茅台学院档案工作条例（试行）.pdf
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茅台学院文件 茅院发〔2018〕51 号 关于印发《茅台学院档案工作条例（试行）》 等文件的通知 各单位、各部门： 为进一步规范学校档案管理工作，学校制定了《茅台学院档 案工作条例（试行）》等文件，经校长办公会审议通过，现予以 印发，请遵照执行。 附件：1.茅台学院档案工作条例（试行） 2.茅台学院档案实体分类法及立卷规范（试行） 3.茅台学院各类档案材料归档范围和档案保管期限 规定（试行） 4.茅台学院教学档案资料管理办法及工作规范（试 行） 5.茅台学院人事档案管理办法（试行） 6.茅台学院学生档案管理办法（试行） 7.茅台学院会计档案管理办法（试行） 8.茅台学院档案安全管理暂行规定（试行） 9.茅台学院档案保密规定（试行） 10.茅台学院档案查（借）阅暂行规定（试行） 11.茅台学院电子文件归档与电子档案管理办法（试 行） 12.茅台学院兼职档案工作人员职责（试行） 茅台学院 2018 年 11 月 28 日 茅台学院党政办公室 2018 年 11 月 28 日印发 附件 1 茅台学院档案工作条例（试行） 第一章 总则 第一条 为了加强对档案的科学管理，有效地保护和利 用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管 理办法》 、 《贵州省档案条例》等法律法规，结合茅台学院档 案工作的实际情况，制定本条例。 第二条 学院从事招生、教学、科研、管理等活动直接 形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等 不同形式、载体的历史记录，均属学院档案。 第三条 学院档案实行集中统一管理、部门分类管理的 二级管理体制。人事、财务、教学档案在移交时限规定期内 由各自部门直接管理，各部门负责人为部门档案建设责任 人，各部门专（兼）职档案管理员对各自负责的档案负直接 责任。在档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有 关档案保密的法规和制度，严格保管，确保档案的完整和安 全，便于提供利用。 第四条 学院档案工作是学院重要的基础性工作，学院应 当加强管理，将之纳入学院整体发展规划。 第五条 人事档案是按照党的政策，在组织人事管理工 作中形成的，并经组织审查或认可的，记载个人经历、政治 思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待 遇等内容的文件材料，是反映个人成长历史的凭证和依据， 是学院档案的重要组成部分。因而，人事档案工作是学院组 织人事部门的重要组成部分，同时也是学院档案工作的重要 组成部分。 第二章 管理体制及基本任务 第六条 档案馆是学院档案归口管理部门，对学院档案工作 实行统筹规划、组织协调；对学院各单位档案管理工作进行 监督和指导；同时负责永久、长期保存和提供利用档案。 第七条 学院各单位须确定一名单位负责人分管本单位档 案工作，根据需要配备 1—2 名专职或兼职档案工作人员， 要保持相对稳定，统一负责本单位档案的收集、整理和移交 工作。 第八条 学院档案馆的基本任务和职责： 1.贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，负责 集中管理学院各类档案，统筹规划档案工作。 2.做好各类档案的收集、征集、整理、归档、保护工作。 3.开展档案利用、鉴定、统计工作。 4.做好计算机、光盘辅助管理档案工作，充分利用计算机 技术实行现代化管理。 5.对学院各单位立卷归档工作进行监督、检查和指导。 6.建立健全档案工作组织网络，负责对专（兼）职档案 工作人员进行业务培训和指导，加强档案干部队伍建设。 7.协助做好院史、院友通讯录的编撰工作。 8.完成学院交办的其它工作任务。 第三章 档案工作人员 第九条 学院专（兼）职档案工作人员应当遵纪守法、 爱岗敬业、忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化 知识及现代化管理技能，积极参加档案学术团体活动，努力 提高学术水平。 第十条 学院档案馆机构设置和人员编制由学院根据实际 情况确定。 第十一条 学院专（兼）职档案工作人员属档案专业技术 人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学院 教学、科研和管理人员同等待遇。 第四章 经费、库房和设备 第十二条 学院根据档案工作发展的需要，按年度安排预算 经费并单独立项。学院各单位应保证本单位档案基础工作所 需的档案装具等设备。 第十三条 根据档案工作规划及档案馆建设设备配置的要 求，加强档案库房及设备的建设，加快实施档案信息化和缩 微化管理。 第五章 文件材料的形成和归档 第十四条 学院各单位档案工作人员应按《茅台学院各类档 案材料归档范围和档案保管期限规定》要求，对档案材料进 行整理组卷、录入系统，经本单位负责人审查合格后移交学 院档案馆。 第十五条 对于个人在从事党政管理、教学、科研等活动 中形成的各类载体的档案材料，必须按规定向档案馆移交， 任何个人不得拒绝归档或据为己有。对于个人在非职务活动 中形成的重要文件材料，学院档案馆可通过征集、代管等多 种形式进行管理。对向学院档案馆捐赠档案资料者，学院予 以奖励。 第十六条 学院档案馆要注意征集与学院有关的各类档案 材料和资料。 第十七条 归档要求 （一）实行单位和科研课题立卷的单位立卷制度，由主管单 位统一归档。学院各单位均为立卷单位，分工归口立卷。立 卷人应按档案材料自然形成的规律，保持彼此之间的有机联 系，符合便于提供利用的要求，进行系统整理、组卷，并编 写页号、件号和卷号，填写卷内目录、备考表，拟定案卷标 题，注明密级，并按保管期限表拟定保管期限，经本单位负 责人审核签字后，拟制移交清单，移交学院档案馆。 （二）归档的文件材料应格式统一、质地优良、书绘工整、 声像清晰，符合规范和标准的要求。禁止用圆珠笔、铅笔书 写，禁用复写。 （三）由几个单位合作完成的项目，由主办单位立卷归档， 保存一套完整的正本，协作单位保存与自己承担任务有关的 材料。 （四）移交综合档案时，除移交纸质档案外，同时移交相应 的电子文件。 第十八条 归档时间 1.学院各单位除规定移交期限的，其它应在本年三月底 前将上一年形成的文件材料移交学院档案馆。 2.各系部毕业生学籍档案和毕业照片，应在毕业生离校 后两个月内，由各系部汇总立卷移交学院档案馆。 3.基建类档案、科研类档案和全院性重大活动形成的档 案，应在完成后的两个月内移交学院档案馆。 4.人事档案材料应在材料形成后规定时限移交学院档 案馆人事档案室。 第十九条 档案的保管期限分为永久、长期和短期。规 定原则为： 1.凡是反映学院主要职能部门活动、基本历史面貌、 各项工作、具有长远利用查考价值的档案，列为永久保存。 2.永久保存为 50 年以上，长期保存为 16 至 50 年，短期保 存为 16 年以内。 第二十条 档案的密级分为： “绝密”、 “机密”、 “秘密”三级。 第六章 档案的管理 第二十一条 学院档案馆在接收学院各单位档案时，要依据 移交清单仔细核对，并按照规定的分类编号方案进行统一的 分类、登记、编目、排列。 第二十二条 已归档的档案材料需要补充、更改时，必须 由档案形成单位的负责人审查核准，并签署意见，交学院档 案馆。 第二十三条 单位撤消、合并及有关单位人员调动时，必须 办理档案和文件材料交接手续，不得私自带走和销毁。 第二十四条 档案库房要坚固，要做好“八防”工作（即防 盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光、防磁） 。 第七章 档案的提供利用 第二十五条 学院档案馆要逐步实现档案管理现代化，努 力开发档案信息资源，积极主动做好提供利用服务工作。 第二十六条 未经学院授权或上级主管机关批准，任何组 织和个人无权公开档案。 第二十七条 查（借）阅档案时须按有关规定办理查（借） 阅手续，档案原则上不外借，特殊情况下只借复制件，外借 原件须办理特批手续，并严格限制借出时间。 第二十八条 学院各单位查（借）阅本单位归档档案，经办 人可直接到档案馆查（借）阅；查（借）阅非本单位归档档 案，须经档案形成单位同意。 第二十九条 学院各单位查（借）阅人事档案，必须按要 求办理查（借）阅手续，查（借）阅处级以上干部档案，须 经组织部负责人审批同意。 第八章 档案的鉴定和统计 第三十条 对保管期限已满，已失去保存价值的档案，须 经鉴定并登记造册，列出销毁清单，经分管院领导批准后， 指定两人进行鉴销，批准人、鉴销人都要在销毁档案清单上 签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。 第三十一条 学院档案馆要对档案的收进、移出、案卷数 量、档案利用等情况进行统计，并按上级主管部门及学院要 求进行定期的综合或专项统计分析，向上级有关部门报送档 案工作基本情况统计表。 第九章 考核、奖励和处分 第三十二条 对在档案工作中做出显著成绩的单位和优秀 的专兼职档案工作人员学院给予表彰和奖励。 第三十三条 对违反本条例，有拒绝接受档案工作监督、检 查和指导或者拒不改正违规行为的，由学院档案馆通知限期 改正；逾期不改的，学院对该单位或者直接责任人进行通报 批评。 第三十四条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，按 照《中华人民共和国档案法实施办法》规定给予处罚。 第十章 附则 第三十五条 本条例由学院档案馆负责解释。 第三十六条 本条例自公布之日起执行。 附件 2 茅台学院档案实体分类法及立卷规范（试 行） 第一部分 第一章 一、编制目的 档案实体分类法 编制说明 为了适应学院档案工作日益发展的需要，遵照《档案法》 《归档文件整理规则》，根据全国高等学校的档案实体分类， 实现学院档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范 化，达到加强学院档案和档案工作的科学管理，促进整体业 务建设的深化，充分发挥学院档案的作用，更好地为学院工 作服务，特编制本法。 二、编制原则 把学院档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，集 思想性、科学性和适用性为一体。 （一）思想性原则 学院档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排， 以国家的有关档案工作的法规标准为依据，从实际出发，突 出教学、科研档案在学院档案中的中心地位，党政管理档案 统率全局的作用，力求反映新时期学院职能活动的新情况、 新特点。 （二）科学性原则 本法规定的各项内容，既实事求是，符合学院档案工作 的实际，又遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，在理论与 实践的结合方面，符合科学性，力求有所发展，有所创新。 1．以学院全部档案为对象，按照学院档案形成的领域 范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同 的类别。 2．在充分反映学院档案的形成规律和内容、特点的前 提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性 和业务性材料集中在一起，适度注意与《中国档案分类法教 育档案分类表（即信息分类）》体系的协调。 3．类目设置相对稳定，不受偶然因素、短期行为的影 响，在较长时期内不随意改变。 4．类目排列、档号结构的确定须符合逻辑原则。充分 考虑学院档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的 不同，严格按从总到分，从一般到具体原则划分，做到各类 之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延 之和，等于上位类目的外延，同位类目之间界限清楚，不互 相交叉和包容。 （三）适用性原则 采用多元、灵活的处理方法，在强调大的原则统一的同 时，根据学院档案实际情况和发展水平，在类目设置、序列 编排、上架检索等方面灵活掌握。 为了方便掌握使用，在类目名称、档号模式、标识符号 等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。 三、体系结构 本法由编制说明和主表两部分组成。 编制说明是本法的编制目的、编制原则、体系结构、类 目设置、档号模式、标识符号以及若干重要问题的说明，是 使用本表的指南。 主表由类目、标识符号、注释等组成。 （一）一级类目的划分与标识 一级类目是学院档案实体分类的最高层位。根据学院档 案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十个 一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下： DQ 党群 主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料。 XZ 行政 主要包括行政职能部门（教务、科研、开发、基建、设 备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。 JX 教学 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。 KY 科学研究 主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的 文件材料。 CP 产品生产与科技开发 主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的 文件材料。 JJ 基本建设 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。 SB 仪器设备 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱 验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环 节中形成的文件材料。 CB 出版 主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件 材料。 WS 外事 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件 材料。 CK 财会 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件 材料。 一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一 个字母，如：“XZ”即“xing zheng”（行政）的简称。 （二）二级类目的设置和标识 二级类目是对上级类目的细分。细分的标准是根据该类 档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质， 进行设置。设置的标准，在大原则统一的情况下，学院可视 具体情况对随机类目进行选择。 二级类目的标识，采用“双位制”。如： “综合”为“11”， 其余二级类目依次层累为 12、13……99，但 10、20……等 带“0”的数字不用。 （三）三级类目的扩展和标识 在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上，由 学院根据需要和可能，自行决定是否扩展三级类目，其标识 方法与符号和二级类目相同。 四、档号的编制 （一）档号： 是存取档案的代号，排架的依据，反映学院档案的分类 体系和物理位置。 （二）档号编制的原则： 按照唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一档案部门 内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不 能随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的 双向功能。 （三）档号结构、模式和标识： 1．档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。 年度号由四位阿拉伯数字组成。 分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成， 也可仅由一级类目组成。少数扩展到三级类目者，还应把三 级类目代号包括进去。分类号究竟包含几级类目，由学院自 行掌握。比如：“党委会议记录”的分类号，由一级类目组 成者力“DQ”；由二级类目组成者为“DQ11”；由三级类目 组成者为“DQ11??” 案卷号同样有特定的含义。它是按所选择的分类号中最 下位类顺序编码。由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。 2．档号的模式。 本法规定为： 年度号十分类号十案卷号 对于库藏有多个全宗的院校，原则上应在年度号前加全 宗号。标识到文件级的，还应在案卷号后面加件号。 3．档号的标识。 采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗 号、年度号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号“一” 连结。