《山东高校档案》电子期刊2017年第1期.pdf

山东高校档案管理专业委员会主办 SHANDONG GAOXIAO DANGAN 山东高校档案 2017 年第 1 期 赵爱国 20 世纪 90 年代中期，互联网技术开始进入中国，作为信息传播的新的形式和方法， 网络不断改变人们的工作与生活， “数字化生存”成为现实。尤其是进入 21 世纪，网络 信息化技术日趋成熟，电子政务、电子商务成为重要的管理和市场形式，文献数字化浪 潮汹涌，电子文件呈几何级数增长，数字化档案的大量形成、档案管理与利用的矛盾日 益突出。 网络信息技术的应用在为档案工作的发展提供充沛动力的同时，在理论和实践上都 对包括高校档案工作提出了许多新的挑战，档案工作进入了快速变革时期，内外部环境 都面临前所未有的“变局” 。高校档案工作也面临着众多的挑战，因此，要善于利用信息 化提供的技术与平台，进行认真的分析与选择。目前，微信、微博、电子期刊等新媒体 在各个领域广泛应用，对高校档案工作的宣传和推动作用也不容小觑。 籍此山东省高等教育管理科学研究会档案管理专业委员会第二届理事会成立之际， 理事会同仁同意由秘书处创办一份电子期刊，作为山东高校进行档案工作信息发布、相 互交流与学术探讨的平台，下一步我们还将研究申请建立专委会的公众微信号，初步形 成一个以专委会网站为基础的信息交流网络集成平台，以期通过更好的信息交流与共 享，相互协同、相互支持，推动山东高校档案工作的发展。 具体来看，首先可以通过电子期刊等新媒体进一步推动学术研究的开展。高校档案 工作是一项研究性很强的工作，要以问题为导向深入开展研究。档案专业委员会要充分 发挥在档案学与档案工作研究方面的组织与协调作用，打造更加开放高效的学术平台， 组织更多更好的学术研讨和交流活动，更好的推动档案学及相关研究工作的发展。 其次可以通过电子期刊等新媒体推动档案工作的创新。本届理事会要在上届理事会 工作的基础上，固本开新，在工作方式和工作机制、工作内容等方面探索新的发展路径 与空间。通过更多的工作与学术交流，实现信息共享，不断创新观念、创新模式、创新 研究方法。 第三也可以通过电子期刊等新媒体开展不同形式、不同内容的、更有针对性的业务 交流与培训活动。通过交流培训提升高校档案人员的综合业务水平，利用电子期刊容量 相对较大的特点，更好的开展相关理论与业务知识的介绍，也可以推送专题性培训资料， 包括国外高校档案工作的理论与方法，提升高校档案工作同仁的世界观、提升对中国高 校档案工作的认识水平，推动山东高校档案工作的开展。 山东高校档案电子期刊某种程度上也是一种尝试，能够办成一份怎样的电子期刊， 不仅秘书处的同志们需要付出更多的时间和精力，关键还在于所有山东高校档案工作同 仁通力合作。这里我先浅谈几点，姑且先抛砖引玉，作为卷首语。以后每期卷首语都要 请不同高校同仁撰写，秘书处也会征求意见，作出计划，希望得到各位的支持。 山东高校档案 2017 年第 1 期 1 2017 年第 1 期 目录 卷首语 01 新闻动态 04 山东省高等教育管理科学研究会档案管理专业委员会 2017 年年会暨学术研讨会召开 文件讲话 05 关于表彰奖励优秀创新科研成果的决定 08 关于公布山东省高等教育管理科学研究会档案管理专业委员会第二届理事会组成人 员的通知 12 在山东高校档案管理专业委员会 2017 年年会暨学术研讨会上的致辞——山东农业大 学副校长 朱莉 14 在山东高校档案管理专业委员会 2017 年年会暨学术研讨会上的讲话——山东省教育 厅办公室副主任 李苏 15 在山东高校档案管理专业委员会 2017 年年会暨学术研讨会上的讲话——山东省高等 教育管理科学研究会秘书长 宋惠国 17 在山东高校档案管理专业委员会 2007 年年会暨学术研讨会上的讲话——第二届理事 会理事长 山东大学档案馆馆长 赵爱国 19 在山东高校档案管理专业委员会 2017 年年会暨学术研讨会上的工作报告——第一届 理事会秘书长 叶春岐 23 在山东高校档案管理专业委员会 2017 年年会暨学术研讨会上的总结讲话——第二届 理事会副理事长 山东理工大学档案馆馆长 郑晓 山东高校档案 2017 年第 1 期 2 专家讲座 25 王健教授谈“高校档案管理新观察” 学术交流 27 大数据时代档案职业功能拓展与结构转型——山东大学 樊树娟 34 高校科研档案的有效分析与利用——青岛大学 41 高校档案馆做好学生成绩、学历证明翻译工作的对策——聊城大学 韩伟 46 智慧高校档案馆建构中的档案征集智慧化的研究——中国海洋大学 孟蔷 46 高校档案信息化建设的探索与实践——济南大学 窦梅 葛兆富 于仁霞 孙仁诚 吕文华 杨丽娟 唐积运 掠影 47 主 办 山东高校档案管理专业委员会 编 辑 山东高校档案管理专业委员会秘书处 秘书处邮箱 sdgxda@126.com 专委会网址 http://sdgxda.ujn.edu.cn/ 微信公众号 山东高校档案 山东高校档案 2017 年第 1 期 3 新闻动态 5 月 17 日-20 日，山东省高等教育管理科学研究会档案管理专业委员会 2017 年年会 暨学术研讨会在山东农业大学举行。山东农业大学副校长朱莉、省教育厅办公室副主任李 苏、山东省高等教育管理科学研究会秘书长宋惠国等出席会议。 会议听取了山东高校档案管理专业委员会第一届理事会工作报告，进行了第二届理事 会换届选举。会议举手通过了第二届理事会常务理事名单。聘任第一届理事会理事长刘培 平、秘书长叶春岐为第二届理事会顾问；选举山东大学档案馆馆长、校史办主任赵爱国为 第二届理事会理事长，山东财经大学档案馆馆长马静玉等人为副理事长；山东大学档案馆 副馆长楼蔚文为第二届理事会秘书长，济南大学档案馆副馆长唐积运等 6 人为副秘书长。 会议决定，第二届理事会秘书处设在山东大学档案馆。 赵爱国理事长在会上围绕“高校档案工作创新”，提出了新一届理事会工作设想。他指 出，在信息化时代背景下，高校档案工作的开展要顺应时代发展趋势，推动观念创新、工 作方法创新等。新一届理事会将更多地利用微信公众号、电子期刊等新媒体手段宣传高校 档案工作，并不定期组织学术研讨会以及专题性的培训交流等活动。 会议邀请了中国人民大学信息资源管理学院院长助理王健教授做学术报告。王健教授 以“高校档案管理新观察”为主题，从高校档案工作面临的新形势、档案管理新平台、文 件与档案管理系统建设新思路与国外同行新举措四个方面，讲述、介绍了国外高校的档案 管理经验与启示，使与会人员增长了知识，开拓了眼界。 会议还进行了优秀论文表彰及交流， 《大数据时代档案职业功能拓展与结构转型》等 5 项科研成果获得“山东高校档案工作科研与创新成果一等奖”； 《互联网时代我国档案编研 工作发展现状及其优化策略》等 10 项科研成果获得“山东高校档案工作科研与创新成果二 等奖” ； 《档案信息安全的风险与防范策略》等 23 项科研成果获得“山东高校档案工作科研 与创新成果优秀奖” 。山东大学、济南大学、青岛大学获得“山东高校档案工作科研与创新 成果组织奖” 。 全省 90 余所高校的 160 余位档案工作者参会。会议还听取了山东农业大学档案工作 情况介绍，分组交流了各校的档案工作开展情况，参观了山东农业大学档案馆、校史馆。 （撰稿 樊树娟） 山东高校档案 2017 年第 1 期 4 文件讲话 鲁高档〔2017〕3 号 山东省高等教育管理科学研究会档案管理专业委员会（以下简称山东高校档案管理专 业委员会）2016 年年会召开以来，山东各高校档案机构和广大档案工作者积极参加学术研 究，踊跃创新实践，在档案理论研究与创新工作中取得了较大成绩，为全省高校档案工作 做出了积极的贡献。 经各高校档案机构推荐报送，组织专家评审，山东高校档案管理专业委员会研究决定： 《大数据时代档案职业功能拓展与结构转型》等 5 项科研成果获得“山东高校档案工作科 研与创新成果一等奖” ； 《互联网时代我国档案编研工作发展现状及其优化策略》等 10 项科 研成果获得“山东高校档案工作科研与创新成果二等奖”； 《档案信息安全的风险与防范策 略》等 23 项科研成果获得“山东高校档案工作科研与创新成果优秀奖”。山东大学、济南 大学、青岛大学获得“山东高校档案工作科研与创新成果组织奖” 。 希望受表彰奖励的单位和个人继续发扬成绩，再接再厉，扎实工作，开拓创新，不断 取得科研与创新新成果。 希望全省各高校档案机构和广大档案工作者以获奖单位和个人为榜样，认真落实中共 中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，进一步增强科研 与创新意识，不断激发科研与创新活力，推动全省高校档案工作再上新台阶。 附件：山东高校档案工作科研与创新成果获奖名单 山东省高等教育管理科学研究会 档案管理专业委员会 2017 年 5 月 18 日 山东高校档案 2017 年第 1 期 5 文件讲话 附件： 组织奖（3 项） 1.山东大学 2.济南大学 3.青岛大学 一等奖（5 项） 1. 大数据时代档案职业功能拓展与结构转型——山东大学 樊树娟 2. 智慧高校档案馆建构中的档案征集智慧化的研究——中国海洋大学 孟蔷 3. 高校档案信息化建设的探索与实践——济南大学 吕文华 杨丽娟 唐积运 4. 高校科研档案的有效分析与利用——青岛大学 窦梅 葛兆富 于仁霞 孙仁诚 5. 高校档案馆做好学生成绩、学历证明翻译工作的对策——聊城大学 韩伟 二等奖（10 项） 1. 互联网时代我国档案编研工作发展现状及其优化策略——山东师范大学 张莹 2. 高校后勤企业建设人力资源档案的研究——山东科技大学 3. 新时期高校档案与大学文化建设探究——山东建筑大学 任莉新 曲绍燕 陈明九 蒋燕 穆乃敏 李亮 4. 论”三个体系”下高校电子文件的风险管理——山东农业大学 刘亚娟 5. 年轻本科院校档案工作“三个体系”建设的实践及思考——山东交通学院 6. 高校档案馆在医学人文教育中的创新实践——济宁医学院 解素芳 7. 网络环境下档案信息资源整合研究——菏泽医学专科学校 陈航 8. 干部人事档案管理“新常态”研究——-滨州学院 李炜 仲英涛 9. 档案学视域中的比较研究——德州学院 温艳秋 10. 浅析民办高校教学档案的规范化建设——山东英才学院 王磊 优秀奖（23 项） 山东高校档案 2017 年第 1 期 6 文件讲话 1. 