采购与招标工作手册.pdf
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依法合规 权责对等 目 录 第一部分 联系方式 …………………………………1 1 招标办主任室…………………………………………1 2 招投标管理科…………………………………………1 3 采购管理科……………………………………………1 4 开标评标室……………………………………………2 5 部门行动准则…………………………………………2 第二部分 相关概念…………………………………3 1 采购……………………………………………………3 2 政府采购………………………………………………3 3 集中采购………………………………………………4 4 分散采购………………………………………………4 5 自行采购………………………………………………4 6 指定采购负责人………………………………………4 第三部分 采购职能部门……………………………6 1 归口职能部门…………………………………………6 2 临时职能部门…………………………………………8 第四部分 采购需求论证……………………………9 1 采购类别划分…………………………………………9 依法合规 权责对等 2 为何要进行“采购需求论证”…………………… 9 3 “ 采 购 需求 论 证 ”的 主 体责 任 …… … … …… … … 10 4 “ 采 购 需求 论 证 ”的 主 要内 容 …… … … …… … … 10 5 按标段进行“采购需求论证”…………………… 11 6 采购需求(意向)公示………………………………….13 第五部分 采购申报指引……………………………14 1 采购申报原则………………………………………14 2 采购申报限额标准…………………………………14 3 采购进口产品………………………………………15 4 单一来源采购………………………………………15 5 紧急采购……………………………………………15 6 特殊方式采购………………………………………16 7 采购申报要求………………………………………16 8 申报审批图解………………………………………17 9 伴随项目的申报……………………………………19 10 综合评分法价格分值的设定………………………19 11 科研经费采购………………………………………19 12 工会慰问品采购……………………………………20 第六部分 集中采购流程……………………………21 1 集中采购方式………………………………………21 依法合规 权责对等 2 集中统一配送………………………………………23 3 集中采购程序………………………………………24 4 集中采购验收和结算………………………………27 第七部分 分散采购规范……………………………29 1 分散采购形式………………………………………29 2 分散采购验收………………………………………31 3 分散采购档案管理…………………………………33 4 分散采购结算………………………………………33 第八部分 自行采购要求……………………………34 1 低值品平台采购……………………………………35 2 定点服务管理………………………………………35 3 比价采购……………………………………………36 4 直接采购……………………………………………36 第九部分 合同及履约保证金………………………36 1 采购合同签订………………………………………36 2 履约保证金退付……………………………………37 第十部分 采购内控制度与监督……………………38 1 学校采购制度………………………………………38 2 采购内控机构………………………………………38 第十一部分 集中采购实施流程图…………………40 依法合规 权责对等 前 言 多年来，招投标办公室注重“制度上约束，程序 上规范”，做到“采管分离，横向制约”，实现了“需 求论证、采购实施、履约验收、监督审计”四环节协 调运行，实现了“采购需求、招标方案、评标策略、 合同管理”的风险规避，实现了采购管理流程的标准 化，实现了集中采购与分散采购的合理衔接。采购与 招标工作“制度化、规范化、专业化、精细化”水平 显著提升，为学校事业发展保驾护航。 为进一步做好今后的采购与招标工作，让教师员 工明晰采购规范、采购流程，我们编制了《采购与招 标工作手册》，希望以此建立起承办单位、采购职能 部门和招投标办公室之间沟通的桥梁。 非常感谢大家对招投标办公室工作的理解和支 持，本手册如有疏漏或不明确的地方，恳请批评指正， 我们将不断完善服务手段，提供更优质的服务！ 祝工作顺利，万事如意！ 2020 年 8 月 依法合规 权责对等 依法合规 权责对等 第一部分 联系方式 01 招标办主任室 办公地点：行政楼B202室 联系电话：83689711（校内6711） 02 招投标管理科 业务范围：集中采购（政府、委托、部门） 办公地点：行政楼B212室 联系电话：83200231（校内6231） 专用邮箱：ztbbgs@xzit.edu.cn 03 采购管理科 业务范围：分散采购、统一配送、网上商城采购 办公地点：行政楼B207室 联系电话：83200767（校内6767） 1 依法合规 04 权责对等 开标评标室 开标室地点：行政楼B201室 评标室地点：行政楼B206室 05 部门行动准则 把依法采购印刻在每一个人的思想上；把专业严 谨写进每一份采购文件里；把规范透明体现在每一道 程序中；把高效服务落实在工作的每一天；打造一支 专业精干、公正廉洁的采购与招标队伍。 2 依法合规 权责对等 第二部分 相关概念 01 采 购 采购是指受理承办单位（或科研项目负责人）的 采购需求，在正确的时间，正确的地点，通过正确的 方式，以正确的价格，购入正确品质的货物、工程和 服务的行为。