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ISO30300 系列标准和 ISO/TC 46/SC11 其他产品间的关系： 文件过程及控制白皮书 国际标准化组织信息与文献委员会档案/文件管理分技术委员会（ISO/TC 46/SC11） (2012 年 3 月发布) 摘要：本文为国际标准化组织信息与文献委员会档案/文件管理分技术委员会（ISO/TC 46/SC11）于 2012 年 3 月发布的白皮书的译文，解释了文件管理体系标准 ISO 30300& 30301 与 ISO TC/46/SC11 发布的其他相关标准和技术报告之间的联系，及其在文件过程及控制之间 的对照关系。 关键词：文件管理体系；ISO 30300 系列标准；ISO 15489 系列标准；文件过程及控制；白皮 书 1 目的 本白皮书解释了首批发布的两个文件管理体系标准与 ISO TC/46/SC11-档案/文件管理分 技术委员会发布的其他相关标准和技术报告之间的联系。首批发布的两个产品是：  ISO 30300- 2011《信息与文献 文件管理体系 基础与术语》  ISO 30301- 2011《信息与文献 文件管理体系 要求》 本白皮书阐明了如何利用相关的技术产品来支持和实施文件管理体系标准，试图揭示上 述两个标准与文件过程和控制的相互关系。 2 背景 2011 年 11 月，ISO 30300 文件管理体系系列标准正式发布。ISO30300 系列标准提供了 基于集成方法的文件管理体系实施方法论，用以指导文件的生成和管理，并使其与组织目标 和战略保持一致。 ISO 30300-2011 《文件管理体系 基础与术语》 解释了文件管理体系制定的基本原理， 文件管理体系成功实施的指导原则，并提供了确保与其他管理体系标准保持一致的术语。 ISO 30301- 2011《文件管理体系 要求》规定了文件政策制定的必备要求，同时明确了 组织进行系统改进的任务和目标。这可以通过文件过程和体系的设计，资源的合理适当配置， 监管、测试和评估基准及指标的构建来实现。这些措施有助于保证将修正行为和可持续改进 行动纳入体系构建，支持组织完成其指令、使命、战略和目标。 在 ISO 30300 标准体系制定过程中和其发布以来，其与 ISO 15489-2001 以及 ISO TC46/SC11 制定的其他标准和技术报告之间的关系和异同引发了很多疑问。之前发布的产品 1 致力于服务文件专业领域，而 ISO 30300 系列标准则主要是为管理领域服务的。 3 主要概念 3.1 文件管理体系 一般来说， “体系”一词在不同的背景中有不同的概念和认识，需要根据使用的背景进 行解释。在文件领域，“体系”也用来表达一组由三个既相关但又不同的概念。首先需要阐 明的是什么是“文件管理体系”？下表提供了“体系”一词在文件管理体系(MSR) 框架中的 含义，展示了“体系”可被使用的三个不同的层次，说明了在 ISO 30300 和 ISO 15489 中这 一概念是如何被定义的。 表1 文件领域的体系层级 ISO 30300 系列标准和 ISO 15489 系列标准的核心概念 MSR 中的体系层级 组织中由一组相互关联 在 ISO30300 系列中的命名 在 ISO15489 中的命名 文件管理体系（MSR） 未命名 文件过程和控制 文件规划 文件系统 文件系统 或相互作用的元素来制 定政策和目标，以及实现 文件相关任务的过程 规定文件生成、接收、保 管、利用和处置的体系/ 规划 捕获、管理和提供文件再 利用的信息系统 3.2 战略和操作层 与其他管理体系如 ISO 9000, ISO 14000 相同，文件管理体系（MSR）同样是以一种持续 改进的方法为基础的。MSR 旨在建立一个战略层的文件关联框架。 2 图 1 ISO 30300 文件管理体系系列标准与 ISO 15489 文件管理系列标准的关系 来源： 安小米， 2011 年 11 月 12 日第二届全国电子文件管理论坛，中国北京 MSR 中的“操作层”元素在 ISO 30301 标准附录 A 中被描述为文件过程和控制。