电子文件归档与电子档案管理规范.pdf
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ICS01. 140. 20 CCS A 14 中华人民共和国档案行业标准 DA/T 88—2021 产品数据管理 ( PDM)系统电子文件 归档与电子档案管理规范 Spe c i f i c a t i onf o rpr odu c tda t amana emen t( PDM) s s t eme l e c t r on i c g y do c umen t sa r ch i v i ngande l e c t r on i cr e c o r d smana emen t g 2021 05 26 发布 2021 10 01 实施 国家档案局 发 布 129 DA/T88—2021 前 本文件按照 GB/T1. 1—2020《标准化工作导则 起草。 言 第1 部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由国家档案局提出并归口。 本文件起草单位:中国商用飞机有限责任公司、国家档案局经济科技档案业务指导司。 本文件主要起草人:刘文恭、蔡盈芳、王木亮、殷瑛、蒋君仁、许成伟、朱志赟、陈丽娟、孙晓清、李璐。 130 DA/T88—2021 产品数据管理 ( PDM)系统电子文件 归档与电子档案管理规范 1 范围 本文件描述了企业产品数据管理( PDM)系统形成的电子文件归档和归档后电子档案管理的方法。 本文件适用于企业产品数据管理( PDM)系统形成的电子文件和归档后电子档案管理工作。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必 不 可 少 的 条 款。其 中,注 日 期 的 引 用 文 件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包 括 所 有 的 修 改 单)适 用 于 本文件。 GB/T11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T18894—2016 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T15 磁性载体档案管理与保护规范 DA/T38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T46—2009 文书类电子文件元数据方案 DA/T48—2009 基于 XML 的电子文件封装规范 DA/T70—2018 文书类电子档案检测一般要求 DA/T74 电子档案存储用可录类蓝光光盘( BD-R)技术要求和应用规范 DA/T75 档案数据硬磁盘离线存储管理规范 3 术语和定义 3. 1 GB/T18894—2016、 DA/T70—2018 界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 产品数据管理系统 pr odu c tda t amana eme n ts s t em g y 管理产品生产全过程以及生产过程中产 生 的 与 产 品 有 关 的 信 息(包 括 文 档、 CAD 文 件、装 配 关 系、 物料清单、配置、权限信息等)的系统。 3. 2 注:简称 PDM 系统。 电子文件 e l e c t r on i cdo c umen t 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过 程 中,通 过 计 算 机 等 电 子 设 备 形 成、办 理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。 3. 3 [来源: GB/T18894—2016, 3. 1] 电子档案 e l e c t r on i cr e c o r d 具有凭证、参考和保存价值并归档保存的电子文件。 131 DA/T88—2021 3. 4 [来源: GB/T18894—2016, 3. 2] 电子档案管理 e l e c t r on i cr e c o r d smana eme n t g 对电子档案进行接收、整理、保管、利用、统计、鉴定和处置的活动。 3. 5 3. 6 电子档案管理系统 e l e c t r on i cr e c o r d smana emen ts s t em; ERMS g y 对电子档案进行接收、整理、保管、统计、利用和处置的计算机信息系统。 [来源: GB/T18894—2016, 3. 10,有修改] 电子文件归档 e l e c t r on i cdo c ume n ta r ch i v i ng 办理完毕或已正式发 布 的 具 有 凭 证、参 考 和 保 存 价 值 的 电 子 文 件 提 交 电 子 档 案 管 理 系 统 保 存 的 过程。 3. 7 真实性 au t he n t i c i t y 电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和背景与形成时的原始状况相一致的性质。 3. 8 [来源: GB/T18894—2016, 3. 5] 完整性 i n t e r i t g y 电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。 3. 9 [来源: GB/T18894—2016, 3. 