例如：1990 年内容是学籍管理的第 23 号卷的档案， 可标为：1990 一 JXl4 一 23。 （四）档案的实体排架问题： 从维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期 限。但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下， 可将永久、长期排在前面。 本法规定的档号模式属分段开放型编号方法，学院在按 档号排架时，可根据案卷数量、自身条件，既可按一级类目 年代纵向排列，也可按年度一一类目横向排列。 五、关于实体分类中几个问题处理 （一）关于声像载体档案 声像载体档案主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、 磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。 它与纸质载体的文件材料同为高等学校档案的重要组成部 分。随着现代科学技术的发展，电化教学的普及，管理自动 化程度的提高，其数量越来越多，重要性越来越明显。从当 前高校声像载体档案归档的内容看，基本不超出十个一级类 目的范围，故暂不将它与十个一级类目并列，但由于载体和 幅面尺寸（类型）不同，保管要求不同，拟作特殊处理：按 载体类型分别单独编号排架，同时注明与相应载体档案的参 照号。其编号模式为： 年度号十声像档案代号（SX）＋载体代号（代码）＋保 管单位号 保管单位是声像档案最低限度的数量词，可以是卷、册、 盒，也可以是张、件。 例如：某中央领导同志 1990 年来校视察，照片册序号 是 23，录像带序号是 102，则可分别标引为： 1990 一 SX12 一 23 1990 一 SX13 一 102 CB15 音像出版类档案中的声像载体材料，亦依此办法处 理。 （二）关于教学类档案类目的划分 教学类档案是高校档案中数量最多的一部分。不同规 模、类型学校存在差异性，为保持其有机联系和便于管理、 利用，在二级类目的设置上采用了二种分类方案，各校根据 实际情况选择。学院只选一种，并保持稳定。 （三）关于外事档案问题 外事档案有其特殊形成规律，而且内容涉及学院工作的 各个方面，其他九个一级类目都包含有涉外内容，从维护档 案的有机联系和查找利用方便考虑，将各种涉外文件材料集 中起来，单独设立了“外事”一级类目。其中考虑到国际合 作与会议、外国留学生工作的档案数量较多，价值和重要程 度较高，有其特殊性，在二级类目中增设了“国际合作与会 议”、“外国留学生工作”。 （四）关于纳入管理的人事档案的分类编号 按 1991 年 4 月 2 日中央组织部、国家档案局联合发布 的组通字[1991]第 13 号文件，即《关于印发〈干部档案管 理工作条例〉的通知》办理，本法不另作规定。 （五）关于人物档案、教师业务档案和其他特殊类型的 档案的列类问题： 由学院根据本法的上述原则、内容、方法自行决定。 第二章 主表 DQ 党群 11 党务综合 分党委、总支、直属支部综合材料入此。 12 纪检 13 组织 14 宣传教育 15 统战 民主党派材料入此。 16 工会 妇女工作材料入此。 17 团委 学生社团材料入此。 XZ 行政 11 综合 教职工代表大会和院、系、所等单位综合材料入此。 12 人事 师资培养材料入此。 13 监察审计 14 武装保卫 15 总务 16 档案、图书、文博 JX 教学工作 11 综合 学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。 12 学科与实验室建设 专业设置入此。 13 招生 14 学籍管理 学生奖惩材料入此。 15 课堂教学与教学实践 16 学位 17 毕业生 毕业生信息反馈工作入此。 18 教材 注：此类二级类目的划分，也可以来用以下分类方法： 11 综合 12 研究生教育 13 全日制本、专科教育 14 成人教育 KY 科学研究 11 综合 科研经费管理、学术活动材料入此。 ［12］按学科或专业或项目设置类目 CP 产品生产与科技开发 11 综合 ［12］按产品种类或项目设置类目 JJ 基本建设 11 综合 ［12］按单项工程设置类目 SB 仪器设备 11 综合 [12]按仪器设备种类或型号设置类目 CB 出版 11 综合 12 报纸 13 刊物 14 书稿 15 音像 WS 外事 11 综合 12 出国（境） 国际合作与会议材料入 WS l4。 13 来校 外国留学生工作材料入 WS15．国际合作与会议材料入 WS11。 14 国际合作与会议 15 外国留学生工作 CK 财会 11 综合 12 会计报表 13 会计帐簿 14 会计凭证 15 工资清册 奖金，助学金入此。 注：“[]”代表随机符号 附：SX 声像 12 照片 13 录音带 14 录像带 15 幻灯片 16 磁盘 17 影视胶片 18 缩微胶片 第二部分 立卷规范 根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办 法》《贵州省档案条例》的要求，为了做好学院档案工作， 学院档案归档实行单位立卷制度，即各归档单位在向学院档 案馆移交档案前必须按照以下规范完成立卷工作。 第一条 学院单位立卷是指各归档单位将本年度内办 理完毕有保存价值的档案材料，按照立卷的方法和要求，立 成案卷，定期移交学院档案馆。 第二条 学院各单位要根据学院档案馆下发的全院各 类档案的归档范围，并按照档案材料产生的规律和特点，在 学院档案馆的监督、检查和指导下，由兼职档案工作人员进 行立卷归档。 第三条 院内个人在其非职务活动中形成的档案材料， 可以按征集、代管、捐赠形式进行管理，可由本人在档案部 门的指导下立卷，也可由学院档案馆在本人配合下立卷。 第四条 兼职档案工作人员应根据本单位档案材料形 成的规律、特点及归档范围，设置案卷类目、标题，将已经 办理完毕的档案材料随时归入卷内，为年终调整定卷奠定基 础。 第五条 立卷归档分工 1.学院各单位按《茅台学院各类档案材料归档范围和档 案保管期限规定》要求，负责相应门类档案的立卷，移交学 院档案馆。 2.立卷归档涉及多个单位的大类，由一个或几个主要职 能单位归口负责，其他单位密切配合进行。 3.科研档案由科研档案形成单位负责档案材料的收集、 立卷，移交学院档案馆。 第六条 案卷质量要求 1.各门类档案总的质量要求是：遵循档案材料形成的规 律和特点，保持档案材料之间的历史联系，适当考虑和区分 档案材料的不同保管价值，使案卷便于保管与利用。 2.卷内档案材料必须准确反映学院党政管理、教学、科 研等活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期 保存。 3.不同年度的档案材料一般不得一起立卷。但跨年度的 请示、报告与批复应放在复文年度立卷；跨年度的规划、计 划等放在所对应第一个年度立卷；总结、报告归入文件内容 针对的最后一个年度；预决算、统计报表等归入文件落款日 期所属年度；会议文件放在开幕年度立卷；科研、基建、设 备项目分别归入鉴定、竣工、购进年度；跨年度出版物归入 出版年度。 4.管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列。密不 可分的文件材料应放在一起归档，其排列顺序为：批复在前， 请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定 稿在前，历次重要修改稿在后；原件在前，复制件或手抄件 在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文件处理签在前， 被处理文本在后的序列装订。在充分照顾前述原则和不影响 文件的有机联系状况下，同一年度的请示与批复、函与复函 等排在一起归档，不同年度的可分别归档。排列时，上级文 件集中排在本级文件之前，下级文件集中排在本级之后；同 一事由文件按文件形成时间先后排序；不同事由的按不同事 由文件形成时间先后排序；成套性文件可集中排序，其他文 件按时间先后排序。 5.确定文件材料的保管价值，要根据学院工作需要和为 国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断： （1）凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌，对学 院、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。 （2）凡反映学院一般工作活动，在长期内对学院和社 会有参考利用价值的，列为长期保管。 （3）凡在短时期内对学院工作有参考价值的，列为短 期保管。 6.上级发来的电文，除少数直接针对本单位并要执行的 重要文件应当永久保管外，其余多数为长期、短期保管。 7.卷内档案材料要求文字材料在前，图样在后。图样按 目录或图号排列，配套的特殊载体档案材料按有关规定整 理。 8.同一内容或项目的档案材料数量多时，可分卷（分 盒） ，一般每卷不超过 200 页。当问题比较单一，文件材料 较少，可立薄卷。 9.每卷档案要求在卷内的每份文件材料首页的右上方 加盖有“全宗号、年度、分类号、卷号”的档号章，并逐项 填写；在左上角编写件号，起始号为 1，卷的最后一件是止 件号。卷内档案材料无论单面或双面，只要是书写的文件材 料，均应依次在非装订线一侧下角编页号，起始号为 1；成 卷装订的，卷的最后一页为止页号；以件为单位装订的，每 份文件做好一页为止件号。 10.每个案卷必须按规定格式逐项填写卷内目录，对文 件材料原有题名不要随意更改或简化，若原有题名无实质内 容或无题名，要重新拟定并在前后加[ ].无责任者、年、 月、日的文件材料。要考证清楚，及时补上。会议记录应概 括出主要内容。 11.卷内文件材料情况说明应填在备考表内。若无说明， 也应将立卷人姓名、检查人姓名、立卷时间写上。检查人应 是立卷单位的档案工作主要负责人。 12.案卷题名应简明确切、体式一致。一般包括主要责 任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的 名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号及名称。一般 写在卷面，不超过 50 字。 13.要去掉卷内文件的金属物，托裱破损文件，字迹模 糊的应复制且与原件放在一起，不是中文的文件材料应有翻 译件附后。 14.超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方 式进行折叠。 第七条 立卷方法 （一）党群、行政类档案及其余各类档案综合部分立卷 方法 1.“六个特征”立卷法 是指运用分类过程中揭示出来的作者、问题、名称、时 间、通讯者、单位六个具有代表意义的文件特征，从中选取 二至三个特征作为文件相互组合成卷的共同点。 2.“四分四注意”立卷法 分年度，注意文件内容针对的时间；分级别，注意本级 和上下级同级机关文件之间的密切联系；分问题，注意处理 好不宜按问题特征立卷的文件材料；分保管价值，注意立足 本单位和维护问题的完整性。 3.“一事一卷”立卷法 以一事件或一个问题为主线来组卷，凡一个问题、一次 会议、一项工作、一起案件、一种活动所形成的文件，均可 单独组合一卷。 （二）专题性、成套性档案立卷方法 专题性、成套性档案（如教学、科研、产品生产与科技 开发、基建、设备、出版档案）按阶段、结构、部件等分别 组卷。 第八条 立卷归档程序 （一）初步立卷 1.学院各单位要按照立卷类目条款将需要归档的文件 材料初步立成案卷。 2.整理组卷后，要按照各类档案要求，依顺序录入档案 管理软件系统。 （二）集中审卷 由学院档案馆负责进行审查，审查的主要内容如下： 1.文件是否收集齐全。 2.分类是否准确。 3.保管期限是否有差异。 4.卷内文件排列、编号是否合理。 5.整理、裱糊是否符合要求。 6.案卷题名是否简要揭示卷内文件的主要内容。 （三）调整定卷 对不符合要求的案卷，在学院档案馆的指导下，限期改 正后重新移交。 （四）案卷整理与编目 学院档案馆统一填写案卷封面，编制、调整档号，数据 汇总后再入库保存。 第九条 归档时间和手续 （一）学院各单位，除规定移交期限外，其它应在本年 三月底前将上一年度形成的文件材料立卷移交学院档案馆。 （二）各系部毕业生学籍档案和毕业照片（分班级）， 应在毕业生离院后，两个月内由各相关单位立卷移交学院档 案馆。 （三）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目 完成通过鉴定验收后，两个月内立卷移交学院档案馆；全院 性重大活动，应在完成后，两个月内立卷移交学院档案馆。 （四）移交和接收档案必须严格履行手续，填写移交清 单，一式三份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量， 移交时间，交接双方要签名盖章。 （五）移交纸质档案时，同时移交相应电子档案。 附件 3 茅台学院各类档案材料归档范围和档案保 管 期限规定（试行） 一、党群类 （一）党务综合（DQ11） 1.学院党的代表大会 （1）请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人 讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、简报、主 席团会议记录等文件材料 。永久。 （2）重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成 的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件 材料，30 年。 （3）讨论未通过的文件。 10 年。 2.学院党委会、党委扩大会、书记院长碰头会、总支书 记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及讨论通过的文件 材料。永久。 3.党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括 经验总结）。永久。 4.党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知。 永久。 5.以党委名义召开的工作会议材料。永久。 6.学院党委和上级党委调研、检查、巡视学学院形成的 文件材料。永久。 7.党委负责同志在学院内的重要讲话稿和参加上级召 开会议发言稿。永久。 8.党委工作简报、大事记。永久。 9.党群系统启用和作废印章的文件和印模。永久。 10.党群系统重要统计材料。永久。 11.党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、 报告、请示及批复。30 年。 12.党委保密、秘书工作的有关文件。30 年。 13.重要的群众来信来访及处理材料。30 年。 14.党委与有关机关联系、协调工作的来往文件。30 年。 15.党委、总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、 经验介绍、调查材料、会议记录和统计表、党建工作、人员 奖励及有关材料。30 年。 16.上级党组织有关党的建设的文件材料。10 年。 （二）纪检（DQ12） 1.纪检工作中形成的综合性报告、调查材料、会议记录、 统计 （1）重要的。永久。 （2）一般的。30 年。 2.纪检工作规章制度。30 年。 3.党员处分、复查材料 （1）受到警告（不含）以上处分的。永久。 （2）受到警告处分的。30 年。 4.群众来信来访及处理意见。10 年。 5.上级纪委关于纪检工作的文件。10 年。 （三）组织（DQ13） 1.学院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料。 永久。 2.院组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知。 永久。 3.副科级以上干部任免、调动、和离休报告、决定、批 复、通知等。永久。 4.副科级以上干部名册。永久。 5.党员名册。永久。 6.总支、支部改选报告、审批材料。30 年。 7.发展新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的 文件材料。30 年。 （四）宣传教育（DQ14） 1.院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结。永久。 2.反映学院重大活动的剪报及图表。永久。 3.教职工政治思想工作动态及调查材料。30 年。 4.理论学习的决定、通知、计划、总结。 30 年。 5.学院有关学生思想政治工作的决定、通知、条例、计 划、报告、总结。永久。 6.学生思想政治工作典型调查材料和统计。30 年。 7.关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件。30 年。 8.各系政治工作人员名单。30 年。 9.上级关于宣传工作、学生工作的文件。10 年。 （五）统战（DQ15） 1.学院统战工作计划、决定、报告、通告和总结。永久。 2.统战工作情况调查、典型材料、统计报表战。永久。 3.学院人大代表、政协委员名单及审批材料。永久。 4.各民主党派成员和负责人名册及有关材料。永久。 5.统战工作重要会议记录。永久。 6.台、港、澳和侨务工作材料。30 年。 7.上级关于统战工作的文件。10 年。 （六）工会（DQ16） 1.工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计。 永久。 2.教职工代表大会暨工会会员代表大会 （1）请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人 讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、简报、主 席团会议记录等文件材料。永久。 （2）重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成 的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件 材料。30 年。 （3）讨论未通过的文件。10 年。 3.表彰工会先进集体个人的材料、名单。30 年。 4.处分会员的有关材料。30 年。 5.基层工会干部名册。永久。 6.会员名册。永久。 7.妇女工作材料。30 年。 8.家属工作材料。30 年。 9.工会委员会会议记录、纪要。10 年。 10.上级有关工会工作的文件。10 年。 （七）团委（DQ17） 1.共青团代表大会、学生代表大会的文件材料 （1）请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人 讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、简报、主 席团会议记录等文件材。永久。 （2）重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成 的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件 材。30 年。 （3）讨论未通过的文件。10 年。 2.团委工作计划、报告、总结及规章制度。永久。 3.表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 （1）学院外受县级（含）以上表彰、奖励的。永久。 （2）学院外受县级以下表彰、奖励的。30 年。 （3）受学院表彰、奖励的。30 年。 4.处分团员的材料及复查材料。30 年。 5.批准入团、离团材料及名单。永久。 6.团干部名单、团员名册。永久。 7.团委会议记录。30 年。 8.学生会文件、材料。30 年。 9.学院学生组织参与的各种学会、社团的有关材料。30 年。 10.团委的有关材料。30 年。 11.研究生会的有关材料。30 年。 12.团委牵头进行的重大活动的有关材料。30 年。 13.勤工俭学、社会实践有材料。30 年。 14.上级关于团的工作文件。10 年。 二、行政类 （一）行政综合（XZ11） 1. 学院性的规章制度。永久。 2. 学院年度、工作计划、报告、总结。永久。 3. 学院长办公会、学院长书记碰头会议记录、纪要。永 久。 4.学院教育事业规划、计划及上级批复。永久。 5. 学院评估材料。永久。 6. 学院性的工作会议、专题会议文件。永久。 7. 学院领导在会上的重要讲话和参加学院外会议发言 稿。永久。 8. 院务委员会委员名单、会议记录、纪要。永久。 9. 学院向上级的请示及其批复。永久或 30 年。 10.有关全学院性工作的调查材料和经验总结。永久。 11. 年度报表及综合统计。永久。 12. 启用印章的文件及印模。永久。 13. 学院历史沿革、情况介绍。永久。 14. 学院大事记、简报、信息、动态等。永久。 15.学院史工作材料。永久。 16.上级机关、上级领导检查、视察本地区、学院工作 时形成的文件材料 （1） 重要的。永久。 （2） 一般的。30 年。 17. 群众来信来访文件材料。30 年。 18. 院友工作材料。30 年。 19. 院庆工作材料。30 年。 20. 系部统计年报及重要资料。30 年。 21. 系部会议记录、纪要、简报。30 年。 22. 系部工作计划、总结、报告。30 年。 23. 系部开展各种学术活动的文件。30 年。 24. 系部与国内单位协作的材料。30 年。 25. 学院各部门的请示及学院的批复。永久或 30 年。 26. 上级有关与学院、系部的来文。10 年。 27. 普选工作材料。10 年。 28.上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料 （1） 重要的。永久。 （2）一般的。10 年。 29. 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的 文件材料。10 年。 （二）人事（XZ12） 1. 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录。永 久。 2. 关于机构、编制规划、计划报告及上级批复。永久。 3. 人事统计报表、职工名册、人事考核、职称评审工 作文件材。永久。 4. 人事处权限内的干部任免文件及名册。永久。 5. 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 （1）学院外受县级（含）以上表彰、奖励的。永久。 （2）学院外受县级以下表彰、奖励的。30 年。 （3）受学院表彰、奖励的。30 年。 6. 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文 件材料 （1）重要的。永久。 （2） 一般。30 年。 7. 师资培养、管理工作计划、规定、总结。永久。 8. 教师进修计划、安排、总结。30 年。 9.教师工作量的规定及执行情况。30 年。 10. 教师业务考核材料。30 年。 11. 职工录用、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、 离退休、死亡、抚恤等文件材料。永久。 12. 职工调动工作的行政、工资关系介绍信和存根。永 久。 13.学院人事工作的规章制度、规定、办法等文件。30 年。 14. 上级机关有关人事工作的文件。10 年。 （三）监察、审计（XZ13） 1. 学院监察、审计工作方面的规章制度。30 年。 2. 监察、审计工作计划、总结、调查报告。30 年。 3. 监察、审计工作统计年报及重要报表。永久。 4.上级有关监察、审计工作的文件。10 年。 （四）武装、保卫（XZ14） 1. 学院复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表。 永久。 2. 学院师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及 上级的批复、判决书。永久。 3. 学院师生员工案件的平反、复查处理结论及上级批 复。永久。 4. 学院武装、保卫的工作计划、总结、规章制度、报告 调查材料。30 年。 5. 学院武装、保卫工作统计年报及重要报表。30 年。 6. 消防、军训等业务性文件材料。30 年。 7. 上级有关公安保卫、武装、人防、民兵工作的文件。 10 年。 （五）后勤（XZ15） 1. 学院后勤工作规章制度、工作计划、报告、调查材料。 30 年。 2.国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文 件材料 （1）重要的。永久。 （2）一般的。10 年。 3. 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续。 永久。 4. 职工住房分配、出售的规定、方案、细则。30 年。 5. 职工住房情况统计、调查表、职工住房申请。30 年。 6.与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件 材料 （1） 重要。永久。 （2） 一般的。10 年。 7.学院计划生育工作文件及领取独生子女证名册。永 久。 8. 车辆工作的有关文件材料。10 年。 9.伙食工作的有关材料。10 年。 10. 学院园绿化工作的有关材料。10 年。 11.上级有关后勤工作的文件。10 年。 （六）档案、图书、文博（XZ16） 1. 档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计 及统计年报。永久。 2.档案、图书、文博规章制度。30 年。 3.档案、图书、文博工作计划、报告、总结。30 年。 4. 档案、图书、文博部门与学院外交流的有关材料。30 年。 5. 档案馆指南、全宗介绍统计及统计。永久。 6. 上级有关档案、图书、文博工作的文件。10 年。 三、教学类 （一）JX11 综合 1、教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指 示、规定、办法。永久。 2、学院规划、实施计划、有关教学规章制度、会议纪 录、调研报告、简报、学年教学工作计划和总结等。永久。 3、统计报表。永久。 4、上级下达的有关教学工作的文件材料。长期。 5、教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料、教 学工作会议文件资料等。长期。 6、非学历教育培训班、进修班材料。长期。 7、学生运动会材料。长期。 8、高级职称教师教学情况。长期。 9、学风建设的条例、决定、通知、计划、报告、总结。 长期。 10、教师工作量的规定及执行情况、统计资料。长期。 11、教师教学重要经验总结、体会及意见。长期。 （二）JX12 学科与实验室建设 1、学科、专业、实验室的论证、评估、申报、审批材 料 。永久。 2、重点学科、专业、实验室建设材料。永久。 3、学科、专业、实验室建设统计报表。永久。 4、上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料。 长期。 5、学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料。 长期。 （三）JX13 招生 1、上级有关招生工作的文件材料。长期。 2、招生计划、规定、生源计划 、合同。长期。 3、新生录取材料及新生名单（含入学成绩等）。长期。 4、招生宣传、招生工作总结。短期。 （四）JX14 学籍管理 1、新生入学登记表。永久。 2、学生学籍卡片。永久。 3、学生成绩总册（含单科成绩原始记录、各种含补考 等）。永久。 4、在学院学生名册。永久。 5、学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转 学、退学）。长期。 6、学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级等）。 长期。 7、学生处分材料。长期。 （五）JX15 课堂教学与教学实践 1、各专业教学计划、教学大纲（含考试大纲、题库目 录）。永久。 2、课程建设要求及安排、学院历表、课表（含教学任务 书、教学进度表等）、授课计划。长期。 3、各系、科、专业课程试题库。长期。 4、典型教案、重要备课记录。长期。 5、毕业论文工作计划、检查。长期。 6、教学实习、生产实习计划、总结及有关材料（含实习大纲、 总结等）。短期。 7、社会调查、社会实践计划、总结及有关材料。短期。 8、课程考试安排表、考场记录、教师停、调课及落实情 况材料。短期。 9、教学差错、事故情况及处理结果。短期。 10、实习鉴定、有代表性的实习报告等。短期。 11、补考、选修通知、名单及有关材料。短期。 12、教师任课安排。短期。 （六）JX17 毕业生 1、毕业生正式调配方案及调派遣名册。永久。 2、上级有关毕业就业的文件材料。长期。 3、毕业生工作计划、简报、就业情况总结。长期。 4、毕业生供需统计、计划、合同。长期。 5、毕业证、派遣证存根及领取签收册。长期。 6、学生毕业、结业、情况及分析。长期。 7、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料。长期。 （七）JX18 教 材 1、自编、主编教材（含副主编、参编等）。长期。 2、各系（部）各专业使用教材目录及样本。长期。 3、自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集。长 期。 4、专业课程教材建设规划（含实验、实习等）。长期。 5、其他有保存价值的自编参考资料。短期。 6、多媒体课件目录及样本。短期。 四、基本建设类 （一）JJ11 综合 1.上级有关基建工作的文件。长期。 2.基建工作规章制度。长期。 3.基建工作计划、总结、简报。长期。 4.基建工作总体规划。永久。 5.基建工作年度(季度)总结、统计报表。永久。 6.基建工程财务预、决算。长期。 7.全院性总体规划、设计总平面图。永久。 8.水、电、气管道分布图。永久。 9.地质勘探、地形测量材料。永久。 （二）JJ12-1 可行性研究 1.项目建议书及上级批复。永久。 2.可行性研究报告。永久。 3.项目评估。永久。 4.环境预测、调查报告。永久。 5.设计任务书及计划任务书。永久。 （三）JJ12-2 设计基础 1.工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、 勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明。永久。 2.地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装 测量定位、观测记录。永久。 3.水文、气象、地震等其它设计基础材料。永久。 （四）JJ12-3 设计文件 1.初步设计。永久。 2.技术设计。永久。 3.施工图设计。短期。 4.技术秘密材料、专利文件。永久。 5.设计计算书。长期。 6.关键技术实验。永久。 7.总体规划设计。永久。 8.设计评价、鉴定及审批。长期。 （五）JJ12-4 工程管理文件 1.征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书。永 久。 2.承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件。永久。 3.施工执照。永久。 4.环保、消防、卫生等文件，水、电、气供应协议书。 永久。 5.产权证书。永久。 （六）JJ12-5 施工 1.土建施工文件(建筑施工文件) (1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要。 短期。 (2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、 施工安全措施、施工工艺。短期。 (3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定。长期。 (4)建筑材料实验报告。长期。 (5)设计变更、工程更改洽商、材料代用核定审批。长期。 (6)土建施工定位测量地质勘察。永久。 (7)土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图。永久。 (8)隐蔽工程验收记录。永久。 (9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故 处理报告。永久。 (10)分项、分单位工程抽量检查、评定。长期。 (11)交工验收记录证明。长期。 (12)竣工报告、竣工验收报告。永久。 2.设备及管线安装施工文件 (1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要。 短期。 (2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设代用 审批。长期。 (3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录。长期。 (4)隐蔽工程检查验收记录。长期。 (5)强度、密闭性试验报告。长期。 (6)设备调试记录。短期。 (7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告。 长期。 (8)系统调试、实验记录。长期。 (9)管线清洗、通水、清毒记录。长期。 (10)管线标高位置，坡度测量记录。长期。 (11)中间交工验收记录证明，工程质量评定 。长期。 (12)竣工报告、竣工验收报告。长期。 3.电气、仪表安装施工文件 (1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审。 短期。 (2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备 代用审批。长期。 (3)调试、整定记录。长期。 (4)性能测试和学院核。长期。 (5)施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告。长期。 (6)操作、联动试验。短期。 (7)电气装置交接记录。短期。 (8)中间交工验收记录、工程质量评定。长期。 (9)竣工报告、竣工验收报告。长期。 （七）JJ12-6 竣工验收 1.竣工验收报告。永久。 2.全部竣工图纸。永久。 3.质量评审材料。永久。 4.工程现场声像材料。永久。 5.竣工验收会议决议文件。永久。 （八）JJ12-7 基建财务、器材管理 1.财务计划、年度计划。短期。 2.工程概算、预算、决算。永久。 3.主要材料消耗、器材管理。短期。 4.