中国化学会学术会议管理系统的使用及管理-201308.pdf

会议系统的使用及管理 2013-08 中国化学会 目 录 为什么要用会议系统管理？ 会议系统可以做什么？ 会议系统怎么用？ 为什么用会议系统？ 针对组织学术会议而开发的基于互联网的应用系统，以网络化、信息办 会为宗旨，融合了先进的学术会议管理理念及其他会议组织精华。 通过会议管理系统的使用，会议信息得到及时有效的发布和传播，网络 化注册，网络化投稿及审稿，统一安全的财务管理，方便的食宿旅游预订， 实用的报到管理等全方位实现会议筹备的信息数字化。 流程清晰、操作简便、注重过程与细节管理 会议系统能做什么 会议系统的功能特性 1 2 一键式创建会议网站： 1）会议网站申请； 2）自动建站和自定义网站域名： 自动创建的会议系统包含网站基本框 架页面，方便易用的编译器（不需复杂 的网页语言，只要会使用Word，就可以 随时更新会议网站的文字、图片和附件 等信息），自由选择风格模版，让会议 网站有自己的特色。 域名：http://www.chemsoc.org.cn/***/ 3 网站永久保留： 会议结束，但是网站却会永久保留开放，为会务组织者和所有 参会人员珍藏美好回忆。 会议资料永久保存，记录会议的发展和成长历程。 快捷的多种支付方式： • • • • 在线支付（主要为支付宝支付） 银行转账 邮局汇款 会议现场缴费 会议系统能做什么 丰富的会议管理功能 提交 摘要 在线 注册 在线 审稿 会议管理 系统 宾馆 预订 日程 排布 更多功能正在设计中。。。 邮件 通知 报到 管理 会议系统能做什么？ 会议系统总括 网上注册 信息查询 论文上传 食宿、旅游、宴会预定 参会确认 新建及维护会议 会议基本信息管理 会务财务管理 材料预定管理 人员类型定义 分组/组别定义 基础信息定义 食宿旅游信息管理 添加参会人员 参会身份审核 信息编辑管理 Email 通知 添加维护论文 前 台 管 理 系 统 参 会 论 文 管 理 会 议 管 理 系 统 会 议 内 容 管 理 会 议 信 息 设 置 参 会 人 员 管 理 信息交流 邮 件 群 发 短 信 群 发 论文编辑及审核 生成论文编号 参会论文列表 生成论文集、论文 集目录、作者索引 会 议 日 程 安 排 添加维护会议日程 签 到 管 理 现场收费 会 议 系 统 管 理 系统基本信息管理 定义日程时间 设置详细会议日程 冲突检测及生成程序册 报到确认 报到统计和查询 后台管理员与权限管理 数据导入导出 菜单管理 会议系统怎么用？ 参会人网上注册 创建新会议 提交个人基本信息 设定会议基本信息 设定前台注册登录时限 创建后台管理账号、 分配相应权限 后台管理系统 修 改 个 人 信 息 上 传 参 会 论 文 食 宿 旅 游 预 订 会 议 财 务 管 理 前台 会议系统流程图 参会论文审核 参会人员管理 身份审核等 论 文 、 日 程 查 询 会 议 前 收 费 设置论文编号 生成论文集 会 议 签 到 管 理 现 场 收 费 现 场 签 到 管 理 设置会议日程并 生成会议及分会 日程表 现 场 论 文 查 询 食宿旅游管理 宴 会 安 排 及 统 计 查 询 酒 店 设 置 及 统 计 旅 游 设 置 及 统 计 后台 会议系统怎么用？ 一、全新的前台门户网站和最新的学术会议模板 发布文字和图文等会议信息，并建立会议链接。 导航方块 前台门户网站管理：建立当前会议门户网站，建立网站栏目，上传图片，发布图文并茂信息。每个会议网站 建立自己的域名。 会议系统怎么用？ 二、多功能的后台会议管理：新建会议、维护已建会议、会议相关信息输出等管理部分。 会议系统怎么用？ 1、添加新会议：设定各种会议控制参数，建立会议基础信息，参会人员注册，参会论文上传的时间 控制，设定收费标准等。 会议系统怎么用？ 2、会议管理：添加和管理导航信息、最新动态信息、添加分会和分会管理员、添加开闭幕式、添加 财务宾馆管理员等。 会议系统怎么用？ 2.1 添加和管理导航信息、最新动态信息 导航动态 添加信息 此处可设置信息在会议网页显示位置 会议系统怎么用？ 2.2 添加分会信息 会议系统怎么用？ 2.3 添加分会管理员 添加分会管理员 会议系统怎么用？ 2.4 添加宾馆、财务、会议报到管理员 添加宾馆、财务、会议报到管理员 会议系统怎么用？ 3、分会管理员管理会议信息：参会人管理、论文管理、会场设置和日程排布等。 分会管理员进入会议系统 会议系统怎么用？ 分会管理员在会议后台 分会管理员：可以单独管理该分会信息，不会干扰其他分会 会议系统怎么用？ 分会管理员对参会人员管理 多种方式灵活查询、统计、输出参会人员信息； 可直接在系统中对参会人员发送邮件，统计参会人员信息并制作成通讯录。 会议系统怎么用？ 分会管理员对参会人员管理 对参会人员身份进行审 核，可以锁定参会人员 相关信息（禁止修改个 人信息或禁止修改上传 论文）。 会议系统怎么用？ 分会管理员对参会论文管理 参会论文在线修改、审稿，各类参会论文信息查询、统计、输出， 参会论文的论文集生成等 会议系统怎么用？ 分会管理员对参会论文管理 会议系统怎么用？ 分会管理员对参会人员管理 会议系统怎么用？ 分会管理员对参会论文管理 论文评审专家收到邮件 内容包括：用户名、密码和登陆网址等 会议系统怎么用？ 分会管理员对参会论文管理 查看参会人员信息 下载参会人员提交的论文 设置评审专家 对论文进行修改等 可根据管理者的意愿任意组合查询、输出参会论文的各类信息； 同时参会人员通过门户网站登陆后可及时看到审稿反馈意见。 会议系统怎么用？ 分会管理员对参会论文管理 对论文直接进行审核， 并发送回执信息至用户 账户。 会议系统怎么用？ 会议系统怎么用？ 会议系统怎么用？ 由管理人员定义大会、墙报、分会日程，编排参会论文时间，自动输出各类编排报表 会议系统怎么用？ 管理人员设定并控制酒店、旅游信 息，如房型、房价及数量等，供参 会人员预定，系统自带核算费用并 计入参会人员相关记录。 会议系统怎么用？ 查找 酒店预定人员查找及自带生成表格 制作表格 案例展示 第六届上海国际分析化学研讨会 第28届学术年会 案例展示 2013年中国化学会产学研合作研究学术会议 第七届全国配位化学会议 Thank you!