档案信息安全的风险与防范策略——山东大学 2. 浅析高校大事记的编写——山东大学 王玉平 张庆美 3. 探析电子档案保管的规范化与长久化问题——山东大学 常杰 4. 信息时代高校档案馆职能拓展与发展路径——山东大学 樊树娟 5. 高校档案信息管理模式的调查研究——济南大学 杨丽娟 唐积运 吕文华 6. 浅谈高等学校档案规范化科学管理——济南大学 郑冉冉 刘海凤 关玲 7. 高校档案业务指导工作规范化管理研究——青岛大学 8. 提高高校会计档案利用率的对策——青岛大学 杨洪云 杨洪云 于健 9. 高校档案信息平台建设中保密工作面临的挑战及对策——山东大学威海校区 10. 新形势下高校档案工作人员素质现状及提升措施——潍坊学院 11. 高校馆藏书画档案管理浅谈——潍坊学院 李永顺 李霞 任志强 12. 基于 P2P 技术的数字档案馆共享联盟研究——济宁医学院 13. 新媒体环境下医学院校档案宣传研究——济宁医学院 解素芳 解素芳 14. 高校科研档案管理共享平台实施研究——德州学院 15. 论档案的效益性——德州职业技术学院 于学斗 黄子燕 温艳秋 李连晖 16. 浅谈档案信息化建设的内涵、重要意义及路径——德州职业技术学院 17. 浅谈高校数字化档案室建设 ——东营市技师学院 李丽 常纪玉 18. 浅谈对高职院校文书档案卷与件的思考——山东工业职业学院 19. 面对档案你会怎样——泰山职业技术学院 司献英 毛瑞萍 陈华 20. 关于高职院校档案管理与开发利用的几点思考——烟台工程职业技术学院 21. 专升本院校档案工作发展思路探析——淄博师范高等专科学校 22. 高校学生档案管理中的问题与对策——青岛黄海学院 曲耀春 戚翠霞 张禄军 鞠艳丽 23. 基于 SOA 架构的高校服务型数字档案馆建设规划与服务设计——山东理工大学 高婷 注：排名不分先后 山东高校档案 2017 年第 1 期 7 文件讲话 鲁高档〔2017〕4 号 各会员单位、各高校： 山东高校档案管理专业委员会 2017 年年会暨学术研讨会于 2017 年 5 月 17 日-20 日在 山东农业大学召开。会上，选举产生了山东高校档案管理专业委员第二届理事会，现将理 事会组成人员予以公布。 附件： 1. 山东省高等教育管理科学研究会档案管理专业委员会第二届理事会顾问、理事长、 副理事长、秘书长、常务副秘书长及副秘书长名单 2. 山东省高等教育管理科学研究会档案管理专业委员会第二届理事会常务理事名单 3. 山东省高等教育管理科学研究会档案管理专业委员会第二届理事会理事名单（略） 山东省高等教育管理科学研究会 档案管理专业委员会 2017 年 5 月 18 日 山东高校档案 2017 年第 1 期 8 文件讲话 附件 1： （2017 年 5 月 18 日 第二届理事会第一次会议通过） 顾 问 刘培平 叶春岐 理 事 长 赵爱国（山东大学） 副理事长（按姓氏笔画排序） 马静玉（山东财经大学） 王京宝（齐鲁师范学院） 牛庆玮（中国石油大学） 曲绍燕（山东科技大学） 刘永平（中国海洋大学） 李秀英（潍坊学院） 李慎令（聊城大学） 杨丽娟（济南大学） 张 颖（山东师范大学） 张志业（齐鲁工业大学） 山东高校档案 2017 年第 1 期 9 文件讲话 张焕远（山东农业大学） 郑 晓（山东理工大学） 葛兆富（青岛大学） 蒋 燕（山东建筑大学） 秘 书 长 楼蔚文（山东大学） 常务副秘书长 唐积运（济南大学） 副秘书长 孙厚娟（中国海洋大学） 李敏红（曲阜师范大学） 李 燕（山东农业大学） 李 晨（山东中医药大学） 张开文（山东交通学院） 王 磊（山东英才学院） 山东高校档案 2017 年第 1 期 10 文件讲话 附件 2： （2017 年 5 月 18 日 第二届理事会第一次会议通过） 常务理事（46 人，排名不分先后） 鲁西片区 赵爱国 楼蔚文 张 颖 李 晨 杨丽娟 唐积运 蒋 燕 马静玉 张志业 蒋 松 张开文 李 炜 仲瑞敏 李淑润 王京宝 王 磊 卢 红 李现红 刘永平 孙厚娟 牛庆玮 曲绍燕 葛兆富 刘永红 赖敬延 陈太安 赵海峰 吴现波 顾 李明玉 程岱峰 周红梅 任世忠 张建勇 李慎令 黄子燕 鲁东片区 炜 鲁中片区 郑 晓 戚翠霞 商松志 李秀英 王宝娃 刘 李 鲁南片区 李敏红 解素芳 艳 张焕远 燕 山东高校档案 2017 年第 1 期 11 文件讲话 2017 年 5 月 18 日 山东农业大学副校长 朱莉 尊敬的各位领导，各位专家同仁： 大家齐聚泰安，共同探讨、研究高校档案工作，在此，请允许我代表山东农业大学向 各位的到来表示诚挚的欢迎，对省高校档案管理专业委员会 2017 年年会暨学术研讨会的 召开表示热烈的祝贺！ 山东农业大学坐落在雄伟壮丽的泰山脚下，前身是 1906 年创办于济南的山东高等农 业学堂。后几经变迁，1952 年全国院系调整时，成立山东农学院。1958 年由济南迁址泰安， 1983 年更名为山东农业大学。1999 年 7 月，原山东农业大学、山东水利专科学校、山东省 林业学校合并，组建了新的山东农业大学。学校是农业部、国家林业局和山东省人民政府 共建高校，是国家首批卓越农林人才改革试点高校，是山东省首批五所应用基础型特色名 校之一。 学校现有三个校区，占地 5145 亩。在校生 34000 余人、其中研究生 3400 多人，教职 工 2200 多人。现有“两院”院士 5 人，长江学者 1 人，国家杰青 2 人，国家千人与青年计 划 3 人，国家级教学名师 4 人，泰山学者攀登计划 3 人、“泰山学者”24 人。学科涵盖 9 大学科门类，设有 12 个博士后科研流动站，49 个博士点、99 个硕士点、89 个本科专业。 拥有 2 个国家重点学科。在 2016 年 QS 世界大学学科排名中农林学科进入全球 400 强、位 居 118 位。建设了国家重点实验室、国家工程实验室、国家工程技术研究中心等一批国家 级平台和省部级研究平台。学校获得包括国家级科技成果奖 26 项、国家级教学成果奖 8 项。共培养了以 8 位两院院士，21 位长江学者、国家杰青、国家千人计划等各类优秀人才 20 多万人。学校先后与美国普渡大学、德国 FOM 大学、英国皇家农业大学、法国洛林大学、 山东高校档案 2017 年第 1 期 12 文件讲话 比利时列日大学、台湾师范大学等国（境）外 60 多所院校建立了校际合作关系。 2016 年，学校主动对接国家和省“双一流”战略，全面启动实施“十三五”发展规划。 规划提出围绕建设优势突出、特色鲜明、综合水平位居国内同类高校一流前列的高水平大 学的目标，实施质量提升战略、特色引领战略、人才支撑战略、创新驱动战略、开放共赢 战略、资源优化战略“六大战略” ，力争通过五年的努力，在培养优秀人才、打造一流学科、 造就领军人物、积聚创新团队、开展高水平研究、服务国家与山东省重大战略需求等方面 实现新突破。去年学校 3 个学科进入省“一流学科”建设计划，2 个专业获批省高水平应 用型立项建设专业、7 个专业获批省自筹建设专业。 山东农业大学档案馆现有工作人员 7 人，其中正高 1 人、副高 5 人。馆藏 3 个全宗、 6.2 万余卷，年利用档案 1.1 万余件次，档案数字化工作推进迅速，为学校的建设发展做 出了积极贡献。 多年来，学校对档案工作高度重视，在不同历史时期，学校领导针对档案工作进行专 门布署。随着业务的不断发展，先后经历了档案室、综合档案室、档案馆等发展阶段，2015 年，新改建档案馆 1400 平方米，库房面积也从当初的 30 平方米发展到现在的近 720 平方 米。 2016 年 10 月，学校校史馆建成开馆，展览面积 2000 余平方米，展出声像及实物档案 近 2700 件，学籍档案 11 万余份。作为学校发展历程、历史积淀、文化底蕴、办学成就的 概括浓缩和形象展示，校史馆已成为社会各界了解学校的重要窗口。校史馆成为了档案的 展示平台，同时档案馆是校史的支撑基础，二者互为依托、相得益彰。 这次大会能在泰安召开，是对我校档案工作的鼓励和推进，真诚欢迎与会领导、专家 为我校档案工作建言献策，多提宝贵意见，对我们工作的不足之处提出批评和建议，加强 交流指导，促使我们的工作更上一个新台阶。 预祝大会圆满成功！祝各位领导、专家在泰期间身体健康、万事如意！ 谢谢大家！ 山东高校档案 2017 年第 1 期 13 文件讲话 2017 年 5 月 18 日 山东省教育厅办公室副主任 李苏 尊敬的朱莉校长，各位领导，各位代表： 大家上午好！首先，对山东省高等教育管理科学研究会档案管理专业委员会 2017 年年 会暨学术研讨会的召开表示热烈祝贺！并预祝会议取得圆满成功！ 本次年会是山东高校档案管理专业委员会一次十分重要的会议，会议将听取第一届理 事会工作报告，选举产生第二届理事会。第一届理事会成立以来，坚持以提高高校档案管 理人员学术水平和业务素质，促进全省高校档案管理和档案工作制度化、规范化、科学化 为宗旨，加强与省教育厅、档案局沟通联系，充分发挥桥梁和纽带作用，紧密结合高校实 际，深入开展档案工作科研与交流，积极组织档案科研课题立项和论文评审，定期和不定 期地进行档案人员业务培训，工作开展卓有成效，有力推动了全省高校档案事业建设和发 展。在此，我谨代表教育厅对本届理事会的辛勤工作表示衷心的感谢！ 第一届理事会非常注重抓规范、打基础，采取设立高校片区协作组、建立信息发布平 台等多种有效方法和得力措施，进一步增进了各高校之间的联系与沟通。同时，注重加强 学会的自身建设，按照规定及时调整理事会成员，按期召开各类会议，建立日常工作规范， 各项工作有序运转，高效地履行工作职责，圆满完成了期内任务，为专委会今后的工作开 展探索了有益的经验、打下了很好的基础。 召开这次年会，相信在新一届理事会产生之后，一定会继续坚持依法依规开展活动， 积极践行学会宗旨，不断创新工作方法，着力加强档案工作研究，为促进全省高校档案事 业发展作出更大的成绩、发挥更好的作用。 谢谢大家！ 山东高校档案 2017 年第 1 期 14 文件讲话 2017 年 5 月 18 日 山东省高等教育管理科学研究会秘书长 宋惠国 各位领导，各位会员代表： 今天上午，我们汇聚在泰安举行山东省高等教育管理科学研究会档案管理专业委员会 2017 年年会暨学术研讨会。