交付使用的固定资产。永久。 （九）JJ12-8 生产技术准备、试生产 1.技术准备计划。短期。 2.试生产管理、技术责任制。长期。 3.试车方案、产品技术参数、性能、图纸。短期。 4.设备试车、验收、运转、维护记录。长期。 5.安全操作规程、事故分析报告。长期。 6.技术培训材料。短期。 7.工业卫生、劳动保护材料。长期。 （十）JJ12-9 工程监理 1.监理合同、协议、大纲、规划及细则。长期。 2.施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审。 长期。 3.施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核， 施工进度、延长工期，索赔、及付款报审。长期。 4.开(停、复、返)工令、许可证、中间验收证明书。长 期。 5.设计变更、材料、零部件、设备代用审批。长期。 6.协调会审纪要、监理工程师指令、指示，来往函件。 长期。 7.工程材料监理检查、复检、实验记录、报告。长期。 8.监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录。长期。 9.各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检 查、抽查记录。长期。 10.工程质量事故、施工安全事故报告。长期。 11.工程进度计划、实施、分析统计文件。长期。 12.变更价格审查、支付审批、索赔处理文件。长期。 13.单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部分项 质量认证、评估。长期。 14.主要材料及工程投资计划、完成报表。长期。 15.监理工作声像文件。长期。 五、仪器设备类 （一）SB11 综合 1.上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件。长 期。 2.学院仪器、设备管理的规章制度。长期。 3.设备工作计划、报告、总结、调查材料。长期。 4.学院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案。长 期。 5.学院仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告 和批复。长期。 6.学院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料。长 期。 （二）SB12 仪器设备项目 1.申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）。 长期。 2.上级或主管领导批复和准购批示。长期。 3.定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等。长期。 4.进口设备过程中有关的技术商务文件。长期。 5.开箱记录及装箱单。长期。 6.安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单。长期。 7.验收报告及文件材料。长期。 8.索赔来往函件及结果文件。长期。 9.设备说明书及全套随机文件材料。长期。 10.使用、检修、故障事故记录（设备履历书）。长期。 11.重大事故的调查分析及处理意见。长期。 12.技术改造和开发过程中形成的技术文件材料。长期。 六、财会类 （一）CK11 综合 1.上级有关财务会计工作的文件材料。永久。 2.学院财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件。 长期。 3.学院基金管理工作文件。短期。 4.有关财务管理方面的其他文件材料。短期。 5.会计移交清册。长期。 6.财会档案移交保管清册。永久。 7.财会档案销毁清册。长期。 （二）CK12 会计报表 1.决算报表(含基建综合决算)。永久。 2.预算会计报表。短期。 3.年度以上规划表、分配计划、测算表。长期。 4.年度以上各种统计报表(含工资报表)。长期。 5.季度以下各种计划、统计报表。短期。 （三）CK13 会计帐簿 1.涉及外事会计帐薄。永久。 2.总帐。长期。 3.预算内帐簿(含明细帐、分户或登记帐)。短期。 4.预算外帐簿(含明细帐、分户或登记帐)。短期。 5.学院专项基金帐簿。短期。 6.日记帐，其中：现金、银行存款日记帐。长期。 7.固定资产明细帐(卡片)(固定资产报废清理后保管五 年)。短期。 （四）CK14 会计凭证 1.涉及外事的会计凭证。永久。 2.预算内各种原始凭证、记帐凭证。短期。 3.预算外各种原始凭证、记帐凭证。短期。 4.学院基金各种原始凭证、记帐凭证。短期。 5.银行存款余额调节表。短期。 6.会计拨款凭证及其他会计凭证。短期。 7.银行对外帐单。短期。 8.涉及债权、债务及未清理完毕的凭证。长期。 （五）CK15 工资清册 1.工资发放名册、卡片。永久。 2.工资转移、证明、通知存根。长期。 3.各种资金奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等。 短期。 七、科学研究类 （一）KY11 综合 1.科研行政管理文件材料。长期。 2.科研成果管理文件材料。长期。 3.科研计划管理文件材料。长期。 4.科研经费管理文件材料。长期。 5.申报科学基金及有关批复。长期。 6.学会工作(学术活动)材料。短期。 （二）KY12-1 科研准备阶段 1.开题报告与课题调研论证材料。长期。 2.任务书、合同、协议书。永久。 3.课题研究计划、设计。长期。 4.计划执行情况、计划调整或撤销报告。短期。 5.课题投资和预决算材料。短期。 （三） KY12-2 研究实验阶段 1.实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含 关键配方、工艺流程及综合分析材料)。永久。 2.数据处理材料、包括计算机处理材料(如程序设计说 明、框图、计算结果)。永久。 3.设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、 电子线路图等)。永久。 4.研究工作阶段小结、年度报告。长期。 5.配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片 拷贝等。永久。 6.样品、标本等实物的目录。永久。 （四）KY12-3 总结鉴定阶段 1.研究报告、研制报告。永久。 2.论文专著。永久。 3.工艺技术报告。永久。 4.技术诀窍报告。永久。 5.专家评审意见。永久。 6.鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见)。 长期。 7.鉴定证书。永久。 8.推广应用意见。长期。 9.课题工作总结。长期。 （五）KY12-4 申报奖励阶段 1.科研成果登记表。永久。 2.科研成果报告表。永久。 3.科研成果奖励申报与审批材料。永久。 4.科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件。 永久。 5.专利申请书或证书原件或影印件。永久。 （六）KY12-5 推广应用阶段 1.转让合同、协议书。永久。 2.生产定型鉴定材料。永久。 3.成果被引用或投产后反馈意见。短期。 4.推广应用方案及实施情况。长期。 5.扩大试生产的设计文件、工艺文件。长期。 6.成果宣传报导材料。短期。 7.对外学术交流材料。短期。 附件 4 茅台学院教学档案资料管理办法及 工作规范（试行） 一、教学档案资料管理指导意见 为了加强教学档案资料的收集和管理工作，有效地保护 和利用教学档案资料，充分发挥其在学院教育管理、教学活 动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案资料的质 量和科学管理水平，逐步实现教学档案资料管理工作的标准 化、规范化和现代化，更好地为学院的发展服务，参照《中 华人民共和国档案法》，根据《普通高等学校档案管理办法》 以及《高等学校档案实体分类法》 、 《高等学校档案工作规范》 等法规，结合学院的实际，对学院的教学档案资料管理工作 提出以下指导意见。 （一）教学档案资料管理工作的基本原则 1.凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保 存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案资料。 2.教学档案资料是教学管理的重要组成部分，纳入教学 管理制度。教学档案资料管理要做到“四同步”，即：下达 教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工 作与检查教学材料形成积累情况同步；评审、鉴定、教学质 量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料 同步；考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。 3.教学档案资料是衡量学院教学管理水平和教育质量 的重要标志之一，是反映我院教育发展与教育改革的重要依 据之一。教学档案资料实行两级管理，凡属永久性保存的教 学档案资料一律移交学院档案馆保存，同时各部门留存一 份；不属永久保存的材料由系部保存。 4.各系部应明确一名分管档案资料工作的负责人和配 备相应的档案资料管理人员，统一管理本部门教学文件材 料。 5.归档的教学材料必须有参考价值和凭证作用；必须遵 循其自然形成规律保持有机联系；保证完整、系统、准确。 （二）教学档案资料归档程序 1. 形成积累 （1）每新学年开始后，教务处、系部负责人将积累教 学文件材料的任务落实到各部门工作中。 （2）各系部教学档案资料管理人员按《教学档案资料 参考目录》分别积累教学文件材料，并定期整理。院档案馆、 教务处督促、检查、指导教学档案资料管理人员做好文件材 料的积累工作。 2. 整理组卷 （1）坚持由教学文件材料积累人员立卷归档的原则， 由教务处、系部的教学档案资料管理人员负责将积累的材料 整理组卷。 （2）根据教学材料的形成规律，保持其有机联系和便 于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的材料组成一 卷，同一内容的材料数量多时可分别组成若干卷。也可以根 据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内 容组卷。 （3）卷内密不可分的文件材料按正件在前附件在后， 印件在前定稿在后，批复在前请示在后的要求排列。 （三）各教学部门教学档案管理人员职责 1．做好本部门教学文件材料的形成积累工作（包括各 种文件材料接收、收集等工作） 。 2．将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷 合理、标题准确、装订整齐，并及时向学院档案馆移交。 3．做好存放在本部门的教学档案的分类组卷、存档工 作。 4．系部主任负责收集系部的典型教案、试题、试卷、 重要备课记录等向本部门教学档案资料管理人员移交；督促 教师向本部门移交各种教学档案。 （附教学档案资料参考目录） 教学档案资料参考目录 一级目录 二级目录 1.学院的定位与规划，学院领导、部门领导的教育 综 思想 2.教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的 3.指示、规定、办法 合 4.各部门规划、实施计划、有关教学的规章制度、 调研报告、总结 类 5.国家、教育部、省教育厅有关高等教育的法规、 文件、制度等 6.有关教学、教学管理会议纪要 7.教学工作计划、总结、报告 1.学院下发教学与教学管理文件 2.学期教学执行计划 3.学期总课程表 教 4.调课审批表 5.本科、高职教学计划及调整情况 学 6.新开课审批表 7.教学任务单 8.学科专业建设有关资料 管 9.课程建设有关资料 10.在校学生考试试卷 11.试卷分析报告材料 理 12.在校学生原始成绩单 13.教学检查分析、汇总、总结 14.教学检查调查问卷 15.教学效果（学生评价 院系评价 社会反映） 16.教学质量的控制与评估有关资料 17.内部管理各项规章制度 18.在校学生学籍资料 19.教学研究有关资料 1.近三年各专业教学改革经验材料。 教 2.专业建设指导委员会的组织机构、活动计划及活 动记录。 学 3.各系部中心实施素质教育的教改方案及经验材 改 料。 4.各专业所开选修课情况说明。 革 与 5.使用现代化教学手段提高教育质量的情况说明。 6.用人单位开具专业人才社会需求说明。 7.上级主管部门及学校关于教学改革方面的有关 教 学 成 文件资料。 8.近三年学生在实训基地实验、实习、实训报告， 成绩鉴定。 9.近三年毕业设计或毕业论文的方案、要求、典型 果 范例或成果等 10.学生取得职业技能等级证书统计表及有关复印 件。 11.近三年期末考试、试卷成绩分析。 12.近三年毕业生就业情况统计。 13.上级主管部门及学校关于教学成果方面的有关 文件资料。 1.实习、实践基地建设有关资料 2.实践教学活动有关资料 3.资料室建设有关资料 4.教学方法与手段改革典型材料 5.毕业实习、论文的选题指南 6.毕业实习、答辩安排意见 实 7.学生毕业论文（设计） 8.大型精密仪器使用情况 践 教 9.实验项目开出和更新情况 10.实验人员变动和职称变更情况 11.实验人员发表论文和获奖情况 学 12.实验用房面积和用房调整情况 13.仪器设备利用率和完好率 14.实验教学和科研任务完成情况 15.实验室建设资料 1.教师业务档案 师 2.教师情况汇总表 3.教师进修情况 资 4.教师资格证获取情况 队 5.教师教学观摩材料 6.省级中青年骨干教师、学科带头人情况 伍 7.教师晋升专业技术职务教学考察情况 8.系、教研室建设与管理情况 9.聘请客座教授情况 1.教学大纲与规划教材 教 材 及 教 学 辅 助 资 料 建 设 2.教材订购表 3.各部门教材建设 3~5 年规划。 4.优秀教材的选用与使用情况。 5.各部门自编讲义、教材统计表、编写情况及总结 资料。 6.各部门自编讲义、教材实物。 7.声像教材、电子教材制作情况。 8.教学课件制作情况。 二、教学档案管理办法 教学档案是在教学实践、教学研究和教学管理活动中直 接形成的具有重要保存和研究价值的纸质、电子、实体以及 声像载体等材料。教学档案真实记录和反映了教学实践、教 学研究和教学管理活动的过程和成果，可为日后的教学工作 提供重要的参考和历史凭证，为日常教学、教学改革、教学 建设与教学管理工作服务。为了规范和加强教学档案工作， 特制定本办法。 （一）教学档案范围 1．上级主管部门及学院制定的有关教育教学建设和改 革、校风、教风、学风建设的重大决策、决议、规章制度等 文件； 2．体现学院社会地位或学界声誉的有关教育教学活动、 事件、成果等文件或实物（如个人、集体奖状等）； 3．按各级政府领导机关出台的法律、法规、规章、制 度及其他行政文件精神制定的进行教学、教学建设、教学改 革等工作的学院文件，向政府部门或学院领导递交的重要请 示、申报材料、工作报告以及相关成果、记录、备案文档； 4．用于认定在校学生学业情况的重要文件，如试卷、 学生课程成绩单、课程设计、实验报告、实习报告、毕业设 计（论文）等； 5．学院领导机关、部门等要求留存的其他教学工作文 档。 （二）教学档案管理 1．教学档案应具有史料和应用价值，必须真实、完整、 系统、简明。 2．教学档案根据其史料价值和使用价值的不同实施分 级管理。凡保存期 15 年以上者须由档案馆统一保管，仅具 有短期使用价值的文档则存放在学院、系部或教务处。 3．对于短期使用的教学档案必须存放有序，取用方便， 定期检查，及时剔除过时的档案。在剔除存放于学院的教学 档案时必须经学院领导同意，并告知教务处。 4．按规定需要存放于学院档案馆的文档，按档案馆的 有关规定执行。 （三）教学档案的生成 1．教学档案的生成实行分级负责制，重要的教学活动 与教学管理工作中直接形成的文档由活动的组织者负责积 累、整理。 2．档案生成的标准 （1）成档的教学文件材料必须对学院和社会当前或长 远发展具有史料价值、参考价值和凭证价值。 （2）成档的教学文件材料必须是反映教学管理、教学 实践过程中重要节点的信息，具有完整性、准确性、系统性。 （3）成档的教学文件材料，必须反映事件或活动的全 过程，符合教学活动和教学管理的特点，以及相应文档的生 成规律。 3．教学工作档案来源 教学工作档案主要产生于日常教学运行、教学建设和教 学改革之中。 （1）教学运行档案 是指围绕日常教育教学活动和教学管理工作产生的文 件材料，具有数量大、种类多的特点，且有不同存档期限。 其具体范围见附表。 （2）教学建设档案 教学建设档案是指围绕教育教学条件建设工作产生，具 有史料性、凭证作用和重要的参考价值的文档材料。主要内 容包括政府部门的指导文件和我院执行情况的文件，包括专 业申报；培养计划制定与修订；教师奖励与处分；各类教学 基地、实验教学示范中心、教学团队等评审、验收；课程、 教材、成果评选等工作文件及其最终结果。 （3）教学改革档案 教学改革档案是指围绕教育教学改革工作产生的文件 材料，它一般具有以下特点：效果的滞后性、效益的阶段性 和价值判断的不确定性，但对学院的整体教学工作具有重要 的指导意义。主要涉及教学管理工作，如教育教学制度改革， 教学计划的调整，对教师考核标准或学生评价标准的变更 等。 （四）教学档案存档期限 1．