一个采购项目一般包含六个环节： 02 政府采购 政府采购是指各级国家机关、事业单位、团体组 织和其他采购实体，为了实现政务活动和公共服务的 目的，使用财政性资金或者其他公共资源，以合同方 式取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、 委托、政府和社会资本合作、特许经营等。 3 依法合规 03 权责对等 集中采购 适用于学校单项或同批预算在10万元（含）以上 的货物、工程和服务项目采购。由招标办根据采购项 目预算委托代理机构或者进行部门集中采购。 04 分散采购 适用于学校单项或同批预算在2万元（含）以上、 10万元（不含）以下的货物、工程和服务项目采购。 经招标办审核批准，由职能部门负责组织分散采购。 05 自行采购 适用于学校单项或同批预算在2万元（不含）以 下的货物（统一配送产品除外）、工程和服务项目采 购，以及“定点服务管理”项目采购，由经费管理部 门审批，由承办单位（或科研项目负责人）负责组织 自行采购。 06 指定采购负责人 根据《徐州工程学院采购项目经办人职责及合同 签订规范》文件规定，指定采购负责人为承办单位（或 科研项目负责人）指定的做好采购项目需求论证工作 4 依法合规 权责对等 的专业负责人。负责按采购申报程序逐级上报完善的 采购申请及采购需求论证；负责采购项目答疑及现场 踏勘；负责采购文件的审核；作为采购方代表（被选 人之一）参加该项目的评审工作；负责采购项目合同 的起草，按学校合同管理办法及审计处要求签订采购 合同；具体负责做好采购项目的履约实施工作；项目 完成后及时上报职能部门，配合职能部门做好采购项 目验收及技术资料归档工作；项目验收合格后，及时 做好采购项目结算报销的审签工作；负责采购项目的 售后服务、尾款结算、履约保证金退付等相关工作。 5 依法合规 权责对等 第三部分 采购职能部门 采购职能部门包括归口职能部门和临时职能部 门，承担着学校采购项目的需求论证指导及审批；负 责分散采购项目的采购组织、采购合同的审核、采购 项目的履约监督、集中采购项目的验收组织；汇总并 上报职能范围内的采购计划；负责职能范围内分散采 购项目的档案管理等。 01 归口职能部门 教务处（教师教学发展中心）。负责教材、毕 业证书、各类课程制作、教学相关服务等项目的论证 指导及审批。 党委学生工作部（学生处、人武部）。负责学 生生活用品用具、学生服装、学生相关服务等项目的 论证指导及审批。 党委保卫部（保卫处）。负责消防器材及设施 维护、消防维保服务、安保服务、安防设施更新与维 护等项目的论证指导及审批。 科学技术处。负责科研项目成果转化、科研项 目外协加工、科研相关服务等项目的论证指导及审批。 6 依法合规 权责对等 后勤管理处（后勤服务中心）。负责修缮改造、 园林绿化、水电及消防基础设施建设、各类用房装修 改造等工程项目的论证指导及审批；各类空调、后勤 物资、餐饮用具、医疗器械及药品等货物项目的论证 指导及审批；各类物业管理、餐饮服务、电梯和中央 空调等公共设备维保、各类设施维修维护、绿化养护、 环卫服务、医疗卫生等服务项目的论证指导及审批。 基建处。负责新建基本建设工程的环境评价、 可行性论证、勘察、设计、监理服务等项目的论证指 导及审批；与工程配套的主要设备和材料等项目的论 证指导及审批。 实训实验室与设备管理处。负责教学科研仪器 设备、办公仪器设备、实训实验仪器设备、实验材料、 实验台柜、教学科研实验成品软件及软件开发、相关 服务等项目的论证指导及审批。 国有资产管理处。负责经营性资产和房产的出 租出借、资产处置、机动车辆购置、办公家具、教室 课桌椅、公寓床铺、办公用低值品采购、相关服务等 项目的论证指导及审批。 离退休干部工作处。负责离退休教职工福利、 活动用品、相关服务等项目的论证指导及审批。 7 依法合规 权责对等 工会。负责教职工福利、教职工活动、奖品用 具、相关服务等项目的论证指导及审批。 信息化中心。负责行政办公成品软件及软件开 发、多媒体教室建设（含硬件、相应的服务）、校园 信息化基础建设（含硬件、相应的服务）、校园卡系 统建设（含硬件、相应的服务）等项目的论证指导及 审批。 图书馆。负责图书期刊、报纸、数字化电子资 源、相关服务等项目的论证指导及审批。 02 临时职能部门 无法明确业务主管部门范围的采购项目，由经费 管理部门或承办单位作为采购项目的临时职能部门， 行使采购职能部门职责。 8 依法合规 权责对等 第四部分 采购需求论证 01 采购类别划分 根据《中华人民共和国政府采购法》分类标准， 采购分为三类，即货物类（A类）、工程类（B类）和 服务类（C类） 。 货物是指各种形态和种类的物品，包括原材料、 燃料、设备、产品等。 工程是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、 改建、扩建、装修、拆除、修缮等。 服务是指除货物和工程以外的其他政府采购对 象，包括政府自身需要的服务和政府向社会公众提供 的服务。 02 为何要进行“采购需求论证” 采购需求论证是指年度采购项目预算批复后，采 购活动实施前，为实现采购目标，对采购项目的采购 需求进行论证的行为。通过采购需求论证，保证采购 需求科学合理、符合实际、预算准确。采购需求论证 是采购执行的基础和关键，直接关系到采购效果，影 响采购质量。 9 依法合规 03 权责对等 “采购需求论证”的主体责任 《徐州工程学院集中采购项目需求论证和验收 管理暂行办法》规定，采购需求论证由承办单位（或 科研项目负责人）负责，承办单位负责人（或科研项 目负责人）为采购需求论证第一责任人；采购职能部 门参与、指导、并检查论证工作。进行采购申报审批 时需要提交采购需求论证报告。 预算金额在10万元（含）-20万元（不含）的采 购项目，应当组织相关专业人员进行采购需求论证； 20万元（含）-50万元（不含）的采购项目，应当组 织最少有3名专家参加的专家组进行采购需求论证； 50万元（含）以上的采购项目，应当组织最少有3名 校外专家参加的专家组进行采购需求论证；根据项目 需要，可邀请3家以上的供应商参加采购需求论证。 10万元（不含）以下的采购项目参照执行。 