 .............................................................30 (一)展览会简介 ...............................................................................30 (二)主办单位....................................................................................30 (三)承办单位....................................................................................30 (四)特别支持单位 ...........................................................................31 (五)参展费用....................................................................................32 (六)专业网站及杂志 .......................................................................32 (七)会刊广告....................................................................................32 (八)额外宣传机会 ...........................................................................33 三、会场布置 ..........................................................................................33 (一)签约台 ........................................................................................33 (二)其他 ............................................................................................33 (三)注意事项....................................................................................33 四．宣传资料 ..........................................................................................37 第五章财务预算和支出 ..............................................................................38 一、收入 ...................................................................................................38 二、支出 ...................................................................................................38 三、展会盈利 ..........................................................................................38 第六章会议的危机处理 ................................................................................39 一、风险分析 ..........................................................................................39 二、安保工作 ..........................................................................................40 三、突发事件的估计、预防及应急处理方法 ....................................40 1.危机处理系统 ...............................................................................40 2.危机管理应对措施 .......................................................................41 3.应急预案 .......................................................................................41 4.注意事项 .......................................................................................42 前言近年来，随着全球气候变暖、世界环境状况的不断恶化，环境能源问题已经成为国际社会关注的焦点。各国纷纷将低碳减排、节能低耗、创造优美的人居环境纳入非常高的议事日程。其中，中国作为世界经济产业链中的重要环节、以及全球最大的二氧化碳排放国也将面临着比以往任何时候都更加严峻的考验。中国是一个发展中国家，目前正面临着发展经济和保护环境的双重任务。