借此机会，我受研究会会长范跃进教授的委托，代表研究会及 其秘书处向出席会议的各位领导、会员代表表示诚挚的感谢！ 山东高校档案管理专业委员会是经研究会常务理事会同意，在 2013 年等报请省民政 厅于当年 9 月 23 日批准登记设立的研究会分支机构即省二级学会，迄今已 4 年。按照省 民政厅 2015 年 7 月 31 日印发的《山东省社会团体换届选举工作指引》，关于学会届期自 2015 年起由 5 年改为 4 年，并答复起始时间为省民政厅批准登记时间算起，经研究会秘书 长会议研究决定：山东高校档案管理专业委员会于 2017 年结合当年的年会召开一并完成 换届工作。经过认真筹备，征得研究会秘书处同意，如期举行了这次会议。 山东高校档案管理专业委员会自登记并成立以来，在省教育厅领导及厅办公室和省档 案局的关心与指导下，其领导班子特别是秘书处精心谋划、积极工作，并在秘书处所在院 校和活动承办院校的大力支持与热情配合下，第一届理事会团结引领全省高校档案工作者， 开展许多富有成效的工作和活动，得到了会员单位的支持和肯定，完成了第一届期的任务， 为下一届期（4 年）开展工作与活动奠定了良好的基础。 这次会议换届后将开启山东高校档案管理专业委员会第二个届期。在未来的 4 年届期 内，高校档案管理专业委员会将如何建设与发展，我代表研究会谈几点意见和建议。 一、加强思想政治引领和组织作风建设，始终坚持正确的办会方向 学会是社会团体，专业委员会是具有法人资格的社会组织下属的分支机构。尽管它不 像党政机关、企事业单位那样组织结构严密完善、思想步调高度一致，但也不能思想混淆、 政治淡化、组织松散、作风疲沓。我们档案管理专业委员会作为研究会的分支机构，是本 会的组成部分，也要与上级学会一样，思想端正，政治坚定，组织严格，作风优良。因此， 要不断加强思想政治引领与组织作风建设，坚持以马克思主义为指导，与以习近平同志为 核心的党中央保持高度一致，重思想、讲政治、强组织、硬作风，坚决按照上级的规定要 求，紧紧围绕上级的部署安排，结合本专业委员会的实际和特点，把握并坚持正确的办会 山东高校档案 2017 年第 1 期 15 文件讲话 方向，创造性地开展学会工作和活动，努力使高校档案管理专业委员会建设发展成为争取 的先进社团。 二、制定届期发展规划的和年度工作计划，精心组织并开展优质的专业活动 山东高校档案管理专业委员会，是为全省高校档案工作者搭建的专业性、学术性的科 研平台，应充分发挥其工作交流与学术研讨的主导作用，不仅仅是满足于认个人、学个词， 更要在档案工作摸索交流、档案专业理论研究普及上开阔视野与思路、创新理论与方法， 大力促进专业委员会向高端发展、向特色发力、向创新发挥，绘好未来 4 年的规划设计图 并按照本专业委员会新一届期的愿景目标，抓好每一年的行动计划路线图，做到工作有的 放矢，活动有板有眼，力求有条不紊，行之有效。特别是要办好每年的年会，（一般在当 年的上半年 6 月底之前） 和各片区的协作会即片会（应安排在当年的下半年 12 月底之前） 。 上述会议会前，要由专业委员会秘书处统筹安排，拟订方案，并报研究会秘书处审批，会 后，要提交会议纪要及相关资料。此外，对于其他重大事项，专业委员会秘书处要事先报 批。总之，要努力使高校档案管理专业委员会成为工作活动规范的一流社团。 三、推进“一围绕三服务”意识的强化和社团文化培育，着力打造服务型社团 档案管理专业委员会是专业特点较为突出的民间社会组织。但作为本会现已拥有的 5 个分支机构之一，同为研究会的组成部分和下属的二级学会，要按照上级组织的部署要求 抓好规划安排，并结合本机构的实际，做好结合文章，充分发挥本机构优势，为我省经济 文化强省建设以及高等教育改革发展作出自己的贡献。因此，要遵循中央和省委省政府发 展战略，紧紧围绕本会部署，推进“围绕中心，服务大局，服务会员（高校），服务地方” 的“一围绕三服务”，贯彻落实新发展理念，精心谋划，积极推进，学习借鉴省内外高校 和地方经验做法，用心计划，积极推进，主动适应新常态，群策群力谱新篇，为我省高校 档案工作求创新、管理攀高峰，开创新局面作出新业绩。 与此同时，要合力培育崇德向上正气奉献的社团文化，坚持树立和践行社会主义核心 价值观，大力弘扬和传承中华优秀传统文化，积极营造浓厚的社团文化氛围和良好的社团 文化环境，要在树起好形象、为人作表率的同时，发挥社团育人的作用，使高校档案管理 专业委员会成为有作为、有影响的品牌社团。 在这里同大家重温一下，名家对“文化”的四句概括，即文化是根据于内心的修养， 是无需提醒的自觉，是以约束为前提的自由，是为别人着想的善良。与诸位共勉，让我们 成为这样的“文化人”。 最后，预祝这次会议圆满成功！ 以上所言，如存不当之处，请指正。 山东高校档案 2017 年第 1 期 16 文件讲话 2017 年 5 月 18 日 第二届理事会理事长 山东大学档案馆馆长 赵爱国 各位领导、各位同仁： 上午好！ 首先是感谢。感谢各位的信任、感谢上一届理事会卓有成效的工作、感谢上级学会的 支持和帮助！ 第二是期待。期待和各个高校之间更多的交流合作，期待相互支持、共同推动山东高 校档案工作的发展！ 第三是研究。高校档案工作是一项研究性很强的工作。要以问题为导向深入开展研究。 档案管理专业委员会要充分发挥在档案学与档案工作研究方面的组织与协调作用，打造更 加开放高效的学术平台，组织更多更效的学术研讨和交流活动，更好地推动档案学及相关 研究工作的发展。 第四是创新。在上一届理事会工作的基础上，固本开新，在工作方式和工作机制、工 作内容等方面探索新的发展空间。创新观念、创新模式、创新研究方法。争取编辑发布电 子期刊，建立专业委员会公众微信号，建立不同的工作微信群等。 第五是培训。更多地开展有针对性的培训活动。通过培训提升高校档案人员的综合水 平，用世界眼光提升对中国高校档案工作中国特色的认识水平，推动高校档案工作的开展。 关于高校档案工作的几点想法，也借此机会与大家交流一下。 一.充分认识高校档案馆在一流大学建设中的定位与功能 （一）高校档案是学校的历史根基和核心资源 在一流大学建设中，必须明晰档案馆定位，确定其功能实现的途径，这样才能真正发 挥高校档案工作的作用。高校档案工作是高校整个治理过程必不可少的一个组成部分，档 案是学校的历史根基，是学校的核心资源。 山东高校档案 2017 年第 1 期 17 文件讲话 （二）认识高校档案工作在推动学科建设和学术研究方面的作用 高等学校的四大功能的实现离不开档案工作。主要体现在学科建设档案和科研档案的 管理和信息服务方面。 （三）提高问题意识，有针对性的开展工作 高校档案工作目前存在的问题主要是重视不够、保障不足、收管用不到位、人员整体 质量不高，要针对相关问题开展有效的工作。 二．推动高校档案工作的途径 （一）围绕一流大学建设的核心，加强档案资源建设 档案工作的发展宏观上就是加强档案资源体系建设、档案服务体系建设和档案安全体 系建设，简称“三个体系建设”。加强档案资源体系建设是三个体系建设的基础。档案资 源建设是高校档案馆工作的重中之重，也是档案工作服务于一流大学建设的基础。 （二）关注信息化背景下高校档案工作面临的挑战和发展机遇 围绕一流大学建设，提高档案信息开发与服务水平。高校档案馆要坚持重点突出，围 绕中心工作，积极为一流大学建设提供档案服务，提升服务的主动性、针对性和效率。 （三）全方位保障一流大学建设过程中的档案信息安全 档案信息安全一直以来都是高校档案馆非常重视的问题。一流大学的档案馆必须拥有 全方位的档案信息安全保障措施。要认真研究分析当前高校档案工作存在的安全风险，加 强风险控制，如电子文件备份等。 （四）积极开展培训，打造专业化档案工作人员队伍 高校档案工作具有很强的专业性和研究性，必须具有创新观念，研究性地开展工作。 高校档案工作需要有一支管理型、技术型、服务型、研究型相结合的创新团队，优化人才 结构，融合档案人才、计算机人才、信息管理和教育管理等专门人才的专业优势。 （五）制度规则、标准化及其落实是信息化背景下高校档案工作的核心 要在思想上和方法上，彻底改变粗放式管理。 我本人也很有信心在理事会各位同仁的帮助下，在上级学会的指导和各个高校档案同 仁的支持下，认真履行职责，与大家一起共同为山东高校档案工作的发展作出贡献。 谢谢大家！ 山东高校档案 2017 年第 1 期 18 文件讲话 2017 年 5 月 18 日 第一届理事会秘书长 叶春岐 各位代表，各位同仁： 上午好！ 山东省高等教育管理科学研究会档案管理专业委员会自 2013 年 9 月获得批准登记至 今近四年，根据省民政厅社会组织管理部门有关学会届期调整的意见和上级学会部署，档 案管理专业委员会第一届理事会任期届满，今天大家在这里聚集一堂，共商理事会换届调 整并开展学术研讨。下面，谨受常务理事会委托就第一届理事会的主要工作以及今后主要 工作建议简要报告如下。 一、第一届理事会的主要工作 第一届理事会自成立以来，在省教育厅、省档案局的关心和支持下，按照上级学会的 要求，充分发挥党和政府联系全省高校档案管理者的桥梁和纽带作用，遵循践行学会宗旨， 带领各会员单位和高校档案工作同仁积极开展学术研究与业务交流，建章立制，加强自身 建设，热心为会员和高校服务，成为不断推动高校档案事业发展的重要力量。其主要工作 包括以下五个方面： （一）发挥桥梁和纽带作用，推动高校档案事业发展 本会作为由山东高等学校档案机构及其管理人员、其他相关组织人员等组成的学术性、 非营利性社会团体，是党和政府联系全省高校档案管理者的桥梁和纽带，是推动高校档案 事业发展的重要力量。结合高校档案工作实际，学会始终保持与省教育厅办公室、省档案 局法规经科处的工作联系，邀请有关领导亲临年会指导并部署工作，积极配合主管部门并 动员各会员单位不断推进全省高校档案工作创新与发展。 山东高校档案 2017 年第 1 期 19 文件讲话 2014 年 5 月，借学会成立大会之机，邀请省档案局法规经科处领导专家举办《档案管 理违法违纪行为处分规定》（国家档案局第 30 号令）和《重点建设项目档案管理》两个专 题讲座。