西安医学院国际交流接待管理暂行办法.pdf

西医发〔2017〕39 号 关于印发《西安医学院 国际交流接待管理暂行办法》的通知 行政各单位、机关各处室，各附属医院： 《西安医学院国际交流接待管理暂行办法》经院长办公会 审议通过，现印发你们，请遵照执行。 西安医学院 2017 年 4 月 25 日 抄送：院领导 西医学院党政办公室 2017 年 4 月 25 日印发 -1- 西安医学院国际交流接待管理暂行办法 为进一步规范我校国际交流接待工作，加强接待管理、经 费管理，强化预算监督，依据《中央和国家机关外宾接待经费 管理办法》(财行〔2013〕533 号)、 《陕西省省级机关外宾接待 经费管理办法》(陕财办行〔2014〕14 号)、《党政机关厉行节 约反对浪费条例》等国家和陕西省有关文件精神，结合我校实 际，制定本办法。 一、适用范围 本办法适用于我校接待国(境)外前来洽谈国际合作交流项 目或进行短期学术交流（一个月以内）的团组和个人。 二、工作原则 国际交流接待工作应当坚持服务外交、服务我校国际化发 展战略、友好平等、务实节俭的原则。 三、国际交流接待类别及内容 我校国际交流接待按性质分为国际合作交流接待和国际学 术交流接待；按规格分为学校接待、二级单位接待、普通 接待。 （一）国际合作交流接待：指接待国（境）外高等院校或 科研机构前来我校洽谈或开展国际交流合作项目的团组或个 人。 （二）国际学术交流接待：指接待国（境）外高等院校或 -2- 科研机构前来我校进行学术交流和讲座的团组或个人。 （三）学校接待：指根据友好平等原则，由我校校级领导 出席的会见、会谈及签约等接待活动。 （四）二级单位接待：指根据友好平等原则，由我校处、 院(系）、部、所、附属医院等相关二级单位负责人出席的会见、 会谈等接待活动。 （五）普通接待：指根据友好平等原则，由我校相关单位 职员或教师出席的会见、会谈等接待活动。 四、接待管理 （一）归口管理 国际交流接待工作由国际合作与交流办公室统一归口管 理。各单位邀请国（境）外团组及个人来访或讲学应当严格执 行上报审批制度。未经批准或授权，不得对外发出正式邀请或 作出承诺。 （二）对外联系 1.对外联系由国际合作与交流办公室负责。同时，鼓励各 二级单位教师学者积极开展对外联系，建立二级单位国际交流 平台。各二级单位需指定专人为国际交流联络员，负责本单位 的对外联系、接待计划的制定和组织实施，并及时与国际合作 与交流办公室做好沟通和备案工作。 2.对外联系应注重调查研究，明确来访团组和个人的基本 -3- 情况，包括来员单位情况、来访目的、团队组成、成员姓名、 性别、身份、信仰、行程安排等。本着以我为主，力求实效、 有针对性的原则，为接待工作做好准备。 （三）分级负责 原则上，学校国际交流接待由国际合作与交流办公室负责 并安排具体接待活动；二级单位和普通交流接待由各二级单位 向国际合作与交流办公室提交《西安医学院国际合作交流接待 申请表》（附件 1），由国际办和主管校领导审核同意后安排具 体接待活动。国际合作与交流办公室负责国际交流项目的年度 汇总和统计上报。 （四）接待原则 负责接待的工作人员要增强组织观念，统一安排接待活动。 参加接待活动的人员应遵守“内外有别、不卑不亢”的外事工 作原则，严格执行涉外保密规定。要遵守外事纪律，注重礼节。 （五）工作流程 国际交流接待要严格执行上报审批制度和流程（附件 2）， 及时向国际合作与交流办公室备案。 五、预算管理 （一）国际交流接待应纳入各单位预算。接待应在核定的 年度国际交流接待费预算内安排活动，不得超预算或无预算安 排接待。 （二）各单位应从严从紧控制国际交流接待经费，严格执 -4- 行接待费开支标准，不得擅自突破，不得转嫁费用。 （三）国际交流接待费的报销支付应严格按照公务卡管理 的有关制度执行，采用银行转帐或公务卡方式结算，不得以现 金方式支付。 