作为国际社会的一名成员，中国在致力于保护本国环境的同时，积极参与国际环境事务，努力推进环境保护领域的国际合作，认真履行所承担的国际义务。所有这些，充分反映了中国政府和人民保护全球环境的诚意和决心。为此，本次高峰论坛将针对中国城市的环保现状与环保技术方面存在的商机、中国经济的发展以及环境•能源投资的关系等问题交流意见、畅所欲言，探讨如何实现环境技术合作、中国环保城市的建设等问题。实现环保前沿技术的产业转化；促进世界环境经济的平衡发展和环境技术的合作；探讨环境治理过程中的经济杠杆推动作用。本次论坛拟邀请来自全国的地政府官员以及经济开发区的相关部门负责人与会，针对本地区所面临的问题与世界著名企业与机构进行探讨，从中寻找出解决各地区环境问题的最佳途径。 1 第一章会议概况一．论坛背景随着经济的发展，环境问题日益突出，成为制约经济发展的瓶颈。不可否认的一个事实是，环境状况日益恶化，大气、水与海洋污染日益严重，野生动植物的生存环境遭到严重破坏，许多物种正濒临灭绝，森林的过度砍伐与矿产资源的过渡开采都给人类生存与发展带来了现实的与更严峻的潜在威胁。环境资源的稀缺性逐步表现出来，治理环境已到了刻不容缓的地步。环境经济问题的实质是生态经济问题。它既受经济规律的制约，也受自然规律的制约。人类的社会生产与周围的生态环境是不可分割的。人类社会在与周围环境进行物质交换的过程中，维持生态平衡，就能促进生产发展，同时保护环境质量，获得经济和生态两方面的效益。反之，就得不到应有的经济效益，还会造成生态平衡的破坏，影响经济的进一步发展。因此在处理环境经济问题上，必须做到经济与生态之间的矛盾得到统一。研究环境经济问题的目的在于协调经济发展与环境保护之间的关系，保证经济的持续稳定增长。有些人认为环保与经济发展是对立的，认为要保护环境必然要牺牲经济的发展。事实证明：环境保护与经济发展并不一定是矛盾的。环境的改善可能有助于经济的发展，而经济的发展则能为环境保护提供资金和技术。然而如何实现经济与环境的协调发展呢？美国、日本等国家的环境保护和经济发展状况为我们提供了很好的可资借鉴的范例。本次高峰论坛以“汇聚国际精英，践行财经大道，弘扬环保精神，促进世界繁荣”为主题，以“绿色经济、循环经济”为核心，以环保促进经济结构调整作为主线，致力于解决如何协调环境与经济的关系，为全国各地政府提供思路与借鉴，从而实现经济发展与环境保护的双赢。二．论坛概况 2 1.时间 2016 年 7 月 8-10 日 2.地点国家会议中心 3.论坛主题汇聚国际精英，践行财经大道，弘扬环保精神，促进世界繁荣 4.主办单位国家环境保护总局，北京市人民政府，国家会议中心 5.承办单位国家会议中心 6.特别支持单位北京澳加源巨龙国际文化发展有限公司，北京状元龙有限公司，上海齐鼎餐饮集团 7.媒体支持单位中央电视台，北京电视台，上海东方卫视人民日报，环球时报，第一财经日报新华网，人民网，新浪网，搜狐网，央视网，腾讯网网络支持中国环境保护产业协会网站、中国财经报网唯一指定****(服装，办公用品，酒软件等) 8.主讲嘉宾(拟邀) 王华，世界银行发展研究部资深环境经济学家。 9.活动目的 (1)在全球价值链框架下，研究环境经济问题的目的在于协调经济发 3 展与环境保护之间的关系，保证经济的持续稳定增长； (2)美国、日本等国家的环境保护和经济发展状况为我们提供借鉴的范例,为各地区的环境经济发展提供帮助； (3)增加公众对环保经济的认识，为环保经济发展工作做出贡献； (4)为政府官员、环保专家、环保企业提供一个平台，对环保经济活动中出现的问题进行讨论、交流。三．组织形式 1.论坛形式 (1)主题演讲：众多专家和知名企业代表将进行针对环境和财经行业的主题演讲，每个子论坛将有多场高规格、高水平的演讲，内容充实、场面热烈。 (2)展览展示：环境保护和财经的关系与重要性会贯穿论坛始终，充分展示如何应用环保新技术新能源的高新技术来实现财经发展的的核心竞争力。 (3)联谊活动：业界精英交流、跨行业对话--丰富多彩的联谊活动，增进彼此的友谊与合作。 2.论坛规模及参与对象论坛邀请政府机构领导，知名环保企业家，环境经济学专家、学者等近 1300 位业内成功人士出席本次年会论坛，参与人次，规模，档次将为北京之最。论坛赠票邀请形式论坛售票邀请形势次论坛邀请拟：北京市政府相关领导及知名企业家学者，当地主流媒体及论坛主赞助商参与，赠票约:300 张活动前期，通过当地媒体进行活动宣传，像国内外各界环保财经人士，大企业管理人员公开售票，邀请其参与论坛。 3.特邀嘉宾 (1)国内外的知名人士：环保经济财政方面的重要代表人士。 (2)政府领导：分管环境，经济，财政的政府领导出席并致辞。 (3)论坛主赞助领导：主要为国家智库机构、国际大型企业主要领导、 4 环保领域、经济领域专家学者等，拟邀请名单如下：表 1 国家智库机构拟邀请嘉宾名单姓名刘世锦吴敬琏樊纲李稻葵职务国务院发展研究中心副主任国务院发展研究中心研究员、政协全国委员会常务委员兼经济委员会副主任中国经济体制改革会副会长，中国改革研究基金会秘书长，国民经济研究所所长央行货币政策委员会委员，十一届全国政协委员，清华大学金融系主任，中国与世界经济研究中心主任表 2 国际大型企业拟邀请嘉宾名单姓名职务友彦正长部日本三菱重工执行副总裁 Mecke 德国 NORD 集团执行总裁叶文青恒发(中国)生态工程有限公司副总裁 Peter Hermann 德国 WILO AG 泵业集团股份公司营销总监表 3 拟邀请环保领域专家及经济领域专家名单姓名职务曾任全国人大环境与资源保护委员会主任委员，中华环境保护基金会理事长曲格平解振华国家发展和改革委员会党组成员、副主任兼直属机关党委书记尤科赛尔•阿迈兹土耳其央行副行长孙小山普华永道中国区总裁左小蕾中国银河证券股份有限公司首席经济学家董明珠格力电器副董事长、总裁陈吉宁清华大学校长、国家环境咨询委员会委员王凯军清华大学环境学院博士生导师 5 四．