2.遵循8字螺旋 提升两链水平-何锡涛（全国诊改专委会委员、平台组组长）20190911天津诊改培训班.pdf

遵循8字螺旋 提升两链水平 何锡涛 职业教育诊改工作正进入攻坚克难的重要阶 段，其堵点和难点之一是8字螺旋的运行，主要表 现为： 一是，职业院校对8字螺旋的构架内涵理解不 深，有的学校随意修改螺旋结构，其设计的构架 “有形无神”丢了魂。 二是，目标链、标准链构建和运行，与8字螺 旋的适切性不足。 因此，职业院校的诊改工作，亟需在8字螺旋、 两链打造上再有所突破、有所提升。 2 错误示例1 错误示例2 错误示例3 错误示例4 错误示例5 正确示例 可以把自己学院的内容 写在每个环节的下面写 明，如左图 一、熟悉理论，掌握技能 1.了解内涵，夯实基础 8字螺旋的内涵，主要有4个方面： 两个理论，两项技术。 理论一：目标管理理论。 目标管理是以目标为导向，以人为中心，以成果 为标准，而使组织和个人取得最佳业绩的现代管 理方法。 3 目标管理  彼得· 德鲁克(Peter· Drucker)1954年在 其《管理实践》中最先提出，从此将管理学 开创成为一门学科。  德鲁克认为，并不是有了工作才有目标，而 是相反，有了目标才能确定每个人的工作。 所以“组织的使命和任务，必须转化为目标”。 管理者应该通过目标对下级进行管理，当组 织确定目标后，必须对其进行有效分解，转 变成各个部门以及各个人的分目标，管理者 根据分目标的完成情况对下级进行考核、评 价和奖惩。 4 目标管理三原则 SMART原则 5 目标管理三原则 方向一致原则 6 目标管理三原则 进度统一原则 步调、速度、方向，必须协同一致 7 项目管理  与目标管理有关的是项目管理理论。  项目管理主要是基于目标开展管理，是把项目从大项目分 解到子项目，再分解到每个工作包，依据不同层次的工作 包来制订各自的目标，来实施目标管理。  项目管理有五大核心因素：范围、时间、成本、质量和资 源。  项目工作通常通过一个工作分解结构（WBS）来确定的。  当前，在项目管理中实行量化管理，使项目管理全过程成 为可视化，发现问题可以让数据说话，较典型的是六西格 玛管理。 8 XY理论  目标管理的心理学基础是行为科学的“XY” 理论，是管理心理学关于人性一种假设。 由美国管理心理学家、行为科学家道格拉 斯· 麦克里戈(Douglas M.McGregor) 1957年在《企业的人性面》中首次提出。  “XY理论”各有5条相互对立的内容。  管理者要尊重和相信下属员工，要为他们 提供工作和发展的条件和机会，要想办法 激励和调动员工的工作积极性，使人的智 力、才能得到充分的发挥，在满足个人需 求和目标的同时完成组织的目标。 9 理论二：知识管理理论（KM） 知识管理是对知识系 统地、有机地、综合性 地优化管理；是指一个 组织整体对知识的获取、 存储、共享、学习、创 新的管理过程。 ——杨应崧译《知识管理导论——原理与实践》 10 知识生命周期 知识生命周期模型：学 习—创造—储存—发 现—取得—使用。 前3个阶段称为“后台 作业”，后3个阶段称 为“前台作业”。 ——陈柏村《知识管理——正确概念与企业实务》 11 学习型组织 学习型组织是一种有机的、高度柔 性的、扁平化的、符合人性的、能 持续发展的、具有持续学习能力的 组织。 成为学习型组织途径有五条(五项 修炼)：自我超越、改善心智模式、 建立共同愿景、团体学习和系统思 考，其中以系统思考为核心。 ——【美】彼得· 圣吉《第五项修炼——学习型组织的艺术与实务》 12 温水煮青蛙 如果你把一只青蛙放进沸水中，它会立刻试着跳出。 但是，如果你把青蛙放进温水中，不去惊吓它，它 将呆着不动。现在，你慢慢加温，当温度从华氏70 度升到80度，青蛙仍显得若无其事，甚至自得其乐。 可悲的是，当温度慢慢上升时，青蛙将变得愈来愈 虚弱，最后无法动弹。虽然没有什么限制它脱离困 境，青蛙仍留在那里直到煮熟。为什么会这样？因 为青蛙内部感应生存威胁的器官，只能感应出环境 中激烈的变化，而不是针对缓慢、渐进的变化。 