2015 年年会，邀请领导专家举办档案工作科学化管理规范专题讲座等，让各会员 单位和高校及时了解档案工作法律法规和重点任务，明确档案工作的基本规范和“收集齐 全、整理规范、安全保管、有效利用”的档案工作目标，引导各高校遵循法律法规，按照 目标要求积极推进档案工作科学发展。 2013 年 5 月至 2015 年底， 学会积极参与并承担由省教育厅办公室主办，全面反映 2010 年全省高校档案工作检查后山东高校档案工作情况和各高校依法依规开展档案工作、规范 档案管理的工具书《山东高校档案工作概览》编辑出版和向全省各高校分发邮递等工作。 （二）开展科研与交流，提升档案学术研究与业务水平 2015 年 10 月中旬，根据中高档分会关于“2015 年学术会议”征文通知，广泛开展论 文征集活动。在本会档案理论研究专题组的组织下，经有关方面专家评审，向中高档分会 推荐报送中国海洋大学孙厚娟、聊城大学韩伟和山东英才学院王磊提交的 3 篇论文。经常 务理事会议研究，上述 3 篇论文获得本会一等奖。济南幼儿师范高等专科学校杨秀梅等提 交的 19 篇论文获得本会优秀奖。 2016 年 5 月，根据中高档分会《关于高等学校档案工作“十三五”规划课题组织申报 工作的通知》和《关于评选高等学校档案工作研究优秀成果的通知（2013-2015）》精神， 积极组织各会员单位和有关高校申报档案工作课题立项和研究优秀成果，其中高校档案工 作“十三五”规划课题立项申报 4 项，高校档案工作研究优秀成果申报 3 项。 2015 年和 2016 年年会，分别组织了论文交流与业务研讨，先后 13 所高校参加交流。 2016 年年会邀请赵爱国馆长作了《信息化背景下高校档案工作的多元选择》学术报告 随着科研与交流的深入开展，全省高校档案学术研究的氛围不断浓厚，业务建设水平 得到整体提升。 （三）建立信息发布平台，确保学会工作有序高效运行 为及时发布公告学会工作，开展档案学术与业务交流，宣传档案工作政策法规，报道 全省高校档案工作动态和规范建设与创新发展，增进各高校档案机构之间的联系与交流， 山东高校档案 2017 年第 1 期 20 文件讲话 2014 年 5 月，在成立大会之后，秘书处根据工作安排，开始筹备学会网站建设。经过一个 月的紧张工作，于 7 月 4 日学会网站初步建成，进入试运行阶段。 学会网站自建成以来，有力推进了学会各方面工作的有序开展，网站已成为全省高校 档案管理人员学习交流的重要载体。通知公告、新闻动态、政策法规等栏目信息发布、更 新、上传力求及时规范、内容丰富，基本可满足高校档案工作日常所需。 除学会网站发挥信息发布和资源共享的主渠道作用外，山东高校档案 QQ 群和微信群 也在发挥着快捷的联络和交流作用。 片区协作组是学会重要的实体联络组织。2015 年 7 月经常务理事会研究，决定建立片 区协作组，根据片区所属高校数量多少，每个片区设 2-4 个组长单位及联络人。根据有关 高校档案机构人员变化情况，2016 年 12 月理事长扩大会议调整了组长单位及联络人。2017 年 3 月组织开展全省高校档案机构及通讯信息采集工作，各片区协作组积极组织本片区各 高校信息采集工作。通过本次信息采集，基本建立起了“秘书处—各片区—各高校”信息 联络机制，为加强学会与各片区和片区内各高校之间的有效联系奠定了基础。 （四）加强学会自身建设，建立规范日常工作秩序 广泛吸收会员，及时调整增补理事会成员，不断壮大学会力量。2015-2017 年先后增 补团体会员 2 个、理事 13 人、常务理事 6 人。 建立学会信函格式和行文规则，根据工作需要及时制发文件，并通过网站及山东高校 档案 QQ 群、微信群等媒体发布。 按期召开理事会年会，坚持每年至少召开一次常务理事会议。根据实际需要，适时召 开理事长扩大会议，讨论研究学会的重要工作。 （五）加强经费管理，为学会工作开展提供基本保障 2014 年 5 月至 2017 年 5 月，经费（会费）总收入为 71400 元，其中 2014 年 18600 元、 2015 年 30900 元、2016 年 21900 元。经费总支出为 29152.20 元，其中 2014 年 4325 元、 2015 年 6046.90 元、2016 年 6721.20 元、2017 年 1-5 月 12059.10 元。结余 42247.80 元。 经费支出主要项目包括网站制作及管理费、中高档分会会费、财务工作补贴、差旅费、 设备购置费、优秀论文奖励等。2017 年 1-5 月支出数额较大，主要是秘书处根据 2015 年 山东高校档案 2017 年第 1 期 21 文件讲话 7 月 11 日档案管理专业委员会常务理事会议决议，购置了便携式电脑(笔记本)和激光打印 机等设备（6827 元），以便日常工作和会议现场文字材料处理，尤其为会议交流者和报告 人提供完备安全的多媒体环境。此外，本次年会组织优秀论文奖励（2780 元）。 二、今后主要工作建议 第一，制定工作条例，依法依规开展活动。根据省民政厅社会组织管理部门关于“一 个学会只有一个章程，二级学会制定条例”等有关规定和上级学会部署，在原有章程的基 础上，应及时制定档案管理专业委员会工作条例，在法律和规章的框架内开展活动。 第二，深化档案理论研究与交流。充分发挥学会开展学术研究与交流的主导作用，以 学术引领学会活动，提高活动的学术含量，不断提高全省高校档案理论整体水平。 定期开展专项学术研究活动，举办山东省民办独立院校档案工作研讨会等。鼓励各会 员单位和个人开展学术研究、撰写学术论文，积极组织参加上级学会和相关学术组织的学 术交流活动，组织申报档案工作研究课题等。进一步开展论文和研究成果评选活动，并积 极向上级学会和相关学术组织推荐优秀论文和成果。 第三，开展高校档案人员培训。根据主管部门安排，承接政府部分职能转移，定期或 不定期开展全省高校档案人员业务技术培训，立足工作提升素质，不断提高高校档案工作 创新发展水平。 第四，坚守宗旨，创新活动。宗旨是学会存在和发展的根本目的和意图，作为档案管 理专业委员会要通过其活动，不断提高高校档案管理人员的学术水平和业务素质，促进全 省高校档案管理和档案工作制度化、规范化和科学化。学会为践行其宗旨，必须坚持创新 思维、创新方式，不断改进工作和服务，为各会员单位和高校以及档案管理人员创造更大 更优的学习交流空间和资源共享、优势互补的发展环境，不断增强学会的软实力和凝聚力。 各位理事、各位代表，第一届理事会已完成历史使命，新的理事会即将产生，在此， 希望新的理事会产生后始终坚守宗旨，不忘初心，开拓创新，引领大家砥砺前行。 以上报告，如有不当，请各位理事、各位代表提出意见。 最后，祝愿各位领导、各位同仁身体安康，事业顺利，生活幸福！ 谢谢大家！ 山东高校档案 2017 年第 1 期 22 文件讲话 2017 年 5 月 19 日 第二届理事会副理事长 山东理工大学档案馆馆长 郑晓 尊敬的各位同仁： 下午好！ 两天的年会即将结束，我们在美丽的泰山脚下度过了丰富而美妙的两天两夜。在理事 会和新老理事长的领导下，各位同仁以极大的热情积极参会，献计献策，可以说此次年会 群贤毕至、集思广益，取得了丰硕的成果。 两天的年会，我们顺利进行了新老交替，开启了新一届档案管理专业委员会全新的历 程；会上对 38 篇论文进行了隆重的表彰；5 所学校的 5 位同仁向大会宣读了论文；更让我 们欣喜的是中国人民大学的王健教授给我们做了一场高水平的学术报告，可谓是一场学术 盛宴；今天下午的分组讨论，大家各抒己见、畅所欲言，把年会推向了高潮！ 上午参观山东农业大学档案馆、校史馆，使我们与会的全体同仁零距离目睹了山农大 同仁用心血和汗水在档案事业的大道上如何艰苦跋涉、穿行在冰冷的档案库房之中，我们 体味的是这所百年名校历史的长度和厚度；徜徉于以黄色为主色调的校史馆中，我们能够 感恩于大地对我们的恩赐，从档案馆和校史馆中，我们更能深切体悟农大档案人的温度与 热度！我们从农大同仁身上知道了什么是爱岗敬业，什么叫一心一意，农大同仁让我们感 动！ 我在想什么叫档案？我认为经档案专业人员鉴定，有资格进入档案库的文字、声像、 图片、实物的就是档案。我又想，什么是高品质的档案？我认为，有重大历史价值的文件、 事件而且有永久保存价值的，就是高品质档案。因此，可以说，我们的档案管理专业委员 山东高校档案 2017 年第 1 期 23 文件讲话 会卓有成效的工作必将永久保存在高校档案历史中并将载入档案史册！在此，我们应当向 为此付出辛勤汗水和心血智慧的前任理事长刘培平、前任秘书长叶春岐致以崇高的敬意！ 特别让我们感动的是刘培平理事长离任时语重心长的嘱托，我们铭记于心。 我们还应当向新当选的理事长赵爱国教授表示衷心的祝贺！赵爱国理事长不负众望、 承前启后、继往开来，我们有理由相信，我们的档案管理专业委员会一定能够从辉煌走向 更大的辉煌！ 我们还应当感谢省教育厅李苏主任、研究会秘书长宋惠国给予档案管理专业委员会长 期的关爱、支持和帮助；感谢山东农大朱莉校长百忙之中出席我们的盛会，给予我们极大 的鼓舞！ 此次年会之所以能够如此圆满，毫无疑问以山大、济大为主的秘书处的同仁做了大量 繁重而琐碎的工作；山东农大同仁张焕远主任、李燕馆长，以及耿丽、刘亚娟老师给我们 提供了细致入微的服务，我提议让我们再一次用真诚的掌声向秘书处和尊敬的农大同仁表 示诚挚的感谢！ 尊敬的各位同仁，我们高校档案工作者，或许不是各自学校主要工作的贡献者，但是 可以肯定地说，我们是各自学校历史进程的见证者，更是忠诚的记录者，尊重档案就是尊 重历史，尊重历史就是尊重我们的档案事业，精心呵护档案就是精心呵护我们自己！让我 们牢记中国档案工作者誓言，并让我们共勉：不忘初心、不辱使命、坚忍不拔、勇往直前！ 用我们的心血和汗水谱写属于我们高校兰台人的辉煌篇章！ 最后，衷心祝愿我们的山东高校档案管理专业委员会步步登高、兴旺发达！衷心祝愿 各位同仁身体健康，事业兴旺，祝福各位旅途愉快，让我们下次年会再会！ 我宣布：山东高校档案管理专业委员会 2017 年会暨学术研讨会胜利闭幕！ 谢谢大家！ 山东高校档案 2017 年第 1 期 24 专家讲座 5 月 19 日，中国人民大学信息资源管理学院王健教授为参加山东省高等教育管理科学 研究会档案管理专业委员会 2017 年年会暨学术研讨会的档案同仁带来了一场学术饕餮盛 宴。王健教授以“高校档案管理新观察”为题，从高校走进新时代、档案管理新平台、系 统建设新思路与国外同行新举措等四个方面做了深入浅出的阐述。 