04 “采购需求论证”的主要内容 1、采购文件对拟参加采购活动的供应商的特定 资格条件和要求设置是否合理。 2、采购文件中拟采用的采购方式、报价方式、 评审方法和评审细则是否科学、公平、规范。 10 依法合规 权责对等 3、采购项目履约时间、供货方式、工期要求、 验收方法和标准、售后服务、付款方式及其他合同实 质性条款是否真正能够满足采购项目要求。 4、根据采购标的需要实现的功能或目标，是否 具体写明了采购标的的技术参数、质量标准及要求、 功能标准、性能标准、材质标准、安全标准、节能环 保标准、服务标准及要求等，包括采购标的的物理特 性，如“尺寸、颜色、标志”等要求，必须详细、准 确。对必须满足的技术指标，请用“*”号标注，以 便评审委员会评审打分时特别考虑。不能指向特定厂 商、品牌、物品，不得套用特定供应商的条件设定采 购项目技术标准以及含有倾向性和排斥潜在投标人 的其他内容。 （具体见“集中采购、分散采购申请表” 的附件内容） 5、家具类采购需求应尽可能明确和细化主材材 质、五金件、油漆、工艺、各部位参数等要求。楼宇 家具、实验室家具如含部分工程类项目，还必须提供 相应的布局、布线等图纸。 05 按标段进行“采购需求论证” 要合理分标 11 依法合规 权责对等 1、标的太大，有经济实力的供应商可能不多， 竞争不充分。 2、品种太多不分标，有优势的供应商可能无法 把优势发挥出来，既不能充分竞争，也达不到节约资 金的目的。 3、工期要求紧，单一供应商中标后无法按期完成。 如何合理分标 1、按采购类别(货物类、工程类和服务类)分标。 2、按不同品目分标，同一品目归为一个标；如 确需将多种品目整合为一个实现功能目标的不可分 割或不宜分割的采购项目，一定要确认，所申报的多 种品目应能由单个供应商独自提供或完成。 3、按需求分标，对有特殊要求的可单独分标。 4、按项目分标，对只有专营公司才能经销的项 目不要同其它品目归为一标。 5、按软件和硬件分别划分标段。 6、按进口产品和国产产品分别划分标段。 合理分标举例 首先把项目分成若干个可具体实施的标段，例如： “***实验中心项目仪器采购” 、 “***实验中心项目设 备采购”、 “***实验中心项目软件采购”、 “***实验中 12 依法合规 权责对等 心项目装修改造”等。采购是按一个一个具体的标段 进行的，不能按项目整体采购。应当按标段分别提交 “采购需求论证报告” 。禁止： “将进口和国产商品合 为一标”、 “将软件和硬件合为一标”、 “将仪器、设备 和装修改造合为一标” 、 “将不同品目、种类商品合为 一标”等。 无歧视性、倾向性、不合理性条款 具体采购需求最少要有三家以上不同品牌产品 能够满足要求。参数可以采取“大于等于、不低于、 相当于、不限于”等表述，禁止： “设置注册资金、 营业收入、从业人员、利润、税金等资格条件”， “将 厂家授权、厂家售后服务承诺作为资格条件”， “设定 的资格、技术、商务条件与项目实际需求不相适应或 与合同履行无关” ， “以特定区域或特定行业的业绩、 奖项作为加分条件”等。 06 采购需求（意向）公示 。 采购需求（意向）应当在采购活动开始（采购申 报）60 日前予以公示，特殊情况不少于 30 日。 13 依法合规 权责对等 第五部分 采购申报指引 01 采购申报原则 采购应遵循“先申报、审批，后执行采购”的 原则。项目申报采购前，必须先通过学校预算主管部 门财务处的预算审批，承办单位（或科研项目负责人） 必须做好采购需求论证，职能部门负责对采购需求进 行审核，承办单位（或科研项目负责人）完善相关申 报审批手续。严禁“无预算、无计划”采购，严禁“先 斩后奏”采购。 02 采购申报限额标准 学校规定，采购项目达到单项或同批预算2万元 （含）以上时，承办单位（或科研项目负责人）必须 提交书面采购申请，完善审批手续，经招标办审核批 准，分类组织集中采购或分散采购。单项或同批预算 2万元（不含）以下的采购项目（统一配送产品除外）， 由经费管理部门审批，由承办单位（或科研项目负责 人）负责组织自行采购。 14 依法合规 03 权责对等 采购进口产品 必须采购进口产品的，应进行“进口产品专家论 证” ，按要求提供“采购进口产品专家论证意见”，报 上级政府采购管理部门审批、公示。进口产品采购时， 不能拒绝符合条件的国产产品的投标。 04 单一来源采购 严格控制单一来源采购。符合单一来源采购要求 的须提供“单一来源采购方式专家论证意见”，报上 级政府采购管理部门审批、公示。 05 紧急采购 适用于单项或同批预算在2万元（含）以上，因 自然灾害和其他不可抗力事件所实施的紧急采购，以 及学校领导为完成急迫任务而批准承办单位必须采 取非常规程序先行组织的紧急采购。可由承办单位在 险情发生的特定受损范围内先行组织抢修或特定危 险范围内先行提供服务。紧急采购的项目由承办单位 在项目结束并验收合格后及时补办“紧急采购申请”， 将“情况说明、采购执行表或单一来源协商记录、采 购合同（特殊情况除外）、验收报告”等相关材料一 15 依法合规 权责对等 起报招标办审批备案。 06 特殊方式采购 。 特殊方式采购是指不能采用规定的采购方式的 特殊情形，需填写“特殊情况采购方式申批表”，经 承办单位和职能部门审核后申报，一般项目由招标办 审批，重大项目提交学校采购工作领导小组审定。 07 采购申报要求 所有采购申报、采购执行等相关表格请从招标办 网站“服务指南”栏目下载使用，填报“集中采购、 分散采购申请表” 、 “紧急采购申请表”或“统一配送 采购申请表”等，完善相关审核、审批手续，连同“采 购需求论证报告”报招标办审批；同时将电子稿发送 到招标办专用邮箱ztbbgs@xzit.edu.cn。 提示：集中采购的工程类项目需要提供经审计处 优化审核的工程量清单、图纸及控制价格。 “采购需求论证报告”提交后，承办单位不得擅 自更改；若确需调整或补充，需按原申报程序重新申 报，采购周期顺延。 