13 技术一：PDCA（戴明环） ◆P（计划），制定计划及规定、规范、标准等 第1-4步：找出问题，分析原因，认定KSF， 明确5W1H（Why，What，Where，When， Who，How）（原因、目的、地点、时间、人员 和方法）。 ◆D（实施），按照计划去做（第5步） ◆C（检查），执行过程或结果，与计划进行对比 （第6步） ◆A（改进），总结经验（第7步）， 解决问题（第8步） A阶段是PDCA循环的关键。 14 PDCA循环特点 大环套小环 组织的整体运行体系与其内部各子体系的关 系，是大环带动小环的有机逻辑组合体。 爬楼梯 阶梯式上升。PDCA循环不是停留在一个水平 上的循环。不断解决问题的过程就是水平逐 步上升的过程。 15 PDCA循环不足 受时代所限，PDCA循环主要不足： （1）理论 缺少目标管理理论、知识管理理论的支撑。 戴明在去世前，逢人就推荐一定要好好读 这本难得的好书。 ——《第五项修炼》P12 （2）技术 缺少现代信息技术的支撑，线下运行，费时 费力低效。 彼得·圣吉被称为继德鲁克之 后，最具影响力的管理大师。 16 技术二：现代信息技术 知识管理不仅要对信息和人进行管理，还 要将信息和人连接起来进行管理；知识管理要 将信息处理能力和人的创新能力相互结合，增 强组织对环境的适应能力。 —顾基发《知识管理》P28 知识管理需要基于现代信息技术的平台，促 进知识与信息的互动以及知识管理与业务运作 的互动。 —顾基发《知识管理》P32 17 8字螺旋实质 8字螺旋是运用两个理论和现代信息技术对 戴明循环（PDCA）的创新改进和实质提 升，保留了持续改进的理念，融入了最新 的技术，体现了时代的特征。 当学校对目标理论、知识管理理论不了解； 现代信息技术水平不高；管理制度机制不 完善时（三大瓶颈），8字螺旋运行就会成 为诊改的堵点和难点。 18 学校应在了解上述两个理论、两项技术 的基础上，依据8字螺旋，对照自身实 际，循序渐进地进行自我诊断，寻找不 足，抓住关键进行改进，体现校本诊改。 所谓循序渐进，指的是分三个阶段，分 别采用不同策略，逐步建立起完整的8 字形螺旋。 19 策略一 8字螺旋基础阶段：下螺旋线下运行阶段  在螺旋运行的同时，学校要抓好两个理论的学习、加强管 理理念的转变， 加强信息技术条件的改善，为进入线上 运行阶段做好充分的准备。 20 策略二 8字螺旋成长阶段：下螺旋线上运行阶段  在这个阶段，学校要大力加强信息化建设，配置过程性数 据采集、及时进行数据分析的必要的硬件和软件，尽快跨 入下个阶段。 21 策略三 8字螺旋成熟阶段：上下螺旋联动运行阶段  在该阶段，学校先着重抓好上螺旋的运行，重点是过程性 数据的规范采集与分析应用，“观其微妙，审其盛衰”， 发挥监测、预警作用。然后，适时跨入上下螺旋联动运行， 彰显8字螺旋的特色和效用。 22 说 明 学校依据自身实际，可以选择任一策略开 始8字螺旋运行。 凡选择了策略一、策略二的学校，不能满 足现状，不要成为温水中青蛙；要在学校 信息化建设专项发展规划中体现螺旋建设 的内容，积极创造条件，尽快早日进入策 略三的阶段。 23 一、熟悉理论，掌握技能 2.填坑补缺，消除短板 加强学习，尽快掌握两个理论和两项技术的基本 知识和基本技能。 加强培训，面向全员，激发内生动力。 加强投入，夯实基础，具备8字螺旋运行必要的 硬件和软件条件。 加强分析，明确关键因素【KPI】、影响因素 【KSF】。 24 二、有效实施 1.运行基准。 以8字螺旋为运行基因实施诊改工作。 框架：55821 五纵五横八字形 双引擎与一平台 实操：55182 五纵五横一平台 八字螺旋双引擎 五纵五横是体系，常态运行是螺旋 目标标准是基础，信息技术是支撑 25 二、有效实施 2.起于两链。 （1）框图简介  目标：是指实施目标。发展规划是愿景目标，在运行时， 要将愿景目标转化为实施目标。  标准：与实施目标相匹配，是指目标达成的程度、水平。 26 框图简介 设计：是指为实现目标而做的实施蓝图设计，包 括实施方案（含路线图、时间表）、流程规范、 管理制度等。为避免误解，建议不再用计划。