天津科技大学新版办公自动化（OA）操作手册.pdf
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天津科技大学新版办公自动化 （OA）系统用户操作手册 版权声明和保密须知 本文件中出现的任何文字叙述、文档格式、插图、照片、方法、过程等内容，除另有特别注明，版权 均属天津科技大学所有，受到有关产权及版权法保护。任何单位和个人未经天津科技大学的书面授权许可， 不得复制或引用本文件的任何片断，无论是通过电子形式或非电子形式。 Copyright © 2021 天津科技大学 1. 系统环境要求 操作系统：WIN7 及以上； 浏览器： 推荐使用谷歌浏览器 chrome； 谷歌浏览器：https://www.google.cn/intl/zh-CN/chrome/ Office：Office2007-SP3 及以上，推荐 Office2010； （如不需要起草、修改文件正文， 则对 Office 无要求。 ） 2. 系统访问说明 2.1PC 端系统访问 在校园网首页右上角点击“办事大厅”，进入身份验证登录界面，输入用户名、密 码。如下图： 登录后在“办事大厅”首页中相应位置点击需要的相关服务，如下图所示。单项 服务的使用方法参阅下文相应服务操作说明即可。 点击应用直通车（一）中的新 OA 系统可进入办公系统首页，如下图： 3. 系统操作说明 3.1 首页页面说明 界面说明： 1、业务菜单：综合办公、公文管理、公共事务、会议管理、系统管理 2、待办事宜：个人对应的待办、待阅事宜在这里统一处理 3、会议通知：接收相关的会议待办，须参加的会议。 4、学校文件：学校发布出来的相关校级文件 5、常用应用：一些常用应用显示 6、常用下载：一些常用文件供学校老师下载：如：office 安装包、OA 系统操作手册 3.2 综合办公 3.2.1 待办已办 待办已办，显示针对个人的所需办理的事务，已经完成办理的事务集合。点击相关 文件，可做阅办件处理。 3.2.2 个人群组 用户个人可以进行自己私人用户组的维护，方便在流程审批等选人时候快速的使用 自己定义的群组查找人员 i. 菜单选择：综合办公—个人群组 ii. 点击新建按钮，弹出新建个人群组编辑界面，输入群组名称点击保存 iii. 点击添加人员，选择相关人员，点击保存按钮，完成个人群组的设置 还可通过选人地址簿的形式，人为的新增对应的个人群组 选择对应的人员信息，最后点击添加到个人群组，即可完成个人群组的添加工作 3.2.3 个人代理 工作代理即用户因出差或其他原因不能及时办理事务时，可通过工作代理将需要办 理的事务授权与他人代为办理。 i. 综合办公—个人代理 ii. 点击新增按钮，填写委托描述，选择代理人，点击保存按钮 3.3 公文管理 3.3.1 学校发文 实现发文的网上拟稿、部门领导审核、秘书转办、跨部门审稿、领导签发、编号、 成文、发布校对等功能； i. 菜单选择：公文管理—学校发文 1. 发文管理步骤： （1） 点击发文拟稿按钮 （2） 填写发文表单相关信息；点击提交按钮 如下图： 注：编辑正文 点击下载按钮（需用 OFFICE 编辑正文，需安装此控件） 编辑正文：完成相关的正文编辑后，点击保存并关闭 如下图： 套红节点： 点击选择左上角的套红模板做套红操作 如部门负责人有多个时，可以通过下拉选项选择对应的人员；消息提醒选择微信可 通过企业微信或微信公众号提醒相关待办人。 （3） 待办查看 接收人通过待办事宜，点击进入处理发文流程业务； 流程办结后，可以在“办结发文”中查看；如下图 3.3.2 学校收文 收文管理主要对学校收到的外来文件进行收文办公室登记、主任拟办、校领导阅批、 下发、归档、查询等功能； i. 菜单选择：公文管理 --学校收文 1. 收文流程步骤： （1） 点击收文登记 （2） 填写收文表单相关信息，如下图 填写好相关的信息后，点击提交按钮，走向下一步办理人； （3） 待办查看 办理人可以在待办收文中处理相关的收文业务；直至流程结束； 流程办结后，可以在办结收文中查看：如下图 3.3.3 校内请示 校内请示是学校内部各部门通过办公室向领导请示工作的一种方式 i. 菜单选择：公文管理—校内请示 1. 请示流程步骤： （1） 点击校内请示按钮 （2） 填写请示表单相关信息，如下图 编辑请示表单，填写完成后点击提交按钮 （3） 待办查看 办理人可以在待办请示中处理相关的请示业务；直至流程结束； 表单同时可保存为草稿，当没完成相关表单信息时，点击保存为草稿 流程办结后，可以在办结请示中查看：如下图 3.3.4 学校文件 学校文件是学校发文发布的最终形成的文件记录 1. 应用功能说明： （1）文件查看 用户有权限查看不同文件分类的学校文件 3.4 公共事务 3.4.1 用印管理审批 用于学校实体印章在线申请审批，且可统计出各部门的印章使用量 i. 菜单选择：公共事务—用印管理审批 1. 用印审批步骤： （1） 点击发起申请按钮 （2） 填写用印审批表单相关信息；点击提交按钮 如下图 2. 待办查看 办理人可以在待办文件中处理相关的用印管理业务；直至流程结束； 流程办结后，可以在办结文件中查看：如下图 3.5 会务管理 3.5.1 会议室预定 1、会议室预定步骤： （1） 找到对应的会议室及日期，点击申请 （2） 填写会议室申请预定表单，如下图所示; 填写会议室预定单，选择对应的会议室，填写完成后，点击提交按钮，走会议室申 请流程； 注:会议室预定必须选择是否上周会表，会议校区。通过会议校区判断会议室管理 员，所以校区必须要选择。 待办查看： 可通过待办查看相关会议室预定的任务 3.5.2 会议通知 根据会议室预定，流程结束后，发送会议通知通过微信提醒的形式通知到参会人员 4. 其他功能说明 针对产品特有功能描述 4.1 传阅 用于只需别人阅知的事务。 传阅人员通过监控列表可以灵活掌握文件进度，不受制于审批人员。且不影响流程 的正常流转，但是无法填写意见。 同时可以通过分发传阅监控，监控到分发传阅人的处理时间、处理意见，同时可以 有删除的功能； 4.2 地址簿 地址簿中可以选择到组织机构、常用组件、个人群组； 组织机构：组织机构中维护的组织树的信息 常用群组：常用群组中维护的常用群组的信息 个人群组：个人群组中维护 5 移动端系统访问 i. 关注天津科技大学微信企业号： ii. 手机端操作 （1） 打开微信，点击通讯录，选择天津科技大学 找到对应的移动 OA 应用 （2） 文件办理 操作步骤： a) 点击对应的待办文件 b) 点击办理按钮，概要页可以查看正文，附件。详情页可查看表单中字段信息， 流程记录可以查看目前流程所在位置 c) 选择下一步流程节点及下一步办理人，消息提醒可选择微信提醒 d) 最后点击提交按钮 注：意见回复操作 可添加常用语设置，填完意见后点击提交按钮，方可做业务的办理 （3） 文件查阅 通过信息查询按钮可以查询学校发布出来的文件，通过校级文件按钮查询 （4） 会议室预定 操作步骤： a) 点击发起按钮 b) 点击会议室预定 c) 点击下面的加号按钮，填写相关会议室信息，会议时间等。最后点击提交按钮完成 会议室申请的操作