7] 可用性 u s ab i l i t y 电子文件、电子档案可以被检索、呈现和理解的性质。 [来源: GB/T18894—2016, 3. 8] 3. 10 安全性 s e c u r i t y 电子文件、电子档案的管理过程可控、数据存储可靠,未被破坏、未被非法访问的性质。 [来源: DA/T70—2018, 3. 7] 3. 11 四性 f ou rpr ope r t i e s 电子文件、电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性。 3. 12 信息包 i n f o rma t i onpa cka e g 包含电子文件、电子档案组件(文档)和对应元数据,按照一定的 结 构 组 织,可 用 于 不 同 环 节 之 间 信 息传递的信息集合对象。 [来源: DA/T70—2018, 3. 10] 3. 13 归档信息包 a r ch i v i ngs ubmi s s i oni n f o rma t i onpa cka e; AS IP g 电子文件归档时立档单位内部业务部门向档案部门提交的信息包。 [来源: DA/T70—2018, 3. 11] 3. 14 保存信息包 a r ch i v a li n f o rma t i onpa cka e; AIP g 按照长期保存要求形成的电子档案信息包。 132 DA/T88—2021 [来源: DA/T70—2018, 3. 13] 3. 15 系统显示名 s s t em d i s l a i t l e y p yt 在电子档案管理系统中存储的,档案人员和用户直接可见的件内组件(文档)题名。 注:文档是指归档文件最小的文件单元,可以是一个独立的自然件,也可以是组合文 件 中 的 某 一 自 然 件 或 自 然 件 的 附件。 3. 16 计算机文件名 c ompu t e rf i l et i t l e 在电子档案管理系统存储器中唯一标识电子档案组件(文档)的一个字符串。 4 总则 4. 1 总体要求 4. 1. 1 PDM 系统中形成的电子文件是企业的核心信息资产, PDM 系统电子文件归档与电子档案管理 工作应纳入单位电子文件归档和电子档案管理整体工作中,统筹规划,有序推动。 4. 1. 2 应按照全程管理、前端控制、集中统一原则对 PDM 系统电子文件实施全生命周期管理,确保电 子档案的“四性”。 4. 1. 3 应执行规范的工作程序,采取必要的技术手段,对 PDM 系统电子文件归档和电子档 案 管 理 全 过程实行监控。 4. 1. 4 应对 PDM 系统中电子文件的情况进行综合调查,制定归档方案、保管期限表、元 数 据 方 案、访 问控制规则/利用规则等规范,据此开展 PDM 系统电子文件归档与电子档案管理工作。 4. 1. 5 档案部门、信息技术部门、业务部门等所有涉及 PDM 系统电子文件归档与电子档案 管 理 工 作 的部门和人员应明确分工,相互协作,通过规范的电子档案管理,服 务 于 产 品 管 理、风 险 控 制、资 产 保 护 等目标。 4. 1. 6 应配备必 要 的 信 息 化 基 础 设 施 和 信 息 安 全 设 施,保 障 电 子 档 案 管 理 系 统 的 正 常 运 行 和 信 息 安全。 4. 2 职责 4. 2. 1 PDM 系统主管部门 PDM 系统主管部门职责如下: a) 根据产品数据管理规范 和 档 案 业 务 需 求,组 织 信 息 技 术 部 门、档 案 部 门 和 相 关 业 务 部 门 开 展 PDM 系统归档功能建设; b) 为 PDM 系统归档功能的建设提供支持。 4. 2. 2 档案部门 档案部门职责如下: a) 将 PDM 系统形成的电子文件纳入管控范围,提出归档范围、归档方式、归档格式、归档时间和 “四性”检测等业务需求; b) 参与 PDM 系统与电子档案管理系统接口实施工作,负责归档接口功能测试,验证是否满足设 计要求; c) 定期对上线后的集成归档接口运行情况进行监测,确保功能运行正常; d) 负责电子文件的接收,以及电子档案的整理、保管、统计、利用; 133 DA/T88—2021 e) 负责组织保管期满电子档案的鉴定、处置工作。 4. 2. 3 信息技术部门 信息技术部门职责如下: a) 根据 PDM 系统电子文件归档需求,开 展 PDM 系 统 与 电 子 档 案 管 理 系 统 归 档 接 口 开 发、测 试 和运行维护工作; b) 及时响应 PDM 系统主管部门和档案部门提出的 PDM 系统电子文件归档需求和问题反馈,并 妥善处理; c) 参与保管期满电子档案销毁工作,对销毁是否彻底进行确认。 4. 2. 4 业务部门 业务部门职责如下: a) 负责对待归档电子文件质量进行审核; b) 负责根据 PDM 系统操作手册和本单位电子文件管理规定开展电子文件提交归档; c) 参与保管期满电子档案鉴定工作。 4. 3 工作流程 PDM 系统电子文件归档与归档后电子档案管理流程包 括 电 子 文 件 及 其 元 数 据 捕 获、归 档、“四 性” 检测、接收、整理、保管、统计、利用、鉴定、处置等环节,见图 1。 134 DA/T88—2021 图 1 PDM 系统电子文件归档与归档后电子档案管理流程图 135 DA/T88—2021 4. 