附件1.档案归档工作（2019）.pdf

档案归档工作 档案馆 一、档案的定义 二、档案的作用 三、档案的归档范围 四、档案的整理 五、档案的移交 一、档案的定义 档案是机关、社会组织和个人 在社会活动中直接形成，保存备查 的各种形式和载体的数据、信息和 知识的记录。 涵义 （一）档案是文件材料有条件地转化而来 的，其转化的条件： 1．必须是办理完毕的文件材料，正在 办理过程中的文件不能称其为档案。 2．这些文件材料对我们日后工作有一 定的查考、利用价值。 3．按照一定的规律保存的。 （二）档案的形式是多种多样的 1．现代档案的形式有：纸质文件、 胶片、 磁带、磁盘、光盘等。 2．类型方式: 文书档案、科技档案、基建 档案、会计档案、声像档案、照片档案和 实物档案等。 （三）档案是人们社会活动的原始记录 档案是形成者直接使用的原始文件的 转化物，具有很强的原始性的特点。它与 文献资料、情报资料、图书资料有所不同， 它不是事后追忆、编写或收集的间接资料。 二、档案的作用 （一）原始凭证作用 档案是从当时当事直接使用的文件转化 而来的，文件上保留着真切的历史标记，它 客观的记录了以往的历史情况，是令人信服 的历史证据。所以，档案可以成为查考、研 究、争辩和处理问题的凭证。如:合同协议、 重要批示、办学资格等。 （二）参考作用 档案是原始记录，是宝贵史料，为日常 行政业务工作、科学研究、生产生活等活动 提供借鉴、参考。例如：编史修志、制定发 展规划等。 三、档案的归档范围 凡是反映本单位主要职能活动和基本 历史面貌的，对本单位、国家建设和历史 研究有保存和利用价值的载体文件材料， 包括照片、录音、录像、光盘、印模等非 纸质材料均属归档范围。无参考价值的文 件不需归档，否则档案材料玉石不分，影 响利用。具体归档范围注意以下方面： （一）上级机关下发给本级机关的文件材料 1．上级机关颁发的属于本单位主管业务并需 要执行的文件，以及普发的，非机关主管业 务但需要贯彻执行的法规性文件。 2．上级机关召开的会议，并需要贯彻执行的 会议主要文件材料。 3．上级机关领导检查本单位工作的重要批示、 讲话稿、题词、照片和声像资料。 （二）本单位在工作中形成的文件材料 1．本单位会议纪要、原始记录等材料； 2．本单位负责召开的各种工作会议的文件、 照片和声像资料； 3．本单位颁发的各种正式文件； 4．本单位的请示与上级机关的批复件； 5．本单位形成的工作计划、总结、报告、统 计表及反映业务活动和科研管理的专业性文件 材料； 6．本单位领导人在公务活动中形成的重要信 件、电话记录、讲话等。 7．本单位形成的各项规章制度，历史沿革、大 事记等； 8．本单位干部任免、调配、职称评定、职工录 用、调资转正、人员编制、机构设置、竞聘材料 等文件； 9．本单位财产、物资、档案等交接凭证、清册 等，本单位与有关单位签定的各种合同、协议书 等材料； 10．本单位基本建设工程施工图纸、竣工图纸、 设计书、协议书、签订的各种合同、购置的大中 型设备的文件材料等； 11．本单位形成的财务预算、决算、凭证、帐簿； 12．本单位在外事活动中形成的请示、报告、接 待计划、总结、会议纪要、简报、邀请函、组队 方案、参加会议的文件材料等； 13．本单位在教学活动中形成学科建设、招生、 学籍成绩、教学大纲、学位、毕业、教材、学生 管理等文件材料； 14．重要的人民群众来信、来访、摘要及处理结 果等材料。 （三）不需归档的文件 1.重份文件 2.仅供参阅、参考、征求意见，不需办理 的文件 3.未经领导审阅、签发的文件 4.一般文件的修改稿 5.未办理、未成行或正在办理的文件 四、档案的整理 （一）纸质档案的整理方法 1.分类排序有讲究 2.装订方法要规范 3.页码编排看仔细 4.日常把好质量关 5.正确填写档案目录 ——分类排序有讲究 1.首先将一个年度的所有文件依照先类别后时间的原则进行 分类排序。 ——分类：根据文件形成部门的不同，进行分类。 ——排序：每类文件均按发文日期进行排序。 ——装订方法要规范 2.接下来将排好顺序的文件按件装订。装订时，正本在前， 定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后；文件在前，批转单在后；来 文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 在装订文件时，可根据文件的薄厚使用不锈钢订 书钉、彩色回形针、鱼尾夹在文件左上角进行装订。 ——页码编排看仔细 在文件首 页的右上 角归档章 3.在装订好的文件上 编写页码。页码编写 位置为文件每页正面 的右下角和背面的左 下角，用阿拉伯数字1、 2、3 …… 。没有文字 的页面不标页码；已 汇编成册并有页码的 资料、书籍无需标注。 档号：档案馆检查无 误后提供，移交前填 写完整 件号 ：按照前 期排好的文件 顺序填写。用 阿拉伯数字1、 2、3„„用铅 笔填写。 页数：文件的总页数。 ——日常把好质量关 4.档案工作对文件质量的要求非常高。如果平时不注意， 收集到的文件很可能已经是无法逆转的不合格文件。 在日常工作中，办公室人员有义务提醒本单位人员， 做到以下几点： （1）本部门产生文件，尽量使用A4大小纸张。所有文 件可选择双面打印，但不能用废纸打印。如接收传真 时使用了废纸，请先用新纸复印后再请领导批示。 （2）提醒领导，在批示时必须使用黑色墨水笔，不可 使用铅笔、圆珠笔、水彩笔，也不建议使用蓝黑钢笔。 （3）日常文件需放在文件盒内保管，不要使文件边角 损坏或留有油渍、水渍等渍迹。 ——正确填写目录 序号：按照前期 排好的文件顺序 依次排序。 文号：填写发文号，如 体办字〔2018〕153号、 体人字〔2018〕13号， 没有可以不填。 责任者：文件形成部 门。以文件盖章为准。 题名：需要填写文件的完整名 称。如文件名称只写了“通 知”，则要根据文件内容自行 拟出适当的题名，一般为部门+ 事由+文种。 日期：填写文件发文日期，格 式为2009.10.03。 页数：填写总页码。 备注：填写需要说明的内容， 如重要文件存档2份等。 档号:档案馆检查无误后提供， 移交前填写完整。 ——正确填写目录 填写本卷的题名，如：“2018年 体育总局文件” “2018年XXXX处 工作文件” “2018年XXXX学院工 作文件” 等。 填写本卷件数及页数。 填写卷内档案情况，如：“卷内 文件齐全完整”“XXXX文件有2 份”“XX号文件借出”等等。 档案馆检查无误后提供，移交前 填写完整。 立卷人为兼职档案员，检查人为 分管档案工作领导，立卷时间填 写立卷完成时间 ——正确填写目录 档号：档案馆检查无误 后提供，移交前填写完 整。 案卷题名：填写本卷的题名，如：“2018年 体育总局文件” “2018年XXXX处工作文件” “2018年XXXX学院工作文件” 等。 年度：档案形成的年度。 件数：卷内总件数。 页数：卷内总页数。 保管期限：根据《档案 保管期限表》填写“永 久”、“长期”等。 备注：填写需要说明的 内容。 (二）照片档案的整理 照片档案整理按照一件事一个文件夹的原则， 将相同事件的照片存放在同一文件夹内。 文件夹名称： 序号+年月日+活动名称 1.2018年10月20日我校举办第六届中外大学校长体 育论坛 图片名称： 序号+年月日+活动名称+人员姓名 1.+2018年10月20日+我校举办第六届中外 大学校长体育论坛+国家体育总局副局长、 党组成员李颖川致辞 反应同一内容的若干张照片，应选择主 题鲜明、影像清晰、画面完整以及未加修饰 剪裁的原版照片归档。数码照片分辨率在500 万像素以上；传统照片规格不限。 照片档案在填写移交目录时， 需注意以下事项。 序号：文件夹的顺序号。 