科技部项目视频答辩会场须知1-4号会场2023年3月版.pdf

科技部项目视频答辩室须知 上海一号、二号、三号、四号视频答辩室 特别提示 科技部提醒，目前所有视频会议项目 均属于非涉密项目。因此，参会单位在准 备的答辩材料和现场交流的内容中严禁存 在涉密内容。一经发现科技部将报备相关 部门处理，后果自负。 软件及设备： 一、 参会单位或个人必须使用会场设备（包括笔记本电脑、鼠标、有线话筒和相 关音视频设备），不得安装个人携带的任何外设（激光笔、翻页器等）。会场笔 记本与北京同步，您翻哪页对方专家看哪页。 二、 上海1、4号答辩室所使用的是笔记本电脑，电脑目前使用的操作系统为 WIN10，OFFICE为2019版本， 且不能提供上网。 答辩也可使用PDF格式的文件， 会场笔记本安装有PDF软件（只能读取不能编辑）。 上海2号答辩室所使用的是笔记本电脑，电脑目前使用的操作系统为WIN7， OFFICE为2013版本， 且不能提供上网。 答辩也可使用PDF格式的文件，会场笔记 本安装有PDF软件（只能读取不能编辑）。 上海3号答辩室所使用的是笔记本电脑，电脑目前使用的操作系统为WIN10， OFFICE为2016版本， 且不能提供上网。 答辩也可使用PDF格式的文件，会场笔记 本安装有PDF软件（只能读取不能编辑）。 软件及设备： 三、 汇报的PPT目前已支持16:9格式。注：不能使用分屏和演讲者模式，只 支持普通的放映模式。 四、 在与科技部连通之后会场屏幕会显示自己的PPT，及科技部推送的倒计 时画面（倒计时为总时间，每10秒一跳）。 五、 参会单位在整个答辩过程中请尽量靠近话筒，声音响亮吐字清晰。 六、 会场所使用的笔记本电脑都是事先与科技部主会场配置调试好的，切勿 随意更改或调整电脑的配置，若由于某单位擅自更改或调整配置从而导致与主 会场无法连线的情况，后果将由该单位承担。 会场秩序： 一、 参会单位或个人请按照会议通知的时间提前30分钟到达指定会场，请勿迟到或者早到。入场前需 确认身份并签到。时间和地点以各单位或个人收到的通知为准。到达会场后请到休息室耐心等待候场。 切勿在走廊或会场门口大声讨论喧哗、切勿在会场门口观望或逗留！会议开始前会有工作人员引领入 场并按规定入座，切勿随意搬动会议室内的桌椅，且留意脚下的线路，进入会场后请将移动设备调制 飞行模式或关闭。在会议结束后请及时离开会场，不要在走廊内逗留讨论以免影响后续单位答辩。 二、 参会单位或个人不得携带任何食物（包括任何饮品）入场，会场内严禁吃东西。休息室内会提供 茶水，请在休息室内饮用，离开会场请带走垃圾且不要遗忘个人物品。（会场不负责保管遗留物品， 切记！！！） 三、 场地和会议时间由科技部统一安排，任何参会单位或个人不得随意更改（若有特殊情况请提前与 推荐单位或科技部直接联系），迟到或走错场地视作弃权处理。 四、 由于会场提供统一电脑，所以请不要随意翻看或拷贝其它参会单位的汇报资料，因为可能涉及商 业或工作上的秘密和敏感信息。一经发现我们将上报给相关推荐单位，后果自负请千万注意！！！ 五、 会场不接受科技部固定要求以外的任何单位或个人的额外要求。（例如增加参会人数、安装个人 提示设备，变更座椅位置等） 友情提示： 一、 请参会单位或个人自备纸笔，可以在专家提问时记录下问题。（会场不提供任何文具用品，请 各单位自备） 二、 参会单位或个人请准备2份及以上PPT（U盘或移动硬盘都行），以免单个存储设备出现读写问 题。存储设备使用前请各单位自行检查病毒，若由于某单位的存储设备带有病毒插入并影响后续答 辩，后果将由该单位承担。 三、 每个项目组参会人数请严格按照科技部或推荐单位通知上的要求来，若没有明确要求一般建议 人数控制在1-5人之间（人多混乱不利于答辩人安心准备）。主讲或者项目负责人必须到场，不得 由他人代讲（若有特殊情况请自行提前与科技部或者推荐单位联系）。若有合作单位人员一起参会 的，可帮助回答问题。答辩人员全部坐着参加答辩。 四、 会议桌上有话筒，答辩专家按下话筒开关后开始汇报，其他专家不答辩时请将话筒关闭避免产 生滋扰影响答辩。汇报时请声音响亮吐字清晰，并且严格控制好通知要求的汇报时间，时间一到对 方专家组长会要求停止汇报转而进入问答过程。回答时尽量简明扼要。由于北京科技部专家所使用 的会场并不统一，因此对方声音条件会有好坏差异，若对方专家提问有听不清的请再问一遍。 友情提示： 五、 会议由科技部视频中控主动连通地方，大多准时。偶尔会有提前和延时情况发生，参会人员就 坐后需耐心等待无需催促。 六、 会场内备有电话作为应急使用，若遇到设备故障或网络问题且无法及时恢复，则转为电话答辩。 七、 本会场位于公共办公大楼内，有些状况非工作人员可控。若遇额外因素影响会议效果的 （如装 修，汽车鸣笛、防空警报演练等），参会单位会后可与相关推荐单位反映情况。 注：以上是上海4个会场的基本信息，每个会场现场条件会有些许差异，1-4号会场详细安排请与会场负 责人联系。联系方式如下: 答辩室 联系人 手机 地址 上海1号答辩室 王峻 13917048948 上海市徐汇区中山西路1525 号技贸大厦5楼5号会议室 上海2号答辩室 全雍寅 13801870373 上海市浦东张江李时珍路 288号1楼104会议室 上海3号答辩室 刘琛 18917706061 上海市黄浦区南昌路59号10 楼1004室 上海4号答辩室 王峻 13917048948 上海市徐汇区中山西路1525 号技贸大厦4楼2号会议室 上海一号会场的现场照片供参考 上海二号会场的现场照片供参考 上海三号会场照片供参考 四号会场的现场照片供参考