16 依法合规 08 权责对等 申报审批图解 采购申报审批流程（一） 总价< 2 万元，承办单位（或科研项目负责人） 填写“自行采购”备案表 经费管理部门负责人审核、审批 承办单位（或科研项目负责人） 自行采购 注：统一配送产品除外，不能自行采购。 17 依法合规 权责对等 采购申报审批流程（二） 总价≥ 2 万元，承办单位（或科研项目负责人） 填写“集中采购、分散采购”申请表 经费管理部门负责人审核、审批 职能部门负责人审核 财务部门审核 否 总价≥5 万 元 是 经费管理部门的分管（或联系）校领导审批 总价≥10 万元的工程项目 否 是 审计处优化审计 招标办审核审批采购方式 总价<10 万元 总价≥10 万元 目录内、限额上 政府集中采购 分散采购 职能部门 目录外、限额上 委托代理采购 18 目录内（外） 、限额下 部门集中采购 依法合规 09 权责对等 伴随项目的申报 一个项目既包含工程又涉及货物和服务，能严格 区分的应按照类别申报；具有伴随关系的不可分割的 类别可以合并申报。如某实验室维修改造项目涉及三 项内容：60万元的维修改造施工、与维修改造工程有 关的40万元的工程货物、与维修改造工程无关的50 万元的仪器设备购置，则60万元的维修改造施工和 40万元的伴随工程货物合并后按工程类项目申报， 50万元的仪器设备购置按货物类项目单独申报。 10 综合评分法价格分值的设定 采用综合评分法时，货物类项目的价格分值比重 为30%至100%，服务类项目的价格分值比重为10% 至 100% ， 工 程 类 项 目 的 价 格 分 值 比 重 为 70% 至 100%。综合评分法中的价格分统一采用低价优先法 计算，即满足采购文件要求且报价最低的投标人的价 格为评分基准价，其价格分为满分。 11 科研经费采购 使用科研经费采购科研仪器设备（统一配送产品 19 依法合规 权责对等 除外），50万元（含）以上由招标办委托代理机构代 理采购，项目负责人可以在政府采购评审专家库外自 行选定相应专业领域的评审专家；对于独家代理或生 产的仪器设备，由项目负责人完成单一来源论证后可 以采取单一来源方式采购；对科研急需（须项目管理 部门和采购职能部门认定）的设备和耗材，达到招标 限额的（100万元及以上），采用特事特办的采购机 制，缩短采购周期。 12 工会慰问品采购 由校工会负责的面向全校会员的采购项目，经招 标办审核批准，按预算金额分类组织采购；由分工会 负责的节日慰问品采购，经校工会审批，由分工会负 责组织自行采购。校工会和相关部门、学院对经费使 用承担监督、指导、审核与管理职能。 20 依法合规 权责对等 第六部分 集中采购流程 01 集中采购方式 招标--适用情形：采购需求完整、明确，能够 确定详细规格或者具体要求，采购时间能够满足采购 人需要的采购项目，应当采用招标方式采购。 自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标 文件截止之日止，一般不得少于20日，符合下列情形 之一的，可以适当缩短，但不得少于十日：1、采购 技术规格统一、现货货源充足、价格透明的产品；2、 废标后不改变资格条件和采购需求再次招标的；3、 已公开的采购意向包含具体采购需求的；4、国务院 政府采购监督管理部门规定的其他情形。 招标项目采用最低评审价法（或综合评分法）。 竞争性谈判--符合下列情形之一的，可以采用 竞争性谈判方式采购：1、技术复杂或者性质特殊， 不能预先确定详细规格或者具体要求的；2、需要通 过谈判确定项目设计方案、解决方案或者协商合同风 险分担方式的；3、采用招标所需时间不能满足用户 紧急需要的；4、不能事先计算出价格总额的。 21 依法合规 权责对等 从谈判公告开始发出之日起至投标人提交投标 文件截止之日止，不得少于3个工作日。 竞争性谈判项目采用最低评审价法。 询价--符合下列情形之一的，可以采用询价方 式采购：1、货源充足的现货；2、规格、标准统一的 货物；3、简单的服务和工程。 从询价公告开始发出之日起至投标人提交投标 文件截止之日止，不得少于3个工作日。 询价项目采用最低评审价法。 单一来源采购--符合下列情形之一的，可以采 用单一来源方式采购：1、公开竞争后没有供应商参 与竞标或者没有合格标，以及竞标供应商或者合格标 只有一家的；2、发生了不可预见的紧急情况不能从 其他供应商处采购的；3、特殊领域的课题研究，需 要委托该领域具有领先地位的学术机构或者自然人 开展研究的；4、采购艺术作品或者邀请具有特定专 业素养、特定资质的文化、艺术专业人士、机构表演 或者参与文化活动的；5、采购原型、首项货物或者 服务；6、因清算、破产或者拍卖等，仅在短时间内 出现的特别有利条件下的采购；7、必须采用不可替 代的专利、专有技术的；8、公共服务项目具有特殊 22 依法合规 权责对等 要求，只能从唯一供应商处采购的；9、必须保证原 有采购项目一致性或服务配套的要求，需要继续从原 供应商处添购，或者需要向原供应商采购工程，否则 将影响施工或者功能配套要求；10、其他依法只能从 唯一供应商处采购的。 符合条件的单一来源采购需要进行单一来源论 证并公示，公示期不得少于5个工作日。 框架协议采购--符合下列情形之一的，可以采 用框架协议方式采购：1、采购数量、采购时间不确 定的小额度、多频次采购项目，确需要多家供应商承 担的；2、集中采购目录内项目实行协议供货和定点 采购的；3、面向社会公众提供的公共服务项目，需 要多家供应商提供服务供服务对象选择的；4、国务 院政府采购监督管理部门规定的其他情形。 02 集中统一配送 “台式计算机、便携式计算机、打印机、复印机、 分体式空调、通用办公软件”，以及“办公家具”等 “通用资产配送管理”产品采购，不论金额大小、数 量多少，集中统一配送。对“台式计算机、便携式计 算机”有特殊需求的，须进行特殊配置论证，经审核 23 依法合规 权责对等 批准后，一并纳入统一配送管理。单位和个人不能自 行采购统一配送产品。 