关于做好2018年学校档案立卷归档工作的通知.PDF

西昌学院文件 西学院档〔2018〕1 号 关于做好 2018 年学校档案 立卷归档工作的通知 校内各单位： 学校档案是国家档案资源的重要组成部分，是学校教育事业 科学发展的重要依据，也是学校的宝贵财富，学校档案工作是学 校重要的基础性工作。学校各职能部门及二级学院领导应以对历 史负责的态度，高度重视档案工作,切实加强对本部门档案工作 的领导，认真组织部门专兼职档案人员做好本部门的档案立卷归 档工作,按时向学校档案馆移交档案，以确保学校档案的完整、 准确、系统与安全保管，以便为学校教学、科研、管理及社会各 方面提供利用。 一、总体原则 坚持部门和课题组、项目组立卷归档原则；分管领导具体负 责，专兼职档案员立卷归档；做到应归尽归，任何个人不得据为 —1— 己有。 二、具体要求 1.各部门要严格按照《归档文件整理规则》《西昌学院各类 档案归档范围及保管期限表》的内容及要求，结合本部门实际情 况进行立卷归档。 2.卷内文件材料要求内容真实，手续完备，字迹工整、清晰。 排序、编号（用铅笔编页号）正确，要剔除文件材料上的金属物 （如订书钉、回型针等），并按要求填写并打印归档文件目录一 式两份（可在档案馆网页上下载） 。 3.按规定填写备考表（可在档案馆网页上下载），整理人、 检查人必须签名，检查人为立卷单位分管领导。 4.党委文件和行政文件归档一式两份（1 份归档，1 份装订 成册备查） 。 5.文档一体化，即纸质文件和电子文件一并归档。本部门产 生的电子文件可通过“南大之星”档案管理软件归档或刻盘归档， 党委文件和行政文件除通过“南大之星”档案管理软件归档外还 必须刻盘归档，电子文件要按《电子文件归档与管理规范》执行。 6.2018 年归档文件材料主要是在 2017 年办理完毕且具有保 存价值文件材料。各单位在 2016 年及以前应归档而未归档的文 件材料，务必一并归档(包括各二级学院毕业生照片)。 7.科级以上干部人事档案材料，需经学校党委组织部认定后 由党委组织部指定专人负责按照相关要求归档；一般干部职工人 事档案材料，需经学校人事处认定后由人事处指定专人按照相关 要求归档；教职员工加入中国共产党方面的材料，需经党委组织 部核准后指定专人负责按照相关要求归档；教职员工加入民主党 派方面的材料，需经党委统战部认定后指定专人负责按照相关要 求归档。 —2— 三、归档时间 1.党群系统,包括党委办公室、组织部、宣传部、统战部、 纪委、学工部、团委、工会、保卫部等,2018 年 4 月 30 日前向 学校档案馆移交。 2.行政和教辅系统,包括学院办公室、人事处、计财处、监 察审计处、教务处、科技处、招生就业处、离退休工作处、国有 资产管理处、图书馆、信息化处、学报编辑部、后勤管理处、资 产经营公司、发展规划处、基本建设处、档案馆、管理督导组、 教学科研督导组、彝族文化研究中心、高寒作物研究实验室 等,2018 年 6 月 30 日前向学校档案馆移交。 3.教学系统,包括农业科学学院、经济管理学院、机械与电 气工程学院、资源与环境学院、旅游与城市规划学院、信息技术 学院、教师教育学院、文化传媒学院、土木与水利工程学院、动 物科学学院、彝语言文化学院、艺术学院、体育学院、外国语学 院、理学院、少数民族预科教育学院、继续教育学院、思想政治 理论教学部,2018 年 11 月 30 日前向学校档案馆移交。 4.科研课题在鉴定验收后两个月内归档。 5.基建项目在竣工验收后两个月内归档。 6.仪器设备在验收完毕投入使用两个月内归档。 7.产品生产与科技开发在产品定型鉴定（或验收）后两个月 内归档。 8.财会档案在会计年度终了后，可暂由财会部门保管一年， 期满后的次年 6 月 30 日前归档。 9.声像档案在完成制作后三个月内归档，照片档案（毕业生 照片）可随时归档。学院党委宣传部门、校团委、学生工作部及 各二级学院应注意对学校或二级学院举行的重大活动的录音、录 像、相片等材料以光盘和硬盘的形式归档。 10.学校各单位牵头组织的各类重大活动形成的文件材料， —3— 由牵头单位在活动结束后一个月内归档。 11.人事处在工作人员调入学校或新聘正式教职工进校 2 个 月内，将其档案收集齐全后向档案馆归档，档案馆若发现新进人 员档案材料不齐全、不完整、不准确的，应及时通知人事处索取 所缺材料。干部、教职工人事档案材料的形成和立卷部门，在材 料形成后的 2 个月内，按要求把应归档的材料送交档案馆归档。 四、立卷归档手续 向学校档案馆移交档案，必须履行交接手续，交接双方在移 交清单（可在档案馆网页上下载）上签字盖章后各存一份备查。 五、立卷归档责任 立卷归档情况将纳入部门年终工作考评范围。 六、档案资料征集 档案馆长期征集与原国立西康技艺专科学校、西昌技专、西 昌农校、四川林学院、西昌农专、西昌师专、凉山大学、凉山教 育学院以及与西昌学院有关的珍贵史料、珍贵实物等，对做得好 的部门及个人，档案馆将提请学校给予适当的奖励。 特此通知 西昌学院 2018 年 3 月 16 日 西昌学院办公室 —4— 2018 年 3 月 16 日印发