论坛流程安排论坛总体安排日期 2016.07.08 2016.07.09 时间 10:00am—24:00pm 18:00pm—21:00pm 18:00pm 18:10pm 18:30pm 21:00pm 07:00am—07:50am 08:00am 08:30am 09:10am 09:30—10:10am 09:30 09:35 10:10—11:10 11:30pm 12:00pm 地点大宴会厅 A+B；位置 1 层；面积 3240 平方米；宴会形式最多容量 1400 会议中心大酒店大宴会厅 A 6 内容论坛来宾报到，注册欢迎晚宴主持人致辞致欢迎词正式晚宴晚宴结束，自由交流自助早餐去国家会议中心国家会议中心安检国际会议中心大宴会厅 A 入场入席论坛开幕式主持人致欢迎词开幕式领导致辞论坛主旨发言开幕式结束，返回宾馆自助午餐备注工作人员引领来宾就坐，注意查看音响设备，分论坛之一：合作共赢——国际环境经济现状与发展交流 14:00pm 主持人致辞 14:05pm—17:05pm 论坛主旨发言 14:05pm—14:40pm 主持人发言及互动嘉宾 14:40pm—15:30pm 2016.07.09 下午 15:30pm—15:45pm 多功能厅 A；位置 1 层；面积 594 平方米；剧院式会议 400 人；主持人发言及互动嘉宾茶歇 15 分钟 15:45pm—16:30pm 主持人发言及互动嘉宾 17:00pm—17:10pm 论坛总结 17:10pm 休息，自助晚餐分论坛之二城市未来——城市区域环境产业与环境管理 14:00pm 多功能厅 B； 14:05pm—14:15pm 位置 1 层； 14:15pm—15:15pm 2016.07.09 下午面积 648 平方米； 15:15pm—15:25pm 剧院式会议 400 人； 15:25pm—17:10pm 7 主持人致辞开场演讲——让低碳成为一种方式茶歇休息，自助晚餐工作人员注意音响设备分论坛之三日期创新进步——环境治理模式与技术的新设想时间地点内容主讲人致辞 14:00pm 14:05pm—15:15pm 2016.07.09 下午 15:15pm—15:25pm 多功能厅 C; 位置 1 层; 面积 594 平方米; 剧院式会议 400 人; 日期开会茶歇开会 15:25pm—17:10pm 分论坛之四备注绿色梦想——城市环境经济成果的镜像展示时间地点内容主讲人致辞 14:00pm 14:05pm—15:15pm 2016.07.09 下午 15:15pm—15:25pm 301A；位置 3 层；面积 135 平方米；剧院式会议 100 人；开会茶歇开会 15:25pm—17:10pm 8 备注技术平台——环境应用技术最新成果展示会日期时间地点内容 09:00am—12:00am 国家会议中心展厅 1 看展 12:00am 酒店自助午餐 12:00—17:00 展厅 1 看展，交易，洽谈等 8:00—19:00 论坛闭幕式及欣赏十大美丽城市 18:00pm 主持人致辞 2016．7．10 大宴会厅 A 18:05pm 各大美丽城市播放宣传片 18:50pm 闭幕式致辞 19:00pm 酒店 9 论坛闭幕，自助晚餐备注第二章会议的可行性分析一、会议的必要性分析: 1.国际和国内都制定相关的环境保护的规划，而且必须纳入国民经济和社会发展计划。 2.当今时代环保与经济已经成为大家的焦点，怎样在发展经济的同时也在保护和改善生态文明建设，这是个值得大家关注的话题。二、核心竞争力分析 1.城市环境分析：北京(Beijing)，中华人民共和国的首都、直辖市和国家中心城市，是中国的政治、文化中心，中国经济的决策和管理中心。北京会展业正从单纯的会议业和展览业走向集会议、展览、节庆活动、奖励旅游等多业态融合发展的新接待，呈现提升发展的良好态势。 2.展馆环境分析：气势宏伟的国家会议中心位于北京奥林匹克公园中心区，交通便利，地理位置优越。紧邻鸟巢、水立方和国家体育馆。公交，地铁，火车，机场都方便。总用地面积约 12.22 公顷，总建筑面积约为 53 万平方米。其中会议中心主体建筑面积 27 万平方米，主体建筑地下 2 层，地上 8 层，高 42 米，长 398 米，宽 148 米，是整个奥运建项目中单体建筑面积最大的；配套设施建筑面积约 26 万平方米，包括 2 座酒店、2 栋写字楼、商业等建筑。 3.服务优势会展基础设施的好坏，对会展活动的成败和档次有很大影响。可分为会展活动提供直接条件的生活性基础设施和间接性的生产性基础设施。近几年，北京会展业发展相联系的基础环境得到不断完善，具备了会展业发展的必要条件。居住环境不断改善；住宿餐饮业发达；北京金 10 融机构网点不断增加，资金转移方便快捷。三、会议召开 SWOT 模型分析 1.优势： (1)北京拥有众多的新闻媒体，而传媒和信息传播可以有效促本论坛的知名度。我们拥有全国性主流媒体的大力支持。 (2)北京会展资源供给充分。表现在三个方面：一是组织资源充分，中央机关、部委及所属单位众多；二是全国性的行业协会大多在北京，具有综合性的专业分工特点；三是会展设施齐全。 (3)环保与经济协调发展是焦点问题。容易引起世界各国的关注。 2.劣势：掌握外语、精通电脑、懂得管理、通晓专业的复合型会展人才比较稀缺。 3.机会：如果本次论坛举办成功，力争使之打造成为会展业中的论坛品牌，成为环保经济发展标志性会议，并带动区域经济发展。 4.威胁：世界上各大城市举办的同类环保论坛越来越多，都对本次论坛构成了威胁。四、客户需求分析： 1.国家和各地政府亟需解决环境与经济发展的矛盾城市的发展，存在着经济结构不合理的矛盾长期积累，发展不平衡、不协调、不可持续的问题日益显现，突出表现在需求结构失衡、供给结构不协调、要素利用效率低下、环境损害大、空间布局不够合理等方面。经济发展与资源环境的矛盾，是现代化建设中需要长期面对的重大挑战。 11 2.世界优秀环保企业需要沟通和交流的平台为了能使世界各国的优秀环保企业可以更方便的沟通和交流，需要建立一个平台，这样既方便了交流也提高了工作效率，还可以广泛的征求意见，从而达到更好的效果。五.商业价值分析 1.最优秀的跨国界、跨文化商业平台联合当今最活跃的国内外优秀环保企业领袖、学界专家、媒体精英，为他们提供面向国内受众的拥有最广泛的社会影响力的优秀平台。 