档号：无需填写。 案卷题名：文件夹名称。 年度：图片拍摄年度。 件数：文件夹内图片数 量。 保管期限：永久。 备注：填写需要说明的 内容，如图片非原片等。 五、档案的移交 各部门、各单位档案整理完毕后，请与档案 馆联系，档案馆工作人员对档案进行检查，合格 后方可移交。 各部门、各单位应该在每年6月底前，完成 上一年度的档案移交工作。 档案移交时将检查合格的档案和两份填写完 整的移交目录一同送至档案馆，电子版发送邮件： danganguan@bsu.edu.cn。待工作人员核对签字 后，其中一份移交目录留给移交单位备查。 打印出的移交目录下方，会出现一些需要填写的条目。 其中，移交单位（盖章）及负责人、移交人均由归档单位填 写。接收人、移交时间待档案移交时由档案馆填写。 档案归档流程 收集档案 1.档案分类 2.盖归档章 3.编排页码 4.填写卷内目录、卷内备考表、移交目录 整理档案 档案馆进行检查 合 格 移交档案 不 合 格 1.档案和纸质卷内目录、卷内备考表。 2.两份填写完整的纸质版移交目录。 3.电子版卷内目录、卷内备考表、移交 目录发送至danganguan@bsu.edu.cn。 序号 部门名称 已归档年度 1 党委办公室（校长办公室） 2017 2 党委组织部 2008 3 党委宣传部(新闻中心) 2017 4 党委统战部 2008 5 纪检监察办公室(审计处) 2016 6 学生工作部（武装部） 2016 7 保卫部 2014 8 离退休工作处 2016 9 机关党委 无档案 10 人事处(教师工作部) 2015 11 教务处 2011 12 研究生院 2012 13 科学技术处 2009 14 训练竞赛处 2017 15 发展规划与学科建设处 无档案 序号 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 部门名称 招生与就业工作处 国际交流与合作处（港澳台事务办公室） 财务处 资产管理处 后勤管理处 基建处 国家队保障处 图书馆（档案馆） 工会委员会办公室 团委 教育学院 心理学院 运动人体科学学院 运动医学与康复学院 体能训练学院 已归档年度 2017 2017 2008 2017 2016 2017 2009 2017 2016 2016 2011 无档案 2016 2014 无档案 序号 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 部门名称 中国武术学院（中华民族传统体育研究院） 体育休闲与旅游学院 马克思主义学院 管理学院 体育商学院 新闻与传播学院 国际体育组织学院（外国语学院） 艺术学院 人文学院 继续教育学院（冬奥培训学院） 中国足球运动学院（中国橄榄球运动学院） 中国篮球运动学院 中国排球运动学院 中国冰球运动学院（中国冰壶运动学院） 中国游泳运动学院 已归档年度 2007 2013 2014 2017 无档案 2014 2004 2007 无档案 2018 无档案 无档案 无档案 无档案 无档案 序号 部门名称 已归档年度 46 中国田径运动学院 无档案 47 中国极限运动学院 无档案 48 中国马术运动学院 无档案 49 竞技体育学院 2009 50 附属竞技体育学校 2009 51 体育工程学院 无档案 52 中国运动与健康研究院 无档案 53 中国奥林匹克高等研究院（中国体育政策研究院） 无档案 54 信息网络中心 2008 55 校友会、 教育基金会 无档案 56 学术期刊社 2017 57 校医院 2009 58 北京体育大学出版社 2015 59 北京体育大学产业管理集团 2010 60 国家体育总局干部培训中心 2012 联系人：董健 办公地址：图书馆（档案馆）106 联系电话：62972617 电子邮件：danganguan@bsu.edu.cn