4 元数据要求 元数据要求如下: a) 元数据应 能 为 PDM 系 统 和 电 子 档 案 管 理 系 统 所 处 理,实 现 元 数 据 的 传 输、解 析、交 换、利 用等; b) 元数据的捕获方式和捕获节点应在 PDM 系统和电子档案管理系统设计与开发过程中进行规 划,实现元数据与电子文件同时捕获; c) 元数据的捕获方式包括直接提取、计算写入、手工录入、默认赋值等; d) 元数据的捕获节点包括但不限于电子文件管理全程中的捕获、归档、检测、接收、整理、保管、利 用、迁移、转换、鉴定、处置等各个节点; e) PDM 系统电子文件归档时,应同时归档对 应 元 数 据,确 保 元 数 据 与 所 描 述 的 电 子 文 件 的 有 效 关联; f) 按照 DA/T46—2009、 DA/T48—2009,将 PDM 系统电子文件归档和电子档案管理元数据设 置为文件实体、机构人员实体、业务实体、文件关系实体; g) 本文件对元数 据 属 性 的 描 述 方 法 与 DA/T 46—2009 规 定 的 描 述 方 法 一 致。 凡 DA/T 46— 2009、 DA/T 48—2009 中 已 描 述 的 元 数 据,以 DA/T 46—2009、DA/T 48—2009 为 准。 DA/T46—2009、 DA/T48—2009 未描述的元数据,本文件在附录 A 表 A. 1~ 表 A. 2 的备注 中进行了描述。 5 PDM 系统电子文件归档 5. 1 归档范围与保管期限 5. 1. 1 PDM 系统电子文件归档范围以设计类电子文件为主,与设计相关联的项目管理类电子文件、试 验类电子文件、制造类电子文件、客服 类 电 子 文 件、市 场 与 销 售 类 电 子 文 件、供 应 商 类 电 子 文 件 应 同 时 归档。 5. 1. 2 保管 期 限 一 般 分 为 永 久、 30 年、 10 年 (保 管 期 限 一 般 自 归 档 时 间 起 算 ),具 体 参 见 附 录 B 表 B. 1~ 表 B. 7。 5. 1. 3 档案部门、业务部门、 PDM 系统主管部门应共同确定本单位 PDM 系统电子文件归档范围和保 管期限表。 5. 2 电子文件组件 5. 2. 1 件的构成 5. 2. 1. 1 归档电子文件一般以每份文件为一件。 5. 2. 1. 2 正文、附件为一件;来文与复文一般独立成件。 5. 2. 1. 3 同一文件编号的同一版本二维图、三维图和审签文档为一件。 5. 2. 1. 4 同一文件编号的同一版本原始格式和转换格式为一件。 5. 2. 1. 5 同一文件编号的不同版本独立成件。 5. 2. 1. 6 同一文件编号的同一版本的不同语种版本一般独立成件。 5. 2. 1. 7 同一文件编号的更改文件一般独立成件。 5. 2. 1. 8 同一文件编号的不同版本的软件源码和执行码一般独立成件。 5. 2. 2 件内电子文件排序 5. 2. 2. 1 件内文件排序时正文在前,附件在后。 136 DA/T88—2021 5. 2. 2. 2 同一文件编号的二维图、三维图和审签文档按照审签文档、三维图、二维图排序。 5. 2. 2. 3 同一文件编号的原始格式和转换格式按照原始格式、转换格式排序。 5. 2. 3 系统显示名 5. 2. 3. 1 系统显示名一般应与 PDM 系统命名保持一致。 5. 2. 3. 2 PDM 系统命名不规范的,可在归档时由电子档案管理系统 采 用“文 件 编 号 + 正 题 名”的 格 式 重新命名。 5. 2. 4 计算机文件名 5. 2. 4. 1 电子档案管理系统内电子档案计算机文件名应具有唯一性。 5. 2. 4. 2 计算机文件名一般采用“唯一性代码 + 系统显示名”格式命名。 5. 2. 4. 3 唯一性代码可采用“哈希值 + 日期时间”或“随机码 + 日期时间”格式。“随 机 码”由 计 算 机 自 动随机生成,一般为 32 位。 5. 3 归档要求 5. 3. 1 归档方式 5. 3. 1. 1 在软硬件条件具备的前提下, PDM 系统电子文件归档应选择在线归档方式,通过 PDM 系统 和电子档案管理系统归档接口实现,否则可以采用线下归档方式。 5. 3. 1. 2 归档接口通常包括但不限于以下两种:WebSe r v i c e归档接口和中间库归档接口。 5. 3. 1. 3 WebSe r v i c e归档接口原理示意图见图 2。 图 2 We bS e r v i c e归档接口原理示意图 5. 3. 1. 4 中间库归档接口原理示意图见图 3。 137 DA/T88—2021 图 3 中间库归档接口原理示意图 5. 3. 2 归档时间 5. 3. 2. 1 PDM 系统电子文件归档可选择实时归档和定期归档。 5. 3. 2. 2 实时归档是指在电子文件发布的同时即启动归档程序,实现 PDM 系统向电子档案管理系统 即时归档。 5. 3. 2. 3 定期归档是指根据本单位具体情况选择定期(每周、每月、每年等)、产品定型或重大节点完成 后 1 年内归档。 5. 3. 3 归档格式 5. 3. 3. 1 电子文件归档格式 电子文件归档格式要求如下: a) PDM 系统电子文件归档格式应具备格式开 放、不 绑 定 软 硬 件、显 示 一 致 性、可 转 换、易 于 利 用 等性能,能够支持格式转换。 b) 文本类电子文件一般采用符合规定的版式文件格式,根据需要可同时保存原始格式。 c) 二维图样、三维数模电子文件应按以下要求归档: ———二维图样文件以原始格式和符合规定的版式文件格式同时归档; ———三维数模文件以原始格式和 STEP、 PDF/E 等中性格式同时归档。 d) PDM 系统结构化数据库应根据数据库表结构及电子档案管理要求转换为以下格式归档: ———以 XML、 ET、 XLS、 DBF 等任意一种格式归档; ———参照纸质表单或电子表单版面格式,将应归档数据库数据转换为版式文件归档。 