会议室预约管理系统.pdf

会议室管理系统 使用简介 目录 系统简介.................................................................................................................................................................3 系统目标 .......................................................................................................................................................3 主要功能 .......................................................................................................................................................3 系统结构 .......................................................................................................................................................3 系统对象 .......................................................................................................................................................3 浏览器使用 ...................................................................................................................................................4 基本操作.................................................................................................................................................................5 网站操作 .......................................................................................................................................................5 门禁客户端操作..........................................................................................................................................6 会议室预约 ............................................................................................................................................................7 工作台主界面 ..............................................................................................................................................7 会议室菜单 ...................................................................................................................................................7 预约菜单 .......................................................................................................................................................7 会议菜单 .......................................................................................................................................................9 系统简介 系统目标 针对学校特点开发的系统，实现学校内会议室的自动有序使用。 主要功能 ⚫ 在线查看各会议室的使用情况 ⚫ 在线预约使用会议室 ⚫ 通过邮件、短信和微信等方式自动发送会议通知 ⚫ 多种权限的用户管理 ⚫ 会议签到、统计 ⚫ 基于面部识别的自动门禁系统 系统结构 系统主要包括：服务器端、门禁客户端、门禁控制器和门锁等部分。 门禁客户端 门锁 服务器 门禁控制器 示意图 系统对象 会议 每个用户主持和参与的会议信息 会议室 每个会议室的基本信息 时间 会议室的开放时间和预约时间 预约 每个会议室特定时段被某个会议占用的时间段 预约码 每个预约会自动生成一个 4 位数字的随机码 在预约时间进入有门禁系统的会议室时，如果无法使用生物识别，可以输入此码打 开门禁系统进入会议室 用户 全体教师和学生 角色 主持人 会议的召集和主持人 参会人 被通知参与会议的人员 预约人 可以自己预约，也允许其他人帮助预约 保证人 学生预约会议室时，必须有教师知情和同意 浏览器使用 请使用 Chrome、FireFox、Microsoft Edge、Apple Safari 等支持 HTML5 的浏览 器。 注意：不要使用 IE 浏览器。 基本操作 网站操作 登录系统、预约会议室 登录 预约 网 站 网 站 激活 初次登录需激活账号。 初始用户名和密码都是 学号或工号。 个人 登录后点击个人姓名可 信息 查看修改个人信息。 工作台 直接进入查看和预约页 面。 查看 预约 通知 预约码 可查看会议室、会议和预 约信息。 根据权限和开放情况，预 约会议室使用时间。 预约时加入参会人员，系 统自动发会议通知。 预约成功自动生成预约 码，用于签入签出。 门禁客户端操作 签到、签出 开门 签到 签出 会议室 会议室 任何参会人员可通过人 脸识别或预约码开门。 签出 注：提前 15 分钟方可签到 考勤 参会人员通过人脸识别 签到。 释放 关门 可通过人脸识别或预约 码执行签出操作。 提前结束会议，执行签 出操作后，系统将释放 剩余时间。 签出操作后，门禁系统将 立即自动锁门。 会议室预约 工作台主界面 登录后进入工作台界面，左侧有三个菜单。 会议室 查找用户具有预约权限的会议室。 预约 查看和预约会议室。 会议 查看用户相关的会议和新建会议。 会议室菜单 查找会议室 查找和显示“我有权限的会议室”和“全部会议室” 。 预约菜单 新建预约 页面列出每个会议室的一周时间列表和预约信息。 系统支持单次预约和批量预约。 单次预约 1. 在新建预约界面，选择相应的会议室 2. 在时间表格中所需时间段处于“开放”和“空闲”的状况下，点击后即 可弹出预约的窗口。 3. 填写预约选项内容。 注意： 1. 红色星号项目必须填写。 2. 主持人如果与预约人不是同一个人，一定要选择主持人。 3. 主持人的输入方式，采用用户信息（学号、工号、姓名等）输入自动 匹配的方式。 4. 参会成员的输入，支持“单人信息输入自动匹配的方式”和 “点击 后面的【从用户组选择用户】按钮选择多人的方式”。 5. 预约成功后，默认会通过校内邮件系统向预约人、主持人和参会人的 校内邮箱发送通知邮件；也会发送站内信。另外，系统还支持短信和 微信通知方式，必须在会议室管理单位办理相关手续后才能开通。 批量预约 1. 在新建预约界面，选择相应的会议室。 2. 点击右侧的“批量预约”。 3. 填写相应选项。 注意：如果其中有时间冲突项，系统会提示。 我的预约 显示已经预约的所有列表，可以对已预约信息进行相关操作。 操作内容 添加到日历 生成预约信息下载，可直接导入到电脑或手机的日历中。 预约码 显示本次预约的门禁通过码。在没有人脸识别的情况下，可以在门禁客 户端输入此码打开会议室大门。 编辑 编辑本次预约的相关内容。 签到统计 查看参会人员的签到考勤情况。 变更地点或时间 更改本次会议的时间或地点。 管理参与人 添加或删除参会人员。 取消预约 取消本次会议的预约时间和地点，保留会议信息。 删除 删除本次会议所有信息。 会议菜单 最近会议 默认选项。 右边显示用户最近“主持” “参与” “预约” “待处理”的会议信息。 全部会议 列出与用户相关的所有会议及可做的操作。 新建会议 如果没有确定会议时间和地点，可以先建立会议信息，之后再约会议室。 方法与“新建预约”类似。