一、高校走进新时代 王健教授从档案馆的新环境、档案服务新群体、档案管理新观念三个方面做了分析。 她认为在现在信息时代的大环境下，高校档案馆所处环境也随之而变，数字转型乃大势所 趋；档案服务新群体中既有拥有现代意识的领导也有作为高端人才的教师和成为数字土著 的学生，高校档案馆如果不能更新观念，采用新举措、新技术，将无法满足高校乃至社会 的需求。 二、档案管理新平台 “互联网+”时代已经到来。 “互联网+”将互联网视为构造社会和行业全新格局的建构 性要素和力量， “互联网+”是社会的操作系统，要求按照互联网的法则和逻辑重新统合运 作模式和管理模式。 在这种新平台下，高校档案管理面临一系列新挑战：1.是否正视数字转型与危机；2. 是否明确发展目标与障碍；3.是否制定管理战略与对策；4.是否注重人才培养与科研。文 件档案管理领域之数字转型意味着，将从以“打印文档”为主的分段式管理转向“以数字 方式”为主的持续管理，即数字方式的管理涵盖电子文件生命周期全过程。文件、档案管 理的数字转型不是组织机构和文件、档案管理部门的局部调整，而是一项系统工程，是文 件管理发展方向、业务定位、组织架构、管理模式等整体性、全方位的整合；从分段管理 到持续管理，从各自为政到系统工程，从传统环境到网络平台，从实体保管到数字保存。 数字转型需要国家层面与机构层面的双轨并行：国家层面要全面推进电子文件管理国 山东高校档案 2017 年第 1 期 25 专家讲座 家战略，努力实现所以门类、所有领域 、全程管理的三个全覆盖；机构层面要明确工作目 标、掌握新动态（方针政策、标准规范、最新成果）、了解电子文件档案一体化管理的思路 与实施路径、研发合规性管理系统、开展全员系列培训。 三、系统建设新思路 王健教授认为数字环境的文件、档案管理必须走系统建设之路，构建合规的电子文件 档案一体化管理系统是必由之路，档案管理必须从文件管理抓起，将电子文件管理的功能 要求嵌入系统，实现全程管理，深入研究并实现电子文件形成系统（业务系统）→电子文 件管理系统（档案化管理系统）→电子文件长期保管系统（数字档案系统）的相关功能要 求。做到复杂的事情简单化，简单的事情标准化，管理路径系统化，系统开发合规化。 四、国外同行新举措 王健教授以密歇根大学本特利历史图书馆（Bentley Historical Library）为例介绍 了国外高校档案馆的先进经验，并将其梳理为以下几点： 1、应用系统，提升效率； 2、档案著录，注重关联； 3、鼓励捐赠，扩展资源； 4、多方服务，有为有位； 5、服务师生，激活历史。 最后，王健教授还介绍了国际合作的新机遇。指出国际档案理事会下设的多个机构如 ICA/SAE/PCOM 以及联合国教科文组织 UNESCO（即将建立中国记忆中心）等都有很多合作 机遇，她鼓励大家通过各种方式到先进国家或高校档案馆参观考察，学习先进的管理经验。 提出每年 6 月 9 日国际档案日也是宣传、展示和教育、培训的好时机。 （王健：中国人民人民大学信息资源管理学院教授、院长助理，全国信息和文献标准 化技术委员会委员，国际信息资源管理学会项目委员会委员，国际档案理事会档案教育指 导委员会副主席，国际电子文件合作项目 InterPARES Trust 亚洲队负责人。 ） （整理 常杰） 山东高校档案 2017 年第 1 期 26 学术交流 樊树娟 （山东大学 济南 250100） [摘要]大数据时代的档案职业呈现出鲜明的时代性特点，在社会公众多样化信息需求的 推动下，档案职业发展理念不断创新，其承担的社会功能也向更广的领域拓展，基于此，档 案职业的结构必然会经历不断转型的过程。 [关键词]大数据时代；档案职业；职业功能；职业结构 档案职业是利用专门的知识和技能开展档案管理活动，满足社会档案信息和服务需求的 社会性职业，是我国社会职业体系的重要组成部分。在每一个社会发展阶段，档案职业都会 受到政治、经济、文化、技术等各种因素的影响而呈现出不同的生存状态和发展趋势。随着 信息社会发展更加深入，大数据时代悄然到来，给档案职业带来了前所未有的发展机遇，同 时也对其提出了更高的要求。在新的社会需求推动下，档案职业呈现出更加贴近时代发展步 伐的特点，其职业功能的战略性拓展和职业要素的适应性转型也日渐成为档案界所共同关注 的问题。 1 档案职业的时代性特点 信息时代的发展推动了全社会各行业各领域深入改革的步伐，档案行业也不例外。在信 息技术、大数据发展理念的影响下，档案职业呈现出鲜明的时代性特点。 1.1 档案资源选择性更大 在信息社会中，档案资源的范畴得到了极大扩展，收集工作的选择性不断增大。档案形 成主体从政府、企业、团体组织到普通公众，呈现出更加多样化的发展势态；档案内容日渐 丰富，与公众工作生活密切相关的信息越来越多地被纳入档案资源的范畴，如医疗档案、诚 信档案等；档案类型从纸质到电子文件、影像、照片、社交网络数据等，甚至大数据整合分 析产生的信息也被看作是有重要价值的档案资源。大数据时代的档案管理工作不再受制于资 源不足的难题，而是应该研究怎样鉴别出那些高质量高价值的档案资源。 山东高校档案 2017 年第 1 期 27 学术交流 1.2 信息技术依赖性更强 在计算机硬件和软件技术的支撑下，档案管理效率和服务质量得到了很大提高。管理软 件的普及使档案工作对计算机和网络技术的依赖性越来越强，在大数据时代这一特点将更加 鲜明。现代办公软件的使用导致电子文件数量急剧增加，互联网、物联网、云计算和大数据 等技术的应用使社会公众更加习惯于通过计算机产生和处理各类数据和信息。档案职业在每 一个管理工作环节都已离不开计算机技术，技术创新将更好的支撑档案职业的改革和发展。 1.3 管理方式更加智能化 信息技术的广泛应用使大数据时代的档案管理工作呈现出更加智能化的发展趋势。近年 来，在智慧城市建设热潮的影响下，档案界提出了建设智慧档案馆的设想和规划，青岛、杭 州等省市档案馆在实践工作中进行了有效尝试，初步取得了一定成果[1]。智慧档案馆的出现 是大数据时代档案职业发展的一大亮点，其智能化体现在充分利用物联网、云计算等大数据 技术加强档案管理中人与人、人与物以及物与物的互通互联，实现档案数据的自动识别与管 理、档案实体的智能化管理、档案服务的高质量和档案人员的高效管理。 1.4 服务手段更加多样化 为更好的满足社会公众的信息需求，档案服务手段日渐多样化。档案利用者可以通过电 话、邮件、网络等各种方式查找所需信息，特别是网络社交媒体平台在档案服务中得到了广 泛应用。各省市档案馆陆续开通了微博、微信等公众号，不定时主动公开推送各类档案信息， 向公众宣传档案工作，更有档案部门正着手开发面向公众的档案查询利用 APP，使公众能够 随时随地查询可用的档案信息。 2 档案职业社会功能拓展方向 顺应社会发展潮流，不断拓展和更好地发挥自身社会功能是档案职业孜孜以求的目标。 加拿大档案学家特里·库克先生在分析 19 世纪以来西方档案学和档案职业活动发展时提出了 推动档案观念和档案工作变化以及未来发展的四个范式：“证据、记忆、认同、社会/社区” [2]，这四个范式发展演变的过程既体现了档案工作发展的阶段性特点和档案工作者应承担的 责任，也展现了档案职业功能拓展的方向。 2.1 历史证据保存功能 山东高校档案 2017 年第 1 期 28 学术交流 档案管理活动起源于人们在各类事务中保存证据的需要，传统意义上的档案职业从事的 就是证据型文件的收集、整理以及保存工作，并通过档案工作的中立性和客观性来维持档案 信息的公正性。档案管理工作中强调的“来源原则、尊重全宗、确保档案内容原始性”等工 作原则，其目的便在于最大限度地保证档案作为真实、准确、原始的证据材料被收集和管理。 因此，确保档案信息的真实性、完整性和唯一性，最大程度地保存历史证据是档案职业基本 的社会功能之一。 大数据时代的数据信息来源具有极大的分散性，数据信息类型趋于多样化，数字信息高 速增长，模拟信息数字化进程也不断加快。数字化意味着信息管理的高效性和信息获取的便 捷性，但对于档案来说，无论是天生数字档案还是后期加工的数字档案，都引起了人们对其 原始性、证据性和长期保存可能性等方面的猜测。目前，我国尚无明确的法律法规来认定电 子文件的证明力，而是将其看作一种间接证据，其证据作用的发挥需要综合考虑其他相关因 素[3]。因而，现代档案职业面临的巨大挑战就在于如何在数据海洋中有效辨别档案信息，对 其进行合理的收集、保管和鉴定，确保其原始性和真实性以及其证据价值的有效发挥。因为 无论是在传统纸质时代还是在数据爆炸的大数据时代，证据性都是档案价值评估的重要指标。 2.2 社会记忆构建功能 档案职业既承担着保存社会文献遗存和证据的历史使命，也具有塑造社会集体记忆的重 要功能。记忆是有选择性的，人类在社会实践中产生的所有记录信息并不全部具有保存价值， 人们也不可能将所有信息永久保存。档案职业人员在管理工作中根据一系列的标准和原则有 意识的挑选档案，这些档案则构成了后人所认识的历史或者说形成了社会的历史记忆。可以 说，档案职业决定着人类的哪些记忆能够被长久保存，哪些记忆将被社会遗忘，即档案职业 重塑了人们的社会记忆。 在数据信息爆发的时代，社会记忆的构建将更加全面和完整。博客、微博、微信、网络 社区等多样化社交媒体的繁荣将人们推进了一个大众书写的时代，公众参与意识和档案保存 意识的提升使构建社会记忆的信息来源更加广泛[4]，“以人为本，公众服务”式的职业理念 使档案职业在社会记忆构建方面的功能更加突显。被称为“大数据”的数据资源已经成为社 会信息资源的主流，集中反映着这个时代背景下政治、经济、文化、技术等领域的发展状况。 山东高校档案 2017 年第 1 期 29 学术交流 然而，在数据资源全面涌现的同时，人们也面临着失去记忆的危机，数字信息的生命周期大 大缩短，大量有历史研究价值的信息资源正在迅速消失或被快速更新的信息取代。如果缺乏 有效的保存措施，很可能会造成信息资源的永久消逝、文化传承链的断裂和社会集体记忆的 极大缺失[5]。因此，大数据时代数字化社会记忆的构建是档案职业所面临的一大难题。 2.3 身份认同和档案社区建设功能 冯惠玲教授在第十七届国际档案大会报告中曾指出，档案领域面临的身份认同问题包含 两层含义：一是在剧烈的社会发展变革中公民的社会身份认同；二是在档案事业巨大变化中 档案工作者自我职业身份的认同和社会认同[6]。