e) 如果采用原始格式和中性格式同时归档保存,电子档案管理系统应对二者建立关联。 5. 3. 3. 2 元数据归档格式 PDM 系 统 形 成 的 各 类 电 子 文 件 元 数 据 应 根 据 归 档 接 口 确 定 归 档 格 式。按 照 GB/T 18894—2016 中 8. 4 和 DA/T48—2009 的要 求,结 合 本 单 位 接 口 开 发 技 术 路 线,元 数 据 可 采 用 XML、 ET、 DBF 等 格式。 5. 3. 3. 3 电子文件格式转换 电子文件格式转换要求如下: 138 DA/T88—2021 a) 电子文件格式转换时间的优先级分别为文件发布时、归档前、归档过程中; b) 电子文件格式转换工具优先选择电子文件编制 软 件 自 带 转 换 功 能,并 以 此 为 基 础 开 发 批 量 转 换工具。批量转换工具的可靠性应经过评审,确认满足本单位生产运营场景需求。 5. 3. 4 捕获 5. 3. 4. 1 归档电子文件应正式发布,相关元数据信息得到准确、完整捕获。 5. 3. 4. 2 归档前应由业务部门人员对归档电子文件质量进行检查,确认是否满足归档要求。 5. 3. 4. 3 归档电子文件的格式不符合归档要求,可在生成信息包前进行转换,确保转换前后内容一致。 5. 3. 4. 4 归档信息包以件为单位生成,包内包含归档电子文件全文和元数据文件,参见附录 C。 5. 3. 4. 5 电子文件归档后 PDM 系统电子文件如发生更改或作废,应将新版文件或作废说明文件另行 捕获归档,并将相关关联关系以元数据形式同步归档,确保归档电子文件状态与 PDM 系统一致。 5. 3. 5 分类 档案部门应制定分类方案对 PDM 系统电子档案进行分类(参见附录 D)。 5. 3. 6 立卷 5. 3. 6. 1 立卷规则 档案部门应参照如下规则,结合本单位实际制定电子档案立卷规则: a) 项目管理类电子文件按照“项目-类别-年度”立卷; b) 设计技术报告类电子文件按照“项目-类别-专业”立卷; c) 设计图样类电子文件按照“项目-类别-产品结构”立卷; d) 试验类电子文件按照“项目-类别-专业”立卷; e) 制造类电子文件按照“项目-类别-年度”立卷; f) 客户服务类电子文件按照“项目-类别-年度”立卷; g) 市场与销售类电子文件按照“项目-类别-年度”立卷; h) 供应商类电子文件按照“项目-类别-供应商-年度”立卷。 5. 3. 6. 2 排序规则 档案部门应参照如下规则,结合本单位实际制定卷内电子档案排序规则: a) 卷内文件一般按事由结合时间排列; b) 如同一卷内有若干事由,按事由结束时间先后排列; c) 同一事由的电子档案应集中排列; d) 同一事由内的电子档案按形成时间先后顺序排列; e) 技术报告、图样文件等有严格编号结构的电子档案按编号(文件编号、图号等)顺序排列。 5. 3. 7 档号 档案部门应遵守 GB/T11822 的规定,一般按照“全宗 号 + 分 类 号 + 案 卷 顺 序 号 + 卷 内 序 号”结 构 制定编号规则。 5. 3. 8 归档 电子文件捕获完整后,由业务部门人员按照内置分类方案、组卷和排序规则,补充分类号和档号,立 卷之后提交归档。 139 DA/T88—2021 5. 3. 9 检测接收 5. 3. 9. 1 电子档案管理系统应对电子文件“四性”进行检测,检测方案参见附录 E。 5. 3. 9. 2 对于检测合格的电子文件,电子档案管理系统应能够正确解析归档信息包,将元数据、电子文 件实体、各类关联关系按照约定规则写入。 5. 3. 9. 3 对于检测不合格的电子文件,电子档案管理系统应向 PDM 系统发送拒收原因报告。 5. 3. 9. 4 检测报告一般在电子档案管理系统结构化存储,作为业务实体元数据保存,支持查阅。 5. 3. 9. 5 成功接收 后,电 子 档 案 管 理 系 统 应 对 电 子 档 案 进 行 登 记,同 时 向 PDM 系 统 发 送 接 收 成 功 信息。 5. 4 归档接口 5. 4. 1 PDM 系统的归档接口功能 PDM 系统的归档接口功能如下: a) 归档前将待归档电子文件及其元数据以件为单位进行捕获,形成归档信息包; b) 应能够嵌入分类方案和组卷方案,业务部门人员可根据电子文件内容选择生成类号和档号; c) 将归档信息包传输至指定位置,传输过程中归档信息包中信息不丢失、不被非法更改; d) 接收归档信息包接收方的反馈消息,包括归档成功消息与失败消息,以及失败故障代码; e) 对归档成功的电子文件进行已归档标记,以 防 止 重 复 归 档,归 档 标 记 能 取 消,并 在 人 工 干 预 下 重新归档; f) 应能够将升版、作废等电子文件更改信息传递至电子档案管理系统,确保 PDM 系统电子文件 与电子档案管理系统电子档案状态保持一致; g) 应能够提取零部件装配关系,以及其他数据对象之间的关联关系,并以文件实体关系元数据形 式传递至电子档案管理系统; h) 应具有归档控制功能模块,记录归档电子文件类型、归档时间、归档状态,并能够实现按照归档 电子文件类型、归档时间、归档状态组合查询; i) 应具有扩展功能,支持新增文件类型在线归档。 5. 4. 