具有史料研究价值的教学档案应该永久留存。 2．具有长期保存价值的教学档案应该保存 50 年以上。 3．具有短期保存价值的教学档案应该保存 15 年以上。 4．具有临时使用价值的教学档案应该保存至所涉及的 学生毕业或离校。 本条第 1、2、3 款所指档案一般应由院档案馆保存。 （五）部门留存不必归档的材料 1．上级机关下发的不涉及我院的有关教学管理文件， 如：情况通报，指导工作的参考文件，未定稿（如征求意见 稿等）文件等； 2．兄弟单位交流交换文件，院内其它单位抄送且不需 进一步处理的文件； 3．未经会议讨论，未经有关领导审阅、签发的未生效 的文件； 4．只有请示未有批复，且未能执行的文件。 （六）教学档案归档流程 1．结合日常管理工作，系部负责教学档案人员按附表 目录集存文件材料，定期进行整理，并按照学院档案管理工 作规定时间归档。 2．归档可以按照分年度、分项目、分期限等原则分别 立卷。具体要求按照《茅台学院教学类档案工作规范》的相 关规定进行。 3．做好本单位归档文件材料的记录，详细说明存档文 件的名称，去向，存放地点、办理存档的时间。 （七）教学档案工作岗位职责 教学档案是管理工作的重要组成部分，须纳入各级教学 管理人员岗位职责，作为考核教学质量和管理水平的标准之 一。 1． 教务处 （1） 负责相关管理制度的建设，指导系部的教学档案 管理工作，系部教学档案管理工作列入学院对系部教学管理 工作的考核内容。 （2） 加强与学院档案部门的联系，共同做好业务指导 和监督工作，定期或不定期地组织教学档案质量检查。 （3） 监督本处各部门认真执行相关管理制度，对本部 门管理干部和兼职教学档案员提出具体要求并帮助他们解 决实际问题。 2． 档案馆 （1） 督促、指导和检查全院教学档案工作，验收各部 门移交的教学档案。 （2） 按照《茅台学院教学档案工作规范》要求做好教 学档案的各项工作，特别是档案的开发利用工作。 （3） 努力开发教学档案理论研究，参加各种学术活动， 不断提高工作质量。 （4） 组织全院专、兼职教学档案员进行业务学习和经 验交流。 3． 各系部 （1） 做好各单位教学文件材料的形成、集存工作，重 视收集学院领导和教学委员会等有关教学工作会议记录、纪 要，教师教学研究活动记录，典型教案，集体备课记录，试 题、试卷及学生各类竞赛的获奖等各种材料。 （2） 按照《茅台学院教学档案工作规范》要求将应存 档文件材料整理、组卷、装订，做到组卷合理，编目清楚， 标题准确，装订整齐，并及时向学院档案馆移交。 （3） 做好临时教学档案文件的整理和保存工作，做到 取用方便。 附表 1：茅台学院教学档案集存文件一览表 2：茅台学院教学临时档案存档内容一览表 附表 1 茅台学院教学档案集存文件一览表 分类 类 号 别 序号 1 类目名称 保管 期限 上级下达的有关本、专科生教学工 作的文件 1） 需要长期贯彻执行的 长期 2） 需要短期贯彻执行的 短期 2 上级部门召开有关教育工作会议的 文件材料 3.11 1） 交大在会议中的重要交流材料 永久 2） 需要长期贯彻执行的 长期 综 3） 需要短期贯彻执行的 短期 合 3 本院领导有关教学工作的批示 长期 4 本院有关本科生教学改革、培养目 标、培养规划、学制等方面的指示、 规定和办法 5 永久 本院有关本科生教育事业发展规 划、计划的报告、总结及上级批复 永久 6 本院有关本科生教学工作的决定、 规定及规章制度 1） 需要长期贯彻执行的 长期 3.12 2） 需要短期贯彻执行的 7 教务处处会议记录及重要会议文件 短期 材料及记录 长期 8 教学信息简报、督导简报、 长期 9 教务处工作计划、总结 长期 10 本院教学评估工作中的材料 长期 11 教学检查、各类教学情况调查材料 长期 12 统计年报表（包括各小班人数表） 永久 13 本科教学工作年度报告 14 各级各类重点建设项目（如：专业、 重 课程、基地、示范中心、教材、等） 点 的申报、批准、验收、检查等相关 项 工作文件、材料 长期 长期 目 3.13 3.14 招 15 生 上级有关本科生招生工作的文件材 料（包括招生计划、规定） 学 16 有关省市生源计划 籍 17 本院招生工作计划、总结、重要报 管 告及批复 长期 长期 长期 理 18 本院各专业招生简章及专业介绍 长期 19 录取新生名单（分省市） 长期 20 新生保留、取消入学资格名单及有 关材料 21 在校学生名册 22 学生学籍变更材料（休学、复学、 转学、退学、转专业、延长学制等） 23 3.15 长期 永久 长期 学生奖励材料：各类、各项奖学金 教 条例、获奖名单及评审材料；优秀 学 生评选工作汇报、总结及评奖名单、 运 评审材料 行 说明：国家、市、部级为永久，院 长期 级为长期 24 新增专业，制定、修订各专业教学 计划、大纲等工作文件 3.16 学 位 25 教学执行计划 26 课程安排表、教学进度表、选修课 长期 长期 程表 短期 27 校历表 短期 28 与社会企、事业单位共建教学基地 29 的协议、意向书等文件 长期 各学期开出课程目录 短期 30 上级有关学位工作文件材料 1） 需要长期贯彻执行的 长期 2） 需要短期贯彻执行的 短期 学 3.17 历 学 31 本科生毕业证书、学位证书、验印 名册 永久 位 有关质量工程的各项目、各级各类 32 3.19 荣 申报、批复等材料 誉 33 3.21 3.22 成 教学改革、建设成果评审、推荐、 永久 34 教学名师、优秀教师奖等评审材料 及名单 学生成绩册 永久 绩 论 文 35 本科生优秀毕业设计（论文）摘要 长期 集 和 36 本科生学科竞赛成果选编 长期 37 本科生研究计划成果汇编 长期 38 大学生创新性实验计划成果汇编 长期 39 通识教育核心课程立项建设项目申 长期 竞 赛 通 3.23 识 教 育 报、评审等 附表 2 茅台学院教学临时档案存档内容一览表 类 序 别 号 1 教 内容 培养计划内课程调整审核 表 按课程 单位 教务处、 系部 2 教学大纲 按课程 系部 3 课程简介 按课程 系部 4 教学进度表和教学参考书 按任课教师 系部 5 课表 系部 学 运 存档要求 存档 6 执行计划 按课程 按一专、二 专、通选课 行 按学期 系部 系部、教 7 任课教师担任表 8 教师担任职称分布情况表 按院系、学期 教务处 9 考试调整申请表 按课程 务处 教务处 系部、教 10 教师登记学生成绩单 一份，按课程 11 成绩统计与试卷分析表 一份，按课程 系部 务处 12 批改过的学生考试卷（注） 全部，按课程 系部 面试考核：评 进行学习过程考核的有关 分标准； 原始材料，如：各种考核 大作业、课程 13 方式的标准、教师的教学 设计、实验 系部 日记、学生提交的材料、 等：提交相关 考 原始记录等等 文档及评分 标准 试 如有未按正 常考核方案 14 特殊情况考核方案 考核学生的 情况，须提交 系部 经审批过的 方案 15 课程考试命题审批表 16 学 籍 管 理 试题、标准答案或评分参 考标准 17 各类学籍异动审批表 一份，按课程 系部 一份，按课程 系部 按异动时间、 教务处、 异动类型 18 新生名册 19 系部 教务处 交流交换学生（出）审批 按交换项目、 系部、教 表 时间 务处 20 21 交流交换学生（入）申请 按交流项目、 材料 时间 交流交换成绩单和学分转 按交流项目、 换表 时间 教务处 教务处 实 践 教 22 实验教学计划表 系部 23 实验教学完成表 系部 24 学生实验报告（典型） 系部 学 25 26 期 中 27 教 学 检 院系毕业设计（论文）选 教务处、 题汇总表 系部 院系毕业设计（论文）工 教务处、 作总结 系部 学生毕业设计（论文）、 评语等 28 学生实习报告 29 PRP 项目汇总表 查 30 PRP 学生研究论文、评语 等 系部 系部 教务处、 系部 系部 31 PRP 项目验收报告 32 系部 各专业实习计划及工作总 系部 结 33 师生座谈会记录单 系部 34 期中教学检查报告 系部 35 听课记录单 系部 36 各类调查表 系部 *临时存档期一般为四至六年。 三、教学档案管理工作规范 为了进一步规范教学档案管理工作，充分发挥教学档案 在教学管理、教学改革与建设中的作用，为实现学院教学管 理规范化，切实提高管理水平、教学质量和办学效益，规范 和完善学院的教学运行管理工作，保障学院人才培养目标的 实现，根据国家《档案法》以及教育部《高等学校档案管理 工作规范》和《高等学校教学管理要点》的精神，以及《茅 台学院档案工作规章制度》要求，结合学院教学工作实际， 特制订《茅台学院教学档案管理工作规范》 。 （一）归档范围的确定 教学档案归档范围的原则，应从实际需要出发，从学院 和教育事业的延续、发展与提高出发，以国家的教育方针政 策为指导，全面地分析教学档案的现实作用和历史作用及其 利用的广泛性、社会性，准确地确定教学档案的保存和保管 期限，以保证教学档案的完整、准确、系统。 1.凡在教学管理和德、智、体教学实践各个环节活动过 程中形成的，并有保存价值的不同载体的文件材料，都应整 理、立卷、归档。 2．归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、 招生、学籍管理、课程建设、毕业生工作、学位工作、教材 等方面，具体范围见附件。 （二）教学档案的归档程序 1.形成与积累 （1）新学年开始后，由分管教学的院长向各系部、处 布置形成积累教学文件材料的任务，由学院领导落实到各系 部、处工作中。各系部、处的档案员自觉地做好新一年形成 积累教学文件材料的工作，并定期进行整理。 （2）教学部门向各系部发放各种统一的教学文件材料 表格、学籍登记表 (卡)等。 （3）系部档案员按文件材料归档分类表分别积累教学 文件材料，并定期整理。档案部门、教务处督促、检查、指 导专 (兼)职档案员做好文件材料的积累工作。 （4）归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签 字手续完备。 2.整理组卷 （1）坚持由教学文件材料形成部门立卷归档制度。由 各系部、各部门的档案员负责将积累的教学文件材料整理后 向学院档案部门移交。 （2）根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系 和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的材料组 成一卷，同一内容的材料数量多时可分别组成若干卷。也可 以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不 同内容组成薄卷。 （3）案卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在 后；印件在前、定稿在后；批复在前、请示在后的要求排列。 （4）案卷内材料一律拆除金属物，右边、下边、整齐 后分别用线绳装订，对破损的材料应进行修补。 （5）各种材料大小均为 A4 纸(学籍册为 8 开)，文中密 不可分的插图、照片应贴入文字材料内。 （6）按顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字， 均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。 不装订的以件为单位，并在右上角加盖有单位名称、档号、 件号的印章，按顺序填上件号。 （7）填写案卷内目录及备考表。 （8）填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。 （9）归档的教学材料必须字迹工整 (严禁圆珠笔、复 写字迹)，格式统一， 签字盖章手续完备。 3.归档验收 （1）由归档人员填写归档说明书。 （2）移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文 件材料是否完整齐全， 排列、书写是否符合要求，标题是 否确切；凡不符合要求者，接受人应拒绝接收，并限期改正 补交。 （3）移交时双方填写移交目录，下面注明检查人、移 交人、接收人姓名及年、月，双方各执一份。 （4）教学综合管理文件材料于次年第一季度归档。其 他各类文件材料均在当年寒假前一次性归档。有其它问题的 可适当延缓归档。 （三）教学档案的管理 1.学院档案部门负责教学档案的接收、分类、整理、登 记和提供利用。 2.保管期限和保密期限已满的教学档案经鉴定小组鉴 定，做出处理决定。 3.教学档案保管期限分为永久、长期和短期。 4.教学档案的补充和修改。 （1）各系部和教学管理部门随时将补充收集到的教学 文件材料整理后，向院档案部门补充归档。 （2）凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在单 位主管领导批准，未经批准，不得修改任何文件材料。 （四）教学档案工作岗位责任 1.教学管理部门的职责 （1）制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案 管理全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。 （2）加强与学院档案部门联系，共同做好有关基层单 位教学档案归档的业务指导、监督和检查工作，保证教学档 案质量。 2.各系部分管领导及档案工作人员职责 （1）负责收集系部的典型教案、试题、试卷、重要备 课记录等教学文件，向所在部门档案员移交。督促教师向本 部门归档移交各种教学业务档案。 （2）将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组 卷合理，编目清楚 ,标题准确，装订整齐，并及时将永久和 长期保存的教学档案向学院档案部门移交。 （3）做好暂时存放在本单位的教学档案的组卷、分类、 编目、登记、保管、利用等工作。 附件 5 茅台学院人事档案管理办法（试行） 第一章 总则 第一条 为了提高档案管理水平，有效地保护和利用档 案，更好地为学院各项工作服务，根据中共中央组织部、国 家档案局发布的《干部档案工作条例》(组通字[1991]13 号) 和《茅台学院档案工作条例》，特制定本办法。 第二条 人事档案工作是学院组织人事工作的重要组成 部分，也是学院档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行 党的干部路线、方针、政策，是为选贤举能，知人善任，历 史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。 第三条 人事档案是学校组织人事等有关部门按照党的 政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、 业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材 料，是反映个人成长历史的凭证和依据，由档案馆人事档案 科集中统一管理。 第四条 在人事档案管理工作中，严格贯彻执行党和国 家的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完 整与安全。 第二章 体制、任务和人事档案干部 第五条 人事档案是学院档案的一个组成部分，纳入档 案馆人事档案科集中统一管理，业务工作接受学校组织人事 部门和上级有关业务部门的检查指导。 第六条 档案馆人事档案科的任务是贯彻落实党和国家 关于人事档案工作的方针政策，制定人事档案工作规章制 度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用全院教 职工的人事档案。 第七条 人事档案工作人员要加强理论学习，作风正派， 责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质，努力 做好本职工作。 第三章 人事档案材料的收集范围与归档要求 第八条 为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全 貌，档案馆人事档案科要经常通过有关部门收集全院教职工 的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、 奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的 文件材料，不断充实档案内容。 （具体收集归档范围见附件）。 第九条学院组织人事部门要建立主动送交人事档案材 料的工作制度，并由组织人事处负责收集各单位属于归档范 围的人事档案材料，在材料形成后，经组织人事部门审查签 章后送交档案馆人事档案科归档。 第十条 收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别， 属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明 确，手续完备，具有保存价值。需经组织人事部门审查盖章 或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。 第十一条 不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经 过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记， 并报请组织人事部门和档案馆负责人审查后，呈报分管院领 导批准，由专人负责监销。 第十二条人事档案材料，须统一使用 16K 规格的办公用 纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书 写。 