在多元文化背景下，公众对身份和文化认同 的强烈需求使得推动社会文化认同成为档案职业的重要功能，即帮助人们从众多的档案记忆 资源中追寻民族文化认同，并从这种文化认同中寻求自我归属感和社会身份认同。档案职业 的自我身份和社会身份认同是推动档案专业和档案事业可持续发展的重要因素，而追求身份 认同的关键是确保档案是真实、可靠的资源，确保档案服务被公众广泛信任和依靠。 在社会发展新时期，公众对多元文化共享和文化社区建设的需求更加强烈，相对于真实 的生活社区，网络社区异军突起，档案职业在档案文化社区建设中的角色面临着由管控型向 参与型和引导型的转变。大数据时代是自媒体时代，任何人都能通过多种途径在有意无意中 创建属于自己的档案，并成为自己的档案管理者；大数据时代也是全媒体时代，人们通过传 统媒体和网络媒体等广泛的途径获得信息并实现多来源信息的汇集与融合。这一全新的数字 信息世界为人们带来了太多的证据遗存、记忆资源和文化认同，档案资源保管和档案文化传 播主体将更加多样化。因此，档案职业的重要功能在于引导档案文化社区的创建和维护，鼓 励社会组织和公民都积极参与到档案资源建设和档案文化交流中去，推动档案文化的社会化 共享和广泛传播。 2.4 推动产业经济发展功能 从经济角度来看，档案是一种重要的经济资产。大数据之所以被社会各界广泛关注，很 大程度上是因为海量数据在经过大数据技术的深度挖掘和精密分析后，能够为政府决策和企 业经营效益的提高带来价值巨大的信息，能够将不断产生的实时数据信息转化成巨大的经济 效益，很多行业已经将大数据看作是非常重要的数据资产。档案工作在企业等社会组织中之 山东高校档案 2017 年第 1 期 30 学术交流 所以一直处于边缘化的境地，很大程度上是因为在传统的档案管理模式下，档案并不能够为 企业发展带来直接的经济利益。因此，在数据经济价值被广泛关注的大数据时代，利用档案 信息资源推动产业经济发展是档案职业功能拓展的重要领域。 一方面可以利用档案信息资源支撑大数据产业发展。国家各级各类档案部门、政府部门、 企业和社会组织等不同群体中保存的大量档案信息为数据挖掘和数据分析提供了充足的资源 保障，通过档案数据开放与整合分析，从中提取有价值的信息和知识，有助于档案信息资源 的深度开发利用，也有利于将沉寂的档案转化成有活力的经济发展条件；另一方面可以大力 发展档案文化产业和档案服务产业。利用独特的档案资源打造特色鲜明的档案文化产品，使 档案能够真正融入社会公众的日常生活，提高公众对档案以及档案工作的认识。档案管理中 介机构可向企业等社会组织提供档案管理指导、档案整理、档案信息管理系统等服务项目， 利用多种多样的档案服务创造经济效益，使档案职业在产业经济发展领域的功能得到充分拓 展和发挥。 3 档案职业结构的适应性转型 在大数据时代社会环境中，档案职业发展理念不断更新，职业社会功能向更广的领域拓 展，职业结构也必定会经历一个转型和重塑的过程。档案学界关于档案职业结构的讨论，普 遍认同的观点是档案职业由职业环境、职业主体、职业客体和职业技能四大部分构成[7]。因 此，档案职业结构的调整主要体现在职业环境改善、档案资源建设、档案人员培养和职业技 能突破等方面。 3.1 改善档案职业发展环境 改善档案职业发展环境是指顺应大数据时代的政治、经济、文化和技术发展趋势，在此 基础上着力改善档案职业发展的内部条件。一是改善档案管理硬件条件和档案服务工作条件， 充分利用大数据时代的信息技术发展优势，根据馆藏数字档案积累状况和数字档案馆建设进 程，增加计算机设备、打印机和扫描仪等数字化设备，提高数字档案信息存储能力和信息分 析处理能力。同时更要加强网络基础设施建设，改善档案网络服务能力，促进档案信息资源 的网络共享和有效整合。二是要紧跟时代发展形势，加快档案管理体制改革，创新档案管理 模式，使之适应大数据时代的档案管理工作实际。完善档案政策法规和行业标准体系，针对 山东高校档案 2017 年第 1 期 31 学术交流 档案职业发展中出现的问题制定具有权威性、可操作性的法规和标准，特别是要加强有关数 字档案信息管理和服务、数字网络环境中公民个人隐私保护等方面的法规建设，为档案职业 活动发展和公民合法权益保护提供良好保障。 3.2 加快培养专业性职业人员队伍 社会档案信息需求的多样化和档案服务需求的个性化对档案职业的开放性、服务性和高 效性以及对档案职业人员的专业化程度都提出了更高的要求。通过教育、培训以及人才引进 等方式培养专业化程度高、综合素质能力强的档案职业人员队伍是推动档案职业发展转型的 关键之一[8]。在培养专业人员队伍过程中要对其学历和专业水平提出更高的要求，逐步改善 档案人员结构层次多样、综合素质参差不齐的状况。同时对档案人员加强继续教育，增强其 对档案新理论和工作新方法的学习能力，引入一些熟悉物联网、云计算和大数据相关技术的 高端技术人才，提高档案管理人员对新技术的应用能力。另外，要加强新时期档案职业人员 职业道德教育，使其更好的承担起一个档案职业者应有的职业责任，在工作中不断提高自身 职业自觉性、职业认同和职业自信。 3.3 完善档案信息资源建设体系 大数据时代的档案信息资源管理体系亟需在内容和结构方面加以完善。在信息社会，档 案行业逐渐向社会化方向发展，人们的档案观念发生着巨大转变。面对档案资源社会化的发 展趋势， “大档案” 、 “泛档案”等概念被相继提出，旨在最大程度地保存对国家和社会有重要 意义的全部档案。信息技术的快速发展使公民在社会档案资源形成、保管和档案文化传播方 面的参与性更强，社会各群体每天都在产生大量反映社会发展状况的具有重要保存价值的档 案信息，档案资源内容更加丰富。互联网应用和传感器的广泛使用使得文档、表格、网页、 图像和音视频等非结构化数据和半结构化数据的增长超越了传统的结构化数据，多样化数字 档案资源逐渐占据主体地位。档案职业工作中所产生的服务数据、用户利用档案数据以及数 字档案元数据等大量异构数据在大数据时代也成为具有重要价值的数据资源。因此，档案信 息资源体系建设过程中既要注重档案内容的全面性、完整性，也要注重资源结构和信息载体 的多样性。 3.4 实现档案职业技能推陈出新 山东高校档案 2017 年第 1 期 32 学术交流 现代档案职业技能一般分为传统技能（一般指档案管理工作的 6 个或 8 个工作环节）和 信息技能（以计算机、网络数据库技术为基础的数字档案管理技能）[9]。我国传统的档案收 集、整理、保管、利用、保护、编研等技能建立在纸质档案管理工作基础之上，而在大数据 时代，档案信息资源的存在形态和信息管理的程序方法等都发生了很大改变，档案职业技能 只有不断拓展创新才能满足新的社会发展需求。在继承纸质档案保存、鉴定、编研等传统技 能的基础上，信息时代的档案职业技能需要进一步推陈出新，充分利用信息技术，通过办公 自动化系统和档案管理系统的对接实现电子文件及元数据信息的自动捕获和实时归档，将自 动化、实时性、前端控制和文档一体化管理作为指导档案收集工作的重要原则。在档案管理 工作中充分利用档案信息云存储、数据备份、数据挖掘、数据分析和数据可视化等创新技术， 实现档案管理的智慧化，并在保障档案信息完整安全的前提下充分挖掘档案信息的内在价值， 向社会公众提供更加丰富更加有价值的档案信息。 参考文献： [1] 杨智勇,周枫.试析智慧档案馆的兴起与未来发展[J].档案学通讯，2015(4):45-50. [2] 特里.库克(著)、李音(译).四个范式：欧洲档案学的观念和战略的变化——1840 年 以来西方档案观念与战略的变化[J].档案学研究,2011(3):81-87. [3] 陈勇,张文茜.论电子文件证据的法律效力[J].浙江档案,2012(10):11-13. [4] 张 照 余 . 风 物 长 宜 放 眼 量 : 档 案 职 业 的 疆 域 拓 展 与 战 略 性 迁 移 [J]. 档 案 与 建 设,2014(1):12-17. [5] 马费成.数字时代不能没有“中国记忆”[N].中国社会科学报,2014-05-26. [6] 黄霄羽,张斌.以创新应对变化，以发展追求认同——第 17 届国际档案大会评析[J]. 档案学通讯,2013(1):4-7. [7] 胡鸿杰.论档案职业的发展空间[J].档案学通讯,2007(6):10-13. [8] 樊树娟.大数据时代的社会变革与档案职业发展探析[J].档案管理，2014(6):17-19. [9] 李扬新.档案职业技能的地位、特点和构成分析[J].档案学通讯,2006(3):16-19. 山东高校档案 2017 年第 1 期 33 学术交流 窦梅 葛兆富 于仁霞 孙仁诚 （青岛大学 青岛 266071） [摘要]如何对高校科研档案进行有效的分析和利用是困扰科研档案管理人员的难题。本 研究以青岛大学 2012-2014 年科研人员、承担的自然科学省部级及以上科研项目为研究对象， 系统的研究和分析了隐含在数据内部的有价值信息，为分析和利用科研档案提供了有效方法。 同时，为合理配置科研资源，提高科研效率，制定正确的科研发展战略提供了参考和理论依 据。 [关键词]高校；科研档案；利用；文本挖掘 科研是学术的重要组成部分，学术是高水平大学的立校之本，也是高水平教师的成长之 路。作为学术成果重要组成部分的科研项目在对高校和高校教师学术水平评价中发挥着举足 轻重的作用。现有的科研档案管理存在着诸多问题[1,2]，一般只限于对科研档案资料的整理、 保存和借阅，而如何通过分析和利用现有的科研档案资料收集有效信息，为下一步高校的科 研战略决策提供参考依据是困扰科研档案管理人员一大难题。本研究以青岛大学 2012-2014 年学校科研人员、承担的省部级及以上科研项目为研究对象，系统的研究和分析了隐含在数 据内部的有价值的信息。 1 研究目的与方法 1.1 研究目的 通过对自然科学人员、项目等数据的分析与挖掘，找出近 3 年自然科学科研发展趋势， 分析隐含在数据内部的有价值的信息，挖掘出青岛大学科研工作的特色所在、潜在优势和增 长点。 1.2 数据处理 以近 3 年青岛大学的科研人员、科研项目等作为数据集市,根据目标要求，对数据进行统 计分析；采用数据挖掘方法[3]对隐含在数据内部的信息进行挖掘。 