该附录 与 ISO15489（ISO TC46/SC11 的基础标准）紧密联系，并将 ISO 15489 中描述的最佳实践转化 为操作层面（第 8 章和附录 A）的要求。在 MSR 框架中，文件过程和控制的设计是在经过 风险评估后，以文件政策和任务为基础的。ISO 30301 的操作层规定了文件系统中实施文件 过程和控制的要求。 文件系统中文件过程的实施 15489 最佳实践转化为 文件系统主要为同时管理纸质 具体要求：30301 附录 A 和电子文件的 IT 系统 MSR 环境下文件过程的设计 方针 目标 风险 过程 图2 控制 ISO 30301 的文件过程控制及实施 来源： Carlota Bustelo and Judith Ellis. What is ISO 30300? Who, when, where, why and how to implement. 巴塞罗那（西班牙），2011 年 10 月 3 3.3 术语和定义 ISO 30300 定义了适用于 MSR 标准的术语及其定义。包括一些来自或改编自 ISO 15489-1 的术语和其他术语。 专用于 MSR 系列标准的术语白皮书将独立发布。 4. ISO30301 附录 A 与其他标准和技术报告的关系 ISO 30301 附录 A 的控制措施直接与其他相关标准提供的技术信息关联。为了全面理解， 对技术标准进行仔细研读是十分必要的。下表是一个指南工具，提供了将 ISO 30301 中 MSR 的“控制”要求与每个相关标准和技术报告中的技术信息相关联的条款。由于文件过程和控 制是相互关联的，其他与某一特定要求相关的信息可在其他未标注在此的条款中找到。技术 信息可以用来实施必要的操作因素以满足 MSR 的要求。 引用 ISO TC46/SC11 标准和技术报告如下：  ISO 15489-1-2001 信息与文献 文件管理 通则  ISO/TR 15489-2-2001 信息与文献 文件管理 指南  ISO/TR 26122-2008 信息与文献 文件工作过程分析  ISO 23081-1-2006 信息与文献 文件管理过程 文件元数据  ISO 23081-2-2009 信息与文献 文件管理过程 文件元数据：概念和实施细则  ISO 13028-2010 信息与文献 文件数字化实施指南  ISO 16175-1-2010 信息与文献 电子办公环境中文件管理的原则和功能要求 第一部 分：概述和原则陈述  ISO 16175-2-2011. 信息与文献 电子办公环境中文件管理的原则和功能要求 第二部 分：电子文件管理系统指南和功能要求  ISO 16175-3-2010. 信息与文献 电子办公环境中文件管理的原则和功能要求 分：业务系统中电子文件管理的指南和功能要求 附录 A ISO 30301 与 ISO 15489 系列标准在文件过程及控制之间的对照： 编号 控制 相关技术信息条款 A1.1.1 所有操作、报告、审计和其他利益 ISO 15489-1 相关方对组织过程的信息需求（包  含适当元数据作为文件被捕获）应 ISO 15489-2 该被鉴别和系统地记录。  C1 9.1 确定文件系统需捕获的记录 CI 4.2.4.2 确定哪些文件需要进入文件系统 ISO/TR 26122  CI 4.2 工作过程分析的文件维度 ISO 23081-1  CI 5.1 组织应采用的文件管理元数据 4 第三部 ISO 16175-1  CI 3.1 与文件相关的原则 ISO 16175-2  CI 4.3.1 文件的创建 ISO 16175-3  CI 2.3 确定业务系统中事件、事务处理及决策所需的 证据需求 A1.1.2 生成、捕获和管理文件的要求，以 ISO 15489-1 及不捕获特殊过程的文件的决策，  C1 9.1 确定文件系统需捕获的记录 应该根据业务、法律法规和其他要  求作出决定，进行记录和授权。 