2.充满吸引力的议题紧密结合目标受众关注的热点、焦点设置专业话题。拥有广泛的关注度与极强的传播性。 3.丰富的企业商机论坛汇集世界级风云人物、商界巨子、社会知名人士、专家学者，以世界的胸怀和眼光，共同打开视野，寻求更高价值的实现。增进环保企业家之间、企业与企业之间、企业与政府之间、国际组织之间的了解与合作。综上所述，在国家会议中心举办世界环境经济论坛是可行的。 12 第三章会议的宣传与推广一、会议宣传计划 (一)新闻发布会计划 (1)召开新闻发布会的时机本展会从开始筹备到最后开幕，计划进行四次新闻发布会。第一次新闻发布会是在展会筹办之初，目的是向新闻界介绍举办展会的时间、地点，办展目的、展会主题、展品范围和展会的发展前景，通过新闻发布会向外界传递信息，主要是起一种“消息发布”和“事件提醒”的作用；第二次新闻发布会的时间是招展工作结束以后，向外界通报会议的进度和招展情况，吸引展会的目标观众届时来临参观；第三次新闻发布会是在会议开幕前，对外通报展会的特点、参展商的特点和构成、展会的重量级专业观众、展品范围、贵宾邀请等内容。这次的新闻发布会是最为重要的，必须广泛邀请记者和吸引足够的观众注意。具体的新闻发布会内容我们在后面的筹备阶段会进行具体说明。第四次新闻发布会在展会闭幕以后，主要是向公众公开一些会议的基本信息(参展商数量、交易量、采购商人数等)，同时也会公布下一届展会的一些基本安排。 (2)新闻发布会的筹办进度安排 13 表 4 新闻发布会筹办进度安排表时间地点媒体和相关人员报纸平面媒体、专业刊物媒体、 2015.5 电视台记者、专栏评论员、网络媒体行业协会、商会、专业刊物媒 2016.5 体、电视台记者、网络媒体、报纸平面媒体主持人 2016.7 程序向外界传递信息，主要本展览公司是起一种 “ 消息发展会基本信息发负责人布” 和 “事件提醒” 布—记者提问的作用向外界通报展会的进展会筹备进度信行业协会度和招展情况，吸引展息发布—行业协负责人会的目标观众届时来会与商会合作协临参观国家会议中心大宴会厅 A 内容议—记者提问对外通报展会的特点、行业协会、商会、专业刊物媒体、电视台记者、网络媒体、报纸平面媒体政府主管部门工作人员参展商的特点和构成、展会的重量级专业观众、展品范围、贵宾邀政府官员发言— 展会开幕预告请等内容行业协会、商会、专业刊物媒 2016.8 体、电视台记者、网络媒体、报纸平面媒体主要是向公众公开一展会总结汇报— 本展览公司些展会的基本信息(参下一届展会基本负责人展商数量、交易量、采信息公布—记者购商人数等) 14 提问 (二)专业媒体推广计划由于本次论坛为国际性会议，但更多的针对国内的地方政府，所以主要的宣传区域为国内的地方政府以及国外的优秀环保企业。所以对宣传的投入会较大，以此建立展会的知名度和认知基础。本次推广计划载体覆盖面广，包含了视频媒体和纸质媒体，表 5 专业媒体推广计划表媒体名称期数时间推广形式 21 世纪经济报 4期 2016.05----2016.07 广告、主题报道第一财经日报 3期 2016.05----2016.07 广告、主题报道中国会展 3期 2016.05----2016.07 广告、专题报道航美传(机场视频广告区域) 4期 2016.05----2016.07 广告、专题报道北京电视台 4期 2016.05----2016.07 专题报道河北电视台 3期 2016.05----2016.07 专题报道东方卫视 3期 2016.02----2016.07 专题报道新浪网 1期 2016.02----2016.07 视频宣传片凤凰网 1期 2016.02----2016.07 视频宣传片 (三)同类展会推广计划计划与建立长期的合作关系，通过互换展位，互相在对方展位上设立展会进行宣传推广；在对方展会的会刊里刊登本展会的信息和宣传广告；互相在对方展会的专门网站里发布关于本展会的信息和广告，互相建立友情链接；委托对方在展会里适当的地方如信息咨询台等地派发本展会的宣传资料。 15 表 6 同类展会推广计划统计表展会名称时间 2015 年第十一届伊朗国际水 2015.11.17 至互换展位、会刊刊登广告、宣传展会知名度，引本策划公司人员到该处理及污水处理展 2015.11.20 网站广告和友情链接起专业观众的注意展会进行实地宣传 2015.10.14 至会刊刊登广告、网站广告吸引同类型客源，吸本策划公司人员到该 2015.10.16 和友情链接引参展商展会进行实地宣传 2015.09.14 至互换展位、会刊刊登广告、 2015.09.16 网站广告和友情链接 2015 第六届 AQUATECHCHINA 北京国际膜与水处理展览会 2015 第十一届中国国际生态修复技术与装备博览会暨高峰论坛推广形式推广目标扩大展会知名度备注本策划公司人员到该展会进行实地宣传表 7 大众媒体推广计划表媒体名称推广形式时间地点备注第一财经周刊跟踪报道不定期北京市长期合作、跟踪报道 21 世纪经济报跟踪报道不定期北京市长期合作、跟踪报道北京商报广告宣传开展前两周北京市内新京报广告宣传开展前两周北京市内航美传媒广告宣传开展前两周北京市内华视传媒广告宣传开展前两周北京市内 16 (四)大众媒体推广计划大众媒体推广计划分为两种不同类型：一是间歇时间的宣传，包括了一些点击率高的网站和合作报纸，定期发布展会的信息和筹备进度，需要大众媒体对本展会进行跟踪报道；第二种是展会开幕之前的大规模媒体轰炸集中宣传，在较短时间内迅速形成强大的宣传攻势。大众媒体的选择是北京市发型的报纸和北京市地铁广告。报纸宣传上面，选定的两个长期合作方是第一财经周刊和 21 世纪经济报，展会会与这两个机构保持长期的合作关系，及时更新展会的信息，尽可能开展展会的专题跟踪报道。同时在北京市其他报纸上面做短期的广告宣传。 (五)专项宣传推广计划针对重要目标群体，本次高峰论坛通过采取一些特殊的宣传手段以达到整体宣传目标。包括人员推广，直接与客户建立联系；直接邮寄，针对性强，效果较好；公共关系宣传通过支持和组织各种社会活动，建立品牌；相关活动可以积聚人气，是短时间宣传的好方法。 (六)展会宣传推广进度计划为了更好地配合论坛筹备、招展和招商等工作的需要，我们对论坛的宣传推广工作及其要达到的效果进行统筹规划和事先安排。论坛的宣传工作必须严格地按照机会开展，并对各阶段的宣传推广效果及时进行检查。 17 表 8 专项宣传推广计划表推广时间推广形式推广地点推广目标 2015.5-2016.7 人员推广全国环境保护专家 2015.5-2016.7 直接邮寄 2015.5-2016.7 公共关系 2015.5-2016.7 相关活动备注直接与目标市场客户建立联系，长期跟踪国内外专家、环保企向目标客户邮寄展会宣传资料，增业强印象建立良好的社会形象和经营环境，北京市扩大展会的影响北京市注意信息及时反馈和收集依赖于客户数据库的完整性和准确性着眼与展会的形象和长期发展扩大展会知名度表 9 展会宣传推广进度计划表时间宣传推广组合宣传推广措施计划达到的宣传推广效果迅速提高论坛的知名度，同时向新闻发布会、合作报纸与网站的公众告知将有这样的一个论坛要报道举办有针对性地开展宣传，联系重要同类型论坛合作、人员拜访观众公共关系活动、户外大型活动、扩大论坛的社会影响，建立良好新闻发布会形象 2015.5-2015.5 专业媒体+大众媒体 2015.6-2016.6 同类型论坛宣传+专业推介 2015.5-2016.6 相关活动+专项宣传+大众媒体 2015.5-2016.6 相关活动+专项宣传重要客户跟踪拜访、户外活动 2016.5-2016.7 专业媒体+大众宣传新闻发布会、合作报纸与网站的短时间内形成轰动效益，吸引更报道、大规模平面广告轰炸多的社会关注 18 扩大知名度 (七)展会宣传媒体策略和效果表 10 展会宣传媒体策略和效果表论坛阶段运用媒体策略效果报纸、杂志、电视、广播等各类媒体广告公关活动论坛前期进行口碑营销提高知名度和美誉度新闻发布会通过各种媒体发布展会过程新闻论坛中期引起注意力，扩大知名度，吸引客户增加媒体报道、增加美誉度。吸引客户提升展会权威性，吸引客户了解论坛动态，进一步扩大知名度建立官方微博，及时发布论坛信息，设立扩大知名度，形成影响力讨论组。相关活动的举办活跃论坛气氛，增加人气总结性新闻的发布吸引下届参赞商纪念明信片和会刊的邮寄与此次参与的客户保持良好的沟通论坛后期二．论坛运作与营销 (一)营销方案 1.票务管理 (1)论坛票源论坛共有 1300 席座位，根据位置不同分为至尊席尊贵席贵宾席嘉宾席四类，分别票数为 30 席 90 席 500 席 680 席 (2)论坛票价 ①至尊席 2980 元/位：核心席位，极少量，主要为赠送领导及主赞助商 ②尊贵席 1980 元/位：前排坐席，少量 ③贵宾席 1480 元/位：中间席位，主要票源，零售以及回馈赞助单位 ④嘉宾席 1280 元/位：后排席位，主要票源，零售以及批量团购票以上票源除至尊席不出售外，其余票源均可出售，1-4 张不设零售， 19 5-30 张暂行买 5 赠 1 的政策。 (二)赞助方案商业赞助是一种高端的商业营销模式，赞助营销越来越多的成为知名品牌、企业、商家树立商业形象、宣传企业文化、推广品牌的首选途径。通过赞助与目标客户相关联的大型社会活动，作为提升自己品牌的有效推广媒介。通过赞助高档次有影响力的活动可以很好的树立赞助商的公众品牌形象，提高企业品牌形象，赢得更多客户对贵公司的产品，服务的认可与信任，促进企业蓬勃持续发展。 (三)赞助商品牌体现 1.媒体权益体现 (1)高效传播平台带来超值广告投放效果。赞助商标识或企业名称将会出现在高峰论坛对外推广形象广告的显著位置。 ①论坛期间全部含有赞助商标识信息的广告投放价值总计为 400 万元人民币。 ②投放范围覆盖全国一、二线城市；投放类型覆盖财经、旅游、都市类等行业媒体。 *首席战略合作媒体 21 世纪报系(主力阵容包括 21 世纪经济报、理财周报、21 世纪商业评论、商务旅行、中央人民广播电台经济之声) 媒体类别财经、行业期刊财经类报纸、媒体知名网络、电视媒体户外流媒体媒体名称世界经理人、第一财经周刊、汽车观察、汽车商业评论、21 世纪商业评论、商务旅行 21 世纪经济报、第一财经日报、经济观察报、中国经营报、CHINA DAILY、华尔街日报亚洲版、北京商报、新京报、华夏时报新浪网财经频道、腾讯网财经频道、搜狐网财经频道、和讯网、金融界网路透社中文网、网易商业频道 CCTV-4 广告时段、环球企业家杂志网航美传媒(机场视频广告区域)、华视传媒(北京、广州地铁) 20 (2)高效传播平台带来超值品牌推广效果 ①活动后期报道。赞助商标识或企业名称；赞助商参与对话的高层姓名、图片、对话内容将会出现在高峰论坛后续报道中。传播覆盖大陆、港澳台、东南亚、欧美地区，七大传播渠道、数十家媒体。 ②部分后续传播媒体名单电视媒体：央视新闻报道、北京电视台及其他上星卫视电视台、第一财经频道、中央人民广播电台平面媒体：环球企业家、中国企业报、北京晚报、北京商报、中国青年报、竞报、国际金融报、经济参考报、中国现代企业报、中国知识产权报、农民日报、财富时报、上海证券报、投资者报、证券日报、中国妇女报、中国信息报、中国质量报、财智领袖、首席财务官、东方企业文化、新经济导刊等(近百家) 通讯社：新华社、路透社等网络媒体：新浪、腾讯、和讯、路透中文网、金融界、搜狐、人民网、激动网、网易、百度财经专题报道：本刊网站、新浪财经、和讯、腾讯、搜狐、激动网海外传播：新华美通 2.现场权益体现（1）请柬背面可刊登赞助商 Logo 或广告；（2）门票背面广告位；（3）会场内提供最佳展示位置为赞助商充分展示产品与品牌，电视墙循环播放赞助商宣传片；（4）会刊广告页面，会刊出现出席赞助商领导简介，赞助商资料入袋或资料袋赞助商 logo 体现； 3.专场定制设计（1）整场分论坛为贵公司专门设计，配合贵公司宣传风格进行布置（2）会场内外摆放宣传材料 21 （3）入场循环播放贵公司宣传片（4）具体论坛设计将与贵公司相关负责部门协商确定 4.现场示意图大宴会厅 A 位置 1 层；面积 1620 平方米；如图 1 所示： 22 图 1：展厅 1-位置 1 层面积 5500 平方米 23 24 5．