山东高校档案 2017 年第 1 期 34 学术交流 2 研究结果 本研究收集了青岛大学 2012-2014 共 3 年承担的省部级及以上自然科学纵向项目，包含 项目名称、负责人、负责人职称、学科分类、项目来源、组织形式、合作形式等。学科分类、 项目来源、组织形式、合作形式按照教育部高等学校科技统计工作文件划分。 2.1 科研项目基本情况 2012-2014 年青岛大学省部级及以上项目（图 1）实现了质与量的飞跃，项目数逐年递增。 2014 年国家项目达到 88 项，省部级项目达到 109 项。 图 1 2012-2014 年青岛大学自然科学省部级及以上项目情况 2.2 科研项目职称分布情况 按照职称对科研项目进行分类统计发现（图 2）：在国家级项目中，3 年来，正高职称人 员占有较高优势，达到 95 项，副高人员 54 项，而中级职称人员为 78 项。从图 3 看出，中级 职称人员承担的国家级和省部级项目数逐年递增，而且增幅显著，其获批项数明显高于副高 人员。 图2 2012-2014 年青岛大学自然科学省部级及以上项目按职称统计分布 山东高校档案 2017 年第 1 期 35 学术交流 图 3 2012-2014 年青岛大学自然科学省部级及以上项目按年份、职称统计分布 2.3 科研项目学科分布情况 从项目的学科分布情况来看（图 4） ，青岛大学 3 年来承担的省部级及以上项目分布于 26 个学科，主要集中在临床医学（156 项，29.7%）、基础医学（86 项，16.4%） 、材料学（43 项， 8.2%） 、物理学（39 项，7.4%） 、管理学（33 项，6.3%）和信息科学与系统科学（30 项，5.7%） 这 6 个学科内，占到了总项目数的 73.7%。 图 4 2012-2014 年青岛大学自然科学省部级及以上项目学科分布 2.4 科研项目来源分布情况 按照项目来源给出了青岛大学省部级及以上课题的分布情况（图 5），可以看出国家级项 目主要来源于国家自然基金，省部级项目主要为山东省科技厅项目，除此之外，国务院其他 山东高校档案 2017 年第 1 期 36 学术交流 部门的项目排在第三位，项目较少。按照年份逐年统计各项目来源（图 6），可以看出，国家 自然基金项目按照年份逐年增加，山东省科技厅项目在 2013 年较之前后两年有所减少，但同 年国务院其他部门的项目却高于其他两年，因而总体上，国家级项目和省部级项目均呈现递 增态势。 图 5 2012-2014 年青岛大学自然科学省部级及以上项目来源分布 图 6 2012-2014 年青岛大学自然科学省部级及以上项目来源逐年分布 2.5 科研项目活动类型分布情况 从科研项目的活动类型来看（图 7） ，青岛大学的省部级及以上项目活动类型主要为应用 研究，其次为其他科技服务类，而成果应用类的项目较少。按照学科逐项展开各个活动类型 山东高校档案 2017 年第 1 期 37 学术交流 后发现，应用研究的活动类型主要分布于临床医学和基础医学，基础研究主要集中在数学和 物理学，其他科技服务类型主要集中在纺织科学与经济学，试验发展与 R&D 成果应用类分布 于多个学科。 图 7 2012-2014 年青岛大学自然科学省部级及以上项目活动类型分布 2.6 科研项目文本挖掘分析情况 通过上述分析可以看出，2012-2014 年，青岛大学在省部级及以上项目基本呈现了递增趋 势，其中医学类（包括：临床医学、基础医学等）占有明显优势。为了进一步分析上述项目 是在哪些研究领域或研究方面取得的，本项目采用文本挖掘技术，通过对项目名称进行挖掘， 并建立词云图，分析了青岛大学的优势研究领域情况。 词云是对文本中出现频率较高的“关键词”以可视化方式突出显示，形成“关键词云层” 或“关键词渲染”，从而过滤掉大量的文本信息，使浏览者只要一眼扫过文本就可以领略文本 的主旨。 考虑到青岛大学 3 年省部级及以上项目中，医学类学科占了很大比例，因此在分析时将 医学类学科和其他学科分开分析。医学类学科包括：临床医学、基础医学、预防医学与公共 卫生学、中医学与中药学四个学科。 图 8 给出了医学类的词云图，从图中可以看出，医学类科学研究主要集中在基因、细胞、 分析、蛋白、神经、糖尿病和帕金森病等方面，主要研究这些方面的机制、作用和相互影响。 山东高校档案 2017 年第 1 期 38 学术交流 图 9 给出了去除医学学科后其他学科的词云图，可以看出， 青岛大学其他学科主要涉及纳米、 纤维、材料、网络、晶体、山东、海藻等方面，主要研究这些方面的结构、性能、制备、技术 等。 图 8 医学类学科科研项目词云图 图 9 去除医学类学科后其他学科科研项目词云图 3 研究结论 科研是提升高校学术水平的关键所在，具有支撑学科建设、引领学科发展的作用，是高 校实力的见证。但面对快速增长的大量数据及大量信息资源，这些数据背后隐藏着什么样的 信息？能否通过对数据的多角度分析为管理人员提供更加丰富和有利的决策支持？如何利用 更有效的技术对大量数据进行发掘以发挥其潜能，从中迅速萃取有用的信息以指导和辅助科 研管理，以应对高校发展的严峻挑战，提升自己的核心竞争力，这些都是目前地方普通高校 亟需解决的重大问题。目前，大多数高校对已有的大量科研数据只停留在数据存储备份、查 找、统计、报表等初级阶段，无法发现数据中存在的关系和规则，无法根据现有的数据预测 未来，以便为更有效率的科研管理和决策提供动态准确的信息。目前，只发现极少数个例实 现了对科研档案的有效利用[4]。 为探索上述问题的解决方案，充分分析和利用现存的科研档案信息，本研究以青岛大学 2012-2014 年学校科研人员、承担的自然科学省部级及以上科研项目为研究对象，进行了系 统的研究和分析。分析后发现：3 年中，青岛大学承担科研项目的能力稳步提升，尤其是青年 教师承担科研项目的能力明显增强。究其原因可能主要与在国家级项目中中级职称人员获得 山东高校档案 2017 年第 1 期 39 学术交流 了国家自然基金青年基金的支持，而副高人员在年龄上不满足青年基金要求，在面上基金申 请方面与高级职称的人员还有所差距导致获批较少。同样情况也出现在省部级项目中，这与 山东省对青年学者支持力度加强有关，如山东省科技厅对青年学者的支持专项有：山东省优 秀中青年科学家科研奖励基金、山东省自然科学基金青年基金、培养基金等。另外，3 年来在 国务院其他部委申请获批的科研项目仅有 35 项，数量太少，应该加强与国务院其他部委的信 息联络，积极拓展项目来源渠道，争取为主或作为合作单位多参与各部委项目，力争获得更 多不同类别项目支持。在学科方面，医学是青岛大学科学研究的中坚力量，占了半壁江山， 主要集中在基因、细胞、分析、蛋白、神经、糖尿病、原发性痛风和帕金森病等方面的研究。 医学以外其他学科主要涉及纳米、纤维、材料、网络、石墨烯、晶体、山东、海藻等方面的研 究。 通过对 3 年青岛大学承担的省部级及以上科研项目的深入分析，为未来科研管理方向的 确定提供了参考和理论依据。具体为：要继续充分调动青年教师从事科学研究工作的主动性 和积极性，加强青年教师之间的学术交流，从源头培养科研创新团队；加强对副高级职称人 员的引导，充分发挥他们的现有优势，鼓励他们加强学习，加强与自身研究领域更高水平学 校和大师的交流与合作，切实提升自己的科研水平和能力；加强学校顶层设计，针对现有的 优势领域进行强强联合，跨学科建立学科集群，实现校内协同创新，努力开创学校科学研究 的新篇章。 参考文献 [1]王玉斌.高校科技档案管理:问题、原因及对策[J].档案学研究 2015(1): 68-71. [2]朱玉清.北京地区高校科研文件档案管理现状调查研究[J].档案学研究，2009(2):3335. [3]陈源.数据挖掘在高校档案管理中的应用研究. 办公室业务, 2013(22):144-145. [4]葛春艳 .医院科研档案助推中医“三字经流派推拿”申遗成功 [J]. 山东档案， 2015(2):69-70. 山东高校档案 2017 年第 1 期 40 学术交流 韩伟 （聊城大学 聊城 252000） [摘要]英文学历证明和成绩的翻译在很大程度上体现了一个学校的档案利用水平和服务 质量，会影响到学校在国际上的形象。英文档案材料的制作要规范，管理要科学，服务要体 现“人性化” 。本文针对当前高校学历证明和成绩档案翻译工作中存在问题，结合实践，提出 了几点参考性的对策。 [关键词]学历证明；学生成绩；档案翻译 1 高校学生学历证明和成绩档案翻译工作的现状 随着我国国际合作交流的发展和人们学习观念的改变，近几年学生选择到国外留学的人 数不断攀升，在办理出国证明材料时，英文学历证明（毕业证、学位证）和成绩是必不可少， 因此高校受理学生出国相关证明材料的数量也大幅增加。由于这些材料直接面对的是国外的 一些高校和科研院所，所以学生档案翻译质量的好坏，将直接关系到学校的形象。 但是据了解，目前不少高校学生成绩和学历证明的英文翻译都存在不同程度的不规范问 题，主要是制作上和管理上的不规范。制作上的不规范主要表现在翻译的内容不准确，形式 不统一；管理上的不规范主要是指提供这类英文证明的档案部门把关不严，出具证明过于随 意等等。例如，以往办理英文成绩翻译、出具相关中英文学历证明时，一般用 Word 或 Excel 临时进行数据输入和翻译，效率低、检索难、占空间大，再加上翻译者本身的水平不同，课 程名称、所学专业、学位名称等专业术语难免出现不同的译法甚至译错，不仅费时费力，而 且给利用者带来诸多不便。[1] 因此，要提高档案利用的质量，确保出具英文证明的准确性和权威性，提高高校学生学 历证明和成绩档案翻译的各项水平就势在必行。 2 做好高校学生学历证明和成绩档案翻译工作的对策 2.1 建立档案翻译系统是提高档案利用工作效率的有效手段 山东高校档案 2017 年第 1 期 41 学术交流 高校应该利用自身的优势和特点，建立学历证明和成绩翻译系统，为利用者提供快捷、 方便和优质的服务。建立这样的翻译系统应主要包括四个功能模块：用户登录模块、成绩翻 译模块、证书翻译模块和系统管理模块： 2.1.1 用户登录模块 系统用户必须输入合法的用户名和密码才能登录系统，系统对用户的有效性进行验证， 确认通过后，用户才能进入系统的操作页面。