ISO/TR 15489-2 CI.5 监管环境  CI 4.2.4.2 确定哪些文件需要进入文件系统  CI.3.2 文件系统的设计和实施 ISO 23081-1  CI 5.1 组织应采用的文件管理元数据 ISO/TR 13028  A1.1.3 CI.6.3 数字化过程管理 文件应当在事件产生之时（或不久 ISO 15489-1 后）就被创建，并与知晓事件事实  的责任人和组织日常使用的法律 ISO/TR 15489-2 文件相关联，来管理事件。  C1 9.1 确定哪些文件需要进入文件系统 CI 4.2.4.2 确定哪些文件需要进入文件系统 ISO 23081-2  A1.1.4 CI.11.3 元数据的捕获 应该根据工作过程的要求建立文 ISO 15489-1 件保管期限确定的程序。  CI.9.2 确定文件的保管期限 ISO/TR 15489-2  A1.1.5 A1.1.6 CI 4.2.4.3 确定文件的保管期限 根据业务、法律和其他已确定的要 ISO 15489-1 求，对文件保存和处置的决策应该  记录在处置方案中。 ISO/TR 15489-2 CI.9.2 确定文件的保管期限  CI.4.2.4 文件处置依据  CI 4.2.4.3 确定文件的保存时间 应该确定将文件捕获与业务过程 ISO 15489-1 集成的方法，并对此进行记录。  Cl.7.1 文件管理规划的原则  Cl.4.3.文件的创建 ISO 16175-3  A1.2.1 Cl.3.1 生成附有背景信息的文件 识别每个工作过程中产生的文件 ISO 15489-1 所需的信息，包括识别组织内对这  CI. 8.4 文件系统的设计和实施方法论 些文件负责的部门及其工作过程  CI. 9.10 对文件管理过程的记录 等，应将此作为文件要求的一部分 ISO/TR 15489-2. 进行记录。  Cl. 3.2 文件系统的设计和实施 ISO/TR 26122  Cl.全部章节 5 A1.2.2 信息被捕获或添加到文件的入口 ISO 15489-1 及其来源都应在每一个工作过程  的程序中被识别。 ISO 15489-2  Cl. 9.3 文件捕获 4.3.2 捕获 ISO 23081-1  Cl. 5.3.1 文件捕获阶段形成的元数据  Cl. 5.3.2 文件捕获后产生的元数据 ISO 23081-2  A1.3.1 Cl. 11.3 元数据捕获 在工作过程中被视为文件的信息 ISO 15489-1 及其形式和结构，都应被识别并被  记录。 ISO/TR 15489-2  Cl. 7.2 文件的属性 Cl.3.2.4 文件的识别要求 ISO 23081-1  Cl.8 文件管理元数据模型 ISO 23081-2  A1.4.1 每个工作过程中应该选定文件创 ISO 15489-1 建和捕获的技术（自动或手动）。  技术选定及其变化都应被记录。 Cl.11.10.2 存储的专用格式  Cl. 8.3 文件系统的设计和实施要求 8.5 文件系统的终止 ISO/TR 15489-2   Cl.3.2.7 设计文件系统 ISO 16175-2 Cl.4.3.1 文件的创建 ISO 16175-3  A2.1.1 Cl.3.1 生成附有背景信息的文件 工作过程要求提供捕获的证据，有 ISO 15489-1 程序在文件捕获时即为其登记一  个唯一标识符。这个程序应该确保 CI.9.4 登记 ISO/TR 15489-2 在登记完成前没有涉及文件的事  务发生。 ISO 23081-2  Cl.4.3.3 登记 Cl. 11.5 登记 ISO 16175-2  A2.1.2 Cl. 4.3.1.5 唯一标识符的识别 文件应根据其相关的工作过程进 ISO 15489-1 行分类。  Cl.9.5 分类 ISO/TR 15489-2  Cl.4.2.2 业务活动分类  Cl.4.3.4 分类 ISO 23081-1  Cl. 8.4 元数据结构 ISO 23081-2  Cl. 7.1 聚合 ISO 16175-2 6  Cl.4.3.1.3 文件聚合  Cl.4.3.1.6 分类 ISO 16175-3  A2.1.3 文件的分类方案反映了组织工作 ISO 15489-1 过程的性质、数量和复杂性，应该  被作为文件记录（包括随时间发生 ISO/TR 15489-2 的变化），并作为工作过程中程序  的一部分被记录。 