03 集中采购程序 货物和服务类采购程序 1、招标办受理采购任务，并将采购任务分派至 业务科室；业务科室根据采购任务进行立项并确定采 购项目经办人； （一般为1个工作日） 2、采购项目经办人和承办单位指定采购负责人 沟通，编制采购方案并报部门负责人审批； （一般为1 个工作日） 3、采购“进口产品”和使用“单一来源方式” 采购的须报上级政府采购管理部门审批；(一般不少 于10个工作日) 4、采购项目经办人根据经批准的采购方案，编 制采购文件并会签（会签人员：招标办采购项目经办 人、招标办负责人、承办单位指定采购负责人、审计 处业务负责人） ；（不少于3个工作日） 5、发布采购公告和采购文件，采购文件答疑， 选取评审委员会成员； （招标方式不少于20日，其他 方式不少于5个工作日） 24 依法合规 权责对等 6、接受投标报名，组织开标、资格审查和评审； （一般为1个工作日） 7、发布评审结果公告； （一般为3日） 8、发出中标通知书； （一般为1个工作日） 9、承办单位与中标人签订中标项目合同；（15 日内） 10、需要重复采购的类似项目，如果一年内已经 进行过采购，在该项目市场价格相对稳定的情况下， 可采取“跟标”的形式直接进行谈判或单一来源方式 采购。 采购周期一般为15至35个工作日。 工程类采购程序 1、招标办受理采购任务（10万元及以上的工程 类项目须经审计处提前优化审计，提供图纸、清单及 控制价；10万元以下签署结算审计意见），并将采购 任务分派至业务科室；业务科室根据采购任务进行立 项并确定采购项目经办人；（一般为1个工作日） 2、采购项目经办人和承办单位指定采购负责人 沟通，编制采购方案并报部门负责人审批； （一般为1 个工作日） 3、施工单项合同估算价在400万元及以上，重 25 依法合规 权责对等 要设备、材料等货物单项合同估算价在200万元及以 上，勘察、设计、监理等服务单项合同估算价在100 万元及以上，由招标办委托代理机构报建设主管部门 招标，职能部门派专人全程跟踪、实施项目；(不少 于10个工作日，以获批时间为准) 4、采购项目经办人根据经批准的采购方案（不 含经建设主管部门招标的项目），编制采购文件并会 签（会签人员：招标办采购项目经办人、招标办负责 人、承办单位指定采购负责人、审计处业务负责人）； （不少于3个工作日） 5、发布采购公告和采购文件，采购文件答疑， 选取评审委员会成员； （招标方式不少于20日，其他 方式不少于5个工作日） 6、接受投标报名，组织开标、资格审查和评审； （一般为1个工作日） 7、发布评审结果公告； （一般为3日） 8、发出中标通知书； （一般为1个工作日） 9、承办单位与中标人签订中标项目合同；（15 日内） 10、工程项目实施过程中的变更事项，直接与审 计处联系，按学校有关规定执行。 26 依法合规 权责对等 采购周期一般为15至35个工作日。 04 集中采购验收和结算 集中采购项目验收（不论金额大小）由职能部门 负责组织，完成“集中采购项目验收报告”，验收报 告报招标办归档。如因跨年度或分阶段付款的需要， 但又不符合最终验收的要求，由承办单位（或科研项 目负责人）及时与职能部门沟通协商，先填写“项目 履约情况说明”备案，待项目验收合格后再提交验收 报告。验收时应当成立验收小组，可邀请技术人员、 相关专家、监督部门等参加；供应商应参与验收活动 （特殊情况除外） ，但不得作为验收小组成员。 集中采购项目凭“采购申请表复印件、采购合同 原件（特殊情况除外）、集中采购项目验收报告（或 履约情况说明）复印件”办理结算。 27 依法合规 权责对等 集中采购项目验收流程 项目履约完毕，具备初步验收条件 承办单位（或科研项目负责人）准备验收材料 进行预验收 完全满足验收条件后，上报职能部门 由职能部门组织项目验收 职能部门成立验收小组 完成“集中采购项目验收报告”，相关材料建档 如果项目尚不具备验收条件，但需要分阶段付 款，或者跨年度项目没能完成，均需要填写“履 约情况说明” 职能部门将“集中采购项目验收报告”或“履约 情况说明”原件 1 份报送招标办备案 28 依法合规 权责对等 第七部分 分散采购规范 经招标办审核批准的分散采购项目，由采购职能 部门负责组织实施。职能部门应当成立临时性分散采 购小组（由3人组成），组长由职能部门指定，成员包 括采购项目的指定采购负责人、指定经办人、项目负 责人、相关专业人员等。 说明：工程类分散采购项目，由承办单位按规定 程序申报，审计处签署结算审计意见，不需要提前优 化审计，在不超出预算的前提下，项目完成后进行结 算审计。 01 分散采购形式 询价采购 凡能通过“在线询价采购平台”采购的货物类和 服务类项目，首先通过平台进行在线询价采购。询价 时间自采购文件发出之日起至供应商提交响应文件 截止之日止，不得少于3个工作日；成交结果的公示 期限为1个工作日。 通过“在线询价采购平台”不能完成的采购项目， 采用由采购人和职能部门推荐合格供应商（三家及以 29 依法合规 权责对等 上）的方式线下询价采购。 谈判（磋商）采购 凡能通过“在线谈判（磋商）采购平台”采购的 货物类和服务类项目，首先通过平台进行在线谈判 （磋商）采购。 竞争性谈判采购：组织谈判的时间自采购文件发 出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止，不 得少于3个工作日；成交结果的公示期限为1个工作日。 竞争性磋商采购：组织磋商的时间自采购文件发 出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止，不 得少于10日；成交结果的公示期限为1个工作日。 单一来源采购：必须进行单一来源论证，并进行 单一来源公示，公示期自发布公示之日起不得少于5 个工作日；成交结果的公示期限为1个工作日。 通过“在线谈判（磋商）采购平台”不能完成的 项目，采用由采购人和职能部门推荐合格供应商（三 家及以上）的方式线下谈判（磋商）采购。 框架协议（准入库）采购 学校根据工作需要，招选相关项目的框架协议 （准入库）单位，由相关职能部门负责管理。在每一 个具体项目实施前，由相关职能部门制定使用规则， 30 依法合规 权责对等 在框架协议（准入库）单位中按使用规则确定。 