合作方式 25 26 27 三、展会宣传活动预算项目价格(元) 户外 560,000 报纸杂志 48,000*12=576,000 新闻发布会 10,000 海报设计 2,000 邀请函印刷及邮寄 30,000 问卷调查人员费用 5,000 宣传总计 1,183,000 28 第四章会议相关活动安排一、开幕式 (一)活动时间及地点活动时间：2016 年 7 月 9 日活动地点：北京国际会议中心 (二)活动流程时间活动地点人员 7：20-7：30 人员集合大宴会厅 A 所有工作人员 7：30-8：10 现场布置大宴会厅 A 物资设备负责人前期 8：20-8：50 设备调试宴会厅 A 技术员准备 8：00-8：25 接待来宾大宴会厅 A 礼仪、公关部 8：25-8：55 来宾就位大宴会厅 A 礼仪、公关部 8：50-9：00 所有工作确认大宴会厅 A 所有工作人员 9：30-9：35 市政府领导致词大宴会厅 A 主持正式 9：35-9：40 行业协会领导致词大宴会厅 A 主持开始 9：40-9：45 展览公司领导致词大宴会厅 A 主持 9：45-10:10 剪彩仪式大宴会厅 A 主持、礼仪活动 10:20-10:50 接待领导大宴会厅 A 礼仪、公关部收尾 10:50-11:30 现场整理大宴会厅 A 物资设备负责人 (三)参加人员政府机构领导，知名环保企业家，环境经济学专家、学者等近 1300 位业内人士 29 (四)主持人 1. 主持人介绍到场领导和嘉宾； 2. 展会主办人员代表介绍本次论坛的目的及意义； 3. 市领导致辞，介绍北京发展状况，介绍未来归划。 4. 行业代表介绍环境经济内涵与发展情况及世界前沿资讯； 5. 北京市领导宣布 2016 年世界环境经济高峰论坛开幕，并进行剪彩仪式。 6. 领导及嘉宾进场参观开幕式，开幕仪式结束。 (五)注意事项 1. 安全问题：做好安全防御设施，防止误伤观众。 2. 场控问题：仪式现场要控制好现场气氛和秩序 3. 卫生问题：注意现场卫生环境 4. 设备问题：有一个人专门负责备用设备二、环境经济技术成果展示会 (一)展览会简介论坛地点：中国·北京·国家会议中心论坛时间：2016 年 7 月 8-10 日展会主题：让世界变成绿色有你有我有中国时间：2016 年 7 月 8-10 日地点：国家会议中心展厅 1 (二)主办单位国家环境保护总局，北京市人民政府，国家会议中心 (三)承办单位国家会议中心 30 (四)特别支持单位北京澳加源巨龙国际文化发展有限公司，北京状元龙有限公司，上海齐鼎餐饮集团支持媒体：《中国科学报》《中国生物工程杂志》《乳业科学与技术》《食品科学》食品伙伴网食品商务网制糖产业网中国饲料原料网中国制药技术在线、中国发酵工业网、中国食品设备网、中国饲料机械网、中国提取浓缩网、中国过滤设备网、中国水处理设备网等专业观众来源：届时将邀请食品、饮料、医药、饲料、生物发酵、糖果、酿酒、乳制品、糕点、保健品、功能性食品、食品添加剂、食品配料、方便食品和半成品、奶类食品、休闲食品、罐头、火腿和香肠、食醋、粮油加工、冰淇淋和甜点、面食加工、化妆品、日化、造纸、皮革、洗涤、纺织、涂料化学试剂等行业的生产企业代表及国内外贸易组织、研究所和大学、科研机构相关专家学者参加此次展会。参展范围： 1.清洁机械与设备。工商用高压冷(热)水清洗机、管道清洗机、工业吸尘器、中央集尘系统、工业除尘器、自动洗地机、高空作业平台、扫地机、单擦机、抛光机、吸水机、吹干机、商业吸尘器、中央真空吸尘系统; 特种清洗技术及设备：超声波清洗设备、激光清洗设备、干冰清洗设备、高压饱和蒸汽清洗设备、智能及机器人清洗设备、超高压清洗机等。 2.节能技术与设备。合同能源管理、工业节能(节电、节油、节气、节水、节煤装置及设备)、建筑节能(节能墙体材料及设备、屋面系统材料、采暖、供热设备及通风系统、节能门窗及钢结构、建筑节水品)。 4.市容环卫专用设备。各种地下管道的疏通、道路维护的设备及服务、垃圾收集压缩设备、移动厕所、垃圾箱等及其专用设备消耗材料。市容环卫作业和处理技术：城市生活垃圾收运、处理及资源化技术、大件垃圾处理技术、有毒有害废弃物处理技术、填埋技术、焚烧技术、生物化学处理技术、堆肥技术、垃圾中转运输系统技术等。 5. 水处理技术与设备。水(饮用水)与废水处理(物理，化学，生化工 31 艺)。 6.空气污染防治技术与设备。新能源技术与设备、循环经济及资源再生综合利用。 (五)参展费用 1. 标准展位国内企业 RMB 7800 元/展位，国外企业$ 2000 元/展位 2.光地国内企业 RMB 780 元/㎡，国外企业$ 200 美元/㎡(36m²起租) 标准展位 3m×3m，三面围板、企业楣板、一桌两椅、射灯二支、 220V 电源插座(仅限用于照明，如有大功率用电，须向展馆交费申请接入专线)。光地只提供相应面积的场地，不包括任何配套设施，如有需要，另行租用。若参展企业搭建特装，须向展馆另行交纳特装管理费。 (六)专业网站及杂志阿里巴巴、中国清洗信息网、清洁网、慧聪清洁网、Scrap、中国水网、流程工业、中国水工业网、高工在线、中国固废网、电力环境保护、中国环保设备展览网、中国环保网、谷腾环保网、工业资源网、制造资源网、环球贸易网、《亚洲环保》《节能与环保》《清洗世界》等。 (七)会刊广告将帮助您在展会后找到客户！除在大会期间广为发送外，还通过各种相关渠道发送给未能前来参观展会的各地专业人士，他们可利用会刊迅速查找联络方法与服务内容。会刊价格为： ◇封面￥25000 元 ◇封底￥20000 元 ◇封二￥18000 元 ◇扉页￥18000 元 ◇封三￥15000 元 ◇彩色内页￥6000 元 ◇黑白页￥3000 元 ◇公司简介￥1000 元注：会刊尺寸 142mm(宽)×210mm(高) 32 (八)额外宣传机会序号项目价格(元) 备注 1 参观券 50,000 50,000 张 2 手提袋(独家) 60,000 20,000 个 3 充气拱门 12000 展期内 4 参观吊带 60,000 30000 个 5 展位图标识 30,000 10000 个 6 室外空飘气球 5000 展期内三、会场布置 (一)签约台暗红色平绒铺底，上放小型鲜花、桌签、签约台安排主持人席，并配话筒，台前放绿色小型盆景。