六、开支范围及标准 （一）国际交流接待费开支范围主要包括：住宿费、日常 伙食费、宴请费、交通费、文化考察费、赠送礼品费等。原则 上不得列支外宾来华国际旅费。 （二）对应邀来校的团组或个人，应根据互惠对等原则或 校际交流合作协议，区分为全部招待、部分招待和外方自理； 无互惠对等原则或校际交流合作协议的接待，全部招待或部分 招待天数不得超过 5 天（含抵离境当天），招待人数不得超过 3 人。超过规定天数和人数的，一律由外方自理。 （三）住宿费执行办法 1.住宿应注重安全舒适，不追求奢华。校级外宾及国外知 名学者、专家和教授可安排在与学校签订协议的四星级宾馆住 宿；住房不得安排套间。 2.各单位可结合实际情况与符合条件的宾馆签订长期合作 协议，争取优惠价格。 （四）日常伙食费执行办法 1.日常伙食招待应注意节俭，严格根据伙食费标准选择菜 品， 提倡采用自助餐等形式。 2.日常伙食费标准（含酒水、饮料）为每人每天 260 元。 -5- 在所住宾馆用自助餐的，按照与宾馆签订的协议价格执行。外 宾途中伙食费按日常伙食费标准执行。 （五）宴请费执行办法 1.宴请严禁讲排场，不上高等菜肴和酒水，杜绝奢侈浪费。 提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请形式。 2.宴请费（含酒水、饮料）标准：校级领导出面举办的宴 请，每人每次 250 元；处级干部及普通工作人员出面的宴请， 每人每次 200 元；冷餐、酒会、茶会分别每人每次 150 元、100 元、60 元。 3.外宾在校期间的宴请次数不得超过 1 次。 （六）城市间交通费执行办法 1.接待用车应根据实际情况安排，除少数重要外宾乘坐小 轿车外，其他可视人数多少安排面包车、中巴车或大巴车。在 符合礼宾要求的前提下，外宾出行应当集中乘车，减少随行车 辆。 2.各单位确需租用车辆的，应与具备资质、运营规范的汽 车租赁公司签订租赁合同。 3.可提供与外宾职务相应等级标准的城市间交通工具：校 级外宾及国外知名学者、专家和教授可提供飞机经济舱、火车 软席（高铁/动车一等座、全列软席列车一等座、火车软卧）； 院、处级及普通人员原则上不提供城市间交通。 4.确因工作需要并经校领导批准，可提供外方主宾的 1 名 重要随行人员与主宾同等舱位。 -6- （七）文化考察费执行办法 1.文化考察应根据对等原则和实际情况从严掌握，注意 节约。 2.无对等原则的，按以下标准执行： （1）我校已合作国（境）外友好院校校级团组、个人或国 际知名学者、教授来访，可提供安排省内最多 2 个景点（涉及 门票）考察；二级单位负责人及以下团组或个人可提供省内最 多 1 个景点（涉及门票）考察。 （2）我校未合作但已有实质性合作计划的国（境）外友好 院校来访团组、个人或学者、教授来访，可提供安排省内最多 1 个景点（涉及门票）考察。 （3）顺访或无实质性内容的友好访问不提供文化考察。 （八）纪念品或礼品赠送执行办法 1.对外赠送纪念品或礼品应节约从简，实物赠品应尽量选 择具有地方特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品，朴素大 方，不求奢华。 2.赠送对象仅为团长，必要时可包括主要陪同人员，一个 团组或个人只能由接待单位赠送 1 次，不得重复赠送。如外方 赠送，可按对等原则回赠。 3.应以赠送方或受赠方级别较高一方的级别确定赠送标 准，赠送方或受赠方为校级人员或来校讲学的专家教授每人次 纪念品或礼品价格不得超过 200 元；二级单位负责人每人次纪 念品或礼品价格不得超过 100 元；其他人员视情况赠送小纪念 -7- 品，价格不得超过 50 元。 4.校领导接待时赠送的纪念品或礼品由国际合作与交流办 公室统一准备。 （九）机场贵宾厅使用费等其他必要开支应从严掌握，注 意节约。 （十）外宾访问我校期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发 等费用均自理。 