直接采购 通过以上方式均不能完成的分散采购项目，可采 用“直接采购”，但需要提供情况说明。直接采购时 需借助于“京东慧采、苏宁云商”等市场主流网上商 城或“家乐福、易初莲花、大福源、世纪联华”等综 合大卖场价格作为比价参考，成交价不得高于网上商 城或实体店价格。 02 分散采购项目验收 分散采购项目验收（不论金额大小）由承办单位 （或科研项目负责人）负责组织，完成“分散采购项 目验收报告”，验收报告报采购职能部门归档。如因 跨年度或分阶段付款的需要，但又不符合最终验收的 要求，由承办单位（或科研项目负责人）及时与职能 部门沟通协商，先填写“项目履约情况说明”备案， 待项目验收合格后再提交验收报告。验收时应当成立 验收小组，可邀请技术人员、相关专家、职能部门等 参加；供应商应参与验收活动（特殊情况除外），但 不得作为验收小组成员。 31 依法合规 权责对等 分散采购项目验收流程 项目履约完毕，具备验收条件 承办单位（或科研项目负责人）成立验收小组 完成“分散采购项目验收报告” 将“分散采购项目验收报告”和相关材料报送职 能部门归档 如果项目尚不具备验收条件，但需要分阶段付款，或者 跨年度项目没能完成，均需要填写“履约情况说明”。 职能部门将“分散采购项目验收报告”或“履约 情况说明”原件 1 份报送招标办备案 32 依法合规 03 权责对等 分散采购档案管理 分散采购项目档案由采购职能部门负责管理，按 学校档案管理要求建档并移交保存。采购职能部门应 将“采购申请表及采购需求” 、 “分散采购执行表”或 “单一来源协商记录”、采购过程执行材料、供应商 响应材料、 “采购合同（特殊情况除外） ”、 “分散采购 项目验收报告（或履约情况说明） ”等所有申请、执 行及验收材料建档保存，包括采购项目的技术档案材 料。 同时，采购职能部门应将“分散采购执行表”或 “单一来源协商记录” 、 “采购合同（特殊情况除外） ”、 “分散采购项目验收报告（或履约情况说明）”各一 份于采购完成后及时报送招标办备案，以备组织监督 检查。 04 分散采购结算 分散采购项目凭“采购申请表复印件、采购合同 原件（特殊情况除外）、分散采购项目验收报告（或 履约情况说明）复印件”办理结算。 33 依法合规 权责对等 第八部分 自行采购要求 自行采购不是自由采购，更不是随意采购，而是 要按照学校规定的采购方式、采购程序进行，提高办 事的效率和质量，加强内部审核、监督，做好采购执 行和验收入库等相关工作。 01 低值品平台采购 为解决低值品采购管控能力和水平，学校建成并 使用了“一站式低值品采购平台” 。根据学校资产管 理相关规定，能在低值品平台采购的商品，首先在平 台采购。 02 定点服务管理 《徐州市政府集中采购目录》内的“定点服务管 理”项目采购，包括“车辆维修和保养服务、会议服 务、印刷和出版服务、住宿和餐饮服务、保险服务”， 以及学校规定的定点服务；不论金额大小、数量多少， 统一纳入定点服务管理，按徐州市政府采购结果和学 校选定结果执行。 34 依法合规 03 权责对等 比价采购 比价是指采购人向符合资格条件的三家（含）以 上的供应商发出采购标的比价函，要求供应商一次报 出不得更改的价格，采购人根据符合要求的原则，选 择价格低的作为成交供应商的采购方式。承办单位 （或科研项目负责人）应当先咨询相关职能部门，优 先从框架协议（准入库）单位进行比价采购。 04 直接采购 通过以上方式不能完成的采购项目，可采用“直 接采购”。直接采购可选择“京东慧采、苏宁云商” 等市场主流商城采购。如选择其它“集市采购”，应 在“家乐福、易初莲花、大福源、世纪联华”等综合 大卖场及各类专业易耗品、配件等细分集市采购。 自行采购项目的验收、档案管理由承办单位（或 科研项目负责人）负责，不得伪造、销毁，以备检查。 自行采购项目的报销按学校财务处规定办理。 35 依法合规 权责对等 第九部分 合同及履约保证金 01 采购合同签订 中标（成交）结果公示结束后，承办单位（或科 研项目负责人）的指定采购负责人，按合同归口管理 部门审计处要求进行合同起草，并按照学校合同管理 办法规定分级审核签订采购合同。 采购合同签订流程 学校（甲方）合同承办人（指定采购负责人） 按合同范文起草合同 合同承办人将合同电子文本通过合同管理系统提报合同 管理办公室审查 相对（乙方）承办人（委托代理人）确认合同 合同承办单位负责人初步审查合同 合同归口管理部门负责人审查合同 一般合同（小于 50 万） 合同承办单位分管校领导审查合同 重要合同（大于 50 万） 学校主管校长审查合同 重大合同（大于 100 万） 合同签订 职能部门将合同原件 1 份报送招标办备案 36 依法合规 02 权责对等 履约保证金退付 2019年12月31日以前经招标办组织实施的集 中采购项目，项目验收合格以后，中标人凭职“验收 报告”及“履约保证金收款收据原件”，经招标办审 核盖章后，到学校财务处办理退还手续（不计利息）。 2020年1月1日以后经招标办组织实施的集中采 购项目，待合同标的履约完成、验收合格、合同期限 结束（或服务期结束）后30日内一次性无息退还（凭 “履约保证金退付申请书”及“收款收据原件”到学 校财务处办理退款手续）。如果中标人不履行合同约 定的义务，未能完全履行合同规定的义务或其履行不 符合合同的约定，招标人有权扣除履约保证金取得补 偿。 若履约保证金收据原件丢失，须携带以下材料到 财务处办理退款手续： （1）由中标单位出具的未收到 我单位履约保证金退款的证明（加盖财务专用章及单 位公章）； （2）由中标单位开具相应金额的收款收据， 加盖财务专用章； （3）中标单位业务办理人员携带中 标单位加盖公章的介绍信、身份证复印件。 