台前两侧放大型花篮；横幅制作、桌签、会场内摆放鲜花、贵宾胸花、香槟酒及酒杯、礼仪小姐(需 50 位礼仪小姐：20 位贵宾签到、佩戴胸花，30 位引导签约人签约、摆放签约夹。)； (二)其他 ①安排礼仪小姐 30 名，负责迎宾、导引、签约文本交换等工作； ②6 月 20 日前落实签约文本及人员； ③安排迎候签到及签到册； ④确定主持人和领导讲话； (三)注意事项 1.会前检查 ①会议桌椅及台面的检查：桌椅摆放是否符合标准、纸、笔、水摆放是否符合标准；会议桌椅上无垃圾、污迹；台面干净、整洁。 33 ②会议设备检查：提前半个小时开启会议有关区域的照明设备，确保全部正常使用；提前半个小时开启会议有关区域的空调，保持温度 20 度左右；提前一个半小时调试会议使用的音响、话筒、投影仪等设备能否正常使用，如有故障及时通知动力部进行修理。 ③工作台检查：复核会议通知单的所有要求；检查工作台里的茶包、水壶、开水是否充足。 ④卫生检查：清洁地面卫生，确保地面无垃圾、污迹；清洁会议用的仪器、设备的污迹和浮灰；卫生间洗手台摆放鲜花，并粘贴节约用水标示。 ⑤其它的检查：检查横幅的摆放及内容，确保悬挂对称、内容无错误；检查“签到处”、“请赐名片”的标牌，签到本的摆放是否标准、正确；检查告示牌，确保内容无误。告示牌表面干净、明亮。 ⑥人员安排：会议服务人员提前半小时站立门口，迎接客人到来；音响控制人员提前半小时到达音响室做好准备，播放背景音乐。 2.自助餐 ①会议用餐指导思想。会议代表来自不同的地方，就是同一个地方的代表，饮食口味也各不相同。针对这些情况，我们拟定采用自助餐的用餐方法。自助餐的优点，一则在菜式方面可以按排多样化，这样会议代表在进餐时就可随意挑选自己喜爱的食品。二则一人一套餐具、选菜采用公用餐具，卫生、方便、不易发生就餐人员之间的疾病传染。三则大家吃多少挑多少，浪费小，成本低。四则用餐时间集中，用餐时间比较短，特别是中午会议代表需要休息。 ②会议自助餐菜点结构。冷盘菜；汤类；热菜类；主食类；甜点类；水果类；饮料类。 ③会议自助餐菜单的确定。在计划自助餐会菜单时，要事先和会议方确定会议代表们大体上所喜欢的菜品类别，提供一定数量的多种类的菜品。首先加入几道本酒店特色菜，以便代表们领略酒店特色，然后根据会议方提供的会议代表的 34 口味特点而定。 ④会议自助餐制定菜点注意事项 a) 根据会议自助餐的主题和客人组成，拟订自助餐会食品结构及比例。自助餐菜单要创造出特色，具有一定的主题风味。 b) 根据自助餐消费标准，开列各类菜点食品名称。开列每道菜点所用原料，核算成本进行调整平衡，确定菜点盛器，规定装盘及盘饰要求。 c) 选用能大批量生产且数量和质量下降度较小的菜式品种；热菜尽量选用能加热保温的品种；尽量选用能反复使用的食品。选用较大众化、大家喜欢的食品，避免使用口味过分辛辣刺激的或原料很怪异的菜式。 3.菜肴的内容各种自助餐虽然表面看没什么大的差别，但实际上还是各有不同的。根据标准的不同，档次也有很大的不同。但一般自助餐的布置、用料及菜品的种类大多是西餐中的焖、烩、煮类菜肴，再配上些沙拉、面包、甜点、饮料作为辅助。头盘为开胃品。基本上是具有特色风味的咸、酸为主的菜。第二道菜是汤。包括浓汤茸汤和清汤。第三道菜一般为鱼类菜肴，餐厅档次的高低都从这道菜开始明显体现。这里包括各种淡水鱼、海水鱼、贝类，一般档次较高的餐厅，鱼类菜肴以空运进口为多。肉禽类菜肴是第四道菜，也称为主菜。有牛、羊、猪肉，也有鸡、鸭、鹅，可煮、可炸、可烤、可焖。牛排、羊排等肉禽的新鲜度和烹调口味也好合适。蔬菜类菜肴一般安排在肉类菜肴之后，也可以与肉类菜肴同时食用，品种有生菜类，也有熟食类。还有甜点和饮品 4.自助餐台的布置自助餐台布置是根据会议用餐人数和用餐标准来确定用餐的餐厅。台面布置有条形台、方形台、U 字形台、圆形台等台型。我们只有二百人所以最好采用方形或 U 型的自助餐台。但都必须遵循以下标准。 ①菜台旁边客用餐具分类集中摆放整齐，客人取用方便； ②菜台前面客人取菜活动空间保持宽敞； 35 ③ 开餐前 10-15 分钟布置好菜台，摆放好各种菜肴； ④ 菜点摆放有凉菜，热菜，大菜和汤类三层，从外向内顺序排列，餐具逐步加托垫增高，有层次感，各类菜点疏密排列得当，热菜，汤菜加盖。 ⑤所有自助餐食及时补充，适温、适量。 ⑥ 食品和饮品均正确标记说明，标记牌洁净统一。 ⑦提供加热过的盘子取用热食，厨师能够提供即时加工服务。 ⑧自助餐服务，应强化方便客人、即事事时时要为客人着想。 5.宴会客人迎接： ①客人来到餐厅门口，迎接主动热情，接挂衣物周到。引导客人就座或到自助餐台取餐具菜点主动，细致； ②客人用餐结束，主动征求意见，递还衣物，告别客人，欢迎再次光临。 6、用餐巡视： ①客人用餐过程中自动取餐，用餐，服务员巡视，照顾客人热情，主动，客人咨询或有疑问，有问必答； ②当客人取菜后，服务员要及时的整理菜台，撤下空菜盘，及时的添加菜品，要使菜台上面的菜品始终保持丰盛、整洁、美观； ③ 自助餐台菜点随时补充，热菜保证温度，将用过的餐盘送回后台清洗； ④ 咖啡、茶或饮料应会议方要求提供并及时添加。 ⑤客人餐桌适时整理，保持干净，整洁。烟缸随时撤换。烟头不超过 3 个； ⑥客人用餐结束，主动告别，迅速清理台面，撤换餐具； ⑦2 分钟内布置好餐桌或餐位，保证后来的客人用餐方便。 7.茶歇安排茶歇的地点可以设置在大厅里，在大厅里摆放几组椅子或者沙发，及小茶几等，供客人休息聊天用，然后可以放些轻柔的音乐在茶几上面 36 放些杂志供客人阅读，茶歇可以分为中式和西式，酒店一般采用的是西式，由三部分组成：饮品，点心，和水果，饮品一般使用的是咖啡和茶，当然客人可以根据自己的喜好来选择：点心有西式的蛋糕蛋挞等还有中式的小笼包烧麦等：水果：一般 2-3 种常见的有西瓜，苹果，橙子等需要准备的物品四．