七、陪同人员及经费管理 （一）我校陪同人员人数，应根据省上相关要求，从严掌 握。 （二）接待宴请国家元首、政府首脑级外宾的重大接待活 动，我校参加宴请人数根据礼宾要求安排。接待宴请外方校级 领导，外宾 5 人（含）以内的，中外人数原则上在 1：1 以内安 排；外宾超过 5 人的，超过部分中外人数原则上在 1：2 以内安 排。 （三）陪同外宾在学校以外访问期间，陪同人员的伙食费、 住宿费、交通费等开支标准按照我校国内差旅费管理有关规定 执行，并由接待单位负担。确需与外宾同餐、同住、同行的， 经主管校领导批准，可按对应的外宾接待标准实报实销。 八、支出及报销管理 （一）国际交流接待费用应由相关接待单位支付，或由我 校国际交流接待经费支出。 （二）国际交流接待费的报销应由相关接待单位审核后按 -8- 照我校相关财务规定报销。接待费用涉及宴请费、餐费、文化 考察费等需主管校领导审批后方可报销。 九、监督检查 （一）国际合作与交流办公室、财务处等部门应加强接待 管理和经费使用情况的监督检查。 （二）违反本规定，有下列行为之一的，按照我校相关规 定，责令整改，追回资金，并追究有关人员责任： 1.擅自提高接待开支标准的； 2.计划未经批准接待外宾的； 3.违规扩大国际交流接待开支范围，或报销与接待无关费 用的； 4.虚报外宾接待级别、人数、天数,套取国际交流接待经费 的； 5.使用虚假发票报销国际交流接待费用的； 6.假借接待陪同虚报差旅费的； 7.其它违反本规定的行为。 十、附则 （一）在我校举办国际会议涉及的外宾接待费用管理按照 在华举办国际会议的有关规定执行。 （二）本规定经 2017 年 4 月 17 日校长办公会议审议通过， 自文件发布之日起施行。 （三）本规定在执行过程中将随时依据国家或省级相关规 定及市场物价水平的变动情况进行调整、修订和完善。 -9- （四）本规定由国际合作与交流办公室和财务处按照职责 分工负责解释。 附件：1.西安医学院国际合作交流接待申请表 2.西安医学院国际合作交流接待申请流程 - 10 - 附件 1 西安医学院国际合作交流接待申请表 部门联系人 申请部门 及联系电话 来访院校/机构 名称及简介 与我校已开展或拟开 展合作项目简介 序号 姓名 性别 职务及简介 来访人员信息 访问目的 来访日期 □ 友好访问 □ 洽谈合作 年 月 日 □ 签署协议 离开日期 □ 参加会议 年 月 日 □其它 停留天数 校领导会见：是□ 否□ 校领导宴请：是□ 否□ 本部门宴请：是□ 否□ 提供日常用餐：是□ 否□ 提供城市间交通：是□ 否□ 提供接送机：是□ 否□ 提供市内交通：是□ 否□ 提供住宿：是□ 否□ 天 拟申请接待活动 招待文化考察：是□ 否□ 赠送礼品：是□ 否□ 航班信息 （提供接送机时填写） 入住酒店地址 （提供接送机时填写） 接待预算 项目 明细 小计（元） -１１- 项目 明细 小计（元） 住宿费 交通费 宴请费 考察门票费 伙食费 礼品费 合计（元） ： 部门负责人 意见、盖章 国际办负责人 意见、盖章 分管校领导审批 注：1. 来访院校/机构简介需由该院校/机构发展历史、地理位置、学校规模、学科建设、特色专业、综合排名等方面 进行详细描述。 2. 此表原件将作为报销凭据由申请部门自行留存，复印件由国际办存档。 附件 2 西安医学院国际合作交流接待申请流程 对外联系，确定来访信息 ↓ 国际办网站下载 《西安医学国际合作交流接待申请表》 ↓ -１２- 填写《申请表》 ↓ 部门负责人审核、签字并盖章 ↓ 国际办审核、签字并盖章 ↓ 分管校领导审批 ↓ 国际办留存《申请表》复印件备案，原件作为 报销凭据返回各申请部门 ↓ 组织落实接待工作 （校领导接待相关事宜由国际办协调安排） ↓ 根据《申请表》费用预算明细直接办理费用报 销（如出现超标准接待，需由国际办、相关校 领导审核后办理） -１３-