第四章 人事档案的管理和利用 第十三条 档案馆人事档案科对收集的人事档案材料按 规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡 档案，进行分类、编号、排架。档案馆人事档案科对不属于 上述范围人员的人事档案进行代管时，应按有关部门的规定 收取管理费。 第十四条 对人事档案应建立登记和统计制度，建立各 类档案名册。每 1 年检查核对一次档案，做到档号与档案名 册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保 档案的绝对安全和准确无误。 第十五条 根据安全保密、便于查找的原则，人事档案 应严密科学地保管。档案库房应是坚固的，具有八防等安全 设施和措施的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房内应保 持清洁，整齐和适宜的温湿度。 第十六条 档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格按标 准制作，干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部 档案整理工作细则》和省委组织部有关规定执行。 第十七条 严禁任何人私自保管他人档案，人事档案干 部不得保管本人和亲属的档案。不得在电话里泄露档案内 容。 第十八条 做好档案管理的各项基础工作，编制检索工 具，逐步实现人事档案的现代化管理，便于提供利用。 第十九条 凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由 档案馆人事档案科办理。有关材料应认真核实签署意见并加 盖“茅台学院档案馆”公章，方能有效。 第二十条 对人事档案的接收、传递必须严格手续，有 案可查。查借阅人事档案应严格按档案馆制定的《人事档案 查(借)阅制度》办理。 第五章 档案的转递 第二十一条 人事档案应通过机要交通渠道转递或派专 人传送，不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取， 必须持组织或人事部门出具的介绍信，一般介绍不予办理。 第二十二条 如《调档通知》调出人员要求转递档案， 必须经学院人事部门负责人同意签署意见方可转出。有关部 门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入档案馆人 事档案科，由档案馆人事档案科统一转递。档案转出后，逾 期一个月未见对方退回回执应写信催回，以防丢失。 第二十三条 为使人事档案能够随着学院的人事变动、 干部职务变动而及时调整，学院组织人事部门应将人事变动 情况、干部调动单位和任免通知及时通知档案馆人事档案 科。因商调而转出档案后，此人是否商调成功，学校组织人 事部门应及时通知档案馆人事档案科。如未商调成功，有关 部门应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。 第二十四条 学院教职工因辞职、退职、自动离职或被 学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到人事处 转来的转递档案通知单前，其档案仍由学院档案馆人事档案 科保管。但要从处理决定下达之日算起，档案馆按有关部门 的收费规定收取档案保管费。 附件：人事档案材料收集归档范围 附件 1、教职工调配、任免、考察、考核等工作中形成的各 种登记表(如教职工履历表、登记表)，任免呈报表(包括上 报的考察材料)，鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材 料，离退休审批表，军队转业部门审批表等。 2、录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表，政审 材料，续聘审批表，退职材料。 3、出国出镜人员审批表、登记表及在外表现情况鉴定 材料。 4、党代会、人代会、政协会议，工、青、妇等群众团 体代表会以及民主党派代表会的代表登记表和委员的简历 表、政绩材料。 5、办理工资及各种待遇工作中，形成的审批表和解决 待遇问题的审批材料。 6、评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术人 员任职资格申报表，专业技术职务考绩材料以及聘任专业技 术职务的审批表。 7、教职工更改姓名、民族、年龄、入党、入团时间、 参加革命工作时间等过程中形成的个人申请表，组织审查报 告，上级批复以及所依据的证明材料。 8、党团组织建设中形成的入党志愿书和转正申请书、 自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批 意见及所依据的材料。民主评议党员工作中形成的组织意 见，民主评议党员登记表，优秀党员事迹及审批材料。认定 为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材 料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见。入团志愿书、 申请书、团员登记表、退团材料。加入民主党派的材料。 9、干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、 个人结论的意见、检查交待、旁证材料;甄别复查结论、调 查报告、批复及有关的主要依据材料。 10、表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批 表、先进模范事迹。 11、各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及 旁证材料、刑事判决书。 12、教职工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重 大影响的论文等目录。 13、体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残 废等级的材料。 14、办理丧事活动中形成的悼词、讣告，非正常死亡的 调查报告。 15、高等教育、国民教育、成人教育和干部进修、培训 工作中形成的学生(学员)登记表、学习成绩登记表、毕业登 记表，授于学位的材料，学历证明书，学习鉴定材料。 16、其他可供组织参考有保存价值的材料。 附件 6 茅台学院学生档案管理办法（试行） 第一章 总 则 第一条 根据学院相关文件规定，茅台学院学生（全日 制在校本科生）档案统一由各系部管理，为加强学生档案管 理工作，特制定本管理办法。 第二条 学生档案应明确专人管理，管理人员必须政治可 靠，作风正派，能遵守党的纪律，严守秘密，热爱本职工作， 刻苦钻研业务，积极为学生管理工作服务。 第三条 学生档案是学生自升入中学至大学毕业阶段所 形成的有保存价值的文字资料，是学生学习阶段情况的真实 记载，它为学生毕业后的就业单位或更高层次的学历培养部 门提供可靠的依据。 第四条 学院各系部、各有关部门要将学生档案材料的形 成、积累、整理、归档等各环节纳入本部门学生管理工作中 去，维护材料的真实面貌。 第二章 学生档案材料的归档制度 第五条 归档范围 1.学生中学阶段形成的材料，包括团建材料、党建材料、 高中毕业生登记表、学习成绩登记表、体质测试表、健康测 试表、中学生社会实践活动登记表、中学生体育合格标准测 试证(卡)、中华人民共和国学生体育合格证、高等学校考生 招考登记表、高等学校招生考生体格检查表等。(各地因地 区差异，材料会有所不同，中学材料以学生所在中学或省招 办寄来为准，做好保存，及时入档。) 2.学生进入学院学习后形成的材料：团建材料、党建材 料、奖励材料、处分材料、学籍变动材料、成绩表（在院历 年学业成绩总表、毕业设计成绩考核表）、毕业生体检表、 大学毕业生登记表、毕业生派遣证等。 第六条 归档要求及时间、手续 1.学院学生档案管理部门要按照归档范围及要求，将应 归档的材料收集齐全、完整； 2.凡需归档的材料，一律用蓝黑色钢笔（或签字笔）填 写，严禁使用纯蓝钢笔、圆珠笔填写或复写，以利于档案的 保存与使用； 3.新生档案材料在新生入学 3 个月之内由各系部辅导 员、班主任负责收齐后按一定程序转交给该系部档案管理人 员，严格交接手续； 4.教务、学生处等相关部门应将学生相应的奖励、处分、 学籍变动等有关材料及时转交系部档案管理人员，存入学生 个人档案； 5.学生毕业期间，学生资助管理中心、院医院、招生就 业处应及时将贷款学生还款确认书、毕业生体检表、就业通 知书转交各系部档案管理人员，系部有关部门也应将本系部 毕业学生成绩单、团建材料、党建材料、大学毕业生登记表 等材料转交系部档案管理人员，及时入档。 第三章 学生档案的保管 第七条 各系部必须指定专人负责管理学生档案，建立本 系部学生档案管理制度，对接收的学生档案和相关材料要及 时进行整理、归档，要严格执行安全和保密制度，不得随意 堆放，严防档案的毁损、失散和泄密，做好档案的防火、防 盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮工作。 第八条 学生档案的查阅制度： 1.学生本人不得查阅个人档案，档案管理人员也不得向学 生本人泄漏档案内容； 2.凡需查阅学生档案，或复印、摘抄档案内容，须填写《学 生档案查阅审批表》，由查阅单位负责人和学生档案所在系 部分管负责人签批同意后方可； 3.查阅人员不得涂改、拆散、抽取、撤换、图划、污损和 泄露学生档案材料，也不得翻阅无关查阅目的的学生其他材 料； 4.学生档案原则上不外借，如遇特殊情况，需单位开具 证明并由分管领导签字后方可借阅。用毕后应及时归还，借 阅时间不得超过 7 天； 5.对于违反借、查阅制度人员，视其情节轻重，上报主 管单位或分管领导予以批评教育，给予纪律处分，直到追究 法律责任。 第四章 学生档案的转递 第九条 毕业生离校前和学生退学，各系部须在教务处、 学生处的指导下，整理好毕业生和退学学生的档案，做好装 档密封及转递工作。档案材料应在学生派遣前由系部学生档 案管理人员做好档案的整理、归档工作。 第十条 各系部学生档案管理人员在转递本系部学生档 案时，须仔细填写《学生档案材料转递通知单》，核对档案 袋内的内容与学生本人是否一致，档案材料是否齐全，完全 无误后密封。要坚决杜绝错装、漏装现象发生。 第十一条 毕业生档案在派遣后两周内通过机要部门寄送 具有人事档案管理权的用人单位人事部门或上级主管（人事 代理）部门，不能自带，档案寄送地址依据毕业生就业协议 书“档案转寄详细地址”栏所填信息，毕业前未就业的毕业 生档案原则上寄送到生源所在地教育局。退学学生档案退回 生源所在地人事局或教育局。 第十二条 学生档案转出后应在档案底册上作相应处理， 如注明该档案何时转往何处等。档案转出后一个月仍未收到 回执，由系部档案管理机构发函催要；收到回执后，要将其 粘贴在《学生档案材料转递通知单》存根上备查。 第十三条 毕业生在工作单位报到一个月内，务必到有关 部门查收个人档案，未查收到档案的毕业生，及时到本系部 档案管理部门查询。 第五章 附 则 第十四条 本办法如与上级规定不符时，按上级有关规定 执行。 第十五条 本办法由学院学生工作部（处）负责解释，自 公布之日起执行。 附件 7 茅台学院会计档案管理办法（试行） 为了加强学校会计档案管理，有效保护和利用会计档 案，根据《中华人民共和国会计法》、 《中华人民共和国档案 法》及财政部和国家档案局《会计档案管理办法》等有关法 律、行政法规，结合学校实际，制定本办法。 第一章 总则 第一条 本办法仅适用于茅台学院会计档案保管。 第二条 学校会计档案由档案馆和财务处共同管理。档 案馆负责对会计档案工作的指导、监督，以及移交档案馆的 会计档案的存放工作；财务处负责会计档案的收集、整理、 立卷、归档、保管、利用（移交档案馆前）等项工作；档案 馆和财务处共同负责会计档案的鉴定销毁工作。 第三条 学校档案馆和财务处要加强对会计档案管理 工作的领导，定期对全校会计档案管理工作进行指导、检查 和监督，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严 防毁损、散失和泄密。 第四条 学校财务处内部设立会计档案管理岗位，配备 会计档案工作人员，负责会计档案的日常管理工作。 第五条 学校财务处要明确会计档案管理岗位的职责， 建立健全会计档案的内部控制制度。 第六条 学校相关部门应当加强会计档案管理工作，采 取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、 可用、安全。 第二章 第七条 会计档案内容 本办法所称会计档案是指学校在进行会计核 算等过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项 的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包 括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档 案。以下会计资料应纳入归档范围： 1.会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、 传票汇总表; 2.会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产 卡片及其他辅助性账簿; 3.财务会计报告：包括月度、季度、半年度、年度财 务会计报告（含会计报表、年度决算报告附表以及财务情况 说明书）; 4.其他会计资料：包括银行存款余额调节表、银行对 账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、 会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价 值的会计资料。 第八条 学校内部形成的电子会计资料，同时满足下列 条件的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案： 1.形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子 设备形成和传输; 2.使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和 读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计 凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定并履行了 经办、审核、审批等必要的审签程序; 3.使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利 用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了 电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系; 4.采取有效措施，防止电子会计档案数据被篡改; 5.建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾 害、意外事故和人为破坏的影响; 6.形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或其 他重要保存价值的会计档案。 第九条 学校从外部接收的电子会计资料，附有符合 《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名，且同时满 足本办法第八条规定条件的，可仅以电子形式归档保存，形 成电子会计档案。 第三章 第十条 日常管理 学校财务处负责全校会计档案的日常管理。学 校财务处按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的 会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册，具体包括会计 档案的收集、整理、分类、装订、立卷、保管、交接、利用、 期满销毁等工作。 1.学校会计档案的封面及装订材料由财务处统一购买。 2.财务处应对本单位会计档案及时进行整理、装订、立 卷和归档。 3.财务处要建立严格、合理、科学的会计凭证传递程序， 健全各类账簿的记录和保管要求，统一各类财务报告的格式 和编报时间，保证会计档案的完整、及时、规范。 4.学校会计档案管理人员应根据会计凭证的数量定期 （原则上最长不超过一个月）进行整理和装订，防止凭证的 散乱和遗失。 5.记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇 总表，按照编号顺序折叠整齐，按期装订成册，并加具封面， 注明应填列的内容。 6.会计账簿上应载明账簿名称、所属会计年度、记账或 管理人员、账簿启用和起止日期，并加盖单位公章、财务负 责人的签章。采用 NC 系统生成的账簿，应按月打印出纸质 会计档案，也应载明账簿名称、所属会计年度、记账或管理 人员、并加盖财务部门章、财务负责人的签章。 7.对各类财务报告，应按照月、季、年度保存。作为会 计档案的各类财务报告应加盖单位公章，单位负责人、财务 负责人及填报或者编制人应在报告上签章。 第十一条 财务处当年形成的会计档案，为方便会计档 案的查阅和利用，在会计年度终了后，由财务处会计档案室 保管 1 年，再移交档案馆保管。