2．北京交通大学文件印制格式标准.pdf

附件 2 为确保北京交通大学文件印制格式统一规范，根据《党 政机关公文处理工作条例》 （中办发〔2012〕14 号）和《党 政 机 关 公 文 格 式 》（ 中 华 人 民 共 和 国 国 家 标 准 GB/T 9704-2012） ，制定本标准。 第一章 总体要求 1．公文用纸 一般使用纸张定量为 60 g/m-80 g/m 的胶版印刷纸或复 印纸。纸张白度 80%-90%，横向耐折度≥15 次，不透明度≥ 85%，pH 值为 7.5-9.5。 2．公文用纸幅面尺寸 公文用纸采用 GB/T 148 中规定的 A4 型纸，其成品幅面 尺寸为：210 mm×297 mm。 3．版面要求 3.1 页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为 37 mm±1 mm，公文用纸订 口（左白边）为 28mm±1mm，版心尺寸为 156 mm×225 mm。 3.2 字体和字号 如无特殊说明，公文格式各要素一般用 3 号仿宋体字。 特定情况可以作适当调整。 3.3 行数和字数 一般每面排 22 行，每行排 28 个字，并撑满版心。特定 情况可以作适当调整。 3.4 文字的颜色 如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。 4．印制装订要求 4.1 制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不 斜，误差不超过 1mm。 4.2 印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不超过 2mm。黑色油墨 应当达到色谱所标 BL100%，红色油墨应当达到色谱所标 Y80%、 M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 4.3 装订要求 公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过 4 mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成 90°;无毛 茬或缺损。 第二章 版头部分 公文首页红色分隔线以上的部分为版头。 5．份号 如需标注份号，一般用 6 位 3 号阿拉伯数字，顶格编排 在版心左上角第一行。 6. 密级和保密期限 如需标注密级和保密期限，一般用 3 号黑体字，顶格编 排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标 注。 7. 紧急程度 如需标注紧急程度，一般用 3 号黑体字，顶格编排在版 心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度， 按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行 排列。 8．发文单位标志 发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为 35mm， 一般使用小标宋体字，颜色为红色，字体大小应不超过上级 机关标志字体大小，以醒目、美观、庄重为原则。 联合行文时，如需同时标注联署发文单位名称，一般应 当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于 发文单位名称右侧，以联署发文单位名称为准上下居中排布。 9. 发文字号 编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。年份、 发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号 “〔〕 ”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即 1 不 编为 01） ，在阿拉伯数字后加“号”字。 上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人 姓名处在同一行。 10．签发人 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右 空一字，编排在发文单位标志下空二行位置。“签发人”三 字用 3 号仿宋体字，签发人姓名用 3 号楷体字。 如有多个签发人，签发人姓名按照发文单位的排列顺序 从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名， 回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。 11．版头中的分隔线 发文字号之下 4mm 处居中印一条与版心等宽的红色分隔 线。 第三章 主体部分 公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔 线（不 含）以上的部分称为主体。 12. 标题 一般使用 2 号小标宋简体字，编排于红色分隔线下空二 行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整， 排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或 菱形。字体大小可根据实际略作调整，以美观、得体为宜。 13. 主送机关 编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格， 最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致 公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记， 标注方法见 20。 14．正文 公文首页必须显示正文。一般用 3 号仿宋体字，编排于 主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文 中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标 注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四 层用仿宋体字标注。 15. 附件说明 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字， 后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字 标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”） ；附件名称后不加 标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称 的首字对齐。 16．发文单位署名、成文日期和印章 16.1 加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空 白印章。 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为 准居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署 名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下 位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 联合行文时，一般将各发文单位署名按照发文单位顺序 整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压 发文单位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名 和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印 章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件 说明）一行之内。 16.2 不加盖印章的公文 单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空 二字编排发文单位署名，在发文单位署名下一行编排成文日 期，首字比发文单位署名首字右移二字，如成文日期长于发 文单位署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发 文单位署名右空字数。 联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文单位 署名依次向下编排。 16.3 成文日期中的数字 用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、 日不编虚位（即 1 不编为 01）。 16.4 特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或成文日期时， 可以采取调整行距、字距的措施解决。 17．附注 如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 18．附件 附件应当另面编排。与公文正文一起装订的附件应编排 于版记之前。“附件”二字及附件顺序号用 3 号黑体字顶格 编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。 附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格 式要求同正文。 如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行 顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件 顺序号。 第四章 版记部分 公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为 版记。 19. 版记中的分割线 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线 用粗线（一般高度为 0.35mm），中间的分隔线用细线（一般 高度为 0.25mm） 。首条分隔线位于版记中第一个要素之上， 末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。 20．抄送机关 如有抄送机关，一般用 4 号仿宋体字，在印发机关和印 发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全 角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后 一个抄送机关名称后标句号。 如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主 送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关 时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔 线。 21. 印发机关和印发日期 印发机关和印发日期一般用 4 号仿宋体字，编排在末条 分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿 拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚 位（即 1 不编为 01） ，后加“印发”二字。 版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期 用一条细分隔线隔开。 22．页码 一般用 4 号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边 缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘 7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记 页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附 件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 第五章 公文的特定格式 23．信函格式 发文单位标志使用发文单位全称或者规范化简称，居中 排布，上边缘至上页边为 30 mm，一般使用红色小标宋体字。 联合行文时，使用主办机关标志。 发文单位标志下 4 mm 处印一条红色双线（上粗下细）， 距下页边 20 mm 处印一条红色双线（上细下粗） ，线长均为 170 mm，居中排布。 如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格 居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和 保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素 与该线的距离为 3 号汉字高度的 7/8。 发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下， 与该线的距离为 3 号汉字高度的 7/8。 标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。 第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为 3 号 汉字高度的 7/8。 首页不显示页码。 24．纪要格式 纪要标志由“XXXXX 纪要”组成，居中排布，上边缘至 版心上边缘为 35 mm，一般使用红色小标宋体字。 标注出席人员名单，一般用 3 号黑体字，在正文或附件 说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号， 冒号后用 3 号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒 号后的首字对齐。 标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席” 二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。