浙江大学研究生赴海外参加国际学术会议申请资助手续办理流程.pdf

浙江大学“研究生赴海外参加国际学术会议” 申请资助手续办理流程 自 2014 年 6 月 18 日开始研究生参加国际会议的资助经费试行下拨到各学院（系），由 各学院（系）自行审核并实施资助，即日起研究生可在自己学院（系）研究生科办理相关业 务。以下学院、系（经济学院、法学院、人文学院、传媒学院、物理系、心理系、地科学院、 航空航天学院、马克思主义学院）本次经费未下拨，会议资助申请仍在研究生院受理。流程 如下： 一、请查阅《浙江大学研究生赴海外参加国际学术会议资助条例》，若符合条件，请登 陆浙江大学信息服务平台填写“国际会议资助”申请（网上填写后导出，请务必填写好所有 申请材料的总页数），由申请人自行联系两位本学科推荐专家，所在学院进行初审，并签署 意见盖章。 二、申请人请于会议前两个月将申请表及相关附件材料：会议主办方出具的正式邀请函、 论文录用通知、论文录用类别（ORAL 或 POSTER）证明（邮件没有效力不能作为证明材料， 请附正式证明函件有官方签名或大会正式 program）、被录用论文首页（按国内外正式期刊 投稿格式）、外语水平证明等。邀请函若使用英文之外语种书写，需提供导师签名的中文或 英文翻译件。若论文录用类别仅表述为 PRESENTATION,则需同时提交 PROGRAM(宣读论文时间 安排表)才能视同为 ORAL。报送研究生培养处(玉泉校区教 11-212 室)。申请材料留存培养 处。如有顺访任务，请于会议申请时一并提出，否则不予受理（顺访时间需在会议时间之后， 且不能超过会议时间）。 三、经审核同意资助后（审核结果请在 5 个工作日之内通过网上申请系统查询），请登 陆系统填写“因公出国申请”（网上填写后导出），详细流程见浙江大学研究生因公出国或 赴港澳台申请手续办理流程，由导师、学院（系）研究生科、学院（系）党政签署意见，学 院网上审核通过后，原件交外事处，复印件自己留存。 四、若需办理护照，请持复印件一份到保卫处审核，办理户籍处理手续（详见保卫处《各 类户籍证明及身份证补办手续流程》）并到公安局办理因私护照。 五、持“护照、邀请信原件、派遣证明”自行到大使馆签证。如有需要，到浙大接待中 心票务（联系人：马建平；电话：88981567；地址：紫金港校区大食堂 3 楼 341。）打印机 票的行程单以备签证使用(特别说明：为了加强管理，机票统一在浙大接待中心票务预定， 申请人需自行联系，由浙大接待中心票务按会议时间制定行程，掌握好在会议开始前日到达， 会议结束次日返回。申请人请勿擅自更改往返地点和出行时间。签证预约时间确定后即与航 空公司联系。自行订票将不予报销。） 六、签证通过后，持签证到外事处领取出国任务批件。（若签证未通过，务请及时告知 浙大接待中心票务，以便及时调整订票计划，也请同时通知研究生培养处备案)。 七、向浙大接待中心票务咨询机票价格，并明确具体出行时间。（签证通过后请马上与 浙大接待中心票务联系，办理机票事宜，如因拖延订票时间产生的额外的机票费用由学生本 人承担）。 八、办理出票手续：确定机票价格和行程后，请到研究生培养处（经费下拨学院请自行 到本学院办理）开具借款单（带上批件和院系盖章之后的因公出国（境）申请表的复印件； 具体办理时间为每周一至周四，周五因计财处业务安排停办）；到计财处办理汇款（需要出 示“浙江大学因公出国或赴港澳台人员申请表”、外事处开具的出国任务批件）；将借款单、 护照照片页、签证页照片发给浙大接待中心票务马建平（邮箱：420201087@qq.com）后电话 联系马老师（电话：88981567）取票。 九、若需换取外汇，可持身份证原件去中国银行网点办理（数额较大时需提前两天预约）。 十、返校后，请登陆系统在“回国资料上传”栏中填写“赴海外参加国际学术会议资助 申请回国”,并上传总结、报告、几张以国际学术会议场景为背景的本人照（制作为一个 pdf）， 总结一览表打印，导师学院签字盖章，学院网上审核通过后，留存纸质材料，研究生院网上 审核通过。 十一、上传回国资料并审核通过后，才可办理机票等报销手续：请在发票背面签名，到 研究生培养处签字盖章；计财处报销（借款单、批件、出国出境申请表复印件、签字盖章后 的发票和机票行程单、登机牌）-（此环节请在回国后两周内完成，具体办理时间为每周一 至周四）。 研究生培养处 2014 年 5 月 16 日