37 依法合规 权责对等 第十部分 采购内控制度与监督 01 学校采购制度 采购前 《徐州工程学院集中采购项目需求论证管理暂行办法》 （徐工院国资发[2016]2 号） 《徐州工程学院采购管理办法》（徐工院国资发[2016]3 号） 《徐州工程学院采购实施细则》 （徐工院国资发[2017]3 号） 《徐州工程学院关于对部分资产实行统一配送管理的规定》 （徐工院国资发[2017]5 号） 《徐州工程学院网上商城采购试行办法》 （徐工院国资发[2016]1 号） 采购中 徐州工程学院采购内控管理文件制度 《徐州工程学院集中采购项目履约保证金管理办法》 （徐工院国资发[2017]2 号） 《徐州工程学院关于常规办公耗材集中采购的规定》 （徐工院国资发[2017]1 号） 《徐州工程学院采购评审专家管理暂行办法》 （徐工院行发[2015]57 号） 《徐州工程学院集中采购项目标书及服务费收取标准》 （徐工院国资函[2017]1 号） （部门标准） 《徐州工程学院集中采购评委选取原则及评审费发放标准》 （徐工院国资函[2017]2 号）（部门标准） 《徐州工程学院采购项目经办人职责及合同签订规范》 （徐工院国资发[2017]4 号） 采购后 《关于调整采购申报限额标准和进一步做好采购工作的通知》 （徐工院招标发[2020]1 号） 《徐州工程学院集中采购项目验收管理暂行办法》 （徐工院国资发[2016]2 号） 38 依法合规 02 权责对等 采购内控机构 教务处 学工处 保卫处 科技处 十 采 后勤处 二 购 基建处 个 管 学 校 采 购 工 作 领 导 小 组 实设处 理 国资处 办 口 离退处 公 工会 室 职 能 信息化中心 部 图书馆 门 临时职能部门 招投标办公室 监察处 监 督 小 组 归 审计处 财务处 工会 39 承 办 单 位 、 科 研 项 目 负 责 人 依法合规 第十一部分 权责对等 集中采购实施流程图 招标实施流程图 招投标办公室接收《采购申请》及《采购项 目需求论证报告》 （10 万元及以上） 承办单位须按《采购项目 需求论证管理办法》要求 做好前期论证 委托采购： （50 万元及以上的货物类；20 万 部门集中采购：（50 万元以下的货物类；20 元及以上的服务类；100 万元及以上的工程类） 万元以下的服务类；100 万元以下的工程类） 编制、审核招标文件 投标人质疑； 投标人编制并 提交投标文件 发布招标公告 选取评标专家 投标报名；开标 采购方代表依法对投 标人的资格进行审查 符合性审查 资格性审查 评审委员会成员依法 按招标文件确定的评 审方法进行评审 公告期限不少于 20 日 在开标前半天或一天，节假 日等特殊情况不得早于评 审活动前 2 个工作日；评审 委员会成员为 5 人以上单 数，其中评标专家不少于 2/3 评审委员会依法对投标 人的符合性进行审查 评标 确定中标供应商；结果公示 发出中标通知书 与中标供应商签订合同；合同履约 项目验收 承办单位指定采购负 责人，凭“采购申请表、 采购合同、验收报告” 等办理结算手续 资金结算 40 拟中标供应商交纳履约 保证金 承办单位根据《合同管 理办法》规定，按审计 处要求，15 日内与中标 供应商签订采购合同； 严格按合同履约 职能部门按《验收管理办法》要 求及时对采购项目进行验收；可 以邀请参加本项目的其他投标 人或者第三方机构参与验收 中标供应商凭收据原 件，经招标办审核后退 还履约保证金 依法合规 权责对等 竞争性谈判实施流程图 招投标办公室接收《采购申请》及《采购项 目需求论证报告》 （10 万元及以上） 委托采购： （50 万元及以上的货物类；20 万 部门集中采购： （50 万元以下的货物类；20 万 元及以上的服务类；100 万元及以上的工程类） 元以下的服务类；100 万元以下的工程类） 达到公开招标数额，须经学 校采购工作领导小组审定， 报经主管预算单位同意。 采用竞争性谈判采购方式 产生方式：1、通过发布采购公告； 2、从合规的供应商库随机抽取； 3、采购人书面推荐；邀请 3 家以上 符合相应资格条件的供应商。 投标人质疑：投标人编 制并提交投标文件 承办单位须按《采购项目 需求论证管理办法》要求 做好前期论证 确定谈判供应商名单 条件：1、招标后没有（或者没有合格的） 供应商投标，或者重新招标未能成立的； 2、技术复杂或者性质特殊，不能确定详 细规格的；3、采用招标采购方式所需时 间不能满足用户需求的；4、不能事先计 算出价格总额的。 制定谈判文件 明确谈判程序、谈判内容、合同 主要条款及验收标准等 成立谈判小组 在开标前半天或一天，节假日等特 殊情况不得早于评审活动前 2 个工 作日；评审委员会成员为 5 人以上 单数，评审专家不少于 2/3 投标报名；开标 从公告发布之日起不少于 3 个工作日 采购方代表依法对投标 人的资格进行审查 经谈判小组确定最终采购 需求和最后报价的供应商 后，分别进行二次报价，按 最低评审价法或综合评分 法确定中标供应商 符合性审查 资格性审查 人的符合性进行审查 谈判 结果公示 发出中标通知书 与中标供应商签订合同；合同履约 项目验收 承办单位指定采购负责 人，凭“采购申请表、 采购合同、验收报告” 等办理结算手续 评审委员会依法对投标 资金结算 41 拟中标供应商交纳履约 保证金 承办单位根据《合同管 理办法》规定，按审计 处要求，15 日内与中标 供应商签订采购合同； 严格按合同履约 职能部门按《验收管理办法》要 求及时对采购项目进行验收；可 以邀请参加本项目的其他投标 人或者第三方机构参与验收 中标供应商凭收据原 件，经招标办审核后退 还履约保证金 依法合规 权责对等 询价实施流程图 招投标办公室接收《采购申请》及《采购项 目需求论证报告》 （10 万元及以上） 委托采购： （50 万元及以上的货物类；20 万元 部门集中采购：（50 万元以下的货物类；20 及以上的服务类；100 万元及以上的工程类） 万元以下的服务类；100 万元以下的工程类） 条件：技术简单的、货源充 足、金额较小的货物、工程 采购、服务 采用询价方式 确定被询价供应商名单 制定询价文件 投标人质疑；投标人 编制并提交投标文件 从公告发布之日起 承办单位须按《采购项目 需求论证管理办法》要求 做好前期论证 成立询价小组 投标报名；开标 达到公开招标数额，须经学校采购工作领 导小组审定，报经主管预算单位同意。 