ISO 16175-2  A2.1.4 Cl.3.1.4 文件分类 工作过程中文件形成和控制要求 Cl.4.2.2 业务活动分类 Cl.4.3.1.7 业务分类方案 ISO 15489-1 的描述和控制信息（元数据元素）  应该被识别并被记录。 Cl.9.5 分类 Cl.9.3 文件捕获  Cl.9.4 登记  Cl.9.5 分类  Cl.9.8 跟踪 ISO /TR 15489-2  Cl.4.3.2 捕获  Cl.4.3.3 登记  Cl.4.3.5 利用和安全保管分类  Cl.4.3.8 利用和跟踪 ISO/TR 26122  Cl.4.2 工作过程分析的文件范围  Cl.7.1.2 通则  Cl.7.3.2 过程中处理顺序分析的结果  Cl.7.9 与其他过程相关的链接分析结果 ISO 23081-1  Cl.全部章节 ISO 23081-2  Cl.全部章节 ISO/TR 13028  A2.1.5 Cl.6.3.4 元数据 需要记录在元数据中，并与记录事 ISO 15489-1 件历史相关联的文件过程应当被  定义。应当建立程序将事件历史与 ISO/TR 15489-2 文件相关联，并将其按文件的保存  时间一样保存。 ISO 23081-1 Cl.9.8 跟踪 Cl.4.3.8 利用和跟踪  Cl.5.2.3 文件捕获后的元数据  Cl.8.3 在文件生命周期内宜形成及应用元数据的节点 ISO 23081-2  Cl.9.4 事件计划元数据  Cl.9.5 事件历史元数据 ISO 16175-2  A2.1.6 组织内外关于哪些元数据需要被 Cl.5.4.7 文件管理过程元数据 ISO 15489-1 7 识别，满足管理和控制文件需求的  Cl.9.3 文件捕获 决策应当被记录并实施。  Cl.9.4 登记  Cl.9.5 分类  Cl.9.8 跟踪 ISO/TR 15489-2  Cl.4.2.3 术语  Cl.4.2.5.2 安全保管和利用分类的制定  Cl.4.3.2 捕获  Cl.4.3.3 登记  Cl.4.3.5 利用和安全保管分类  Cl.4.3.8 利用和跟踪 ISO 23081-1  Cl.全部章节 ISO 23081-2  Cl.全部章节 ISO/TR 13028  Cl. 6.2.2 所有数字化照片应当在数字化过程中被分 配元数据，支持可持续的业务过程。 A2.2.1 应当根据工作过程要求、相关法规 ISO 15489-1 和商务考虑建立规定文件利用的  Cl.8.2.3 完整性 规则。这些规则都应被记录和按文  Cl.8.3.6 存取、检索和使用 件需要保存的时间进行长久保存。 ISO/TR 15489 Cl.4.2.1 主要工具  Cl.4.2.5 安全保管和利用的分类方案  Cl.4.3.5 利用和安全保管分类 ISO/TR 26122  A2.2.2 Cl.4.2 工作过程分析的文件范围 利用规则应当在文件系统中通过 ISO 15489-1 分配文件和和个人两者的访问权  限来实施。 ISO/TR 15489-2 Cl.8.3.6 访问、检索和利用  Cl.4.2.1 重要工具  Cl.4.2.5 安全和利用等级分类方案  Cl.4.3.5 利用和安全等级分类 ISO 23081-1  Cl.9.2.4 支持文件安全的元数据 ISO 16175-2  A2.3.1 Cl.5.4.1 保存 应当实施相应的程序来保证文件 ISO 15489-1 的完整性/安全性，防止未经授权  Cl.7.2.2 真实性 的使用、修改、删除、隐藏或销毁。  Cl.7.2.4 完整性  Cl.8.3.6 存取、检索和使用 ISO/TR 15489-2  Cl.4.3.9.2 继续保管  Cl.4.2.5 安全保管和利用的分类方案 8  Cl.4.3.5 利用和安全保管分类  Cl.4.3.7.1 文件存储决定  Cl.4.3.8 利用和跟踪 ISO 23081-1  Cl.5 管理文件元数据的目的  Cl.8.3.9.2 元数据的真实性和可靠性 ISO 23081-2  Cl.4.1.