登录系统后，系统自动对用户的操作权限加以 判断，根据用户的权限级别，显示相应的操作按钮，不同权限的用户，页面的操作按钮各不 相同。为了防止密码被盗和阻止非法访问，系统还可以增设登录验证功能，增加验证码的输 入。总之，这些措施在一定程度上有效地保证了系统的安全性。 2.1.2 成绩翻译模块 该模块包括两个功能。第一个功能是实现课程成绩的自动翻译，翻译人员根据馆藏中原 始中文成绩档案，首先在系统所列出的课程列表中挑选出中文成绩单中的全部课程信息（包 括课程名称、学分和学时） ，然后输入对应课程的成绩，输入完毕，保存提交，系统就会将所 选的课程信息同后台的课程名称中英文对照库对照，进行自动翻译，并将最终翻译好的英文 成绩单写入到后台数据库中，等待审核。第二个功能是审核及打印，具有审核权限的审核人 员对生成的英文成绩单进行最后的审核，如果有纰漏和错误，审核人员会填写修改意见，并 退回给翻译人员进行修改；如果审核通过，就打印输出。 2.1.3 证书翻译模块 该模块同样具有两个功能。一是证书的自动翻译功能，系统内置两种版本的证书英文翻 译模板库（毕业证、学位证） ，为了提高每种版本证书翻译模版的通用性和扩展性，系统把证 书中出现的特定信息作为参数（主要包括：学生姓名、所在院系、所学专业，出生年月，在 校时间、学历层次、学位名称和证书编号等等），翻译时对相应的参数进行设置、选择。翻译 人员首先选择证书的模板类型，然后设置、选择模板中的参数，最后保存提交，系统根据后 台的各类中英文对照库（主要是院系名称、专业名称、学历层次和学位名称的中英文对照库， 还有模板的中英文对照库） ，进行自动翻译，并将最终翻译好的英文证书保存到后台数据库中， 等待审核。二是英文证书的审核打印功能，该功能主要是对生成的英文证书进行最后的审核， 如果有纰漏和错误，审核人员填写修改意见，退回给翻译人员进行修改；如果审核通过，就 山东高校档案 2017 年第 1 期 42 学术交流 打印输出。 2.1.4 系统管理模块 系统管理分为三个基本功能。一是各个中英文对照库的维护，包括课程名称、院系名称、 专业名称、学历层次和学位名称的中英文对照库，系统可以对库中的每条数据进行动态的添 加、修改、删除等操作。二是证书翻译模板库的维护，系统可以对两个证书翻译模板中的参 数项进行添加、删除、修改。三是用户管理功能，系统可以增加新用户（即分配用户的登录 名和密码）、修改老用户的权限和删除用户等。[2] 随着教学改革的不断深入，每年新的培养计划中新课程名称层出不穷，现在学校教育又 以加强实践教学和实现多模式人才培养为突破口，选修课程的比例也有很大程度的增加，学 生的成绩单不再是千篇一律的那几门必修课，而是体现学生兴趣爱好和专业特色鲜明的崭新 课程单，新课程名称的出现，促使我们必须要及时更新课程名称中英文对照库。系统的这个 模块保证了系统数据永远是最新、最准的。 2.2 严谨、精炼、准确的外语翻译是确保档案利用质量的重要前提 2.2.1 课程名称翻译的准确和内涵要齐头并重 “信、达、雅”是翻译家严复先生提出过的翻译标准，其中最基本的“信”即指忠于原 文，具体一点说，就是要忠于原文的内容、结构和风格。译文不能仅仅只是字面意义的翻译， 而要深入到引申意义上。具体到课程名称的翻译来讲，就是说课程翻译不仅要做到准确，还 要注重能体现该课程的内涵，不仅形似而且神似。 例如“工程数学”这门课，实际上“工程数学”是好几门数学的总称，工科专业的学生 大一学了高数后，就要根据自己的专业再学习 “线形代数” 、 “积分变换” 、“复变函数”、 “ 概 率 论” 等数学，这些都属工程数学。如果把“工程数学”翻译成“ Engineering Mathematics” ，外国人或许能明白一点，但不可能真正理解这门课到底学的什么，如果按所 学内容译成“Linear Algebra；Calculus；Probability & Statistics”，那就简单明了。又 如金融专业学生所学的“计算技术”这门课，如果把它译成“Computational Technology”， 外国人还以为是一门多么深奥的课程，实际上金融专业学生所学这门课的主要内容就是珠算， 译成“Abacus Calculation”则可。[3] 另外，还要多查看国外的课程设置，力求翻译更加贴切、地道。例如计算机系有“系统 山东高校档案 2017 年第 1 期 43 学术交流 结构”这门课，与国外的“Computer Architecture”基本上属于同一内容，如译成“System Structure”就不太准确了。所以只有多看、多揣摩，才能使课程名称的翻译更加准确、地道。 2.2.2 学历证明的翻译要精准而简练，体现严谨和规范 学历证书（毕业证、学位证）是高校颁发给毕业生的正式官方证明，内容用语规范、简 明扼要，这种证书的翻译自然不可以牵强附会，而是应该用最精炼的语句把其中所蕴含的内 容表述出来，使译文所表达的意思与原件相符。证书翻译件的格式应和中文原件的格式保持 一致，这样让人看起来一目了然，即使是不懂英文的人看了也能明白其中的大概意思。[4]学 历证书的翻译，还有几个方面的问题要注意： 一是正文的开头。通常情况下，单位和团体的证明效力要比个人的证明效力强，所以证 明材料都是以单位的身份来出具，这样一来正文的翻译以“This is to certify that ……” 来开头是比较正式的，如果用“I hereby certify that……”来开头体现的个人意味较浓， 就显得证明效力不够强。 二是姓名的翻译。按照司法部的统一要求，须使用普通话发音的拼音拼写，如果对方已 办妥护照，正文中姓名的翻译可以与其护照上的拼写一致。 三是落款学校名称。现在每个高校都有自己的网站, 网站上都有相应的英文校名，绝大 多数高校的英文校名翻译比较准确，但有些也不尽如人意，存在词法、写法、意义等方面不 规范的问题，例如西北农林科技大学译成“Northwest A & F University”， 显然缩写和代 码有不妥之处，显得较随便，再例如北京电影学院翻译成“Beijing Film Academy” ，这是否 会让人以为是北京胶卷研究所呢？大学是我国教育的最高层次，随着中西方文化的不断交流 和发展，一个正规的英文校名有着重要的意义。因此，根据标准规范使用高校英文校名，不 仅能提高我国大学的知名度，而且还有助于在国际上扩大中国高等教育以及中国文化的影响 力。[5] 2.3 强化管理，确保档案翻译的真实性是提高档案利用质量的关键 确保档案翻译的真实性是档案利用工作的灵魂。要做到这一点，在保证档案翻译这项工 作更加科学、更加规范的基础上，强化责任意识、加强制度管理、提高管理水平等就显得尤 为重要。 2.3.1 严格管理，归口唯一，确保真实 山东高校档案 2017 年第 1 期 44 学术交流 《高等学校档案管理办法》 （27 号令）第三十二条明文规定“高校档案机构是学校出具档 案证明的唯一机构” 。这明确了高校档案机构出具档案证明的合法性和唯一性，高校其他部门 不得出具与档案相关的证明。这一规定提高和强化了档案机构在高校中得地位和作用，增强 了其工作的权威性。如果学校不加强这方面的管理，学生可能会从教务部门或所在院系得到 成绩等信息，档案的真实性、翻译的准确性就难以得到保障。各高校应明确规定包括学生成 绩在内的所有学籍、学历证明材料都应由学校档案部门归口管理和提供利用，同时根据这些 原始材料来提供英文证明材料，并且经加盖“档案证明专用章”后才能对外出示。因此，加 强归口管理、杜绝虚假材料的产生，才能确保档案证明出具的唯一性和真实性。 2.3.2 格式统一，专业防伪，方便核查 学校档案部门提供给学生的英文成绩和学历档案证明，应对所有出示的证明文件采用统 一格式，并采用制作印有校徽标志底纹的专用防伪纸张印制，而且所有的证明材料都应使用 固定纸型（一般多用 A4 标准） 。用印有校徽校名标志的专用信封封口后再盖上封口章，才能 对外出示。这样做的目的，不仅仅是为了美观整齐，更重要的是防止档案证明的造假。另外 还需要把翻译制作好的各种证明材料编号存档一份，以备核查。由于当前学生在成绩或学历 证明方面造假的风气较浓，常常有一些认证中心和国外教学机构，将学生申请留学和申请职 位的英文证明材料寄回学校要求查证真伪，对此，档案馆除了可以通过查证具体的馆藏信息 之外，还可以通过目视核查材料纸张的防伪标识和内容的格式来判断档案证明材料的真伪。 参考文献 [1] 王超. 对高校学生成绩档案翻译利用工作的几点思考[J]. 档案与建设，2006（10） [2] 陆勇，纪爱玲. 学生学历证明、成绩自动翻译系统的设计与实现[J]. 中国教育信息 化，2008（3） [3] 陈欣荣. 在涉外公证文书翻译中的经验和体会[J]. 中国公证，2006（8） [4] 于朝勇. 我对毕业证书翻译的实践和研究[J]. 中国公证，2006（4） [5] 郭晋勇. 大学校名汉英翻译刍议[J]. 长春理工大学学报，2011（5） 山东高校档案 2017 年第 1 期 45 学术交流 孟蔷 （中国海洋大学 青岛 266100） [摘要]智慧高校档案馆是高校档案馆的未来发展趋势，随着信息技术的进步、征集内容 智慧化的萌芽、智慧高校档案馆理论实践的深入，践行智慧化征集标准、智慧化征集意识、 智慧化征集执行者、智慧化征集对象、智慧化征集内容五个路径或可实现智慧高校档案馆建 构中的档案征集智慧化。 [关键词]智慧高校档案馆；智慧档案馆；档案征集；智慧化 正文（略） 吕文华 杨丽娟 唐积运 （济南大学 济南 250022） [摘要]当代社会信息化、网络化及高校信息化建设都在快速发展，对高校档案管理工作 提出越来越高的要求，传统的手工收集整理和查阅利用方式以及简单的计算机辅助已经不能 满足工作需要，高校档案管理信息化势在必行。在这种背景下，济南大学在已有的基础上逐 步开展了档案信息管理系统软硬件建设、馆藏纸质档案数字化建设及档案管理服务网络平台 建设，档案管理服务水平得到进一步提升。 [关键词]高校；档案管理；信息化建设；“三个体系”建设 正文（略） 山东高校档案 2017 年第 1 期 46 掠影 山东高校档案 2017 年第 1 期 47 掠影 山东高校档案 2017 年第 1 期 48 掠影 山东高校档案 2017 年第 1 期 49