产生方式：1、通过发布采购公告； 2、从合规定供应商库随机抽取；3、 采购人书面推荐；邀请 3 家以上符 合相应资格条件的供应商。 在开标前半天或一天，节假日等特殊 情况不得早于评审活动前 2 个工作 日；评审委员会成员为 5 人以上单 数，评审专家不少于 2/3 不少于 3 个工作日 符合性审查 资格性审查 被询价的供应商一次报出不 得更改的价格，按报价由低到 高的原则确定中标供应商 询价 结果公示 发出中标通知书 与中标供应商签订合同；合同履约 项目验收 承办单位指定采购负责 人，凭“采购申请表、 采购合同、验收报告” 等办理结算手续 评审委员会依法对投标 人的符合性进行审查 资金结算 42 拟中标供应商交纳履约 保证金 承办单位根据《合同管理 办法》规定，按审计处要 求，15 日内与中标供应 商签订采购合同；严格按 合同履约 职能部门按《验收管理办法》要 求及时对采购项目进行验收；可 以邀请参加本项目的其他投标 人或者第三方机构参与验收 中标供应商凭收据原 件，经招标办审核后退 还履约保证金 依法合规 权责对等 单一来源实施流程图 招投标办公室接收《采购申请》及《采购项 目需求论证报告》 （10 万元及以上） 委托采购： （50 万元及以上的货物类；20 万元 部门集中采购：（50 万元以下的货物类；20 及以上的服务类；100 万元及以上的工程类） 万元以下的服务类；100 万元以下的工程类） 1、须进行单一来源采购论 证，经审定、审批后公示； 2、达到公开招标数额，须 经学校采购工作领导小组审 定，报经主管预算单位同意。 采用单一来源方式 公示期不少于 5 个工作日 单一来源公示 1、接受质疑并补充 论证；2、质疑成立， 采用其他采购方式； 3、无质疑或质疑不 成立，进行单一来源 协商。 采购方代表依法对投标 人的资格进行审查 协商小组与供应商商定合理 的成交价格、质量保证、服务 条款等 职能部门会同承办 单位制定协商文件， 成立协商小组 资格性审查 符合性审查 条件：1、因货物或者服务使用不可替代 的专利、专有技术、或者公共服务项目有 特殊要求，导致只能从某一特定供应商处 采购；2、发生了不可预见的紧急情况不 能从其他供应商处采购的；3、必须保证 原有采购项目一致性或者服务配套的要 求，需要从原供应商处添购。 明确协商程序、协商内容、合同主要 条款及验收标准等 在开标前半天或一天，节假日等特殊 情况不得早于评审活动前 2 个工作 日；评审委员会成员为 5 人以上单 数，评审专家不少于 2/3 评审委员会依法对投标 人的符合性进行审查 协商并编写协商记录 结果公示 发出中标通知书 与中标供应商签订合同；合同履约 项目验收 承办单位指定采购负责 人，凭“采购申请表、 采购合同、验收报告” 等办理结算手续 承办单位须按《采购项目 需求论证管理办法》要求 做好前期论证 资金结算 43 拟中标供应商交纳履约 保证金 承办单位根据《合同管理 办法》规定，按审计处要 求，15 日内与中标供应 商签订采购合同；严格按 合同履约 职能部门按《验收管理办法》要 求及时对采购项目进行验收；可 以邀请参加本项目的其他投标 人或者第三方机构参与验收 中标供应商凭收据原 件，经招标办审核后退 还履约保证金 依法合规 权责对等 竞争性磋商实施流程图 招投标办公室接收《采购申请》及《采购项 目需求论证报告》（10 万元及以上） 部门集中采购： （50 万元以下的货物类；20 万 委托采购： （50 万元及以上的货物类；20 万元 及以上的服务类；100 万元及以上的工程类） 元以下的服务类；100 万元以下的工程类） 达到公开招标数额，须经学 校采购工作领导小组审定， 报经主管预算单位同意。 采用竞争性磋商采购方式 产生方式：1、通过发布采购公告； 2、从合规的供应商库随机抽取； 3、采购人书面推荐；邀请 3 家以上 符合相应资格条件的供应商。 确定谈判供应商名单 制定谈判文件 投标报名；开标 从公告发布之日起不少于 10 个工作日 经磋商小组确定最终采购需 求和最后报价的供应商后， 分别进行二次报价，采用综 合评分法，按得分由高到低 的原则确定中标供应商 符合性审查 资格性审查 明确谈判程序、谈判内容、合同 主要条款及验收标准等 在开标前半天或一天，节假日等特 殊情况不得早于评审活动前 2 个工 作日；评审委员会成员为 5 人以上 单数，评审专家不少于 2/3 评审委员会依法对投标 人的符合性进行审查 磋商 拟中标供应商交纳履约 保证金 结果公示 发出中标通知书 与中标供应商签订合同；合同履约 承办单位根据《合同管 理办法》规定，按审计 处要求，30 日内与中标 供应商签订采购合同； 严格按合同履约 职能部门按《验收管理办法》要 求及时对采购项目进行验收；可 以邀请参加本项目的其他投标 人或者第三方机构参与验收 项目验收 承办单位指定采购负责 人，凭“采购申请表、 采购合同、验收报告” 等办理结算手续 条件：1、政府购买服务项目；2、技术复杂或者性 能特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3、因 艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量 事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的； 4、市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科 技成果转化项目；5、按照招标投标法及其实施条例 必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。 成立磋商小组 投标人质疑：投标人编 制并提交投标文件 采购方代表依法对投标 人的资格进行审查 承办单位须按《采购项目 需求论证管理办法》要求 做好前期论证 中标供应商凭收据原 件，经招标办审核后退 还质保证金 资金结算 44