管理文件元数据的目的 ISO TR 13028  Cl.6.2.2 所有数字化照片应当在数字化过程中被分配 元数据，支持可持续的业务流程。 ISO 16175-2  Cl.5.4.1 维护 ISO 16175-3  A2.3.2 Cl.3.2.4 在线安全处理流程 保存/存储文件的手段应该满足相 ISO 15489-1 关介质和技术的相关标准，保证文  Cl.8.3.4 分布式管理 件可提供长久的利用。  Cl.9.6 存储和处理 ISO 15489-2  Cl.4.3.7.1 文件存储决定  Cl.4.3.7.3 数字化存储  Cl.4.3.9.2 继续保管  Cl.4.3.9.4 文件保管权和所有权移交 ISO TR 13028  CI.6.2.4 存储介质和程序应当被明确定义、记录和实 施。 A2.3.3 应当建立和实施相应的程序来保 ISO 15489-1 证数字文件存储的长期可读和有  Cl.8.2.5 全面性 意义，以及在它们创建环境之外的  Cl.8.3.5 转换和迁移 可读可用。 ISO/TR 15489-2  Cl.4.3.9.2 继续保管 ISO 23081-2  Cl.11 为管理文件而实施元数据 ISO TR 13028  Cl.6.4.3 数字化文件应当被妥善管理，以保证它们可 被长久可用 ISO 16175-2  Cl.5.6.2 迁移、导出和销毁 ISO 16175-3  A2.3.4 Cl.3.3 支持导入、导出和互操作 权限设置，包括使用加密技术等， ISO 15489-1. 应当在规定期限满后进行移除。  Cl.9.7 利用 ISO/TR 15489-2  Cl.4.2.5 安全和利用等级分类方案 9 ISO 23081-1  Cl.9.2.4 支持文件安全的元数据 ISO 16175-2  A2.4.1 Cl.4.3.2 维护 应当建立程序来审核、授权和实施 ISO 15489-1 工作过程中文件保存和处置的决  Cl.8.3.7 保存和处置 策。  Cl.9.2 确定文件的保存期限  Cl.9.9 实施处置 ISO 15489-2  Cl.4.2.4 文件处置依据 ISO/TR 26122  Cl. 全部章节 - ISO 23081-1  Cl.9.6 关于文件管理过程的元数据 ISO 23081-2  Cl. 9.4 事件计划元数据  Cl.11.3 为文件管理创建元数据  Cl.11.5 元数据作为文件管理的控制工具  Cl.11.7 鉴定 ISO/TR 13028  Cl.6.5 文件处置 ISO 16175-1  Cl.3 指导原则 ISO 16175-2  Cl.5.6 保存和处置 ISO 16175-3  A2.4.2 Cl.3.4 按照要求保存和处置文件 文件的移交、移出和销毁决策应当 ISO 15489-1 被授权批准和被记录。  Cl.9.9 处置计划的实施 ISO/TR 15489-2  Cl.4.3.9 实施处置 ISO/TR 13028  Cl.6.5 文件的处置 ISO 16175-1  Cl.3 指导原则 ISO 16175-2  Cl.5.6 保存和处置 ISO 16175-3 A2.4.3  Cl.3.3 支持导入、导出与互操作  Cl.3.4 按要求进行文件保存和处置 应建立和实施经授权和控制的文 ISO 15489-1 件移交程序，确保其向另一组织或  系统移交。 Cl.9.9 处置计划的实施 ISO/TR 15489-2  Cl.4.3.9 实施处置 10 ISO 23081-1  Cl.5.2.3 文件捕获后的元数据 ISO 23081-2  Cl.11.7 鉴定  Cl.11.8 文件的移交 ISO/TR 13028  Cl.6.5 文件的处置 ISO 16175-1  Cl. 3 指导原则 ISO 16175-2  Cl.5.6 保存和处置 ISO 16175-3  Cl.3.4 按要求保存和处置文件 ISO 13008 (即将发布)  A2.4.4 Cl.全部章节 应当建立并实施经授权批准的程 ISO 15489-1 序，确保不再需要的文件，定期被  Cl.8.5 文件系统的终止 出，包括异地或脱机存储。  