一 般来讲，计划是战术性的，设计是战略性的。上 螺旋所发现的问题，其改进措施，选择性进入 “设计”，即调整蓝图。 组织：是指有了蓝图后的“施工准备”，包括队 伍的组织（机构设置应在设计中解决）、物化条 件的准备、各种平台、载体的建设。 27 框图简介 实施：是指一切就绪之后对照蓝图的“现场施工”。具 体运行时，上下螺旋联动。上螺旋是监测、预警等过程监 控。学校信息化条件不能支撑过程性数据采集的话，只有 先走下螺旋，对阶段性数据进行诊断与改进。 诊断：按项目管理过程4W1H原则：what 做什么， why 为什么做，who 谁来做，when 什么时候做， how 怎么做，发现问题与不足，确定诊断点。 ●重点：目标适切、标准达成。 ●基于知识管理，也可称为“知识管理诊断（KMD）”。 ——温迪· 布克威茨等《知识管理》P17 28 框图简介 创新：是知识管理的重要目标，可以学习和实践， 分为理解、想象、行动3个阶段。 ●知识管理有6项重点工作：寻找—整理—存储— 流通—创新—利用。前三项属于知识信息化，借 助于信息技术；后三项属于知识价值化，依靠人 性和文化。 ——顾基发等《知识管理》P163 改进：上下螺旋都有改进，但其含义不同。上螺 旋是动态改进，特点局部、常态、战术性；下螺 旋是静态改进，特点是整体、阶段、战略性。 29 二、有效实施 2.起于两链。 （2）质管阶段 质量管理可分为3个阶段（三步曲）：事前、事 中、事后。 目标、标准、设计、组织都属于“事前”，实施 是“事中”，主要是上螺旋的监测、预警、改进。 其余各步都属于“事后”。 由此，也可以看出上螺旋的重要性。 30 运行技术 螺旋运行所使用的技术： 人工——线下 进一步发挥督导、专家作用。 加强信息化建设，尽快上线。 I T——线上 要求学校在实施诊改中，加大现代信息技术支撑 力度，加大线上运行范围，提升过程监控的水平 和质量，充分发挥上螺旋的功能和作用。 31 二、有效实施 3.确定维度 8字螺旋是适用于各个层面主体的工作模式，运 行维度主要有2个： （1）目标 核心目标、设计目标、组织目标、实施目标  例：校级层面：工作计划（目标与标准）——工作任务 （目标与标准）——职能部门（工作目标与标准）（如教 务处、人事处等）——个人工作（目标与标准）（如教务 处排课岗位、人事处劳资岗位等）。 32 二、有效实施 3.确定维度 （2）周期（时间） 长： 年（一年、三年等）、月、周；学年度、学期等， 适用于下螺旋。 短： 一节课，某项工作任务等，适用于上螺旋。 33 三、做好标准 1.标准概述 （1）标准与目标关系 唇齿相依，形影相随；先定目标，再配标准。  目标：愿景、方向  标准：程度、水平  目标：想要达到的境地或标准。——《新华字典》 （2）标准特点 统一性、协调性、适用性、稳定性、规范性 与SMART原则关系：既有联系，又有区别。 34 标准特点  标准提供的是准绳。有了准绳，要判断一些具体的做法， 就有了依据。 ——《美国国家科学教育标准》 具体化的工作 标准 勤工助学管理 对勤工助学的学生进行考勤 考勤时间：是每天，还是每周？ 考勤范围：是全部学生还是部分学生？ 考勤质量：差错率多少？ 考勤手段：能否交给计算机去做？ 酬金发放：时间、金额、人员等 35 标准特点 1.统一性。不同部门做同一件事，标准尽量统一。 制定执行年度工作计划 制订年度安全工作计划 工作计划必须于2月份完成，全年对 照执行 年度工作计划于每年12月份完成 制定年度节能改造工作计划和实施方案 如：在12月31日之前的3-5天内，上报本年度工 作计划 36 标准特点 2.协调性 （1）标准与工作内容不重复、不雷同。 负责技术转移中心的日常 管理，按市场化做好学院 成果转化、技术转移工作 负责技术转移公司的日常管 理工作和市场拓展工作，推 进学院成果转化、技术转移。 （2）文本内容要协调 编制日期：2017.2.15 本标准自2017年1月1日起发布实施。 37 标准特点 3.适用性 可操作、可量化 4.4 负责教师休 息室管理 4.4.1 定期联系教务处、督导室听 取工作中的问题、意见，及时做好意 见反馈。 