2 电子档案管理系统接口功能 电子档案管理系统接口功能如下: a) 向 PDM 系统发送归档信息包存储位置信息; b) 接收业务系统传递来的信息包,并正确解析; c) 对 PDM 系统提交归档的电子文件及其元数据的“四性”进行检测,检测不合格不能接收,并反 馈相应不合格的检测结果及不合格原因; d) 将解析后的电子文件及其元数据存储在指定位置; e) 应能够正确解析升版、作废等电子文件变化信息,并按约定规则与对应电子档案关联; f) 应能够正确解析零部件上下级关系,以及其他数据对象之间的关联关系,并按约定规则与对应 电子档案关联; g) 向 PDM 系统发送电子文件归档成功或失败消息,以及失败故障代码; h) 在归档信息包接收、解析和数据存储等过程中,信息不丢失、不被非法更改; i) 应具有接收控制功能模块,记录归档电子文件类型、归档时间、归档状态,并能够实现按照归档 电子文件类型、归档时间、归档状态组合查询; j) 应具有扩展功能,支持新增文件类型在线归档。 140 DA/T88—2021 5. 4. 3 归档接口建设管理要求 归档接口建设管理要求如下: a) 归档接口宜与业务系统同设计、同开发、同测试 和 同 实 施,未 开 发 归 档 接 口 的 业 务 系 统 应 及 时 通过二次开发实现; b) 归档接口开发时应进行充分测试,并经专家评审,以确认功能要求达到设计目标要求; c) 归档接口投入运行后,应安排专人对接口运行情况进行持续跟踪,发现问题及时处置; d) PDM 系统和电子档案管理系统更新应充分论证对归档接口功能的影响,确保归档接口能够正 常运行; e) 将接口应急处置方案纳入 PDM 系统和电子档案管理系统的应急预案,在 PDM 系统和电子档 案管理系统因升级、系统故障、病毒感染等原因影响归档接口功能后立即启动应急响应。 6 电子档案管理 6. 1 整理 6. 1. 1 编目 应根据本单位业务需要,按照 GB/T11822 的规定形成案卷目录、卷内目录和案卷文件目录。 6. 1. 2 检测 6. 1. 2. 1 档案部门应对整理成果进行“四性”检测,检查整理工作质量,检测方案参见附录 E。 6. 1. 2. 2 如检测未通过,应根据检测结论,重新进行整理,直至检测通过。 6. 1. 3 入库 “四性”检测通过的电子档案,由电子档案管理系统自动转为入库状态。 6. 1. 4 修改 6. 1. 4. 1 入库后,若要对电子档案管理系统中电子档案元数据进行修改,应在线提交申请,并由档案部 门批准同意后方可修改。 6. 1. 4. 2 修改完成后,重新提交“四性”检测。 6. 2 存储 6. 2. 1 在线存储 6. 2. 1. 1 在线存储方式应在电子档案管理系统设计开发时进行规划,并配备对应软硬件设备。 6. 2. 1. 2 在线存储方式应能适应大容量电子档案存储需要,随着数据存储容量增加不应影响电子档案 管理系统访问、运行性能。 6. 2. 1. 3 在线存储容量应至少满足 3 年增量需求,避免电子文件归档因存储容量不足而中断。 6. 2. 1. 4 电子档案管理系统应依据分类规则和年度在计算机存储器中 逐 级 建 立 文 件 夹,分 门 别 类、集 中有序地存储电子档案。 6. 2. 1. 5 电子档案管理系统应在元数据中自动记录电子档案在线存储路径,方便在线查阅、下载。 6. 2. 1. 6 建议每天实施增量备份,至少一个月全备份一次,有条件的单位可实施双机热备。 141 DA/T88—2021 6. 2. 2 离线存储 6. 2. 2. 1 应对电子档案进行以件(含元数据)为存储单元的保存信息包离线存储,以进一步降低电子档 案长期保存风险。 6. 2. 2. 2 电子档案离线存储结构及其说明参见附录 F。 6. 2. 2. 3 电子档案离线存储介质至少应制作 3 套。 6. 2. 2. 4 不同套别的存储载体应分开保存,有条件的单位应将 1 套置于 300km 以上、不 在 同 一 流 域 的地点保存,或不同的建筑物内保存。 6. 2. 2. 5 离线存储载体管理应按照 DA/T15、 DA/T38、 DA/T74、 DA/T75 的要求进行。 6. 3 保管 6. 3. 1 应采取科学措施对存储载体进行管控,避免存储载体损坏,并防止未经授权的访问。 6. 3. 2 电子档案管理系统应当能够跟踪到保管期间对电子档案的相关操作,无论是合法操作还是非法 操作,应在日志中进行记录。 6. 3. 3 档案部门应每年对电子档案的可读取性进行评估,形成评估报告;如 存 在 因 软 硬 件 或 其 他 技 术 升级、变动出现电子档案不可读取的风险,应对电子档案进行迁移或转换。 6. 3. 4 电子档案当前格式将被淘汰或失去技术支持时,应实施电子档案删除的格式转换。 6. 3. 5 因技术更新、介质检测不合格等原因需更换离线存储介质时,应实 施 电 子 档 案 或 元 数 据 离 线 存 储介质的转换。 6. 3. 6 支撑电子档案管理系统运行的操作系统、数据库管理系统、台 式 计 算 机、服 务 器、磁 盘 阵 列 等 主 要系统硬件、基础软件等设备升级时,应实施电子档案或元数据离线存储介质的迁移。 6. 3. 7 电子档案管理系统更换时,应实施电子档案及其元数据的迁移。 6. 3. 8 电子档案迁移或转换前应进行迁移可行性评估,包括目标载体、系统、格式的可持续性评估和保 管成本评估等,并保证迁移或转换过程可控,防止迁移过程中电子文件信息丢失、被非法篡改。 6. 3. 9 在确信转换或迁移活动成功实施后,根据本单位实际对转换或迁移前的电子档案及其元数据进 行销毁或继续留存的处置。 6. 4 利用 6. 4. 1 电子档案管理系统应通过有效的智能检索、组合检索、全文检索、主题导航和基于产品层级结构 的树形导航等功能,方便用户查询、浏览电子档案。 6. 4. 2 检索结果呈现应包括必要的元数据、电子全文和关联关系。 6. 4. 