Cl.9.6 存储和处理  Cl.9.9 处置计划的实施 ISO/TR 15489-2  Cl.4.3.9 实施处置 ISO/TR 13028  Cl.6.5 文件的处置 ISO 16175-1  Cl.3 指导原则 ISO 16175-2  Cl.5.6 保存和处置 ISO 16175-3  A2.4.5 Cl.3.4 按照要求对文件进行保存和处置 经授权后的文件销毁应在适当的 ISO 15489-1 监督下进行。销毁行为应当被记  录。 ISO/TR 15489-2  Cl.9.9 处置计划的实施 Cl.4.3.9 实施处置 ISO 16175-1  Cl.3 指导原则 - ISO 16175-2  Cl.5.6 保存和处置 ISO 16175-3  A2.4.6 考虑到业务和问责要求的性质和 ISO 15489-1 复杂性，文件控制的信息（登记、  识别和历史元数据等）在文件销毁 后也应被保存。 Cl.3.4 按照要求进行文件保存和处置 Cl.9.9 处置计划的实施 ISO 15489-2  Cl.4.3.9 实施处置 ISO 23081-1 11  Cl.5.2.3 文件捕获后的元数据 ISO 23081-2  Cl.11.7 鉴定 ISO 16175-1  Cl.3 指导原则 ISO 16175-2  Cl.5.6 保存和处置 ISO 16175-3 A2.5.1 A2.5.2  Cl.3.4 按照要求进行文件保存和处置  Cl.3.1.2 文件元数据 所有文件系统（包括保存文件的业 ISO 15489-2 务系统）应当被明确识别，并指定  其责任人，在登记目录中记录下 ISO 16175-1 来，定期更新。  Cl.3.2.5 步骤 D：现有体系的评估 Cl.2 最佳实践：数字化文件和软件的作用 文件系统的实施决策应当被记录、 ISO 15489-2 保存并能提供给需要的用户。  Cl.3.2.8 步骤 G: 文件系统实施 ISO/TR 13028  Cl.6.4 管理系统 ISO 16175-1  A2.5.3 Cl.4 实施事宜 文件系统的访问控制规则应当被 ISO 16175-2 记录和保存，保证系统管理任务的  Cl.5.4.3 访问控制 完成。  Cl.5.4.4 建立安全控制  Cl.5.4.5 划定安全级别 ISO 16175-3  A2.5.4 Cl.3.2.4 在线安全流程 应当建立运行维护程序，保证文件 -ISO 16175-3 系统的可用。 - 附录 B.将所有涉及文件管理的考虑因素融入整个系统开 发 A2.5.5 对文件系统性能是否符合业务需 ISO 15489-2 求和文件任务的常规监控应当被  Cl.3.2.9 步骤 H: 实施情况复审 实施并记录。 A2.5.6 应当制定程序来确保和证明任何 ISO 15489-1 系统故障、升级或定期维护均不会  影响文件的完整性。 ISO 16175-2  Cl.8.2 文件系统的特点 Cl.5.8.5 备份及恢复还原 ISO 16175-3 5 实施 A2.5.7 文件系统的变更，特别是例外的操 ISO 15489-1 作行为（例如迁移、集成的新要求、  Cl.8.5 文件系统的终止 计算机技术变更或中止等） ，应当 ISO 13008 (即将发布). 被分析、计划并实施。其相关决策  Cl. 全部章节 应被记录。 12 撰写工作组成员：Judith Ellis (澳大利亚), Carlota Bustelo(西班牙), Johanna Smith(加 拿大), Xiaomi An(中国), Stephen Clarke(新西兰)。 译者： 安小米，中国人民大学信息资源管理学院，中国人民大学数据工程与知识工程教育部重点实 验室教授，国际标准化组织信息与文献委员会档案/文件管理分技术委员（ISO/TC46/SC11） 会 委 员 ， ISO 30300-2011 《 信 息 与 文 献 文件管理体系：基础与术语》工作组 （ISO/TC46/SC11/WG8）项目负责人。 朱莉，中国人民大学信息资源管理学院档案学专业，硕士研究生。 13