因工作需要确需推迟移交的， 应当经档案馆同意，财务处保管会计档案最长不超过 3 年。 第十二条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。 定期保管一般分为 10 年和 30 年。会计档案的保管期限，从 会计年度终了后的第一天算起。本办法规定的会计档案保管 期限为最低保管期限，各类会计档案的保管期限原则上应当 按照本办法附表所列期限执行。 第十三条 学校以下会计档案应永久保存： 1.学校及各单位的年度财务决算报告； 2.学校对外投资的凭证； 3.会计档案保管清册； 4.会计档案销毁清册； 5.会计档案鉴定意见书。 第十四条 对永久性保管的会计档案，财务部门在装订 立卷时应在其封面上注明 “永久保存”字样，单独保存。 第十五条 财务处、档案馆应提供合适的会计档案保管 条件，做好防火、防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作， 对电算化档案的磁盘、光盘，还要防磁、防折。 第十六条 学校各财会人员之间交接会计档案，交接双 方应当办理会计档案交接手续。 第十七条 移交会计档案的单位，应当编制会计档案移 交清册，列明移交的会计档案的名称、卷号、册数、起止年 度和档案编号、应保管的期限、已保管的期限等内容。 第十八条 移交的会计档案为纸质会计档案的，应当保 持原卷的封装；移交的会计档案为电子会计档案的，应当将 电子会计档案与原数据一并移交，且文件格式符合国家有关 规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取环境一并移 交。 第十九条 财务处和档案馆之间移交会计档案由财务 处和档案馆指派人员办理，除接交人和移交人外，还应当分 别指派两名监交人。 第二十条 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档 案移交清册所列的内容逐项交接。交接完毕后，交接双方经 办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。 第二十一条 已经立卷归档的会计档案，任何人不得私 自拆封或抽换。 第二十二条 已经立卷归档的不涉密会计档案，需要借 阅、复印、拍照的，需要借阅人部门出具相应申请，并加盖 部门章。财务处或档案馆工作人员应监督其查阅、复印、拍 照。财务处和档案馆应设立会计档案查阅簿，记载查阅的时 间、目的、查阅的内容及查阅人。 第二十三条 学校财务部门保存的会计档案原则上不 得外借，如有特殊需要，已移交档案馆的，经财务处负责人 和档案馆负责人批准，尚未移交档案馆的，经财务处负责人 批准，方可办理借阅手续，并要限期归还。查阅或者复制会 计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和接换。 第二十四条 对涉密的会计档案，未经学校分管院领导 批准，否则不得以任何形式查阅或者复制。 第二十五条 档案馆牵头组织财务处、审计处、纪检监 察等部门或人员，每年对会计档案进行鉴定，并形成会计档 案鉴定销毁意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应 重新划定保管期限；对保管期满，已无保存价值的会计档案 应当按照一定程序进行销毁。 第二十六条 保管期满但尚未结清的债权债务原始凭 证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证， 不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。 单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计 档案保管清册中列明。 第二十七条 保管期满的会计档案，除本办法第二十五 条规定的情形外，可以按照以下程序销毁： 1.由学校档案馆会同财务处提出销毁意见，编制会计档 案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止 年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内 容； 2.由档案馆和财务处负责人、主管财务和档案工作的校 领导分别在销毁清册上签署意见； 3.销毁会计档案时，应当由档案馆和财务处共同派员监 销，电子会计档案销毁时，还应当由信息系统管理人员监销； 4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清 册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当 在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告学校分 管财务和档案工作的校领导。 附表：茅台学院会计档案保管期限表 附表 茅台学院会计档案保管期限表 保管期 序号 档案名称 一 会计凭证 1 原始凭证 30 年 2 记账凭证 30 年 3 汇总凭证 30 年 4 传票汇总表 30 年 二 会计账簿 5 日记账 30 年 6 总账 30 年 7 明细账 30 年 8 固定资产卡片 9 其他辅助性账簿 三 财务会计报告 10 11 月、季度、半年度财 务报告 年度财务决算报告 限 备注 固定资产报废清理后保 管5年 30 年 10 年 永久 四 12 其他会计资料 银行存款余额调节 表 10 年 13 银行对账单 10 年 14 会计档案移交清册 30 年 15 会计档案保管清册 永久 16 会计档案销毁清册 永久 17 会计档案鉴定意见 书 永久 附件 8 茅台学院档案安全管理暂行规定（试行） 为认真贯彻国家、学院安全工作的指示精神，加强管理 工作，明确安全工作职责，结合档案工作的实际，特制定本 规定。 1.认真组织职工学习贯彻执行国家有关安全的法令、制 度，按照学院的要求，做好安全教育工作，严格执行安全制 度。 2.存放档案必须配置铁质档案柜。实现档案库房、阅档 室、办公室“三分开”。 3.做好防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光、 防磁等安全措施，经常进行安全防护设施检查，发现问题及 时解决，做到万无一失。 4.严禁在档案库房、阅档室吸烟，严禁放置易燃、易爆 等危险物品。工作人员离开时要关好门窗、切断电源。 5.档案工作中形成的须销毁材料不得乱扔、乱放，要集 中保管，统一销毁。 6.发生事故时，应立即组织人员进行组织抢救，保护好 现场，并及时报告分管院领导及有关单位，参加事故调查分 析，并落实防范措施。 7.每一位档案人员都是安全责任人，应对安全工作负 责。对因不认真贯彻执行安全制度，忽视安全工作而造成国 家财产损失和危害人身安全的，应承担相关责任。 8.严格执行国家、省（市）以及学院安全管理的有关规 定。 附件 9 茅台学院档案保密规定（试行） 为保守档案机密，维护档案的完整与安全，根据国家和 学院有关保密规定，制定本规定。 1.档案工作人员要保守党和国家秘密，严格执行《保密 法》和学院有关保密规定，忠于职守，增强保密意识，认真 做好档案保密工作。 2.档案工作人员和利用档案人员必须严格遵守《中华人 民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》和 学院有关档案保密规定，不得擅自传播档案有关内容。未经 批准，任何人不得私自将档案带出本馆。 3.档案工作人员要严格执行有关档案接收、管理和利用 制度，认真履行登记、签字手续。借出档案应在规定时限内 归还，妥善保管，严禁转借他人。 4.档案工作人员不得利用工作之便随意摘抄、传播密级 档案内容，不准私自复印档案材料；不准在私人交往和通信 中泄露档案内容；携带秘密档案、资料外出工作时不得违反 有关保密规定；不准在公共场所谈论档案内容和保管情况； 不准通过普通邮政传递秘密档案、资料。 5.接待查档和归档人员，一般应在工作室或办公室。库 房重地，未经同意，非管理人员一律不得入内。 6.在档案提供利用服务中，如需复印档案原件，必须由 提供档案的工作人员复印。 7.查阅、摘抄、复制有密级的档案，须履行审批手续， 经有关领导批准，并妥善保管好摘抄记录和复制件。查阅、 使用时要严格控制范围，无关人员不得翻阅、传阅。使用完 后，摘抄记录和复制件须交回档案馆销毁。 8.档案材料利用或整理完毕后，应及时入柜，不得随便 堆放。 9.档案的密级由归档单位根据有关文件确定，档案馆进 行复核。密级的变更和解密按《保密法》和有关法规办理。 10.销毁档案材料，需经过鉴定、登记造册，并报请院 领导批准后，由两位以上工作人员负责监销。任何人不得违 反规定擅自销毁档案材料。 11.保管档案专职人员出境，应经批准机关审查，且不 得携带秘密文件、资料出境。 12.单位和档案馆应定期检查档案情况，发现泄密或可 能泄密时，应当立即采取补救措施并及时报告有关单位。 13.档案管理人员玩忽职守或档案利用人员违反有关规 定，造成档案损坏、丢失等，将依照有关法规追究其责任， 并给予处罚。 附件: 1.综合档案数据安全保密暂行规定 2.干部人事档案电子文件安全保密暂行规定 3.干部人事档案工作人员保密暂行规定 附件 1 综合档案数据安全保密暂行规定 1.建立档案信息数据安全保障机制，完善安全管理办 法。确定专人负责档案数据的管理工作，档案数据收集、整 理、校核、录入等工作由学院专兼职档案人员负责，档案数 据的发布、管理、维护等工作由档案系统管理人员负责，档 案网站建设、维护等工作由学院网络中心专业人员协助完 成。 2.加强档案信息网络安全管理，做好档案数据识别和鉴 别。对涉密电子文件进行加密处理。请网络中心技术人员帮 助进行防病毒技术处理，确保档案数据安全、保密。 3.制定档案备份及存放制度，确保档案信息安全。档案 数据采用多套备份制度，以确保档案数据的完整、准确、可 读、安全。一是不定期备份，根据每年录入情况，在档案系 统专用服务器上作不定期备份。二是定期备份，包括本地备 份（即档案系统专用服务器备份）每季度一次，异地备份（即 移动硬盘备份）每半年一次，异质备份（刻录光盘）每年一 次。其中，异地备份一式两套，一套存综合档案室，一套存 馆办公室；异质备份一式两套，一套作档案封存，一套存馆 办公室。三是网络中心备份，请学校网络中心每年作一次备 份，一式二套，一套存档案馆，一套存网络中心。 4.明确涉密电子文件范围，作好密级标识。涉密电子文 件分为密级文件和内部文件两种，秘级文件是指上级或本单 位标有绝密、机密、秘密等级的文件。内部文件指的是本单 位党政会议纪要、学院统计年报、基建档案、科研档案、财 务档案等不宜公开的文件材料。学院各兼职档案人员要根据 档案内容认真确定密级，并作好密级标识和录入。 5.设定用户权限，规范数据网上录入、查询利用。档案 系统管理人员可以根据需要，对全院专兼职档案人员、利用 人员使用、查询系统进行授权。被授权的档案管理人员可以 查询、添加、删除、修改任何档案信息；档案馆领导和需被 授权的人员可以查询任何档案信息，但不能作添加、删除、 修改；学院各单位被授权的兼职档案人员可查询本单位录入 的档案数据和已公开的档案信息，还能对当年正在录入且还 未办理移交手续的档案数据进行添加、删除、修改，但不能 对已办理移交手续的档案信息作任何更改；其它用户只能查 阅被授权的、公开的档案条目信息，不能查看全文信息以及 公开但未授权的档案信息和涉密档案信息。 6.规范查借阅流程，方便用户利用。电子文件网上查借 阅利用审批工作流程为。填写档案借阅单——提交申请—— 通过审批——查借阅利用——结束借阅_办理归还手续。通 过审批的用户，要根据赋予的权限、在规定的时间范围内完 成查借阅。未经审批登记或审批未通过的用户不能利用有关 档案信息。 7.严格涉密档案管理制度，严防泄密。涉密电子文件要 严格借阅、使用、保管及销毁制度，未经许可严禁私自复制、 转储和借阅。提供利用有密级的档案数据，应严格遵守国家、 省市以及本单位有关保密的规定；用户查询涉密档案后，要 严格保密，不得以任何方式泄漏相关信息，若有违反，将按 有关规定视情节轻重给予相应的处罚。 8.严格执行国家、省（市）以及学院安全管理的有关规 定。 附件 2 干部人事档案电子文件安全保密暂行规定 1.用于干部人事档案管理的计算机要落实安全防范措 施，不得连入互联网。 2.涉密计算机不能使用无线键盘、无线鼠标等无线设 备。退出使用的涉密计算机以及其它涉密存储设备，要采用 物理销毁的方式进行销毁。 3.干部人事档案信息化管理系统属涉密信息系统，要配 备系统管理员、安全保密管理员、安全审计员，“三员”既 相互制约又相互独立，安全保密管理员不得兼任系统管理员 和安全审计员。 4.人事档案电子文件的保密要求等同于纸质档案，查阅 须遵守相关规定及回避制度。且查阅干部人事数字档案时， 严禁使用手机、照相机、摄像机等工具拍摄（或复制）档案 信息。安全管理员要定期跟踪已授权的查阅服务。 5.建立电子文件日常监控机制及应急预案，确保因设备 故障造成应用服务中断的及时恢复。 6.建立电子文件数据备份、测试等制度。电子文件数据 采用多套备份制度，以确保档案数据安全。一是不定期备份， 在专用计算机上作不定期备份。二是定期备份，包括本机备 份和异质备份，本机备份至少每月一次，异质备份采用光盘 备份，至少每年一次。并定期对档案数据进行恢复测试工作， 确保数据可读。 7.做好技术风险和管理风险评估工作，并根据评估结果 加固安全防护技术。 8.严格执行国家、省（市）以及学院安全管理的有关规 定。 附件 3 干部人事档案工作人员保密暂行规定 1.不得向任何无关人员谈论干部人事档案的有关信息， 如有泄露将视其情节轻重予以严肃处理。 2.严禁任何个人私自保存他人的干部人事档案，严禁伪 造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等。对违 反有关法律、法规及规章制度的，应视情节轻重依法处理。 3.严禁以任何方式（如电话等）索取或提供干部的基本 信息，以及涉及干部的政治历史或其他重要问题信息。 4.严禁任何人携带干部人事档案及相关材料，进出公共 娱乐场所。因工作需要搬运干部人事档案的，必须专人负责、 专车运送，并做好清点、登记、核对，确保档案绝对安全。 5.干部人事档案工作中形成的须销毁的材料不得自行 处理，须经档案管理部门分管领导批准后，统一登记，统一 销毁。 6.干部人事档案工作人员及其在本单位工作的直系亲 属以及本单位领导的人事档案，由本单位指定其它科室人员 专人保管。 7.严格执行国家、省（市）以及学院安全管理的有关规 定。 附件 10 茅台学院档案查（借）阅暂行规定（试行） 一、人事档案查（借）阅暂行规定 为了进一步加强人事档案的管理，充分发挥人事档案的 作用，根据省组通字[1985]98 号《中共贵州省委组织部关于 查阅中央和省管干部档案的规定的通知》、省组通[1998]48 号《中共贵州省委组织部关于印发有关干部人事档案管理制 度的通知》文件精神，结合学院实际情况，特制定本规定。 （一）查（借）阅规定 1.各单位确因工作需要查阅人事档案，查阅单位必须办 理查阅档案审批手续，经有关单位和档案馆主要负责人批准 后方可前往查阅。不得凭借调查证明材料、介绍信等查阅人 事档案。 2.查（借）阅人事档案的人员,必须是两名以上中共正 式党员。 3.得查阅、借用上级的档案。 4.查（借）阅处级以上干部档案的单位一般为组织部、 人事处、纪委等。其它单位一般不得直接查阅处级干部档案， 如工作确实需要查阅的，须经组织部批准办理查阅手续，并 由本单位派专人查阅。 5.任何单位和个人，不得通过电话让档案工作人员代查 档案。 （二）查（借）阅事由 1.因干部考察、任免及人员调动、入党、出国、政治审 查、案件审理、组织处理、福利待遇、奖惩、治丧、外调等 需要查阅人事档案； 2.因入学、职称评定及其他情况需要查阅人事档案。 （三）查（借）阅手续 1.查阅处级以上干部人事档案，必须由查阅单位填写 《茅台学院查（借）阅人事档案审批表》，并由单位负责人 签字和加盖公章（学院为院党委章），经组织部审核批准盖 章后，由查阅单位派党员干部前往查阅。 2.查阅一般人员人事档案，必须由查阅单位填写《茅台 学院查（借）阅人事档案审批表》，并由单位负责人签字和 加盖公章（学院为院党委章），经档案馆审核批准盖章后， 由查阅单位派党员干部前往查阅。 3.档案一般不借出使用,如有特殊情况，需借出使用的， 查阅单位应在《茅台学院查（借）阅人事档案审批表》上说 明理由，经批准后借用。用毕应及时归还，并办理退还注销 手续。 4.外单位需要查阅人事档案，须持单位介绍信或证明。 查阅处级干部档案的，须与组织部联系，并办理查阅档案手 续；查阅其他干部档案的，与档案馆联系办理查阅档案手续。 5.查阅、借用人事档案，须履行登记手续。 6.凡查阅后摘录或复制作旁证材料的，应由档案管理人 员核对原文，写明材料出处和日期，加盖“茅台学院档案馆” 公章。 （四）注意事项 1.查阅、借用人事档案时要爱护材料，不得擅自抽拆、 涂改、增添、圈划、折叠档案材料，严禁在档案材料附近吸 烟、喝水。 2.未经允许不得复制档案材料。摘抄、复制档案材料应 办理登记手续并负责保管好，不得给无关人员看，用后经领 导同意，可自行登记销毁。 3.借阅人事档案，必须保证绝对安全，不得转借、不准 交无关 人员和本人翻阅。人事档案借出应在限期内归还，一般不超 过 7 天,特殊情况最长不能超过一个月。 4.违反上述事项者，应视情节轻重，予以批评教育、纪 律处分，直至追究法律责任。 （五）本规定自下发之日起施行。 （六）本规定由茅台学院党委组织部、茅台学院档案馆 负责解释。 