原材料采购 保证物美价廉。 38 标准特点 4.稳定性。 在相当一段时间内不会变动 （1）不带年号 制订校办企业改制方案 2016年年底前完善方案，提交学院决策。 补充：完善 （2）转为常规 建立文献信 息检索系统 ，运行正常 1.有门户网站； 2.有信息资源检索发现系统，并在门户网站显示； 3.保障读者24小时畅通使用检索发现系统和数字 资源平台。 39 标准特点 5.规范性 （1）术语、文字、符号、标点等符合规定。 年报的校队、 1.校队无错字、漏字，语句通顺； 印刷、发放。 2.发放覆盖学院每个部门（处室）、二级单位， 有签收单。 （2）表述。不产生歧义。 底线标准：新生报到率小于70% 40 三、做好标准 2.标准实施 （1）依据目标定标准。 （2）搜索文件选标准。 （3）自行定义编标准。 （4）符合规范写标准。 （5）抓住关键建标准。 41 搜索文件选标准 ■颁布的标准 国标（GB） 部标（JY） ■文件中标准  办学条件:教发[2004]2号  专业教学:教职成司函[2012]217号，[2016]46号  顶岗实习:教职成[2016]3号, 教职成函[2018]1号  兼职教师:教师[2012]14号  教师素质:教师[2016]10号  实验室安全:教高厅[2017]2号 42 符合规范写标准 1.是工作内容，不是标准 运维管理 教工第一、第二活动室的日常管 理，卫生打扫，器材维护，设备 保养。 2.是过程，不是结果 开展“平安校园”考 核工作 1.每年11月拟定“平安校园”活 动通知； 2.完成材料收取、评比工作； 3.每年11月底前完成评比结果通报。 43 符合规范写标准 3.是文本标准，不是工作标准 制订发展 规划 1.规划指导思想：以学校发展规划为指导，符合 学院发展规划目标。 2.规划内容：包括充分发挥组织的作用、增强组 织的活力和凝聚力、努力提高会工作的整体水平。 3.规划时间为3-5年。 制定执行年度工作 计划 计划须包括常规工作和创新提升内容 44 符合规范写标准 4.是工作流程，不是标准 考核各二级学 院专业人才培 养方案制定工 作 1.组织人才培养方案考核专家； 2.组织专家进行考核； 3.专家考核结果统计、考核结果反馈 二级学院； 4.二级学院按照专家意见进行整改； 5.整改结果反馈教务处； 6.教务处根据整改结果进行复查。 45 符合规范写标准 5.是岗位职责，不是标准 4.3 协助公安部门办 理案件、事件 4.3.1 监控室担负着校园安全监 控和“110”接警的重要任务 6.有了内容，还需细化 项目 目标描述 标准 课前准备 提前准备好相关资料，打 开相应设备 准备好 46 符合规范写标准 7.不是标准，是表态 4.1 制定工作计划、 4.1.5 主动接受上级检查和群 协调各项业务 众监督，虚心听取批评和建议 8.虽是标准，还须细化 在省级期刊发表文章1篇 47 参考表式 具体工作 组织并指 导各院 （系）开 展困难生 认定与帮 扶 工作内容 工作标准 【定性为主、清晰明了】 【定量为主、简单扼要】 9.1.1 组织实施新生入学“绿色通道” 工作并完成总结及材料上报。 9.1.1 总结材料上报零投诉、零误 差【准确率达到100%】。 9.1.2 学期开学及时完成困难生认定通 知并成文下发；及时完成院（系）系统 审核。 9.1.2 认定工作1周内完成，院（系 审核）工作2周内完成，零投诉。 9.1.3 及时完成数据审核、汇总上报。 9.1.3 上报数据1周内完成，零误差， 零投诉。 9.1.4 认定工作精准，在校学生中无人 因家庭经济困难而失学。 9.1.4 失学人数为零。 48 抓住关键建标准 1.打好基础，铺平道路。 2.标准内容，尽力量化。 3.抓取共性，增效减负。 年度工作计划与总结 规章制度制定与完善 工作流程制定与再造 过程数据管理与应用 49 抓住关键建标准 4.海量标准，选取关键。 5.标准成链，逐步到位。 6.甘愿付出，乐于奉献。 50 “四好”并进 1 2 3 4 想 好 说 好 写 好 做 好 51 熟手 能手 生手 52