3 档案部门应制定详细的电子档案利用权限规定,利用权限应在电 子 档 案 管 理 系 统 中 实 现,并 经 过确认。超权限利用时应进行审批,并保证利用过程中电子档案不被非法篡改。 6. 4. 4 电子档案可根据授权通过电子档案管理系统在线或离线提供利用,但不管何种利用方式均应通 过日志或其他方式记录利用过程,记 录 信 息 包 括 利 用 者、利 用 方 式、档 号、文 件 编 号、文 件 名、利 用 时 间 等。利用过程应作为电子档案业务实体元数据的一部分进行保存。 6. 5 统计 电子档案统计应按照 GB/T18894—2016 的要求进行。 6. 6 鉴定处置 6. 6. 1 应定期对保管期限到期的电子档案进行鉴定,鉴定方法可根据本单位管理要求进行。 6. 6. 2 到期鉴定后对电子档案进行处置,包括销毁、续存和移交。 142 DA/T88—2021 6. 6. 3 电子档案的销毁应先登记、编 制 清 册,并 按 有 关 规 定 履 行 审 批 手 续 后,再 将 电 子 档 案 进 行 物 理 删除。 6. 6. 4 物理删除时至少两人监督,销毁清单及记录需打印成纸质档案保存。涉密电子档案的销毁应当 按照国家保密法律法规的规定处理。 143 DA/T88—2021 A (资料性) 附 录 PDM 系统电子档案元数据 PDM 系统电子档案增设元数据见表 A. 1~ 表 A. 2。 表 A. 1 文件实体元数据 编号 元数据 数据来源 备注 1 版次 ve r s i on PDM 系统 2 文件状态 f i l es t a t us PDM 系统 3 型代号 p r o e c tnumbe r j PDM 系统 4 数据来源 da t ap r ovenc anc e PDM 系统 5 保密期限 s e c r e cype r i od PDM 系统 6 形成时间 i s suet ime PDM 系统 7 归档时间 f i l et ime ERMS 8 载体类型 med i um c l a s s i f i c a t i on ERMS 9 载体号 med i um numbe r ERMS 同一文件编 号 不 同 版 本 的 规 范 代 码,条 件 选,不 可 重 复,简单型,字符型 产品数据管 理 系 统 定 义 的 文 件 有 效 性 状 态,条 件 选, 不可重复,简单型,字符型 产品型号代码,必选,不可重复,简单型,字符型 归档电子文件的 PDM 系统,必 选,不 可 重 复,简 单 型, 字符型 涉 密 电 子 档 案 的 保 密 期 限,条 件 选,不 可 重 复,简 单 型,字符型 电子文件的 发 布 时 间,必 选,不 可 重 复,简 单 型,日 期 时间型 电 子 档 案 管 理 系 统 接 收 时 间,必 选,不 可 重 复,简 单 型,日期时间型 电子档案存 储 载 体 类 型,必 选,不 可 重 复,简 单 型,字 符型 电子档案脱机存 储 载 体 编 号,条 件 选,不 可 重 复,简 单 型,字符型 在电子档案管理系 统 中 存 储 的,档 案 人 员 和 用 户 直 接 10 11 系统显示名 sy s t em d i sp l ayt i t l e 哈希值 ha shc ode PDM 系统 PDM 系统 可 见 的 件 内 文 档 名 称;必 选,不 可 重 复,简 单 型,字 符型 通过一定 的 哈 希 算 法 (典 型 的 有 MD5, SHA1 等 )得 出的一段电子文 件 唯 一 性 代 码,必 选,不 可 重 复,简 单 型,字符型 表 A. 2 机构人员实体元数据 元数据 个人 涉 密 等 级 l e ve lo fc on f i den - t i a l i t y 144 数据来源 PDM 系统和 ERMS 备注 本单位保密机构授权的 机 构 人 员 涉 密 等 级,可 选,不 可 重 复, 简单型,字符型 DA/T88—2021 附 录 B (资料性) PDM 系统电子文件归档范围和保管期限表 PDM 系统电子文件归档范围和保管期限表见表 B. 1~ 表 B. 7。 表 B. 1 项目管理类电子文件归档范围和保管期限表 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 文件材料归档范围 保管期限 项目立项文件(项目建议书及批复、论证报告等) 永久 研制规划、方案、计划等 永久 项目范围的定义文件 永久 工作结构分解文件 永久 研制分工文件 永久 项目各级组织机构及其职责文件 永久 成本估算和预算文件 永久 项目风险的识别和处理文件 30 年 30 年 项目指令、计划实施和工作布置文件 30 年 项目进度、状态和问题报告文件 30 年 项目协调及协调会议文件 30 年 项目绩效的评估文件 30 年 项目范围变更文件 30 年 项目计划变更文件 30 年 项目成本变更文件 30 年 项目进度和状态预测报告文件 30 年 项目风险分析和评估文件 30 年 项目转阶段的申请、评审和批复文件 项目达标报告或因故中止的报告和批复文件 30 年 项目验收总结及评价文件 永久 其他 — 表 B. 2 设计类电子文件归档范围和保管期限表 序号 1 2 3 4 5 文件材料归档范围 保管期限 总体方案论证文件 永久 总体方案评审文件 永久 设计规范、技术要求 永久 质量、标准、材料文件 永久 新技术、新成品、新材料、新工艺文件 30 年 145 DA/T88—2021 表 B. 2 设计类电子文件归档范围和保管期限表 (续) 序号 6 7 文件材料归档范围 总体、结构、系统、设计要求和设计任务书等 成品选型、协议等文件 