宣传资料论坛宣传资料彩张，广告设计，入场券设计，赞助手册设计，会刑设计，专访人物资料编辑，横幅内容，短信内容，广告投放梯次方案，销售方案。 1.物品清单抽奖礼品嘉宾礼品论坛会刊嘉宾茶点论坛入场券学员饮水论坛宣传页论坛进度表赞助手册销售进度表论坛信封日程表论坛 X 展架咨询记录表嘉宾签字册参会确认表论坛代表证售票记录表鲜花渠道代售名录 37 第五章财务预算和支出一、收入项目收入展位收入预计销售： 1980 元/位*90/位=178200 元 1480 元/位*500=740000 元 1280 元/位*680=870400 元总计 1788600 元赞助预计 270 万元广告收入预计 100 万论坛收入预计 20 万元会刊收入预计销售 50 元/本*2000=10 万元总收入：578.86 万元二、支出项目数据展期 8320 元+11880 元 +12960+11880+4860=150000 元布展撤展：5 万展馆场地租金宣传活动费(公关活动、报纸杂志广告、户外广告、设计、网站、印刷等) 50 万元招展招商费用 80 万元展会期间活动 20 万元现场费用(地毯、标识、安全、设备租赁、接待、空调、照明等) 100 万元工作人员费用 50 万元公共活动(开幕式、邀请专家等) 20 万元会刊等资料的印刷 2 万元其他不可预计费用 10 万元总支出：226.86 万元三、展会盈利总盈利=总收入- 总支出=578.86 万元-226.86 万元=226.86 万元 38 第六章会议的危机处理一、风险分析天气变化地点管理医疗风险安全风险其他风险风险发生程度影响程度刮风下雨一般中等拿出预先准备好的遮挡物(伞)并确保会展场地和危险物品都在安全控制范围内运输风险高重要事先准备运输管理的风险应对方案污染 (噪音一般和废物) 中等设备设施一般中等紧急治疗(外一般伤受伤) 中等人群拥挤一般中等火灾一般重要预防和应对措施准备好足够的清理工具，安排专门人员负责污染处理正确管理所有设备，从而避免损坏；建立物品损坏处罚制度。预备急救箱和专门的急救医务人员；实施当场急救。禁止参展商违规占用过道；做好人流疏导工作，控制人流，确保场地安全预备标准灭火器材保证安全通道畅通；有专门的消防小组负责及时灭火与群众的疏导工作观众与工作人员发生争低吵、斗殴重要专门公关人员负责调解，解决事端；做好媒体工作，控制媒体报道。机械事故一般重要各展商需要有专门人员负责机械管理儿童走失一般中等建立走失儿童区域并好好照顾，并动用广播系统烟花一般重要控制供应商和特许经营者的烟花主要应对方案 (1)建立一个专门风险应对小组，明确分工有效控制风险的发生； (2)保险； (3)事故报告； (4)培训项目； (5)各个志愿团队的协助； 39 (6)签订合同的相关规定。二、安保工作 1.在停车场入口及停车区设岗，疏导、指引参与论坛人员的车辆进入停车位，并提醒司机将门锁好车内不留箱包等个人贵重物品，车场警卫加强对停车区域的治安巡逻，防止盗砸机动车案发生。 2.在展会入口设岗，检查展会邀请函，进行单位与人员登记，核实人员到场情况。 3.在展会现场控制现场秩序，疏导人流及时入座，注意现场的各种安全隐患，加强与当班主管的信息沟通，随时通报现场活动情况，保证展会场馆有序。 4.展会期间，治安和消防监控中心加强展场监控，对展会现场及主要出入口全程录像，通过现场监控，随时发现可疑人员或可疑情况，并及时报告当班主管到场控制处理，通过人防、技防的有机结合及时准确把握论坛的会场情况，保证论坛顺利进行。 5.一旦现场发生混乱等安全情况，调集安保人员至会场，疏散与会者们，并且根据事故严重程度由负责人处理。三、突发事件的估计、预防及应急处理方法 1.危机处理系统 (1)应急系统，最短时间掌握突发事件的发展程度； (2)管理系统，以最快的速度处理问题； (3)信息传递和反馈系统。 40 2.危机管理应对措施： (1)预警阶段：成立应急协调小组。整体来说，展会期间面临的危险分为四类：自然灾害、意外、技术故障和认为破坏。把各种紧急情况和可能发生的危险事件罗列出来，根据危险性分别评定等级，然后根据具体等级采取具体对策。 (2)处理阶段：按计划将所有人员布置到位，控制现场，控制负面影响的扩散。各方协调，保证信息渠道的畅通，及时将处理进程与结果公布于众。其中要注意的是在危机发生后，要在第一时间占据舆论的制高点，避免更多谣言滋生。首先与媒体沟通，尊重并赢得媒体的支持，采取必要的公关措施，重视网络媒体的作用。其次，有效传递信誉，在危机处理过程中显示出组会者负责人的形象，对公众坦诚。最后，尽快与上级主管部门和关键领导进行有效沟通。 3.应急预案。 (1)参会人员突病情况：应急处理及预防措施：救护组要配备应急药品和相关物品，轻者就地处置，重病者送医院。 (2)应急处理及预防措施：领导小组安排专人对进退场进行规范，按照市局(公司)应急预案要求，有序进行。 (3)捣乱滋事情况：应急处理及预防措施：禁止外来人员参加，必要时 110 报警。 (4)火灾情况：应急处理及预防措施：严禁场内吸烟，活动场内尽量不放易燃物品；现场组织人员和后勤组应密切关注场内情况，一 41 旦发生火灾，一方面启动灭火设施，并根据情况拔打火警电话。一方面与抢险救援组配合把参会人员安全疏散。 (5)停电情况：应急处理及预防措施：活动前做好场地电力、照明的排查工作；活动前要做好参会人员在停电后应保持安静，不要乱动，并通知相关人员应尽快打开应急照明设备设施。 (6)雷雨等恶劣天气情况：应急处理及预防措施：活动前要了解好相关天气状况，若出现恶劣天气，取消会议或强调交通安全。 4.注意事项： (1)参会所有人员遇突发事件事一定要冷静，果断采取措施，各小组人员要立即到位，根据各自工作职责按部就班开展工作。 (2)会议活动应急处理领导小组在突发事件发生时，要及时向参会人员传达明确信息，发布明确指令，稳定情绪，维护秩序，防止引发更大的混乱，避免不必要的恐慌和动荡，并根据事态情况，按照程序，进行逐级上报。 (3)所有事件发生后，会议活动应急处理领导小组要考虑可能引发继发性伤害问题，要妥善处置，不要激化矛盾，防止事态扩大和演化。 (4)对所有工作人员进行提前紧急预案的演练。 42