参加线上国际会议系统申报操作指南.pdf

中国科学技术大学外事管理服务系统 参加线上国际会议申报操作指南 1.系统登陆 ①线上国际会议填报登陆：登陆学校官网，点击“信息门户”—“办 事大厅”—“教职工线上会议申报”— 输入校内统一身份认证账号 和密码 —“开始办理”； ②申报进度查询或业务审批登陆：登陆外事管理服务系统大厅页面 abroad.ustc.edu.cn 输入校内统一身份认证账号和密码 —“我的事 项”—“待办事项”进行业务审批或“我的事项”—“进行中事项” 进行申报进度查询； （线上国际会议填报也可通过直接登陆网址 abroad.ustc.edu.cn 输 入校内统一身份认证账号和密码 —“线上会议”进行填报） 注：用户名为工资号或者 GID 号，初次登录或者忘记密码，点击“找 回密码”重新设置。 2.用户申报 ①首先阅读指南页“参加线上国际会议事项告知书”，后勾选“本人 已知悉上述内容，并承诺遵守”，后点击“下一步” 。 ②填写个人信息。首次填写，【姓名】【工号】【工作单位】信息可直 接从网络信息中心关联显示，其余部分需要申报人填写。个人信息项 填写保存后，下次填报时均可自动带出。 ③填写会议信息 a.系统设置需至少在会议召开前 7 天申报，若是在距离会议时间不满 7 天时申报，请勾选“会议开始时间不满足提前七天申报要求”并勾 选正确的会议召开时间，同时提交“无法提前 7 天申报的情况说明” ， 情况说明需由学院/部处负责人签字后再上传。 注：若会议已经召开，无法在系统中补申报。 b.参加“线上国际会议”需要做会议报告的老师，勾选“是”。补充 【报告人】 【报告类别】 【报告题目】 【所属学科】，多个会议报告可以 点击【新增】补充。 c.若是产生会议经费，需要勾选【费用来源】及【费用来源明细】 。 d.需上传【参会邀请函（或相关被邀请参会的证明材料）】 ，这里可以 上传 JPG、doc 和 PDF 三种格式，若是系统提示无法上传，更改浏览 器为兼容模式即可。 e. 最后点击【提交】审核，系统会自动匹配下一步审核人。 ④查看进度 申报人可以在自己的“进行中事项”内，查看申报任务的审批流程。 ⑤批件下载 审批通过，申请者会收到短信通知，在“待办事项”中可下载“任务 批件”和“参加线上国际会议申请表”。点击“下载” ，即可下载批件； 点击“打印”，即可打印线上会议包含每一步办理人的申请表表单。