10 二维图样(模型图、三面图、总体布置图、理论图、试验件图、产品图、随机工具图、包装箱图等) 技术文件[技术规定、技术报告、技术条件、技术决定、技术协调单、技术说明书、零件清册( SSPL)等] 11 三维数模 13 目录(成品、系统配套目录、关键件、重要件、标准件、金属材料、非金属材料、综合标准等各类目录) 12 14 15 16 17 18 19 20 30 年 30 年 计算文件 8 9 保管期限 工程物料清单( EBOM)、零部件细目表( PL)、工程指令( EO)、文件工程指令( DEO)、更改单等 可靠性、可维修性、可测试性、安全性文件 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 各类技术出版物 30 年 各阶段设计总结报告,质量复查文件等 30 年 首件鉴定 30 年 关键技术攻关 30 年 成品件管理 — 其他 表 B. 3 试验类电子文件归档范围和保管期限表 序号 文件材料归档范围 1 试验依据性文件(任务书、试验大纲、试验载荷谱、图纸等) 2 3 试验管理文件(质量保证大纲、试验件质量记录、试验程 序、试 验 工 艺、技 术 规 范、试 验 安 装、验 收 文 件等) 试验评审文件(质量评审、试验 合 同 评 审、试 验 大 纲 评 审、设 计 评 审、试 验 前 准 备 状 态 评 审、试 验 结 果评审等) 保管期限 永久 30 年 30 年 试验准备文件(试验大纲、试验 载 荷 谱、试 验 测 量 方 案、试 验 支 持 方 案、试 验 方 案 论 证 报 告、试 验 实 4 施方案报告、试验调试 报 告、胶 布 带 图、杠 杆 图、夹 具 图、测 量 点 位 置 图、安 装 图、试 验 计 算、测 量、控 制及 数 据 处 理 材 料、试 验 件、成 品 件、参 试 设 备 检 测 记 录、试 验 前 检 查 报 告、试 验 前 工 作 总 结 报 30 年 告等) 试验过程文件(试验、测试及分析的原始数据、现场记录、试 验 加 载 前 测 量 点 数 据 记 录、试 验 过 程 中 5 6 7 146 产品状态或试验状态的更改记 录、试 验 日 志、试 验 数 据 的 整 理、故 障 分 析 处 理 报 告、试 验 阶 段 结 果 通知书、试验故障报告表、试验阶段报告、试验阶段工作总结报告等) 试验结果文件(试验检测报告、裂 纹 检 测 报 告、位 移 测 量 报 告、应 变 测 量 报 告、试 验 结 果 通 知 书、试 验报告、试验分析报告、试验工作总结报告等) 其他 30 年 永久 — DA/T88—2021 表 B. 4 制造类电子文件归档范围和保管期限表 序号 文件材料归档范围 保管期限 1 工装图样(二维图样、三维模型) 永久 2 工装设计标准 永久 3 工装设计数据(数控编程模型、数控加工程序等) 30 年 4 装配工装指令 30 年 5 装配工装(含型架等)设计和仿真材料 30 年 6 零件工装(含模具、夹具等)设计和仿真材料 30 年 7 装配工艺文件[装配指令( AO)、先行装配大纲( AAO)] 8 零件制造工装指令 9 制造物料清单(MBOM) 10 零件制造大纲( FO)、故障拒收报告( FRR) 11 工艺验证试验项目(试验计划、试验大纲、试验报告、适航审查批准相关文件) 12 13 14 零件交付状态书(MPR) 设计协调单( DCR) 工程更改建议( ECP) 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年 10 年 30 年 15 工艺材料目录( ZPM) 16 工程图样工艺性审查材料(工艺性审查讨论记录等) 30 年 17 零件工艺设计和仿真材料 30 年 18 各部件级关键特性制造控制方案等工艺文件 30 年 19 材料需求明细表及工艺文件的更改文件等 30 年 20 工艺规范 30 年 21 材料规范 30 年 22 质量规范 30 年 23 标准手册 30 年 24 首件鉴定 30 年 25 无损检测 30 年 26 理化试验 30 年 27 供应商产品交付规范书 10 年 28 其他 30 年 — 147 DA/T88—2021 表 B. 5 客服类电子文件归档范围和保管期限表 序号 文件材料归档范围 保管期限 1 客户服务方案 永久 2 销售支援文件 30 年 3 客户服务建议书 30 年 4 客户化服务计划 30 年 5 客户服务成本分析报告 30 年 6 客户服务项目开发、销售报告 30 年 7 客户服务综合计划、经费管理等 30 年 8 与供应商(包括第三方供应商,维修机构)的客户服务相关协议、合同、谅解备忘录等 30 年 9 10 11 12 物流报关类文件(物流规划方案、物流合作协议、海关/商 检 合 作 协 议 及 相 关 授 权 文 件、各 类 报 关 报 检业务单据及证明文件、报表等) 库存管理类文件(出入库记录、不合格品记录、报废单、环境监控记录等) 技术出版物相关管理文件(含各类技术出版物的规范、计 划、技 术 协 调、编 制 及 数 字 化 处 理,出 版 交 付管理等) 维修工程文件[维修要求、维修计划、维修工作卡、服务通 报、服 务 信 函、直 接 维 修 成 本、地 面 服 务 设 施( GSE)相关技术文件等] 10 年 10 年 30 年 30 年 13 快速响应管理文件(客户服务请求类相关技术资料等) 30 年 14 运营监控文件 10 年 15 工程技术文件(构型管理相关技 术 资 料、客 户 服 务 相 关 技 术 文 件、超 手 册 结 构 