二、综合档案查（借）阅利用规定 为了加强档案管理，确保学院档案安全完整，充分发挥 档案资料的作用，使档案查（借）阅工作规范化、制度化， 特制定本规定。 1.凡持有合法证明的单位或持有合法身份证明的个人， 在表明利用档案的目的和范围，并履行相关登记手续后，均 可利用属于开放范围的档案。凡向本馆移交、捐赠档案的单 位和个人，对其档案享有优先利用权。 2.查（借）阅综合档案须认真填写《茅台学院查（借） 阅综合档案申请表》，办理查（借）阅手续，方可利用。 3.开放档案利用。本院教职工持本人工作证或身份证， 学生持本人学生证；外单位人员持单位介绍信及个人有效证 件均可利用本馆开放的档案资料。 4.保密档案、未开放档案及跨部门档案的利用。除必须 持有上述证件外，还须经有关部门同意、负责人批准，并经 档案馆馆长审批后，方可利用。涉密档案原则上不外借，确 因工作需要外借的，必须在查（借）阅事由中注明，并经学 院分管校领导、保密部门和档案馆负责人审批方可；查阅涉 密档案人员，必须是学院在册正式职工，且为中共正式党员； 其复制、摘录的内容，须妥善保管，使用完毕后，必须交回 档案馆销毁。 5.他人限制利用的科研档案。本课题组成员可凭本人证 件到档案馆查阅；非本课题组成员，须经课题负责人或本人 的同意并签字后方可查阅。 6.利用者如需摘抄、复印档案资料，须经档案馆同意。 经同意后摘录、复印的档案资料，经核对并加盖档案馆公章 后有效。 7.利用档案者应对所利用档案的保密、安全、完整负责。 不得将档案内容随意转告他人。未经学院档案馆或有关部门 同意，不得转借、擅自公布档案内容，不得随意涂改、圈画， 不得拆卷、增、删档案内容或污损档案，更不能丢失。如有 上述情况，将视情节轻重，依法严肃处理。 8.档案原则上不能外借，特殊情况需外借档案原件的， 要办理特批手续，并严格限制借出时间，一般不超过 5 天， 如需延长，应提前补办延期手续。 9.档案借出后，经办人员要定期催还。归还时，要当面 检查无误后，方可注销外借手续；如发现有转借、损坏、丢 失等现象，应登记记录并及时向馆领导汇报，根据情况，上 报学院处理。 10.档案利用完毕后，利用者要将所利用的档案材料交 还档案馆工作人员清点、检查，并按要求认真填写“档案查 （借）阅利用登记簿”，如实填写“利用效果”。 附件 11 茅台学院电子文件归档与电子档案 管理办法（试行） 一、总 则 1. 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案 的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专 门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 2. 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整 理工作，档案部门要进行指导与监督。 3. 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部 门要提供协助和支持。 4. 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关 软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等， 以保证电子档案的质量。 5. 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应 有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全 性和完整性。 6. 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式 的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 7. 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件 等硬拷贝。归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬 拷贝一并归档。 二、电子文件的收集与积累 1.收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归 档的现行有关规定执行。 2. 收集积累要求 （1） 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的 电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已 开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿 内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件 或需要，确定是否保留。 （2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与 纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。 （3） 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电 子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正 常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上， 井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保 留。 （4） 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明 文件存储格式和属性。 （5） 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用 非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。 （6） 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文 件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题， 不可遗漏相关软件和各种数据。 （7） 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意 收集其压缩算法和软件。 （8） 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属 性标识和相关软件。 （9） 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面 所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据 完整。 （10）通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其 软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必 须连同专用软件一并收集。 （11） 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各 类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 3.收集、积累方法 （1） 及时按照要求制作电子文件备份。 （2） 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。 （3）电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。 （4）电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文 件一同保存，并附有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非 正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T— 文本文件；I 一图象文件；G—图形文件；V 一影像文件；A —声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文 件。 三、电子文件的整理 1. 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素 相对集中。 2.电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目 录。 3. 归档电子文件应填写登记表。 四、电子文件的归档 应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的 格式存储到可长期保存的脱机载体。 1. 归档范围电子文件的归档范围的划分，可参照国家 关于文件的现行有关规定执行。 2. 归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完 成。 3. 检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术 条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境 有效性及其信息记录格式等。 4. 归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作，参照国家 关于文件的现行有关规定执行，鉴定结果，在电子文件的机 读目录上制作相应的标识。 （1） 有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位 对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意 见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的 有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给 接收单位。 （2） 保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参 照国家关于文件的现行有关规定执行。 5. 归档要求 （1） 把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据 集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式 2 套，一套封存保管， 一套供查阅使用。必要时，复制第 3 套，异地保存。对于加 密电子文件，则应解密后再完成上述工作。 （2） 本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读 光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为 归档电子文牛长期保存的载体。 （3）存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标 签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境 （4） 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说 明等一同归档并附归档电子文件登记表。 （5） 需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与 相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软 件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。 （6） 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后， 保留时间至少 1 年。 （7） 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上 述归档过程完成物理归档。 五、电子档案的移交与保管 电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为 电子档案进行保管。 1. 检验 （1） 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完 成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合 格率应达到 100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽 样 检 验 的 方 法 样 本 数 不 少 于 总 数 的 20 ％ 合 格 率 应 达 到 100%。 （2） 检验项目。 载体有划痕，是否清洁。 有无病毒。 核实电子档案的完整性和有效性审核手续。 ④ 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。 （3） 将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合 的，应退回形成单位，重新制作。 2. 移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案人 库登记表上签字盖章。一式 2 份，一份交电子文件形成单位 一份自存。 3. 保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要 求外，还应符合下列条件。 （1） 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录 涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。 （2） 环境温度选定范围: 14℃— 24℃；相对湿度选 定范围：45%—60%。 （3） 存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。 （4） 电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。 4. 存效性保证 （1） 每满 1 年，对电子档案涉及的形成单位和档案保 管部门的设备更新情况进行一次检查登记。 （2） 每满 2 年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于 10%如发现问题应及时采取恢复措施。 （3） 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容 性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同 时保留时间不少于 3 年。 （4） 磁性载体上的电子档案，每 4 年转存一次。原载 体同时保留时间不少于 4 年。 （5） 定期检验结果应填人电子档案管理登记表。 5. 利用 （1） 电子档案的封存载体不得外借。 （2） 利用时使用拷贝件。 （3）利用时要遵守保密规定。 （4） 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之 内。 （5） 具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或 部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。 6. 电子档案的销毁鉴定。 （1）电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。 （2） 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实 施。 （3）非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围 的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存 储载体一起销毁并在网络中彻底清除。 7. 统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保 管，利用等情况进行统计。 附件 12 茅台学院兼职档案工作人员职责（试行） 1.认真贯彻执行党和国家关于档案工作的路线、方针、 政策、法律、法规和学院档案工作的规章制度。 2.积极配合学院档案馆工作，按档案工作的要求做好本 单位档案材料的收集、整理、立卷工作。 3.积极配合学院档案馆对本单位应归档案卷的检查及 业务指导，保证应归档材料的齐全、完整、系统，并按时移 交档案。 4.认真执行学院档案馆下发的各类档案立卷标准，严格 把好案卷质量关。 5.热爱档案工作，积极参加学院举办的有关档案工作的 活动及业务培训，不断提高自身业务水平。 6.及时向档案馆反映工作中存在的问题，并提出合理化 建议。