修 理 方 案、工 程 调 查 档案相关资料等) 30 年 16 技术支援文件(部件维修、修理和大修管理相关文件、抢救抢修维修支援相关文件等) 30 年 17 客户管理、客户综合信息(客户综合资料信息、往来邮件记录、资料管理程序等) 10 年 18 19 供应商管理的相关 文 件 (供 应 商 客 户 支 援 协 议 信 息 手 册、供 应 商 产 品 信 息 手 册、供 应 商 信 息 手 册等) 客户调研走访报告、客户满意度 测 量 类 文 件 (客 户 满 意 度 调 研 问 卷、总 结 性 报 告、内 部 整 改 措 施 文 件、协调单、客户反馈信息表、客户投诉处理单等) 20 现场服务、客户支援相关文件 21 其他 148 10 年 10 年 10 年 — DA/T 88—2021 表 B. 6 市场与销售类电子文件归档范围和保管期限表 序号 1 2 文件材料归档范围 市场分析和预测文件(各国经济现状和发展趋势分析、行业现状和发展趋势分析等) 需求量分析与预测文件(国际、国 内 现 状 和 发 展 趋 势、各 公 司 经 营 策 略 对 需 要 的 影 响、各 公 司 对 技 术要求分析研究、各公司对需求分析研究等) 保管期限 永久 永久 市场战略研究文件(市场战略综 合 研 究 报 告、新 产 品 总 体 性 能 定 位 报 告、现 有 产 品 改 型 建 议 报 告、 3 4 5 6 7 新产品研制市场需求与时机研究 分 析 报 告、产 品 改 型 市 场 需 求 与 时 机 研 究 分 析 报 告、近 期 市 场 形 永久 势分析研究等) 品牌管理文件(广告策划方案、历次展会声像和视频文件) 销售工程文件(产品详细技术规 范 及 其 更 改 文 件、产 品 性 能 分 析 报 告、适 应 性 分 析 报 告、经 济 性 分 析报告等) 客户开发文件(产品市场开发研究报告、客户的信息资料、客户关系管理文件、客户访问计划等) 30 年 30 年 30 年 — 其他 表 B. 7 供应商类电子文件归档范围和保管期限表 序号 1 文件材料归档范围 信息征询书( RFI)、邀标文件( RFP)、澄清文件( RFC)等 2 RFI回复及其评估的相关文件、 RFP 回复(投标书或建议书)、 RFC 回复及其评估的相关文件 4 与供应商之间的信息交流记录[工程协调备忘录( ECM)、管理协调备忘录(MCM)等] 3 5 6 7 8 保管期限 永久 永久 联合概念定义阶段( JCDP)、联合定义阶段( JDP)等各阶段会议纪要等文件材料 30 年 初步设计评审( PDR)、关键设计评审( CDR)的相关文件 30 年 图样及规范文件(总体系统布 局 框 图、焊 线 及 接 地 系 统 图、设 备 规 格、系 统 示 意 图、采 购 规 格、三 维 模型、安装要求、安装图样、树形图、放样数据、数字预装配、系统规格、接线图、线路清单等) 接口控制文件(功能接口控制文件、机械接口控制文件、电气接口控制文件等) 安全性及可靠性文件(系统功能 风 险 分 析、故 障 模 式 有 效 性 及 临 界 分 析、系 统 安 全 初 步 分 析、故 障 树形分析、可靠性预测报告、系统安全项目计划、可靠性项目计划等) 30 年 30 年 30 年 30 年 客户服务文件(客户支持 文 件、维 修 文 件、产 品 保 障 战 略 政 策 及 程 序、备 件 分 配 文 件、限 售 零 件 清 9 单、维修要求候选清单、库存分配 文 件、修 理 厂 文 件、库 存 增 加 文 件、维 修 作 业 间 隔 清 单、维 修 重 要 项目清单、结构重要项目清单、装 备 维 修 文 件、寿 命 周 期 成 本 分 析、技 术 出 版 物、部 件 清 单、手 册 输 30 年 入、系统输入的最低设备总目录、备件清单、接线图等) 10 11 设计计算/分析报告文件[电磁兼 容 性 控 制 文 件、载 荷 动 力 分 析、系 统 性 能 分 析、同 业 研 究 报 告、照 /电磁干扰( 明/高强度辐射场(HIRF) EMI)策略、载荷分析等] 软件设计文件(软件开发文件、软 件 构 型 管 理 文 件、软 件 质 量 保 证 文 件、软 件 规 格、软 件 测 试 文 件、 软件管理及控制程序等) 30 年 30 年 质量管理和控制的相关文件(质量故障报告、重量分析报 告、重 量 控 制 文 件、质 量 管 理 文 件、制 造 文 12 件、系统示意图、系统布局、安装要求、试验要求及项目清 单、试 验 设 备 文 件、安 装 工 装 文 件、储 存 及 运输文件、非标连接件文件、散项文件、交付规范等) 30 年 149 DA/T 88—2021 表 B. 7 供应商类电子文件归档范围和保管期限表 (续) 序号 13 14 15 16 17 18 150 文件材料归档范围 构型控制文件(构型管理文件、构型项目清单、供应商的构型管理文件等) 支持文件(取证支持文件、确认 备 忘 录、型 号 认 证 项 目、取 证 试 验 文 件、验 证 项 目 的 取 证 文 件、取 证 联络及工作程序) 各类计划文件(项目计划/进度、工作报告、工作故障结构等) 其他有关设计评审记录、纪要(设计检查议程、设计检查记录、设计检查陈述等) 供应商提供的数据、合格供应商清单、供应商协议等相关的供应商文件 其他 保管期限 30 年 30 年 30 年 10 年 10 年 — DA/T 88—2021 录 C (资料性) 附 PDM 系统电子文件归档元数据示例 PDM 系统电子文件归档 xml格式见示例: 示例: < Documents>< Document>